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摘 要：任何单位的办公室工作都是千头万绪,似无定规可循。但天地万物皆有自己的运行规律,办公室工作虽然繁琐、杂乱,但只要细心揣摩，善于总结提炼，就可以把职能服务标准化、规范化、制度化，形成适应新形势的固定模式，固化于制，内化于心，最终提升服务水平。
关键词：办公室工作，职能服务，制度化
中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）09-0055-01
办公室工作的出发点与落脚点都是协助工厂谋大事和抓落实，最终体现的服务职能中。当前社会环境下，工厂办公室应该如何主动而有效地提高其服务职能？从实践得知：作为工厂核心重要部门，掌握上中下各层面的重要信息和趋向，应该充分发挥办公室在管理、协调、督查督办等方面的独特优势，紧密围绕工厂发展的中心任务与各项重大决策为领导做好参谋服务，为客户提供满意舒心服务，最大程度的为员工提供职能服务。笔者结合工作实际，浅谈以下三点提升服务职能的意见。
一、将职能服务作为一切工作的出发点和落脚点
做实督办、强化文秘意味着贯彻落实党委厂部决策，确保执行到位；办好会议、协调有力意味着服务于党委厂部发展战略，确保上下思想统一、步调一致；做好宣传、细化接待意味着服务于工厂和品牌形象展示和提升，确保工厂树立良好的外部形象。因此，办公室的一切工作最终全部体现在服务职能上，核心就是服务。牢固树立服务意识，其实质就是为厂部的发展服务。办公室工作人员首先需要进行工作定位，在不超越自身工作职责的前提下要完成好领导交办的各项工作，要做好上情下达，将服务作为自己工作的职责所在、情感所系、事业所求，要寓服务于各项具体工作之中，从而不断提供自己的服务意识和水平。在工作中时刻保持平常心，始终发扬任劳任怨和默默无闻的精神，这不管是文件收发、会议承办、材料撰写，还是协调办事、来访接待，以及其它工厂琐碎的事务性工作，都要以优质的服务和一丝不苟的精神去做实、做好、做精、做细。
办公室的工作核心就是为领导服务和为职工服务。工作中需要尽可能让领导满意，令职工放心，使来宾舒心。因此，办公室就需要打好“服务”这张牌，特别要强化责任意识、时效观念、服务水平、精细程度。对领导交办的事要“马上办、热心办、办得好、办出效”，绝不能敷衍应付，更不能推托延误；对员工的服务，尽量把好事办好，让员工满意；对来宾的服务，要耐心、细心、热心，尽可能提供满意服务、高水准服务。需要牢记“办公室无小事”，每一件事都可能牵涉大局、关乎形象，必须讲效率、求质量，谨小慎微。在办事方面要做到嘴勤（多请示汇报）、腿勤（多沟通协调）、脑勤（多思考谋划）、笔勤（多记录提醒）。
二、“三次变身”做好参谋服务
办公室需要协助厂部领导谋大事、抓落实，需要工作人员跳出固有思维而充分发挥主观积极性、主动性与创造性，实现“三次变身”为厂部决策提供全方位、全过程的服务。
一变“领导者”。在领导决策前，以工厂最高决策者的身份用俯视的眼光和思维来考虑问题、洞察事件、收集信息资料，充分发挥好“耳目”服务作用，主动向厂部提供方向性、先导性与预见性的参谋服务。通过日常会议、工作汇报、文稿修改、临时工作要求等多方面来把握领导思维模式和方向，收集工厂各方面一手信息，最终通过工作讨论、文件处理、领导讲话材料等方式為领导提供参谋服务。
二变“执行者”。在领导决策中，以工厂执行者的身份用仰视的眼光和思维来研究可行性、科学性、全面性，要充分预计正面和负面效应，发挥好“调度”服务作用，及时向厂部作出修改完善的建议。从酝酿决策到做出决策是一个动态过程。在这一过程中，办公室既要为领导提供大量决策依据，又要做好各项组织协调工作，可通过提前征求相关方意见、要求职能部门针对具体事项提出多套解决方案等方式来提高决策的科学化、民主化，协助领导做好决策的分析论证服务。
三变“督办者”。在领导决策后，以工厂检查者身份用平视的眼光和思维来衡量决策的执行力、响应力、效应力，客观评价贯彻落实情况，充分发挥好“助手”服务作用，积极搞好督促检查与情况反馈，确保决策落实到位。这一过程一要将督察督办工作做实，对上不能敷衍应付，谎报厂情，对下不能恶意苛刻，不通情理。同时，领导要高度重视，坚持定期重点通报，全力发挥威慑和促进管理的双重作用。
三、固化服务模式，建全完善适应新形势的工作制度
工厂管理，制度先行。制度建设是工厂发展的根本，我们建立了“目标、责任、考核”三位一体的科学合理的管理制度，积极推广使用目标绩效管理，坚持按制度办事，按程序办事，用健全完善的制度体系保证各项工作的有序推进与落实，确保各项工作有制可依、有规可守、有序可循，才能有效避免工作的随意性，尽量减少工作中出现失误与差错。办公室作为工厂综合管理部门，工作事无巨细，业务性、事务性工作交错繁杂，其服务内容复杂，服务对象广泛，但在实践中只要找到其工作的规律性，就能将服务标准化、规范化，形成适应新形势的固定模式，固化于制，内化于心，最终提升服务水平。因此，要善于在实践中思考、从点滴中学习，把这些思考与学习所得变成独具特色的工作模式，形成制度，成为确保服务到位的根本保障。
在工厂制度建设中，要从全局工作角度，对制度建设与执行中的不足提出合理化建议，努力促使各项服务工作制度化、规范化、标准化，从而形成一个切合实际的系统、高效、综合的管理体系。通过完善的制度体系不断增进工厂的凝聚力与动员力，激发个人的责任感与紧迫感，做到个个心中有责任、人人肩上有任务，促使办公室工作人员从事务性工作中解救出来，减少重复环节，提高工作效率，提升服务质量。
作者单位：陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂
作者简介：陈晓东（1979— ），本科，经济师，主要从事卷烟厂办公室综合管理工作。
关键词：办公室工作，职能服务，制度化
中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）09-0055-01
办公室工作的出发点与落脚点都是协助工厂谋大事和抓落实，最终体现的服务职能中。当前社会环境下，工厂办公室应该如何主动而有效地提高其服务职能？从实践得知：作为工厂核心重要部门，掌握上中下各层面的重要信息和趋向，应该充分发挥办公室在管理、协调、督查督办等方面的独特优势，紧密围绕工厂发展的中心任务与各项重大决策为领导做好参谋服务，为客户提供满意舒心服务，最大程度的为员工提供职能服务。笔者结合工作实际，浅谈以下三点提升服务职能的意见。
一、将职能服务作为一切工作的出发点和落脚点
做实督办、强化文秘意味着贯彻落实党委厂部决策，确保执行到位；办好会议、协调有力意味着服务于党委厂部发展战略，确保上下思想统一、步调一致；做好宣传、细化接待意味着服务于工厂和品牌形象展示和提升，确保工厂树立良好的外部形象。因此，办公室的一切工作最终全部体现在服务职能上，核心就是服务。牢固树立服务意识，其实质就是为厂部的发展服务。办公室工作人员首先需要进行工作定位，在不超越自身工作职责的前提下要完成好领导交办的各项工作，要做好上情下达，将服务作为自己工作的职责所在、情感所系、事业所求，要寓服务于各项具体工作之中，从而不断提供自己的服务意识和水平。在工作中时刻保持平常心，始终发扬任劳任怨和默默无闻的精神，这不管是文件收发、会议承办、材料撰写，还是协调办事、来访接待，以及其它工厂琐碎的事务性工作，都要以优质的服务和一丝不苟的精神去做实、做好、做精、做细。
办公室的工作核心就是为领导服务和为职工服务。工作中需要尽可能让领导满意，令职工放心，使来宾舒心。因此，办公室就需要打好“服务”这张牌，特别要强化责任意识、时效观念、服务水平、精细程度。对领导交办的事要“马上办、热心办、办得好、办出效”，绝不能敷衍应付，更不能推托延误；对员工的服务，尽量把好事办好，让员工满意；对来宾的服务，要耐心、细心、热心，尽可能提供满意服务、高水准服务。需要牢记“办公室无小事”，每一件事都可能牵涉大局、关乎形象，必须讲效率、求质量，谨小慎微。在办事方面要做到嘴勤（多请示汇报）、腿勤（多沟通协调）、脑勤（多思考谋划）、笔勤（多记录提醒）。
二、“三次变身”做好参谋服务
办公室需要协助厂部领导谋大事、抓落实，需要工作人员跳出固有思维而充分发挥主观积极性、主动性与创造性，实现“三次变身”为厂部决策提供全方位、全过程的服务。
一变“领导者”。在领导决策前，以工厂最高决策者的身份用俯视的眼光和思维来考虑问题、洞察事件、收集信息资料，充分发挥好“耳目”服务作用，主动向厂部提供方向性、先导性与预见性的参谋服务。通过日常会议、工作汇报、文稿修改、临时工作要求等多方面来把握领导思维模式和方向，收集工厂各方面一手信息，最终通过工作讨论、文件处理、领导讲话材料等方式為领导提供参谋服务。
二变“执行者”。在领导决策中，以工厂执行者的身份用仰视的眼光和思维来研究可行性、科学性、全面性，要充分预计正面和负面效应，发挥好“调度”服务作用，及时向厂部作出修改完善的建议。从酝酿决策到做出决策是一个动态过程。在这一过程中，办公室既要为领导提供大量决策依据，又要做好各项组织协调工作，可通过提前征求相关方意见、要求职能部门针对具体事项提出多套解决方案等方式来提高决策的科学化、民主化，协助领导做好决策的分析论证服务。
三变“督办者”。在领导决策后，以工厂检查者身份用平视的眼光和思维来衡量决策的执行力、响应力、效应力，客观评价贯彻落实情况，充分发挥好“助手”服务作用，积极搞好督促检查与情况反馈，确保决策落实到位。这一过程一要将督察督办工作做实，对上不能敷衍应付，谎报厂情，对下不能恶意苛刻，不通情理。同时，领导要高度重视，坚持定期重点通报，全力发挥威慑和促进管理的双重作用。
三、固化服务模式，建全完善适应新形势的工作制度
工厂管理，制度先行。制度建设是工厂发展的根本，我们建立了“目标、责任、考核”三位一体的科学合理的管理制度，积极推广使用目标绩效管理，坚持按制度办事，按程序办事，用健全完善的制度体系保证各项工作的有序推进与落实，确保各项工作有制可依、有规可守、有序可循，才能有效避免工作的随意性，尽量减少工作中出现失误与差错。办公室作为工厂综合管理部门，工作事无巨细，业务性、事务性工作交错繁杂，其服务内容复杂，服务对象广泛，但在实践中只要找到其工作的规律性，就能将服务标准化、规范化，形成适应新形势的固定模式，固化于制，内化于心，最终提升服务水平。因此，要善于在实践中思考、从点滴中学习，把这些思考与学习所得变成独具特色的工作模式，形成制度，成为确保服务到位的根本保障。
在工厂制度建设中，要从全局工作角度，对制度建设与执行中的不足提出合理化建议，努力促使各项服务工作制度化、规范化、标准化，从而形成一个切合实际的系统、高效、综合的管理体系。通过完善的制度体系不断增进工厂的凝聚力与动员力，激发个人的责任感与紧迫感，做到个个心中有责任、人人肩上有任务，促使办公室工作人员从事务性工作中解救出来，减少重复环节，提高工作效率，提升服务质量。
作者单位：陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂
作者简介：陈晓东（1979— ），本科，经济师，主要从事卷烟厂办公室综合管理工作。