论文部分内容阅读
[摘 要] 21世纪，人类步入信息化时代，信息技术进入人们生产、生活的诸多领域，并在“潜移默化”中使之发生了深刻的变革。高校档案管理信息化建设对于高校的发展意义深远，而想要落实高校档案管理的信息化建设，需要从改变思想、加大资金投入、完善档案管理体系、培养档案管理人才队伍等角度出发。分析了与高校档案管理信息化建设相关的问题，希望能为高校档案管理者提供帮助，继而实现高校档案管理的信息化，使之更好地服务于高校、社会。
[关 键 词] 信息化；高校档案管理；策略
[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2016）01-0156-02
一、现阶段我国高校档案管理信息化建设状况分析
毋庸置疑，信息化给高校的档案管理工作带来了新的机遇。然而机遇与挑战并存，现阶段我国高校档案信息化管理因为起步时间相对较晚，研究得不够深入等原因，致使高校档案信息化管理缺乏实效性，具体问题分析如下。
（一）档案意识淡薄
受客观条件的影响，普通民众的思想意识普遍较差，档案管理方面的意识也相对淡薄，因为没有正确地认识档案管理，只是单纯地将之视作一种资源，很多人认为档案管理就是一种记录、抄写、保存的工作。这使得高校档案管理被局限于建档、管档的水平上，档案资源的开发利用被忽视，甚至还有一些价值极高的珍贵的档案材料被束之高阁，档案的作用难以有效发挥。
（二）资金投入不足
信息化管理工作的落实需要有大量的资金作为后盾。然而，现阶段我国高校档案管理信息化建设缺乏必要的资金投入，因此，档案管理信息化所需要的大量的设备、硬件、软件、人员技术等无法及时供给，档案管理工作陷于被动局面。另外，设备硬件软件技术等还涉及维修问题，这也必不可少地牵扯到了资金的消耗。因为高校存在的最主要的意义是落实教育，为社会培养优质的人才，因此，高校档案管理的重要性要弱于教育，也因此，高校的经费主要被投入教育科研的工作，档案管理工作难以有足够的资金作为保障，档案管理信息化建设被制约。
（三）网络安全问题
档案管理信息化立足于计算机网络系统，因为计算机网络具备特殊性，致使档案管理信息化也具备特殊性，因此，诸如开放、保密、利用、保护等与网络安全相关的问题就需要被重视，然而这恰恰是我国现阶段档案信息化建设过程中最为薄弱的环节。另外，高校档案信息化加大了各部门之间的联系，部门之间利用互联网沟通，传递信息，而电脑病毒、电脑黑客破坏、非法访问等无疑也降低了网络的安全性。
二、高校档案管理信息化建设的主要策略
（一）加大力度投入资金，夯实高校档案管理信息化基础
计算机、网络、软件技术等都是高校档案信息化管理不可或缺的基本条件。档案信息化建设是一项投资大、见效晚的积累性工作，因此，想要完成高校档案管理信息化建设，必须加大资金的投入力度，解决资金供需矛盾，为档案信息化建设创造条件。高校资金的主要来源是财政，因而必须加大各级政府对高校教育经费的投入，这样才能为高校档案管理信息化建设创造条件。当然，政府经费投入的数量毕竟有限，高校方面还应打开思路，多样化筹资渠道，为档案信息化建设设立专项资金。资金投入力度的加大，可以加快档案管理信息数据制度和标准的建立，提升计算机软件、硬件的建设，建设数据库资源以及网络设施。值得一提的是，所建立的数据库资源和网络设施不仅可以服务于高校档案管理，还可以服务于社会，并获得一定的收益，进一步解决高校档案管理信息化经费不足问题，为档案信息化建设添加推动力。
（二）完善安全保障体系，为高校档案管理信息化保驾护航
随着信息时代的进步，各大高校的图书档案管理也进行了改革，利用信息技术对图书档案进行管理，解决了图书档案管理中存在的问题，提高了管理效率。随着高校档案信息化建设的不断完善，网络化应用越来越广泛，而相对应的安全问题也日渐凸显。因为档案的特殊性决定了档案具备较强的保密性以及使用权限，但基于计算机互联网的档案管理更容易受到黑客攻击，档案的信息容易被窃听篡改，技术程序等也极易遭受病毒的侵害，因此，只有逐步完善网络安全保障体系，才能够为实施档案信息化管理提供保障。在具体落实的时候，高校可以从以下四点出发：
首先，严格执行与信息安全管理相关的法律规则标准；其次，提升安全意识，防止档案信息资源的利用的过程以及网络系统建设的过程中出现失密、泄密的情况。再次，充分利用现有的网络保护措施（杀毒软件、防火墙技术、数据加密技术、电子身份认证系统等），提升高校档案管理信息使用的安全系数。最后，深入研究安全保障体系，探索新的防护技术，为档案信息资源的安全、有效使用提供健康的网络运行环境。
（三）提高档案管理意识，推进高校档案管理信息化进程
高校档案管理信息化建设的关键在于提高社会各界的档案管理意识，以获得高校领导重视和支持为重点。充分利用一切可能的机会，帮助高校领导建立正确的档案管理思想，让他们懂得档案管理的信息化与高校发展之间的关系，继而能够重视、支持高校档案管理信息化建设的实施，不为档案管理信息化建设设置“障碍”；革新高校领导观念，改变他们传统思想中认为“档案管理部门就是安置、分流高校过剩人力资源”的思想，继而能够科学、及时地为档案管理部门安排高素质、高技术能力的专业型人才，并加大培训档案人员的力度；将培训计划纳入高校发展的整体规划，建立良好的培训机制，端正高校档案管理人员的思想意识，鼓励他们积极、主动地参与培训，提高自身的档案管理水平；提升高校档案信息化建设的高度，将之纳入高校总体规划之中，与学校的发展与改革同等对待，制订发展规划，将重点放在信息化的资源配备、协作开发、信息共享、网络建设等方面；建立信息化管理的统一体制。加大相关部门的协作、配合、沟通力度，实现资源整合，问题集中处理。
（四）加强建设档案管理队伍，加速档案管理信息化发展
21世纪是科技时代，人才是知识的载体，更是高校档案管理信息化建设的主力军。因此，高校方面应有意识地打造高素质档案管理队伍，以档案人员的素质为高校档案信息化建设夯实基础。只有确保档案管理人员具备丰富的档案管理知识、计算机知识、网络技术才能保证档案管理工作科学落实。高校应坚持“人本理念”，将建设高校档案管理信息化的工作重点放在培养优质档案管理人才身上，打造优质、高效、与时俱进的档案管理队伍。提升档案管理者的思想意识，优化已有的档案管理员的素质，定期、不定期地培训档案管理者，提升其档案管理专业水平、科学文化素质以及信息网络技术；提升档案管理部门的“入行门槛”，重视档案管理者的学历、文化、素质，优选人员，提升高校档案管理队伍的学历结构；适补充管理人，优化档案管理队伍的年龄结构，为档案管理工作储备优质人才；调整现有的领导班子结构，提拔青年业务骨干，优化职称结构比例，使档案管理部门具备梯度活力；培养管理人的思想政治品格，建立良好的人才引入、培养、晋升、奖罚机制，促使管理人员全方位发展。
综上所述，高校档案信息化建设是提升高校档案管理水平的策略，是发展高校档案事业的机遇，更是高校管理发展的一种必然趋势。高校需要牢牢把握这一机遇，采取有效的措施，不断完善档案管理，使之能够更好地服务于高校、社会。
参考文献：
王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007（6）：63-64，67.
[关 键 词] 信息化；高校档案管理；策略
[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2016）01-0156-02
一、现阶段我国高校档案管理信息化建设状况分析
毋庸置疑，信息化给高校的档案管理工作带来了新的机遇。然而机遇与挑战并存，现阶段我国高校档案信息化管理因为起步时间相对较晚，研究得不够深入等原因，致使高校档案信息化管理缺乏实效性，具体问题分析如下。
（一）档案意识淡薄
受客观条件的影响，普通民众的思想意识普遍较差，档案管理方面的意识也相对淡薄，因为没有正确地认识档案管理，只是单纯地将之视作一种资源，很多人认为档案管理就是一种记录、抄写、保存的工作。这使得高校档案管理被局限于建档、管档的水平上，档案资源的开发利用被忽视，甚至还有一些价值极高的珍贵的档案材料被束之高阁，档案的作用难以有效发挥。
（二）资金投入不足
信息化管理工作的落实需要有大量的资金作为后盾。然而，现阶段我国高校档案管理信息化建设缺乏必要的资金投入，因此，档案管理信息化所需要的大量的设备、硬件、软件、人员技术等无法及时供给，档案管理工作陷于被动局面。另外，设备硬件软件技术等还涉及维修问题，这也必不可少地牵扯到了资金的消耗。因为高校存在的最主要的意义是落实教育，为社会培养优质的人才，因此，高校档案管理的重要性要弱于教育，也因此，高校的经费主要被投入教育科研的工作，档案管理工作难以有足够的资金作为保障，档案管理信息化建设被制约。
（三）网络安全问题
档案管理信息化立足于计算机网络系统，因为计算机网络具备特殊性，致使档案管理信息化也具备特殊性，因此，诸如开放、保密、利用、保护等与网络安全相关的问题就需要被重视，然而这恰恰是我国现阶段档案信息化建设过程中最为薄弱的环节。另外，高校档案信息化加大了各部门之间的联系，部门之间利用互联网沟通，传递信息，而电脑病毒、电脑黑客破坏、非法访问等无疑也降低了网络的安全性。
二、高校档案管理信息化建设的主要策略
（一）加大力度投入资金，夯实高校档案管理信息化基础
计算机、网络、软件技术等都是高校档案信息化管理不可或缺的基本条件。档案信息化建设是一项投资大、见效晚的积累性工作，因此，想要完成高校档案管理信息化建设，必须加大资金的投入力度，解决资金供需矛盾，为档案信息化建设创造条件。高校资金的主要来源是财政，因而必须加大各级政府对高校教育经费的投入，这样才能为高校档案管理信息化建设创造条件。当然，政府经费投入的数量毕竟有限，高校方面还应打开思路，多样化筹资渠道，为档案信息化建设设立专项资金。资金投入力度的加大，可以加快档案管理信息数据制度和标准的建立，提升计算机软件、硬件的建设，建设数据库资源以及网络设施。值得一提的是，所建立的数据库资源和网络设施不仅可以服务于高校档案管理，还可以服务于社会，并获得一定的收益，进一步解决高校档案管理信息化经费不足问题，为档案信息化建设添加推动力。
（二）完善安全保障体系，为高校档案管理信息化保驾护航
随着信息时代的进步，各大高校的图书档案管理也进行了改革，利用信息技术对图书档案进行管理，解决了图书档案管理中存在的问题，提高了管理效率。随着高校档案信息化建设的不断完善，网络化应用越来越广泛，而相对应的安全问题也日渐凸显。因为档案的特殊性决定了档案具备较强的保密性以及使用权限，但基于计算机互联网的档案管理更容易受到黑客攻击，档案的信息容易被窃听篡改，技术程序等也极易遭受病毒的侵害，因此，只有逐步完善网络安全保障体系，才能够为实施档案信息化管理提供保障。在具体落实的时候，高校可以从以下四点出发：
首先，严格执行与信息安全管理相关的法律规则标准；其次，提升安全意识，防止档案信息资源的利用的过程以及网络系统建设的过程中出现失密、泄密的情况。再次，充分利用现有的网络保护措施（杀毒软件、防火墙技术、数据加密技术、电子身份认证系统等），提升高校档案管理信息使用的安全系数。最后，深入研究安全保障体系，探索新的防护技术，为档案信息资源的安全、有效使用提供健康的网络运行环境。
（三）提高档案管理意识，推进高校档案管理信息化进程
高校档案管理信息化建设的关键在于提高社会各界的档案管理意识，以获得高校领导重视和支持为重点。充分利用一切可能的机会，帮助高校领导建立正确的档案管理思想，让他们懂得档案管理的信息化与高校发展之间的关系，继而能够重视、支持高校档案管理信息化建设的实施，不为档案管理信息化建设设置“障碍”；革新高校领导观念，改变他们传统思想中认为“档案管理部门就是安置、分流高校过剩人力资源”的思想，继而能够科学、及时地为档案管理部门安排高素质、高技术能力的专业型人才，并加大培训档案人员的力度；将培训计划纳入高校发展的整体规划，建立良好的培训机制，端正高校档案管理人员的思想意识，鼓励他们积极、主动地参与培训，提高自身的档案管理水平；提升高校档案信息化建设的高度，将之纳入高校总体规划之中，与学校的发展与改革同等对待，制订发展规划，将重点放在信息化的资源配备、协作开发、信息共享、网络建设等方面；建立信息化管理的统一体制。加大相关部门的协作、配合、沟通力度，实现资源整合，问题集中处理。
（四）加强建设档案管理队伍，加速档案管理信息化发展
21世纪是科技时代，人才是知识的载体，更是高校档案管理信息化建设的主力军。因此，高校方面应有意识地打造高素质档案管理队伍，以档案人员的素质为高校档案信息化建设夯实基础。只有确保档案管理人员具备丰富的档案管理知识、计算机知识、网络技术才能保证档案管理工作科学落实。高校应坚持“人本理念”，将建设高校档案管理信息化的工作重点放在培养优质档案管理人才身上，打造优质、高效、与时俱进的档案管理队伍。提升档案管理者的思想意识，优化已有的档案管理员的素质，定期、不定期地培训档案管理者，提升其档案管理专业水平、科学文化素质以及信息网络技术；提升档案管理部门的“入行门槛”，重视档案管理者的学历、文化、素质，优选人员，提升高校档案管理队伍的学历结构；适补充管理人，优化档案管理队伍的年龄结构，为档案管理工作储备优质人才；调整现有的领导班子结构，提拔青年业务骨干，优化职称结构比例，使档案管理部门具备梯度活力；培养管理人的思想政治品格，建立良好的人才引入、培养、晋升、奖罚机制，促使管理人员全方位发展。
综上所述，高校档案信息化建设是提升高校档案管理水平的策略，是发展高校档案事业的机遇，更是高校管理发展的一种必然趋势。高校需要牢牢把握这一机遇，采取有效的措施，不断完善档案管理，使之能够更好地服务于高校、社会。
参考文献：
王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007（6）：63-64，67.