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校园档案管理是国家档案事业的重要组成部分，主要是指学校的档案管理部门和管理人员对学校的教学、科研等各项工作的档案进行管理和利用。随着我国科技的不断发展，信息化也在档案管理中有着越来越重要的应用。结合现阶段我国校园档案信息化建设中所存在的一些问题，笔者对如何推进校园档案管理的信息化建设做出以下简要分析。
档案管理信息化建设的必要性
在国内高校，随着校园档案数据增加、保管条件差、查找利用率低、管理人员管理概念的缺乏等问题频繁出现，我们逐渐意识到实现校园档案管理信息化建设的必要性和紧迫性。校园档案信息化建设是利用现代化的信息技术工具对档案资源进行有效的管理，使档案充分发挥其自身的价值和对学校、学生、社会的作用，真正的共享资源。校园档案信息化是以学校的档案资源建设为中心，通过计算机网络加强对电子文件的管理，充分发掘和利用档案资源，以实现校园档案的信息化。
当前，我国各学校的管理者和师生对于学校档案管理信息化缺乏足够认识，没有形成校园档案信息化的管理理念，大都认为档案管理工作只是简单的整理和保管，甚至有些学校的管理者对档案管理工作漠不关心，也不给予经费支持，严重影响了学校档案管理的效应。笔者认为，在进行学校档案管理信息化建设中，最基础设备就是硬件基础设施和档案信息网络。而一些学校缺乏功能强大的硬件设施和档案存储设备，满足不了信息化建设对校园档案信息处理的需求，也严重阻碍了校园档案管理信息化建设的进程。
目前，教育部和各省级教育主管部门对高职院校人才培养工作状态数据采集平台的推行，对高职院校的档案信息化建设与管理提出了新的要求。将信息技术应用于高职院校档案管理的全过程，采用计算技术处理和保存教学档案信息，利用网络技术为教学管理提供更好的服务，不仅能进一步提高档案的利用价值，而且为学校教学评估提供了重要的依据和凭证，还成为衡量高职院校教学管理水平和教育质量的重要标识之一。
信息化建设的基本条件
其一，计算机可以促进设备管理的全面化，加强网络的覆盖率，提高档案管理的质量与效率，这也就为档案管理的发展提供了相应的基础。通过计算机建立的档案管理系统可以做到：档案进行自动编目和检索、档案业务工作上的管理、档案自动全文存储与检索、档案自动标引、计算机辅助立卷以及文档一体化管理等。这就要求在校园档案管理的过程中要对学校基础设施进行不断完善，提高计算机的使用程度，以此来提高档案管理的效果与质量。
其二，在构建信息化的档案管理机制的过程中，首先应该明确的就是权责的分配，只有这样才能提高各部门之间的沟通与合作，从根本上保障网络及数据的安全运行。同时，还应该对现阶段档案管理的状况进行研究与分析，以此来建立相应的管理规范，对档案管理人员的工作进行约束，提高档案管理的效率。一方面，我们要积极创新档案管理制度。校园相关的档案管理部门应该按照国家的要求与规范制定适应校园信息化建设的档案管理制度。另一方面，要建立健全和完善档案管理业务流程和技术规范，对电子档案工作环节和步骤进行细化；要制定相应的安全措施，尤其是在电子文件和电子档案方面应该予以重视，确保电子档案的安全性、有效性以及完整性。此外，还要统一档案管理标准。标准规范化是完善校园档案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人员工作效率高低的重要依据。反之，学校就难以建立有效的档案数据库信息资源。如果没有对档案管理的工作进行约束与管理，就容易导致档案管理的工作流于形式，难以起到相应的作用与效果，档案信息网络就无法正常与稳定地运行，资源共享也就难以实现。
其三，应该对档案管理队伍进行建设，完善管理队伍的复合型，提高档案管理人员的信息化意识。信息时代高校档案管理主要是通过计算机技术来进行自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全，这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要对自身的计算机技术水平进行不断提高，以此来进行规范的操作与系统的管理。同时，还应该对管理人员的安全意识与安全防范能力进行不断提高，以此来确保档案信息的完整性与信息的安全性，这就要求档案管理人员定期进行培训，强化自我学习意识，不断更新相关专业知识与自身的综合素质，从根本上提高自身的业务素质和工作水平。
相关建议
加强校园档案管理的软硬件设施建设 首先应该加强学校管理者和师生对档案管理信息化建设的意识，引起大家的高度重视，将档案信息化建设提上日程。同时，要提高档案管理人员的计算机技术和网络技术水平，加强学校局域网的建设，使档案网络和学校的办公档案实现资源共享。在档案管理的网络系统中，引入相关的档案管理软件。各个基层的部门将本部门的归档文件按照相关要求自行录入档案管理的网络系统，既分担档案管理工作人员的工作，又能够使各部门的档案及时、完整地进入档案数据库，提高资源共享的速度。另外，管理人员将档案目录通过人工输入的方式转化为机检数据，利用电子信息技术对各部门的电子档案进行监督和指导，使其电子档案具有真实性和完整性。在档案管理工作中，还应该注重对档案数据库中信息资源的监督和管理。在学校的网络主页上，检录档案管理系统的网站，为师生提供档案的检索和下载功能，实现电子信息对档案管理的全面覆盖，方便师生对档案的使用，完善校园档案管理系统。
加強资金的投入力度 资金的投入不足，严重地影响档案管理信息化建设。档案信息化建设是一项长期的、见效慢的工作，需要大量的资金投入来缓解一些矛盾突出的问题。档案管理部门的经费一般都是由学校的财务部门提供，其自身不能创造资金。所以，档案管理部门需要争取学校管理者和财务部门的支持，进一步扩大筹资的途径，加大资金的投入力度，使档案管理信息化建设得到有效落实。
加强档案管理的规范和安全体制建设 按照相关法律法规，结合学校的具体情况，制定有效的管理措施和规范，保证校园档案管理信息化建设工作的正常运转。在进行档案管理信息化建设工作中，应该加强对计算机数据库的监管，确保档案信息的安全，防止泄密等事件的发生。一些非公开的档案信息严禁在网上发布，一些已经在网上公开的信息，也必须要求使用者通过身份认证、采用防火墙等安全措施，使档案信息系统能够安全、正常地运转。
强化管理人员的管理结构和专业素质 学校应该建立一个完善统一的管理机制，集中处理校内各个基层部门的档案信息。要以分管校长为领导、相关部门负责人为成员，组成一个领导小组，全面负责组织和协调学校档案信息化建设。在进行新旧数据的处理时，要尽量采用新的方式先处理新的档案数据，把旧的档案放在新档案后面处理。在进行馆藏档案的处理时，也要注意先处理重点档案。基于对档案的分析，重要价值的档案应优先进行数字化处理；为避免不必要的工作，一些没有使用价值的档案可以按照规定进行销毁。另外，要注重专业人才的引进和培训，提高整个档案管理队伍的素质。改善人才的结构，引进专业的档案管理人员，加强对骨干管理人员的培训，加强整个管理部门的学习氛围，对档案信息化建设工作进行定期指导和检查，提高管理人员的整体工作能力，促进档案管理信息化建设的加快发展。
结束语
笔者认为，高职学院应从本校的实际情况出发，以档案信息为主体，结合具体的问题，加强校园档案管理信息化建设，加快推进校园档案管理信息化进程，从而实现校园档案管理信息化的全面普及，真正对我国档案管理的发展起到促进作用。
参考文献
[1]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案，2003（5）
[2]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010（1）
[3]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京：北京图书馆出版社，2003
（作者单位：济南职业学院）
档案管理信息化建设的必要性
在国内高校，随着校园档案数据增加、保管条件差、查找利用率低、管理人员管理概念的缺乏等问题频繁出现，我们逐渐意识到实现校园档案管理信息化建设的必要性和紧迫性。校园档案信息化建设是利用现代化的信息技术工具对档案资源进行有效的管理，使档案充分发挥其自身的价值和对学校、学生、社会的作用，真正的共享资源。校园档案信息化是以学校的档案资源建设为中心，通过计算机网络加强对电子文件的管理，充分发掘和利用档案资源，以实现校园档案的信息化。
当前，我国各学校的管理者和师生对于学校档案管理信息化缺乏足够认识，没有形成校园档案信息化的管理理念，大都认为档案管理工作只是简单的整理和保管，甚至有些学校的管理者对档案管理工作漠不关心，也不给予经费支持，严重影响了学校档案管理的效应。笔者认为，在进行学校档案管理信息化建设中，最基础设备就是硬件基础设施和档案信息网络。而一些学校缺乏功能强大的硬件设施和档案存储设备，满足不了信息化建设对校园档案信息处理的需求，也严重阻碍了校园档案管理信息化建设的进程。
目前，教育部和各省级教育主管部门对高职院校人才培养工作状态数据采集平台的推行，对高职院校的档案信息化建设与管理提出了新的要求。将信息技术应用于高职院校档案管理的全过程，采用计算技术处理和保存教学档案信息，利用网络技术为教学管理提供更好的服务，不仅能进一步提高档案的利用价值，而且为学校教学评估提供了重要的依据和凭证，还成为衡量高职院校教学管理水平和教育质量的重要标识之一。
信息化建设的基本条件
其一，计算机可以促进设备管理的全面化，加强网络的覆盖率，提高档案管理的质量与效率，这也就为档案管理的发展提供了相应的基础。通过计算机建立的档案管理系统可以做到：档案进行自动编目和检索、档案业务工作上的管理、档案自动全文存储与检索、档案自动标引、计算机辅助立卷以及文档一体化管理等。这就要求在校园档案管理的过程中要对学校基础设施进行不断完善，提高计算机的使用程度，以此来提高档案管理的效果与质量。
其二，在构建信息化的档案管理机制的过程中，首先应该明确的就是权责的分配，只有这样才能提高各部门之间的沟通与合作，从根本上保障网络及数据的安全运行。同时，还应该对现阶段档案管理的状况进行研究与分析，以此来建立相应的管理规范，对档案管理人员的工作进行约束，提高档案管理的效率。一方面，我们要积极创新档案管理制度。校园相关的档案管理部门应该按照国家的要求与规范制定适应校园信息化建设的档案管理制度。另一方面，要建立健全和完善档案管理业务流程和技术规范，对电子档案工作环节和步骤进行细化；要制定相应的安全措施，尤其是在电子文件和电子档案方面应该予以重视，确保电子档案的安全性、有效性以及完整性。此外，还要统一档案管理标准。标准规范化是完善校园档案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人员工作效率高低的重要依据。反之，学校就难以建立有效的档案数据库信息资源。如果没有对档案管理的工作进行约束与管理，就容易导致档案管理的工作流于形式，难以起到相应的作用与效果，档案信息网络就无法正常与稳定地运行，资源共享也就难以实现。
其三，应该对档案管理队伍进行建设，完善管理队伍的复合型，提高档案管理人员的信息化意识。信息时代高校档案管理主要是通过计算机技术来进行自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全，这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要对自身的计算机技术水平进行不断提高，以此来进行规范的操作与系统的管理。同时，还应该对管理人员的安全意识与安全防范能力进行不断提高，以此来确保档案信息的完整性与信息的安全性，这就要求档案管理人员定期进行培训，强化自我学习意识，不断更新相关专业知识与自身的综合素质，从根本上提高自身的业务素质和工作水平。
相关建议
加强校园档案管理的软硬件设施建设 首先应该加强学校管理者和师生对档案管理信息化建设的意识，引起大家的高度重视，将档案信息化建设提上日程。同时，要提高档案管理人员的计算机技术和网络技术水平，加强学校局域网的建设，使档案网络和学校的办公档案实现资源共享。在档案管理的网络系统中，引入相关的档案管理软件。各个基层的部门将本部门的归档文件按照相关要求自行录入档案管理的网络系统，既分担档案管理工作人员的工作，又能够使各部门的档案及时、完整地进入档案数据库，提高资源共享的速度。另外，管理人员将档案目录通过人工输入的方式转化为机检数据，利用电子信息技术对各部门的电子档案进行监督和指导，使其电子档案具有真实性和完整性。在档案管理工作中，还应该注重对档案数据库中信息资源的监督和管理。在学校的网络主页上，检录档案管理系统的网站，为师生提供档案的检索和下载功能，实现电子信息对档案管理的全面覆盖，方便师生对档案的使用，完善校园档案管理系统。
加強资金的投入力度 资金的投入不足，严重地影响档案管理信息化建设。档案信息化建设是一项长期的、见效慢的工作，需要大量的资金投入来缓解一些矛盾突出的问题。档案管理部门的经费一般都是由学校的财务部门提供，其自身不能创造资金。所以，档案管理部门需要争取学校管理者和财务部门的支持，进一步扩大筹资的途径，加大资金的投入力度，使档案管理信息化建设得到有效落实。
加强档案管理的规范和安全体制建设 按照相关法律法规，结合学校的具体情况，制定有效的管理措施和规范，保证校园档案管理信息化建设工作的正常运转。在进行档案管理信息化建设工作中，应该加强对计算机数据库的监管，确保档案信息的安全，防止泄密等事件的发生。一些非公开的档案信息严禁在网上发布，一些已经在网上公开的信息，也必须要求使用者通过身份认证、采用防火墙等安全措施，使档案信息系统能够安全、正常地运转。
强化管理人员的管理结构和专业素质 学校应该建立一个完善统一的管理机制，集中处理校内各个基层部门的档案信息。要以分管校长为领导、相关部门负责人为成员，组成一个领导小组，全面负责组织和协调学校档案信息化建设。在进行新旧数据的处理时，要尽量采用新的方式先处理新的档案数据，把旧的档案放在新档案后面处理。在进行馆藏档案的处理时，也要注意先处理重点档案。基于对档案的分析，重要价值的档案应优先进行数字化处理；为避免不必要的工作，一些没有使用价值的档案可以按照规定进行销毁。另外，要注重专业人才的引进和培训，提高整个档案管理队伍的素质。改善人才的结构，引进专业的档案管理人员，加强对骨干管理人员的培训，加强整个管理部门的学习氛围，对档案信息化建设工作进行定期指导和检查，提高管理人员的整体工作能力，促进档案管理信息化建设的加快发展。
结束语
笔者认为，高职学院应从本校的实际情况出发，以档案信息为主体，结合具体的问题，加强校园档案管理信息化建设，加快推进校园档案管理信息化进程，从而实现校园档案管理信息化的全面普及，真正对我国档案管理的发展起到促进作用。
参考文献
[1]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案，2003（5）
[2]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010（1）
[3]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京：北京图书馆出版社，2003
（作者单位：济南职业学院）