办公室里的冲突管理

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  不久前在郑州上课,一位同学谈到他对谈判的概念:“我们这儿不叫谈判,叫议价。”
  其实,把谈判简称为议价,是把这门学问看小了。议价充其量只是谈判的一种,不是全部。一个公司里面,运用到谈判的地方多了采购要谈判、销售要谈判、处理客户抱怨要谈判,主管调解底下的冲突和属下谈年度业绩指标也会用到谈判。就连各部门拟定战略目标,不也要用到谈判?
  我们常讲,谈判之前最好先排定每一个议题的优先级:哪些是我定要的(这是must,也是我谈判时非守住不可的底线)?哪些是我可以放出去的(这是give)?哪些又属于“有很好,没有也ok”的?(这是want)。理清must,want,give之后,再决定我们先出哪一张牌,这才开始有谈判的战略。
  可是决定议题的优先级却不是一个容易的工作:一个人谈判时比较容易,一个公司要谈判,就得协调各部门之间的优先级。比如生产部门,他们重视的是上游零件是否能实时供应,以免耽误生产时程。所以跟原料供货商谈判时,他可能提出
  “交货时间”是must。但采购却认为应该抓紧“价格”,价格才是must,研发部门则认为上游供货商必须同时把技术转移过来,所以“技术转移”是must。这些不同的议题最后该如何取舍,都得经由谈判折中,在各部门之间作利益的交换,找出最大公约数,否则将难以达成共识。可见谈判哪里是“议价”两个字所能含括的。
  各部门之间的冲突,一般围绕着一个三角形发生,三个角刚好是三个)中突的引爆点:第一个角是客观存在的冲突,包括因争夺资源所产生的摩擦以及位子与立场不同所产生的对立。我们常听人抱怨,说某某人换了位子就换脑袋,其实本位主义是很正常的现象,一定要诚实面对,才能真正化解冲突。第二个角是“态度”上的紧张,包括了猜忌、敌意、误会,或经过长年累积所留下的不满。第三个角是“行为”的冲撞。它很可能就因为情绪下子失控,就突然引爆,而不需要先有资源分配的冲突,或态度上的猜忌作铺垫。这三个引爆点会相互影响,也就是冲突还会延烧:比如因资源分配不公,逐渐沈淀出敌意,而最终爆发肢体上的冲突。
  所以要解决冲突,一定要先找出冲突的引爆点,才能对症下药。如果冲突是因为行为或态度引爆,那还好,我们自己在言行举止上多加注意,或有所克制,多少可以避免一些冲突的发生。可是如果引爆点是资源分配,那不是单方面克己复礼,或反求诸己。就可以解决的。它一定要透过谈判协商,做一些资源上的交换,才有可能在“虽不满意,但可以接受”的情况下,将冲突降至最低。
  但要真的化干戈为玉帛,还需要克服五个障碍:第一,公平问题。这主要指的是程序。制度:公司分配资源的制度是否独厚某一部门?考评制度是否公平?工作负担是否平均?要克服这个障碍,主管必须出来,以超然立场保证程序公平才有可能化解。
  第二,敌对问题。这主要是针对人:冲突双方都觉得对方对自己充满敌意。这种想法一旦形成,冲突将难以化解。所以必要时得做一些单方面的让步,以消除对方敌意,或由主管居中穿梭调停,传达彼此的善意,帮助双方修补关系。
  第三个障碍是认知问题,这主要是针对议题,也就是某一方不相信这种议题可能双赢。这时就要试着从不同方向进行说服,帮助对方换个角度思考,事情不像他们想的那么糟。
  第四个障碍是让步问题:如果我们让步,他会不会回报?
  这直接带来第五个障碍:面子问题。如果我让步,而他没有回报,那我多没面子?所以要化解冲突,一定要回报对方的善意。不见得要对称,比如他让十分给我,我不一定非回他十分不可。我可以只给五分或八分,但一定要回。这样谈判才会有下一次。
  所以谈判是无所不在的。办公室里的冲突管理也是一种谈判,更是每一个人都一定要学的生存技能。
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