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【摘 要】新时期，随着信息技术的快速发展，计算机广泛应用，越来越多的电子文件大量产生。如果不及时对这些电子文件有效管理，势必造成电子文件的自生自灭，造成资源浪费。本文就如何对电子文件进行有效管理进行分析，为电子文件的有效管理提供一定借鉴作用。
【关键词】电子文件;有效管理;借鉴作用
当前，随着信息技术的发展，计算机网络技术在工作中得以普遍应用，随之在计算机办公环境下产生了大量电子文件，这些电子文件的产生需要进行系统管理，确保其真实性和完整性，就应当对办公中办理完毕已经形成的电子文件进行信息化和数字化系统整理分类，目前，档案行政管理部门已经着手开展此项工作，有的探索出了一些较为成熟的经验，比如档案馆室一体化、建设数字档案室等针对电子文件的措施方案，在电子档案的管理原则框架下，及时将新生成的电子文件在线归档，确保电子档案的齐全完整。
1电子文件的概念
电子文件，是指在数字设备飞速发展的大背景下，通过数码的形式，利用磁带、U盘以及光盘等载体，充分依据网络化设备等进行阅读、处理，并通过使用通信网络进行传输分享的数字化文件。具体来说，工作过程中运用计算机所生成的电子文档、使用手机和摄像机等拍摄的照片、扫描仪扫描生成的图像、工作及生活中录制的音频等都属于电子文件的范畴。
与此同时，依靠计算机网络技术进行存储和传输的于电子文件，在运转过程中需要和产生一定的运转附属文件。除此之外，工作过程中还会产生对文件进行修整、删减的记录等电子文件，以及产生者、利用者、管理者等电子文件信息。
2电子文件的管理
按规范标准做好电子文件管理工作，最大限度发挥电子文件的价值作用，最大程度上保障电子档案的真实性和完整性，这对于档案管理部门提出了较高的要求，这就需要各方面予以重视，形成工作合力，相互配合，分工明确，同时也对档案管理基础性工作提出了更高的要求。
把好电子文件形成的源头关。首先，电子文件是由各部门单位在管理过程中形成的，主要负责在具体工作开展的过程当中，充分依据工作职能做出的一系列规范性要求，做好电子文件的收集、存储及归档工作。所以，想要确保电子文件质量和实际利用效果，就必须加强各个相关部门之间管理，明确职责分工，加强沟通交流，确保思想认识到位。一般来说，电子文件管理工作是一项系统工程，不是一部分人和几个部门才可以做好的一项工作，必须全体人员和所有部门共同参与才可以做好做实，并且要把电子文件管理工作摆上重要工作议程，强化作用和意义宣传，强化全员管理和形成意识，引导各部门主动参与到电子文件管理工作当中来，为电子文件全面科学管理打下坚实基础。其次，制定完善电子文件整理形成制度。在开展电子文件管理的过程当中，电子文件的形成单位需要贯穿王作开展的始终。在电子文件的系统设计阶段应当明确设计内容，在电子文件的形成阶段，也应当做好监管工作。这既是档案行政管理部门的职责，也是有关部门也应当承担的职责任务，从管理的制度做起，构建起完备的电子文件归档管理制度，在制度的规范约束下确保电子文件管理的真实性、可靠性和实用性。
对电子文件管理有明确的重点和制度要求，完成时限要求，必须明确对于现有电子文件归档要求、存储时限、文件的内容与形式等。同时，还应当不断加强对信息化工作部门的了解，更好的发挥办公系统与业务系统的实质作用，确保档案管理工作能够满足实际工作内容所提出的一系列要求。档案管理部门还要做好与信息化工作部门以及电子文件形成部门之间的沟通交流工作，做好档案管理与电子文件的相互衔接，不断完善电子文件归档制度内容。除此之外，还要根据单位工作实际和业务性质，职能作用等，把握好系统开发要实现的功能作用，确保符合单位工作管理实际。
信息化工作部门是系统的开发者，肩负着实现电子文件系统功能重要核心作用，要发挥好实现者的价值作用确保电子文件管理各项作用的具体实现。即确保电子文件真实性、完整性、可靠性、安全性以及有效性。要做好一下几个方面的具体工作。其一，信息化部门是系统的开发管理部门，必须做好与档案管理部门之间的交流沟通，及时准确了解档案部门的档案管理需求，并运用先进技术转换为描述精确的技术语言，通过系统开发予以实现。其二，做好系统运行的检査及维护工作，确保系统可以安全、平稳的运行。其三，做好电子文件的备份存储工作，避免现有文件因系统环境的变化而丢失，同时应当记录电子文件的格式以及硬件环境内容。档案行政管理部门，应当理顺业务关系，强化业务基础建设，明确自身业务工作要求，积极参与系统功能开发，做好业务需求供给和解释说明工作，共同实现对于现有电子文件的监督管理。同时，针对电子文件出现时间短的特点，在具体开展管理工作的过程当中，也应当确保此类工作的真实、准确开展。档案行政管理部门要强化对于电子文件管理工作的实际管理水平，提升档案归档工作开展的质量和效率，为电子文件档案管理工作提供基础保证。
3 实现好电子文件关键属性
电子文件管理工作是一个相互衔接的工作过程，需要档案部门全程监管控制电子文件的运行过程，把握确保电子文件的特性原则，对于电子文件进行系统、完备的监管，确保电子文件的真实性、可靠性、完整性、有效性、安全性，切实发挥好电子文件的便捷高效作用。
电子文件的真实性，简单来说就是指电子文件中所记录的内容、结构、背景信息等内容，必须真实准确，且与数据的原始状态完全一致。无论电子文件是形成部门暂时进行管理，还是由档案人员进行管理，文件内容都不得随意进行更改，其所呈现的形式也不得随意进行转换，其中所涉及的各类内容也应当与初始数据保持完全一致。电子文件的真实性是其最为重要的一项特性，同时也是确保行政有效性和法律证据性的根本保障。
电子文件的可靠性，主要是指电子文件应当是真实的存储信息记录，内容信息准确无误，能够满足各方面的实际。
电子文件的完整性，主要就是指电子文件中所记录的数据、内容、信息等，必须完整无缺。电子文件的完整性包括以下方面：电子文件中存储信息的完整性、相关元数据、背景信息的完整性、社会活动真实面貌及其相关电子文件的完整性等。
电子文件的有效性，具体来说，就是指电子文件中存储的各项内容具备利用价值。有效性是电子文件存储及使用的基本保证，如果现存的电子文件无法进行还原和输出，那么自然无法在调取利用时进行识别和读取，文件中的信息也就失去了利用的价值，其存在时没有实际意义的。
电子文件的安全性，具体指的是系统安全以及自身数据安全性。一是，随着计算机网络技术和网络技术的快速发展，电子文件依托的计算机设备一旦被非法人员入侵，就会发生安全事故，不仅容易造成文件丢失问题，文件中所涉及的数据及内容也容易被进行篡改，其真实性和可靠性受到影响。二是，电子文件管理人员复杂，而操作身份认证存在管理松懈现象，如果非形成者非法进行电子文件的删减改动、复制应用时，难以精确的对操作者身份进行识别认定，从而无法完全有效控制电子文件的信息准确。这样的极端问题都会对电子文件的安全管控构成威胁和对使用管理造成严重影响。三是，电子文件较容易修改，改动后不会留痕，很难发现是否改动，这需要强化安全管理，克服弊端，确保电子文件的产生、保存管理、利用过程安全准确。
总之，电子文件的管理是一项长期复杂的的过程，需要在具体实践中不断探索总结，相信在不久的将来，电子文件管理一定会更加完善而持续健康的发展好。
（作者單位：潍坊市市政公用事业服务中心）
【关键词】电子文件;有效管理;借鉴作用
当前，随着信息技术的发展，计算机网络技术在工作中得以普遍应用，随之在计算机办公环境下产生了大量电子文件，这些电子文件的产生需要进行系统管理，确保其真实性和完整性，就应当对办公中办理完毕已经形成的电子文件进行信息化和数字化系统整理分类，目前，档案行政管理部门已经着手开展此项工作，有的探索出了一些较为成熟的经验，比如档案馆室一体化、建设数字档案室等针对电子文件的措施方案，在电子档案的管理原则框架下，及时将新生成的电子文件在线归档，确保电子档案的齐全完整。
1电子文件的概念
电子文件，是指在数字设备飞速发展的大背景下，通过数码的形式，利用磁带、U盘以及光盘等载体，充分依据网络化设备等进行阅读、处理，并通过使用通信网络进行传输分享的数字化文件。具体来说，工作过程中运用计算机所生成的电子文档、使用手机和摄像机等拍摄的照片、扫描仪扫描生成的图像、工作及生活中录制的音频等都属于电子文件的范畴。
与此同时，依靠计算机网络技术进行存储和传输的于电子文件，在运转过程中需要和产生一定的运转附属文件。除此之外，工作过程中还会产生对文件进行修整、删减的记录等电子文件，以及产生者、利用者、管理者等电子文件信息。
2电子文件的管理
按规范标准做好电子文件管理工作，最大限度发挥电子文件的价值作用，最大程度上保障电子档案的真实性和完整性，这对于档案管理部门提出了较高的要求，这就需要各方面予以重视，形成工作合力，相互配合，分工明确，同时也对档案管理基础性工作提出了更高的要求。
把好电子文件形成的源头关。首先，电子文件是由各部门单位在管理过程中形成的，主要负责在具体工作开展的过程当中，充分依据工作职能做出的一系列规范性要求，做好电子文件的收集、存储及归档工作。所以，想要确保电子文件质量和实际利用效果，就必须加强各个相关部门之间管理，明确职责分工，加强沟通交流，确保思想认识到位。一般来说，电子文件管理工作是一项系统工程，不是一部分人和几个部门才可以做好的一项工作，必须全体人员和所有部门共同参与才可以做好做实，并且要把电子文件管理工作摆上重要工作议程，强化作用和意义宣传，强化全员管理和形成意识，引导各部门主动参与到电子文件管理工作当中来，为电子文件全面科学管理打下坚实基础。其次，制定完善电子文件整理形成制度。在开展电子文件管理的过程当中，电子文件的形成单位需要贯穿王作开展的始终。在电子文件的系统设计阶段应当明确设计内容，在电子文件的形成阶段，也应当做好监管工作。这既是档案行政管理部门的职责，也是有关部门也应当承担的职责任务，从管理的制度做起，构建起完备的电子文件归档管理制度，在制度的规范约束下确保电子文件管理的真实性、可靠性和实用性。
对电子文件管理有明确的重点和制度要求，完成时限要求，必须明确对于现有电子文件归档要求、存储时限、文件的内容与形式等。同时，还应当不断加强对信息化工作部门的了解，更好的发挥办公系统与业务系统的实质作用，确保档案管理工作能够满足实际工作内容所提出的一系列要求。档案管理部门还要做好与信息化工作部门以及电子文件形成部门之间的沟通交流工作，做好档案管理与电子文件的相互衔接，不断完善电子文件归档制度内容。除此之外，还要根据单位工作实际和业务性质，职能作用等，把握好系统开发要实现的功能作用，确保符合单位工作管理实际。
信息化工作部门是系统的开发者，肩负着实现电子文件系统功能重要核心作用，要发挥好实现者的价值作用确保电子文件管理各项作用的具体实现。即确保电子文件真实性、完整性、可靠性、安全性以及有效性。要做好一下几个方面的具体工作。其一，信息化部门是系统的开发管理部门，必须做好与档案管理部门之间的交流沟通，及时准确了解档案部门的档案管理需求，并运用先进技术转换为描述精确的技术语言，通过系统开发予以实现。其二，做好系统运行的检査及维护工作，确保系统可以安全、平稳的运行。其三，做好电子文件的备份存储工作，避免现有文件因系统环境的变化而丢失，同时应当记录电子文件的格式以及硬件环境内容。档案行政管理部门，应当理顺业务关系，强化业务基础建设，明确自身业务工作要求，积极参与系统功能开发，做好业务需求供给和解释说明工作，共同实现对于现有电子文件的监督管理。同时，针对电子文件出现时间短的特点，在具体开展管理工作的过程当中，也应当确保此类工作的真实、准确开展。档案行政管理部门要强化对于电子文件管理工作的实际管理水平，提升档案归档工作开展的质量和效率，为电子文件档案管理工作提供基础保证。
3 实现好电子文件关键属性
电子文件管理工作是一个相互衔接的工作过程，需要档案部门全程监管控制电子文件的运行过程，把握确保电子文件的特性原则，对于电子文件进行系统、完备的监管，确保电子文件的真实性、可靠性、完整性、有效性、安全性，切实发挥好电子文件的便捷高效作用。
电子文件的真实性，简单来说就是指电子文件中所记录的内容、结构、背景信息等内容，必须真实准确，且与数据的原始状态完全一致。无论电子文件是形成部门暂时进行管理，还是由档案人员进行管理，文件内容都不得随意进行更改，其所呈现的形式也不得随意进行转换，其中所涉及的各类内容也应当与初始数据保持完全一致。电子文件的真实性是其最为重要的一项特性，同时也是确保行政有效性和法律证据性的根本保障。
电子文件的可靠性，主要是指电子文件应当是真实的存储信息记录，内容信息准确无误，能够满足各方面的实际。
电子文件的完整性，主要就是指电子文件中所记录的数据、内容、信息等，必须完整无缺。电子文件的完整性包括以下方面：电子文件中存储信息的完整性、相关元数据、背景信息的完整性、社会活动真实面貌及其相关电子文件的完整性等。
电子文件的有效性，具体来说，就是指电子文件中存储的各项内容具备利用价值。有效性是电子文件存储及使用的基本保证，如果现存的电子文件无法进行还原和输出，那么自然无法在调取利用时进行识别和读取，文件中的信息也就失去了利用的价值，其存在时没有实际意义的。
电子文件的安全性，具体指的是系统安全以及自身数据安全性。一是，随着计算机网络技术和网络技术的快速发展，电子文件依托的计算机设备一旦被非法人员入侵，就会发生安全事故，不仅容易造成文件丢失问题，文件中所涉及的数据及内容也容易被进行篡改，其真实性和可靠性受到影响。二是，电子文件管理人员复杂，而操作身份认证存在管理松懈现象，如果非形成者非法进行电子文件的删减改动、复制应用时，难以精确的对操作者身份进行识别认定，从而无法完全有效控制电子文件的信息准确。这样的极端问题都会对电子文件的安全管控构成威胁和对使用管理造成严重影响。三是，电子文件较容易修改，改动后不会留痕，很难发现是否改动，这需要强化安全管理，克服弊端，确保电子文件的产生、保存管理、利用过程安全准确。
总之，电子文件的管理是一项长期复杂的的过程，需要在具体实践中不断探索总结，相信在不久的将来，电子文件管理一定会更加完善而持续健康的发展好。
（作者單位：潍坊市市政公用事业服务中心）