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摘 要：在信息技术的不断发展下，我国社会主义各项事业的建设与管理越来越向智能化、专门化的方向发展。尤其是在各大高校的档案管理工作方面，一方面，随着高校进一步扩招的推进，使得档案采购的基数增加，另一方面，一些高校没有设置专门的采购档案机构，也没有建立档案室，使得相关档案采购办法、管理制度等跟不上现代发展的需求，不利于高校采购档案规范化的实现。基于此，本文主要对当前高校采购档案的重要性、存在问题进行了分析，并对如何提高我国高校采购档案规范化管理水平提出了建议措施，以供相关部门或有关人员参考。
关键词：高校采购 档案管理 职业道德 信息技术
各大高校的档案采购管理方面都投入了较大的人力、物力、财力。但采购档案管理的相关制度、人员配置、软硬件设施以及管理方法等都跟不上时代发展变化的需要，尤其是在信息技术高速发展的年代，如何利用信息技术不断革新采购档案管理的理念、模式，建立科学的采购档案机制，以不断增加我国高校采购档案规范化水平，已经成为了当前社会各界需要高度关注并额待解决的问题。
一、目前高校采购档案管理现状
高校的采购档案工作主要是将高校根據采购计划进行采购活动全过程中形成的声像、文字、磁盘、光盘以及图标等内容的记录，能够具体精确的反映采购过程中各项决策的记录。完整的采购档案的建立，能够为后续采购经验总结、采购记录查询、采购统计分析以及采购监督等提供准确的查询数据库。另外，采购档案的建立与科学管理，也是高校进行采购档案管理变革的依据。总的来讲，采购档案的科学保存是当前高校加强采购规范化工作的关键环节之一。在《中华人民共和国政府采购法》中明确指出，要严格保存采购活动中形成的采购资料文件，并建立采购资料档案且要保证采购文件的年限。从以上法律条文的规定中足以看出采购文件的重要作用。
目前，高校采购工作已经日益规范，学校层面在规范采购程序、建立采购制度、提高采购效率和采购人员专业素质等方面给予了足够的关注，但却没有对采购过程中形成的采购计划、评价标准、会议纪要等相关文案资料给予高度的重视，使得高校采购档案规范化管理的水平大打折扣。
一些高校没有建立专门化的档案室、不重视采购资料的存档，把一些重要的采购资料随意乱放、没有专业化程度高的采购人员、管理理念落后、管理方法陈旧、保密工作做得不到位、借阅制度缺乏规范性。
针对上述高校采购档案管理中存在的具体问题，如何采取有效措施解决问题，已经成为了当前高校采购档案实现规范化管理过程中需要重点关注并解决的问题。
二、浅析采购档案规范化管理的有效措施
1.加强规章制度建设。建立切实可行的规章制度，是不断提高我国高校采购档案规范化管理水平的关键。具体来讲，高校在进行规章制度的制定过程中时，要严格依据国家档案法的相关规定，并结合学校档案工作的具体情况科学制定采购档案机构、使用办法、责任划分等内容进行详细规定，从而建立一套适合高校自身可持续发展的规章制度体系，真正意义上实现“有法可依”。另外，还需要不断加强采购档案管理部门的责任意识。在具体的采购工作中，要严格按照规章制度办事，毫不动摇的坚持具体原则、严格守好采购部门的关卡，为不断提高档案管理质量夯实基础。
在高校采购档案的管理中，最重要的是建立统一标准。规范要求，具体来讲，可以从以下方面入手：第一，要保证在采购过程中形成的文件的完整，另外，还需要保证文件的具备完整的签名；在具体的采购过程中，要及时记录采购活动，并进行文件的编写。每完成一个采购项目后，要及时对项目文件进行整理，并存档。从根本上保证材料的真实性与完整性。第二，在对采购档案进行存档管理时，要做到整齐有序，不随意堆放，便于后续工作的开展。第三，要有科学管理借阅制度，对归档时期、手续以及要求等作明文规定。在具体工作开展过程中，要搞好档案移交工作，严格按照档案利用制度、销毁制度、鉴定制度以及借阅制度开展工作。对于档案中涉及商业机密的文件，需得到相关部门的许可，方可借阅查看。
第四，采购工作的监督部门应定时对采购档案进行监督检查。
2.促进档案管理信息化、规范化。随着经济全球化与社会信息化时代的到来，如何在高校采购档案管理中科学运用信息技术，实现档案管理工作的自动化与专门化，成为当前需要重点思考解决的问题。要想实现资源的充分利用，关键在于实现对档案信息的科学信息化管理。具体来讲，加强计算机信息技术在档案管理中的科学运用，用计算机技术来进行档案工作的统计、编目、检索以及标引，能够充分代替手工作业，还能够增强信息保存的规范化。另外，实现高校采购档案的信息化管理，还可以在网上进行信息资源的查询与处理，为提高管理效率、增加保密性夯实基础。总的来讲，在现代信息技术的不断发展变化中，要积极更新观念、改变管理模式，对高校采购档案工作的现代化发展做出积极有益的探索，真正意义上实现数字化、自动化、智能化的采购档案科学管理。
3.加强档案管理人员自身建设。在高校采购档案的管理中，相关采购人员要不断加强档案意识的法制观念，进一步增强自身的法律素养。具体来讲，采购工作人员要积极学习我国《档案法》以及《中华人民共和国政府采购法》，从根本上意识到档案工作的重要性。采购人员的法治观念与法治素养已经成为了衡量采购工作科学管理水平的关键。对此，高校采购档案管理部门要逐渐提高工作人员的法律素养、增强法制观念、积极提升工作人员的自觉性、并依法进行档案的保存工作。另外，也要积极配合相关检查部门的工作。
在当前档案管理工作中，管理人员的素质直接应用着管理工作的水平。近年来随着计算机技术的不断发展，档案管理工作发生了翻天覆地的变化，不管是在管理理念模式上还是管理手段方式上都出现了前所未有的变化，为当前档案管理工作人员提出了更高的职业要求与道德素养。对此，有关部门要高度重视档案管理人员的自身建设，从以下两个方面入手，为不断提高档案管理人员的综合素质夯实基础：第一，加强管理工作人员的职业道德建设。在不断进行的道德建设活动中，不断增强工作人员的职业精神。在具体工作中，要认真负责、忠于职守，认认真真的办好每一件事情；第二，不断提高工作人员的业务素质。具体来讲，工作人员要不断加强业务能力的学习，在计算机技术、外语学习、档案管理知识等方面不断学习。另外，还需要与其他优秀的工作人员进行沟通交流，为不断提升自己业务综合能力夯实基础。
三、结语
综上所述，在当前高校采购档案规范化研究中，要想不断提高我国高校采购档案规范化管理的水平，就必须加强监督，严密手续、建立行之有效的管理制度、统一标准、加强自身工作人员建设、促进档案管理信息化，规范化，为真正提高我国高校采购档案规范化管理水平夯实基础。
参考文献：
[1]尹立苹，李彦启，杨美荣.加强高校采购档案规范化管理的探索[J].实验室研究与探索，2013.
[2]陈家胜.浅谈高校政府采购档案的规范化管理[J].实验技术与管理，2005.
[3]易佩富.政府采购档案实务“六注意”[J].公共财政与支出，2006.
关键词：高校采购 档案管理 职业道德 信息技术
各大高校的档案采购管理方面都投入了较大的人力、物力、财力。但采购档案管理的相关制度、人员配置、软硬件设施以及管理方法等都跟不上时代发展变化的需要，尤其是在信息技术高速发展的年代，如何利用信息技术不断革新采购档案管理的理念、模式，建立科学的采购档案机制，以不断增加我国高校采购档案规范化水平，已经成为了当前社会各界需要高度关注并额待解决的问题。
一、目前高校采购档案管理现状
高校的采购档案工作主要是将高校根據采购计划进行采购活动全过程中形成的声像、文字、磁盘、光盘以及图标等内容的记录，能够具体精确的反映采购过程中各项决策的记录。完整的采购档案的建立，能够为后续采购经验总结、采购记录查询、采购统计分析以及采购监督等提供准确的查询数据库。另外，采购档案的建立与科学管理，也是高校进行采购档案管理变革的依据。总的来讲，采购档案的科学保存是当前高校加强采购规范化工作的关键环节之一。在《中华人民共和国政府采购法》中明确指出，要严格保存采购活动中形成的采购资料文件，并建立采购资料档案且要保证采购文件的年限。从以上法律条文的规定中足以看出采购文件的重要作用。
目前，高校采购工作已经日益规范，学校层面在规范采购程序、建立采购制度、提高采购效率和采购人员专业素质等方面给予了足够的关注，但却没有对采购过程中形成的采购计划、评价标准、会议纪要等相关文案资料给予高度的重视，使得高校采购档案规范化管理的水平大打折扣。
一些高校没有建立专门化的档案室、不重视采购资料的存档，把一些重要的采购资料随意乱放、没有专业化程度高的采购人员、管理理念落后、管理方法陈旧、保密工作做得不到位、借阅制度缺乏规范性。
针对上述高校采购档案管理中存在的具体问题，如何采取有效措施解决问题，已经成为了当前高校采购档案实现规范化管理过程中需要重点关注并解决的问题。
二、浅析采购档案规范化管理的有效措施
1.加强规章制度建设。建立切实可行的规章制度，是不断提高我国高校采购档案规范化管理水平的关键。具体来讲，高校在进行规章制度的制定过程中时，要严格依据国家档案法的相关规定，并结合学校档案工作的具体情况科学制定采购档案机构、使用办法、责任划分等内容进行详细规定，从而建立一套适合高校自身可持续发展的规章制度体系，真正意义上实现“有法可依”。另外，还需要不断加强采购档案管理部门的责任意识。在具体的采购工作中，要严格按照规章制度办事，毫不动摇的坚持具体原则、严格守好采购部门的关卡，为不断提高档案管理质量夯实基础。
在高校采购档案的管理中，最重要的是建立统一标准。规范要求，具体来讲，可以从以下方面入手：第一，要保证在采购过程中形成的文件的完整，另外，还需要保证文件的具备完整的签名；在具体的采购过程中，要及时记录采购活动，并进行文件的编写。每完成一个采购项目后，要及时对项目文件进行整理，并存档。从根本上保证材料的真实性与完整性。第二，在对采购档案进行存档管理时，要做到整齐有序，不随意堆放，便于后续工作的开展。第三，要有科学管理借阅制度，对归档时期、手续以及要求等作明文规定。在具体工作开展过程中，要搞好档案移交工作，严格按照档案利用制度、销毁制度、鉴定制度以及借阅制度开展工作。对于档案中涉及商业机密的文件，需得到相关部门的许可，方可借阅查看。
第四，采购工作的监督部门应定时对采购档案进行监督检查。
2.促进档案管理信息化、规范化。随着经济全球化与社会信息化时代的到来，如何在高校采购档案管理中科学运用信息技术，实现档案管理工作的自动化与专门化，成为当前需要重点思考解决的问题。要想实现资源的充分利用，关键在于实现对档案信息的科学信息化管理。具体来讲，加强计算机信息技术在档案管理中的科学运用，用计算机技术来进行档案工作的统计、编目、检索以及标引，能够充分代替手工作业，还能够增强信息保存的规范化。另外，实现高校采购档案的信息化管理，还可以在网上进行信息资源的查询与处理，为提高管理效率、增加保密性夯实基础。总的来讲，在现代信息技术的不断发展变化中，要积极更新观念、改变管理模式，对高校采购档案工作的现代化发展做出积极有益的探索，真正意义上实现数字化、自动化、智能化的采购档案科学管理。
3.加强档案管理人员自身建设。在高校采购档案的管理中，相关采购人员要不断加强档案意识的法制观念，进一步增强自身的法律素养。具体来讲，采购工作人员要积极学习我国《档案法》以及《中华人民共和国政府采购法》，从根本上意识到档案工作的重要性。采购人员的法治观念与法治素养已经成为了衡量采购工作科学管理水平的关键。对此，高校采购档案管理部门要逐渐提高工作人员的法律素养、增强法制观念、积极提升工作人员的自觉性、并依法进行档案的保存工作。另外，也要积极配合相关检查部门的工作。
在当前档案管理工作中，管理人员的素质直接应用着管理工作的水平。近年来随着计算机技术的不断发展，档案管理工作发生了翻天覆地的变化，不管是在管理理念模式上还是管理手段方式上都出现了前所未有的变化，为当前档案管理工作人员提出了更高的职业要求与道德素养。对此，有关部门要高度重视档案管理人员的自身建设，从以下两个方面入手，为不断提高档案管理人员的综合素质夯实基础：第一，加强管理工作人员的职业道德建设。在不断进行的道德建设活动中，不断增强工作人员的职业精神。在具体工作中，要认真负责、忠于职守，认认真真的办好每一件事情；第二，不断提高工作人员的业务素质。具体来讲，工作人员要不断加强业务能力的学习，在计算机技术、外语学习、档案管理知识等方面不断学习。另外，还需要与其他优秀的工作人员进行沟通交流，为不断提升自己业务综合能力夯实基础。
三、结语
综上所述，在当前高校采购档案规范化研究中，要想不断提高我国高校采购档案规范化管理的水平，就必须加强监督，严密手续、建立行之有效的管理制度、统一标准、加强自身工作人员建设、促进档案管理信息化，规范化，为真正提高我国高校采购档案规范化管理水平夯实基础。
参考文献：
[1]尹立苹，李彦启，杨美荣.加强高校采购档案规范化管理的探索[J].实验室研究与探索，2013.
[2]陈家胜.浅谈高校政府采购档案的规范化管理[J].实验技术与管理，2005.
[3]易佩富.政府采购档案实务“六注意”[J].公共财政与支出，2006.