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1 档案管理工作意义与作用
档案工作是高校基础工作的一个重要方面，也在一定程度上衡量着高校教育质量和管理水平。在档案管理工作中，要注重对高校建设、教育、教学、科研等工作中出现的难题提供依据和资料保障。档案管理工作的有序进行能够让过去的死档案，变成现在具有利用价值的活档案。档案的管理和保护是高校教学、教育、科研、建设等工作中的重点组成部分，通过建立健全相关档案保护工作，将档案保护管理工作作为行政管理、教学管理和科研管理中的一项工作，是建立和谐院校的重要前提条件，也是高校教育改革的基础。
2 高校档案管理工作中的问题
2.1 观念问题和意识问题。目前，许多高校档案资料管理工作过度重视历史、重视政审，而忽视了显示与成绩相关的情况，由于习惯和历史原因等影响，因此在档案材料中关于个人资历、经历的记载较少，更多的是政治相关内容，历史结论较多，内容多为一些空话、套话，并不能体现出实际内容，且档案资料大同小异，无法真实体现出个人能力、业绩。因此，从整体来讲，目前高校中的档案无法全面、客观地反映出高校员工、教师、学生的真实情况，可利用价值不高。
同样，在高校教职工心中，普遍存在对档案管理工作缺乏强烈的意识，更未意识到档案工作的意义和作用，也不知道档案的具体归档要求和范围，不了解档案关系到自身利益。随着高校的不断发展，对教职工学历的要求也不断提高，为教职工提供了大量的进修、培训等机会，在这过程中，毕业生登记表等重要档案应当及时进行存档，如果长时间存放在个人身边，难免会发生一些损坏或丢失的情况，严重影响到档案的完整性和准确性。
2.2 管理方式及材料问题。由于各高校目前关于档案管理的制度并不健全，而管理档案的人员多是兼职管理，因此对档案资料、材料的收集程度不足，产生了大量失真材料。另外，由于过去我国高校档案管理处于封闭状态，并没有建立起档案收集审核归档的制度，且管理档案的人员队伍稳定性较差，因此许多档案长时间没有进行收集和整理。在档案材料方面，相关部门并没有对档案资料和材料进行严格审查和核实，导致一些材料出现失真或虚假的内容，为以后的工作带来一些不必要的麻烦，不仅对档案的整体性造成破坏，也降低了档案的实用价值。
2.3 档案管理人员业务素质问题。由于档案管理部门中没有定期组织人员参与一些学习、培训等活动，导致人员业务熟练程度不足，一些档案材料的填写不符合相关规范，还存在一些不该进档而进档，该进档而不进档的情况，用纸的规格和书写的工具也并不规范，装订的顺序比较混乱，并且，档案材料的收集制度不够健全，影响到了档案的真实性和完整性，为人才评价、任用等带来一定的困难。
3 强化高校档案管理工作的措施
3.1 强化档案综合管理职能。档案管理工作是一项科学性、管理性的工作，综合档案管理是档案管理机构的基本工作之一，主要包括对高校各个门类和载体的档案管理。
在具体的档案管理工作中，必须严格遵守国家相关各项法律法规和制度，并结合高校的实际情况和特点，来制定出适用于本单位的制度和规范、标准等。通过这些措施，不仅能够保障高校档案工作的正常开展，还能够推进高校档案管理工作的有序进行。
还可以通过目标定位、职责制定、争创效益等具体的方法和措施进行。根据高校内部的教学内容、科研、出版声像、文化产业等特点，利用不同的载体来制作档案，并通过各种管理方式进行档案管理。
3.2 强化档案服务监督职能
3.2.1 强化档案服务职能，由于档案工作的特殊性质，决定了档案工作的条件性和服务性。档案工作要坚持提供各种信息资源，培养人才资源，发展科学技术，服务各项教学管理和建设工作。随着高校的建设和改革发展，高校档案工作应该加强服务大众的意识，拓宽档案工作的服务范围和领域，加大档案服务的开发力度，逐步推进高校档案服务的社会化进程。通过多种措施手段来强化服务职能，最大限度地发挥出档案信息资源的有效利用。首先，高校档案管理工作要做好各项常规服务性工作，提高高校档案的查全率和查准率；其次，要做到有预见性的超前服务，通过对高校内部和外部环境的具体分析和研究，做好有针对性、有目的性的跟踪服务。
3.2.2 强化档案监督职能。各个高校的档案管理机构应当积极参与到高校各项管理活动中，例如工程项目的验收、鉴定、科研成果的评估等，档案人员首先要对相关工程材料和资料进行收集、审核，在重要仪器启封之前要对随机文件进行验收，并进行记录归档，保证档案的质量。在职称评定、工资变动等工作中，要为相关部门提供准确的、有价值的资料。
3.3 强化档案培训教育职能。高校要定期对档案人员进行业务培训，让从事档案管理的人员能够提高自身知识水平和专业素质，让其能够适应高校的发展步伐。要转变档案人员的传统观念，更新知识结构，吸纳新知识技能和手段，结合高校实际情况和工作实际的需求，有针对性地进行一些档案业务知识、技术的培训活动，如档案部门文件立卷培训、著录培训、计算机技术培训、多媒体技术培训、数据库技术培训、信息技术培训，等等。
档案业务指导工作是档案工作中的重要组成部分，同时也是一项专业性、实践性、思想性相结合的综合性管理工作。所以，要强化档案工作的指导职能，依据法律进行指导工作，对职能部门的档案工作要同时做好专业的服务、培训、咨询、指导工作。坚持“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作方针，简便、高效、深入地开展档案工作的业务指导工作。
另外，通过开展一些档案宣传和教育工作来普及档案管理工作的基础知识和相关法律，充分发挥出现代管理技术的作用。逐步提高全面档案管理意识，尤其是在推进素质教育的过程中，档案的教育和宣传工作更是十分必要的。
4 强化档案开发利用职能
高校档案中包含着提高劳动者素质的方式，也记载着高校深化教育改革的每一步措施，能够反映出高校教育科学事业的发挥水平和成就，具有信息量大、综合性强、指导性强等特点。随着科学技术水平的不断提高，高校档案作为历史信息的来源和知识的载体，逐渐成为高校、社会和国家不可或缺的重要战略资源之一。
但是，必须认识到，高校档案资源只有经过开发利用之后，才可以发挥其重要的作用。资源优势是档案部门的最大优势，档案部门不仅是资源的守护者，更是资源的利用者、开发者。高校各类人员对信息的需求往往是综合性的，既要有原始的材料，又要有较系统的理论数据，还要有最新的科技信息，这就决定了高校档案、图书、情报必须走信息一体化的发展道路。在这种情况下，档案馆应具有主动服务的意识，今后，工作重点将有所转移，将从以保管档案实体为主转为以档案信息的开发为主，这是档案工作的一种质的飞跃。
5 构建档案发展平台
高校要注重调动档案管理人员的工作积极性，定期组织一些交流学习活动，并建立起奖惩机制，让档案管理人员参与到学校的评优、表彰等活动中，让档案管理者能够在和谐的环境中保持良好、积极的情绪状态。另外，高校要注重保持档案人员队伍的稳定，实行档案专业技术职务的聘任制度，让档案管理工作者能够在工作中找到成就感和归属感。除此之外，高校内部要对各级人员的档案责任进行明确规定，明确主管领导是档案管理的一级责任人，各个单位负责人是二级责任人，档案主管人员是二级执行人，将档案的建设和管理纳入到各级领导日常工作责任中。另外，可以通过成立档案工作委员会的方式来强化档案管理责任。
6 结束语
高校中的档案，包括了高校在从事科研、教学、教育、建设等工作活动中所有应当归档保管的文件材料，是我国档案的重要组成部分之一，也是高校进行科研、建设、教学、教育各项决策的重要依据。档案管理能够对总结经验、推广成果、提高质量、增强效能等起到巨大的历史和现实意义。因此，笔者结合自身多年实践经验，通过对目前我国高校档案管理工作中出现的一些问题进行分析和研究，并提出一些建议，希望能够通过此文，引起高校管理者和各部门的重视，强化档案意识，共同为提高高校档案管理水平而努力。
（作者单位：驻马店职业技术学院 来稿日期：2012-12-20）
档案工作是高校基础工作的一个重要方面，也在一定程度上衡量着高校教育质量和管理水平。在档案管理工作中，要注重对高校建设、教育、教学、科研等工作中出现的难题提供依据和资料保障。档案管理工作的有序进行能够让过去的死档案，变成现在具有利用价值的活档案。档案的管理和保护是高校教学、教育、科研、建设等工作中的重点组成部分，通过建立健全相关档案保护工作，将档案保护管理工作作为行政管理、教学管理和科研管理中的一项工作，是建立和谐院校的重要前提条件，也是高校教育改革的基础。
2 高校档案管理工作中的问题
2.1 观念问题和意识问题。目前，许多高校档案资料管理工作过度重视历史、重视政审，而忽视了显示与成绩相关的情况，由于习惯和历史原因等影响，因此在档案材料中关于个人资历、经历的记载较少，更多的是政治相关内容，历史结论较多，内容多为一些空话、套话，并不能体现出实际内容，且档案资料大同小异，无法真实体现出个人能力、业绩。因此，从整体来讲，目前高校中的档案无法全面、客观地反映出高校员工、教师、学生的真实情况，可利用价值不高。
同样，在高校教职工心中，普遍存在对档案管理工作缺乏强烈的意识，更未意识到档案工作的意义和作用，也不知道档案的具体归档要求和范围，不了解档案关系到自身利益。随着高校的不断发展，对教职工学历的要求也不断提高，为教职工提供了大量的进修、培训等机会，在这过程中，毕业生登记表等重要档案应当及时进行存档，如果长时间存放在个人身边，难免会发生一些损坏或丢失的情况，严重影响到档案的完整性和准确性。
2.2 管理方式及材料问题。由于各高校目前关于档案管理的制度并不健全，而管理档案的人员多是兼职管理，因此对档案资料、材料的收集程度不足，产生了大量失真材料。另外，由于过去我国高校档案管理处于封闭状态，并没有建立起档案收集审核归档的制度，且管理档案的人员队伍稳定性较差，因此许多档案长时间没有进行收集和整理。在档案材料方面，相关部门并没有对档案资料和材料进行严格审查和核实，导致一些材料出现失真或虚假的内容，为以后的工作带来一些不必要的麻烦，不仅对档案的整体性造成破坏，也降低了档案的实用价值。
2.3 档案管理人员业务素质问题。由于档案管理部门中没有定期组织人员参与一些学习、培训等活动，导致人员业务熟练程度不足，一些档案材料的填写不符合相关规范，还存在一些不该进档而进档，该进档而不进档的情况，用纸的规格和书写的工具也并不规范，装订的顺序比较混乱，并且，档案材料的收集制度不够健全，影响到了档案的真实性和完整性，为人才评价、任用等带来一定的困难。
3 强化高校档案管理工作的措施
3.1 强化档案综合管理职能。档案管理工作是一项科学性、管理性的工作，综合档案管理是档案管理机构的基本工作之一，主要包括对高校各个门类和载体的档案管理。
在具体的档案管理工作中，必须严格遵守国家相关各项法律法规和制度，并结合高校的实际情况和特点，来制定出适用于本单位的制度和规范、标准等。通过这些措施，不仅能够保障高校档案工作的正常开展，还能够推进高校档案管理工作的有序进行。
还可以通过目标定位、职责制定、争创效益等具体的方法和措施进行。根据高校内部的教学内容、科研、出版声像、文化产业等特点，利用不同的载体来制作档案，并通过各种管理方式进行档案管理。
3.2 强化档案服务监督职能
3.2.1 强化档案服务职能，由于档案工作的特殊性质，决定了档案工作的条件性和服务性。档案工作要坚持提供各种信息资源，培养人才资源，发展科学技术，服务各项教学管理和建设工作。随着高校的建设和改革发展，高校档案工作应该加强服务大众的意识，拓宽档案工作的服务范围和领域，加大档案服务的开发力度，逐步推进高校档案服务的社会化进程。通过多种措施手段来强化服务职能，最大限度地发挥出档案信息资源的有效利用。首先，高校档案管理工作要做好各项常规服务性工作，提高高校档案的查全率和查准率；其次，要做到有预见性的超前服务，通过对高校内部和外部环境的具体分析和研究，做好有针对性、有目的性的跟踪服务。
3.2.2 强化档案监督职能。各个高校的档案管理机构应当积极参与到高校各项管理活动中，例如工程项目的验收、鉴定、科研成果的评估等，档案人员首先要对相关工程材料和资料进行收集、审核，在重要仪器启封之前要对随机文件进行验收，并进行记录归档，保证档案的质量。在职称评定、工资变动等工作中，要为相关部门提供准确的、有价值的资料。
3.3 强化档案培训教育职能。高校要定期对档案人员进行业务培训，让从事档案管理的人员能够提高自身知识水平和专业素质，让其能够适应高校的发展步伐。要转变档案人员的传统观念，更新知识结构，吸纳新知识技能和手段，结合高校实际情况和工作实际的需求，有针对性地进行一些档案业务知识、技术的培训活动，如档案部门文件立卷培训、著录培训、计算机技术培训、多媒体技术培训、数据库技术培训、信息技术培训，等等。
档案业务指导工作是档案工作中的重要组成部分，同时也是一项专业性、实践性、思想性相结合的综合性管理工作。所以，要强化档案工作的指导职能，依据法律进行指导工作，对职能部门的档案工作要同时做好专业的服务、培训、咨询、指导工作。坚持“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作方针，简便、高效、深入地开展档案工作的业务指导工作。
另外，通过开展一些档案宣传和教育工作来普及档案管理工作的基础知识和相关法律，充分发挥出现代管理技术的作用。逐步提高全面档案管理意识，尤其是在推进素质教育的过程中，档案的教育和宣传工作更是十分必要的。
4 强化档案开发利用职能
高校档案中包含着提高劳动者素质的方式，也记载着高校深化教育改革的每一步措施，能够反映出高校教育科学事业的发挥水平和成就，具有信息量大、综合性强、指导性强等特点。随着科学技术水平的不断提高，高校档案作为历史信息的来源和知识的载体，逐渐成为高校、社会和国家不可或缺的重要战略资源之一。
但是，必须认识到，高校档案资源只有经过开发利用之后，才可以发挥其重要的作用。资源优势是档案部门的最大优势，档案部门不仅是资源的守护者，更是资源的利用者、开发者。高校各类人员对信息的需求往往是综合性的，既要有原始的材料，又要有较系统的理论数据，还要有最新的科技信息，这就决定了高校档案、图书、情报必须走信息一体化的发展道路。在这种情况下，档案馆应具有主动服务的意识，今后，工作重点将有所转移，将从以保管档案实体为主转为以档案信息的开发为主，这是档案工作的一种质的飞跃。
5 构建档案发展平台
高校要注重调动档案管理人员的工作积极性，定期组织一些交流学习活动，并建立起奖惩机制，让档案管理人员参与到学校的评优、表彰等活动中，让档案管理者能够在和谐的环境中保持良好、积极的情绪状态。另外，高校要注重保持档案人员队伍的稳定，实行档案专业技术职务的聘任制度，让档案管理工作者能够在工作中找到成就感和归属感。除此之外，高校内部要对各级人员的档案责任进行明确规定，明确主管领导是档案管理的一级责任人，各个单位负责人是二级责任人，档案主管人员是二级执行人，将档案的建设和管理纳入到各级领导日常工作责任中。另外，可以通过成立档案工作委员会的方式来强化档案管理责任。
6 结束语
高校中的档案，包括了高校在从事科研、教学、教育、建设等工作活动中所有应当归档保管的文件材料，是我国档案的重要组成部分之一，也是高校进行科研、建设、教学、教育各项决策的重要依据。档案管理能够对总结经验、推广成果、提高质量、增强效能等起到巨大的历史和现实意义。因此，笔者结合自身多年实践经验，通过对目前我国高校档案管理工作中出现的一些问题进行分析和研究，并提出一些建议，希望能够通过此文，引起高校管理者和各部门的重视，强化档案意识，共同为提高高校档案管理水平而努力。
（作者单位：驻马店职业技术学院 来稿日期：2012-12-20）