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摘 要 教学秘书作为二级学院的基层教学管理岗位，其重要性毋庸置疑。本文结合工作经历，认为要成为一个高效的教学秘书，应当树立七个工作意识,即“勤奋”意识、“过程”意识、“积累”意识、“团队”意识、“计划”意识、“学习”意识和“反刍”意识。
关键词 教学秘书 教学管理 工作意识
作者简介：谭家宝，山东英才学院，法学硕士，研究方向：刑法学、教学管理。
中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1009-0592(2011)11-235-02
教学秘书服务于教学管理，参与教学过程管理、教学业务管理和教学质量管理，在高校管理中占据着特别重要的位置。教学秘书是教学组织者的参谋和助手，是教学计划的中转站，是实施教学计划的神经中枢。教学秘书是教学效果的晴雨表，其思想理念、工作作风直接反应出一个学院的精神面貌。教学秘书是教学运转的程序库，是收集、反馈教学信息的中心；同时，教学秘书还是教学工作计划的执行者、实施者与管理者。①如何提高教学秘书的工作效率，使得教务处与二级学院、二级学院与教师之间的沟通畅通无阻，笔者结合自己的工作经历②，认为需要在日常工作中贯彻以下七个工作意识。
一、“勤奋”意识
教学秘书的工作是繁杂的③，他的工作内容包括常规性工作和非常规性工作两种。常规性工作指每学期都会重复④出现的工作，如制订开课计划、教学常规运行、考务工作、教学管理材料归档等；非常规性工作则是指临时发生的、具有灵活机动性的工作，通常由职能部门和领导临时指派，也有工作过程中的突发事件，如个别教师有事请假调课、停课，教学秘书要及时办理手续并通知有关教师和学生，避免教学事故的发生。正是因为教学秘书工作具有繁杂性，一旦积压，将使我们承受极大的心理压力，并会影响到其他部门的工作进度；在形成积压后，也许从前只需要一个小时就能完成的工作，需要我们在以后抽出更多的时间来弥补。所以高效教学秘书需要具备“勤奋”意识。
对于同时存在的各项工作，我们要善于分类，分清哪些是需要优先做的，哪些是可以缓缓再做的，哪些是不用着急做的。笔者使用Rainlendar日历软件⑤来记述自己的工作内容，该软件编制的计划事件从优先程度上分为高、中、低和无四个层次；我们可以把从学院办公平台、教务会议、教学秘书会议、教务QQ群、二级学院教学例会上及时得来的各种工作任务，用此软件从优先程度上划分开来，并有秩序地去做。
俗话说“勤能补拙是良训”，我们要养成“早动手早着手”、“今日事今日毕”的良好习惯，以适应教学秘书工作的繁杂性，并推动所负责的工作高效率地运行。
二、“过程”意识
凡事皆有过程，凡事都不能一蹴而就。教学秘书工作的繁杂性质决定了我们所面对的工作任务非常之多，这种“多”是没有做过教学秘书的人所从来难以体会到的⑥，教学秘书每天心里都装着许多项工作任务，丰富得有时让自己都感到吃惊。
对于这些纷繁复杂的工作任务，我们要及时地记录下来，除了按照轻重缓急的顺序按部就班地去排列外，重要的就是需要我们有耐心，不要奢望在很短时间内就能处理完。在处理工作的过程中，我们要认真、要有质量意识，保质保量按时地完成工作任务；一旦因为质量问题返工，我们将会得不偿失，浪费掉更多的时间。
三、“积累”意识
教学秘书的工作内容具有繁杂性，另一层意思也就是我们的工作会形成许多成果。我们需要具备“积累”意识，把我们的工作成果按照教学档案的编制要求，分门别类，形成电子版和纸质版，形成完整的教学档案。
对于教学秘书的常规性工作所需文件，我们要学会从各个部门的共享文件中下载到工作电脑上，给其进行分门别类。另外，我们还要注意把每天的工作内容都记录到工作日志上。
有了“积累”和分门别类的良好习惯后，在教学秘书工作岗位上工作一两年之后，我们会积累起一笔相当丰富的工作成果。
上文提到教学秘书工作中有相当一部分属于常规性的工作，对于常规性的工作，我们需要借用从前的形式，只做更新数据的工作即可。如何从电脑上迅速调用出从前积累的工作成果便显得很是重要，笔者以前都是用Windows系统自带的搜索程序，几经实践后笔者最后选择的是AvafindPro软件⑦，该软件能够帮助我们在2至3秒内就找到需要的文件，能够大幅度地提高我们的工作效率和工作幸福指数。
四、“团队”意识
在教学秘书的工作系统中，我们的团队工作成员有教务处、二级学院領导、教师、辅导员和学习委员等。作为教学秘书，我们要想高效率地完成工作任务，要求我们把上级的工作要求迅速传达到教师、学习委员，并督促他们按时按质按量地完成。作为团队的媒介，我们则要对教师和学习委员的工作成果认真复核，并及时地传递至上一级工作部门。由此我们可以看出，教学秘书岗位具有更多的与人交际的特点，他需要通过和团队中其他成员的沟通、协调，来共同完成一些工作任务。
在工作的过程中，由于人的个性之间的差异，人与人之间难免会产生一些矛盾，这些矛盾是处于磨合过程中的工作群体很难避免的事情。这时需要教学秘书更多地具有灵活性，以问题的最终解决为最终追求。当然，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，需要根据当时的情况，在不违背原则的情况下灵活处理。《历史的天空》中军长梁必达对原则性和灵活性的关系作出了如下精辟阐述：“这个人（指政委张普景）不可不用，不可重用。……他一切都要求规范，执行政策命令一点灵活性都没有，能把工作做好吗?都像这样工作，还要我们这些领导干部干什么?上级一个文件下来，一个命令下来，一丝不苟照着办就是了，不照办的撤职杀头不就得了?可是革命不是这么简单的事，具体的细节，具体的问题，盘根错节纠缠不清，需要具体的人根据具体情况采取具体方法疏导解决。”
五、“计划”意识
凡事，预则立，不预则废。教学秘书要想高效率地工作，也需要形成自己的工作计划，作为我们日常工作的指南。
首先，我们需要借鉴学校教务处的工作周历。学校教务处通常都会制作一学期的计划，并形成教学周历，对每一教学周里要做的工作作出具体的规定。
其次，我们要认真分析以往工作过程中形成的工作日志。这些工作日志，是我们在过去时间里真实工作的写照。通过分析工作日志，可以看到我们以往工作的全貌。我们可以和教务处的工作周历相比照，总结出我们的常规性工作和非常规性工作。
在以上基础上，再结合二级学院鲜活的工作实际，我们便能形成专属于我们自己的工作周历。通过工作周历在日常工作中的运行，我们完全可以不断地完善它，使它更加贴近于我们的工作实际，为我们提高工作效率服务。
六、“学习”意识
学习是生产力，也是提高我们教学秘书工作效率的关键。作为教学秘书，要有强烈的学习意识。
首先，我们要善于通过自身的教学秘书工作实践来提高，即在工作中学习。我们要学会教务管理系统⑧、资产管理软件、校园管理软件、图像处理软件、优化电脑系统软件、公共邮箱、博客、飞信、QQ群等的使用，利用它们为我们提高工作效率服务。
第二，我们要善于同其他教学秘书、尤其是那些有多年经验的“老”⑨教学秘书进行交流。每个人都有适合自己的工作方法，尤其是那些有多年工作经验的“老”教学秘书更是有许多“不传之秘”。我们要善于学习他们的工作长处，为我们提高工作效率服务。
第三，我们要善于向其他同行学习。关于管理工作的书籍、期刊上论及教学秘书工作的论文、教学秘书工作的培训视频等，都是我们学习、提高的好材料。
七、“反刍”意识
为了提高工作效率，我们必须具有“反刍”意识。一项工作做完后，我们要通过实践来验证该工作的完善程度。对于一项事物的认识，一般要经历认识→实践→认识→实践……的过程，才能最终无限接近于对该项事物的认识。我们做过各项工作后，同样需要我们去不断反刍，找出更有效率的工作方法。例如每次成绩输入教务系统后，都会有老师出现各种各样的输入数据错误，如缓考的输入成缺考，免修的输入成补考，这通常是由于老师掌握的学生信息不全面所导致的；与其我们在老师输入错误后，再写成绩更正单，让相关领导批准、让掌控教务系统的老师挨个修改，不如在事前就把这个班哪些同学属于缓考、哪些属于免修的信息做成文件，传递到公共邮箱，让老师在输入成绩时参考，这样便会大大减小“亡羊补牢”的工作量。
以上，即是笔者在从事教学秘书工作中的一些工作体会。教学秘书工作的繁杂性使得笔者的职业行进之路常常充满了“苦痛”；但也常因为树立了以上工作意识，而使得笔者的职业路上满满收获了职业素养和职业能力的双重提升。
注释：
①代启勋．浅析教学秘书应具备的几个重要基本能力．重庆文理学院学报（自然科学版）．2011（3）．
②笔者在山东求是和信律师事务所曾经从事三年文员工作，在山东英才学院从事兼职教学秘书工作已近三年。
③教学秘书的日常工作内容主要有：下达各种通知、排课、征订教材、收集教师的日常常规资料、落实教学计划执行及调课情况、试卷的打印、专业考试及监考安排、学生成绩管理、期初、期中和期末的教学检查、学生评教、毕业论文管理及英语四六级、计算机等级考试报名、上报教师课时数、配合教务处做好学院教务系统相关工作、配合教务处及辅导员做好在校生的专业选课及公选课工作、协助辅导员做好学生职业技能证考试报名工作、做好日常设备的维护工作、领取各种办公用品并分发等。
④指形式重复，但数据需要更新。
⑤http://www.crsky.com/soft/3422.html．
⑥筆者在做教学秘书工作之前，最佩服的就是各个二级学院的教学秘书，当时的认识仅仅限于这一群体忙碌的表面。自从自己做了教学秘书后，才真正体会到教学秘书工作在二级学院诸工种中的重要性。
⑦http://www.duote.com/soft/10206.html．
⑧在处理很多日常事务，如学籍管理、档案管理、教学计划修订、教材订单编制等等，都需要有教学管理系统协助来完成。
⑨此处之老，指工作经验之老，非年龄之老。
关键词 教学秘书 教学管理 工作意识
作者简介：谭家宝，山东英才学院，法学硕士，研究方向：刑法学、教学管理。
中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1009-0592(2011)11-235-02
教学秘书服务于教学管理，参与教学过程管理、教学业务管理和教学质量管理，在高校管理中占据着特别重要的位置。教学秘书是教学组织者的参谋和助手，是教学计划的中转站，是实施教学计划的神经中枢。教学秘书是教学效果的晴雨表，其思想理念、工作作风直接反应出一个学院的精神面貌。教学秘书是教学运转的程序库，是收集、反馈教学信息的中心；同时，教学秘书还是教学工作计划的执行者、实施者与管理者。①如何提高教学秘书的工作效率，使得教务处与二级学院、二级学院与教师之间的沟通畅通无阻，笔者结合自己的工作经历②，认为需要在日常工作中贯彻以下七个工作意识。
一、“勤奋”意识
教学秘书的工作是繁杂的③，他的工作内容包括常规性工作和非常规性工作两种。常规性工作指每学期都会重复④出现的工作，如制订开课计划、教学常规运行、考务工作、教学管理材料归档等；非常规性工作则是指临时发生的、具有灵活机动性的工作，通常由职能部门和领导临时指派，也有工作过程中的突发事件，如个别教师有事请假调课、停课，教学秘书要及时办理手续并通知有关教师和学生，避免教学事故的发生。正是因为教学秘书工作具有繁杂性，一旦积压，将使我们承受极大的心理压力，并会影响到其他部门的工作进度；在形成积压后，也许从前只需要一个小时就能完成的工作，需要我们在以后抽出更多的时间来弥补。所以高效教学秘书需要具备“勤奋”意识。
对于同时存在的各项工作，我们要善于分类，分清哪些是需要优先做的，哪些是可以缓缓再做的，哪些是不用着急做的。笔者使用Rainlendar日历软件⑤来记述自己的工作内容，该软件编制的计划事件从优先程度上分为高、中、低和无四个层次；我们可以把从学院办公平台、教务会议、教学秘书会议、教务QQ群、二级学院教学例会上及时得来的各种工作任务，用此软件从优先程度上划分开来，并有秩序地去做。
俗话说“勤能补拙是良训”，我们要养成“早动手早着手”、“今日事今日毕”的良好习惯，以适应教学秘书工作的繁杂性，并推动所负责的工作高效率地运行。
二、“过程”意识
凡事皆有过程，凡事都不能一蹴而就。教学秘书工作的繁杂性质决定了我们所面对的工作任务非常之多，这种“多”是没有做过教学秘书的人所从来难以体会到的⑥，教学秘书每天心里都装着许多项工作任务，丰富得有时让自己都感到吃惊。
对于这些纷繁复杂的工作任务，我们要及时地记录下来，除了按照轻重缓急的顺序按部就班地去排列外，重要的就是需要我们有耐心，不要奢望在很短时间内就能处理完。在处理工作的过程中，我们要认真、要有质量意识，保质保量按时地完成工作任务；一旦因为质量问题返工，我们将会得不偿失，浪费掉更多的时间。
三、“积累”意识
教学秘书的工作内容具有繁杂性，另一层意思也就是我们的工作会形成许多成果。我们需要具备“积累”意识，把我们的工作成果按照教学档案的编制要求，分门别类，形成电子版和纸质版，形成完整的教学档案。
对于教学秘书的常规性工作所需文件，我们要学会从各个部门的共享文件中下载到工作电脑上，给其进行分门别类。另外，我们还要注意把每天的工作内容都记录到工作日志上。
有了“积累”和分门别类的良好习惯后，在教学秘书工作岗位上工作一两年之后，我们会积累起一笔相当丰富的工作成果。
上文提到教学秘书工作中有相当一部分属于常规性的工作，对于常规性的工作，我们需要借用从前的形式，只做更新数据的工作即可。如何从电脑上迅速调用出从前积累的工作成果便显得很是重要，笔者以前都是用Windows系统自带的搜索程序，几经实践后笔者最后选择的是AvafindPro软件⑦，该软件能够帮助我们在2至3秒内就找到需要的文件，能够大幅度地提高我们的工作效率和工作幸福指数。
四、“团队”意识
在教学秘书的工作系统中，我们的团队工作成员有教务处、二级学院領导、教师、辅导员和学习委员等。作为教学秘书，我们要想高效率地完成工作任务，要求我们把上级的工作要求迅速传达到教师、学习委员，并督促他们按时按质按量地完成。作为团队的媒介，我们则要对教师和学习委员的工作成果认真复核，并及时地传递至上一级工作部门。由此我们可以看出，教学秘书岗位具有更多的与人交际的特点，他需要通过和团队中其他成员的沟通、协调，来共同完成一些工作任务。
在工作的过程中，由于人的个性之间的差异，人与人之间难免会产生一些矛盾，这些矛盾是处于磨合过程中的工作群体很难避免的事情。这时需要教学秘书更多地具有灵活性，以问题的最终解决为最终追求。当然，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，需要根据当时的情况，在不违背原则的情况下灵活处理。《历史的天空》中军长梁必达对原则性和灵活性的关系作出了如下精辟阐述：“这个人（指政委张普景）不可不用，不可重用。……他一切都要求规范，执行政策命令一点灵活性都没有，能把工作做好吗?都像这样工作，还要我们这些领导干部干什么?上级一个文件下来，一个命令下来，一丝不苟照着办就是了，不照办的撤职杀头不就得了?可是革命不是这么简单的事，具体的细节，具体的问题，盘根错节纠缠不清，需要具体的人根据具体情况采取具体方法疏导解决。”
五、“计划”意识
凡事，预则立，不预则废。教学秘书要想高效率地工作，也需要形成自己的工作计划，作为我们日常工作的指南。
首先，我们需要借鉴学校教务处的工作周历。学校教务处通常都会制作一学期的计划，并形成教学周历，对每一教学周里要做的工作作出具体的规定。
其次，我们要认真分析以往工作过程中形成的工作日志。这些工作日志，是我们在过去时间里真实工作的写照。通过分析工作日志，可以看到我们以往工作的全貌。我们可以和教务处的工作周历相比照，总结出我们的常规性工作和非常规性工作。
在以上基础上，再结合二级学院鲜活的工作实际，我们便能形成专属于我们自己的工作周历。通过工作周历在日常工作中的运行，我们完全可以不断地完善它，使它更加贴近于我们的工作实际，为我们提高工作效率服务。
六、“学习”意识
学习是生产力，也是提高我们教学秘书工作效率的关键。作为教学秘书，要有强烈的学习意识。
首先，我们要善于通过自身的教学秘书工作实践来提高，即在工作中学习。我们要学会教务管理系统⑧、资产管理软件、校园管理软件、图像处理软件、优化电脑系统软件、公共邮箱、博客、飞信、QQ群等的使用，利用它们为我们提高工作效率服务。
第二，我们要善于同其他教学秘书、尤其是那些有多年经验的“老”⑨教学秘书进行交流。每个人都有适合自己的工作方法，尤其是那些有多年工作经验的“老”教学秘书更是有许多“不传之秘”。我们要善于学习他们的工作长处，为我们提高工作效率服务。
第三，我们要善于向其他同行学习。关于管理工作的书籍、期刊上论及教学秘书工作的论文、教学秘书工作的培训视频等，都是我们学习、提高的好材料。
七、“反刍”意识
为了提高工作效率，我们必须具有“反刍”意识。一项工作做完后，我们要通过实践来验证该工作的完善程度。对于一项事物的认识，一般要经历认识→实践→认识→实践……的过程，才能最终无限接近于对该项事物的认识。我们做过各项工作后，同样需要我们去不断反刍，找出更有效率的工作方法。例如每次成绩输入教务系统后，都会有老师出现各种各样的输入数据错误，如缓考的输入成缺考，免修的输入成补考，这通常是由于老师掌握的学生信息不全面所导致的；与其我们在老师输入错误后，再写成绩更正单，让相关领导批准、让掌控教务系统的老师挨个修改，不如在事前就把这个班哪些同学属于缓考、哪些属于免修的信息做成文件，传递到公共邮箱，让老师在输入成绩时参考，这样便会大大减小“亡羊补牢”的工作量。
以上，即是笔者在从事教学秘书工作中的一些工作体会。教学秘书工作的繁杂性使得笔者的职业行进之路常常充满了“苦痛”；但也常因为树立了以上工作意识，而使得笔者的职业路上满满收获了职业素养和职业能力的双重提升。
注释：
①代启勋．浅析教学秘书应具备的几个重要基本能力．重庆文理学院学报（自然科学版）．2011（3）．
②笔者在山东求是和信律师事务所曾经从事三年文员工作，在山东英才学院从事兼职教学秘书工作已近三年。
③教学秘书的日常工作内容主要有：下达各种通知、排课、征订教材、收集教师的日常常规资料、落实教学计划执行及调课情况、试卷的打印、专业考试及监考安排、学生成绩管理、期初、期中和期末的教学检查、学生评教、毕业论文管理及英语四六级、计算机等级考试报名、上报教师课时数、配合教务处做好学院教务系统相关工作、配合教务处及辅导员做好在校生的专业选课及公选课工作、协助辅导员做好学生职业技能证考试报名工作、做好日常设备的维护工作、领取各种办公用品并分发等。
④指形式重复，但数据需要更新。
⑤http://www.crsky.com/soft/3422.html．
⑥筆者在做教学秘书工作之前，最佩服的就是各个二级学院的教学秘书，当时的认识仅仅限于这一群体忙碌的表面。自从自己做了教学秘书后，才真正体会到教学秘书工作在二级学院诸工种中的重要性。
⑦http://www.duote.com/soft/10206.html．
⑧在处理很多日常事务，如学籍管理、档案管理、教学计划修订、教材订单编制等等，都需要有教学管理系统协助来完成。
⑨此处之老，指工作经验之老，非年龄之老。