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社会信息化和“数字化”的构建，为档案信息资源的科学管理和开发利用带来了新的契机。如何抓住这一机遇，开发档案信息资源，推进档案工作融入“数字化”的步伐，推动档案事业的持续发展，是档案工作的重要课题。
1 “数字化”的构建，给档案事业带来了前所未有的巨大发展机遇
所谓“数字化”，是指充分利用数字化及其相关计算机技术和手段，对基础设施和与生活发展相关的各方面内容进行全方位的信息化处理和利用，具有对复杂系统的数字网络化管理、服务与决策功能的信息体系。“数字化”是信息技术的综合应用。
按照“数字化”构想，在未来的2~3年内，随着信息资源管理中心的建立和“电子政务”的建设，将促使信息资源的开发利用程度和数字化、网络化、社会化水平全面提高。人们将开始享受“数字化”带来的快捷和便利，也给档案事业的发展带来巨大机遇。
1.1 档案信息资源的合理配置是档案工作自身发展的必然选择。档案工作的根本目的，在于充分发挥档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设服务。在知识和信息已经成为经济和社会发展首要资源的今天，要求档案工作必须提供方便、快捷、超越时空限制的信息服务。
1.2 城域网的建设，架起连接档案馆和因特网的桥梁，使“天堑”变“通途”。各级各类档案馆作为管理档案的机构，保存着大量的档案信息，但信息的利用率却相对较低，“锁在深闺人不识”。如果将这些信息公布于因特网上，凭着其历史记录的原始性、真实性、权威性特点，相信会吸引大量的读者阅览档案信息，使档案馆扩大影响，达到开发利用档案信息资源的目的，实现其社会功能，也会给档案馆提供无限生机。
1.3 随着网络工程的深入开展，必将产生大量的电子文件，具有保存价值的电子文件，必须归档保存，电子文件归档后即形成电子档案。电子档案将逐步成为档案馆馆藏中的主流成分，对电子档案如何接收、管理、提供利用，以及信息共享与信息安全等，势必成为档案馆事业在新形势下发展需要面对的新问题。
2 推进档案信息化建设的步伐，大力开发档案信息资源
2.1 积极主动地将馆藏档案与网络信息相结合，加快档案数字化管理进程。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。
2.2 加快数字档案馆建设，努力适应飞速发展的档案利用需求。数字档案馆是新型文件和档案管理信息化的必然结果。与传统档案馆相比，它具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点。数字技术的应用完善发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件长久保存。数字档案检索系统方便、快捷，极大地满足了利用要求，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，数字档案馆能够向利用者提供更加专指、更具特色的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”形象，改善档案服务的落后面貌。
2.3 档案信息的网络化建设要统一布局、合理规划。档案信息的网络化建设应成为档案事业宏观管理工作的一部分，需要进行全局性的规划。可以考虑以档案社会化、信息化利用为导向，积极采用现代计算机技术和通信手段，逐步建立以中央级档案馆为核心，省市级综合档案馆为基础，连接全国各地各类档案馆的档案信息资源网，为经济建设和社会发展提供网上服务。不论是在档案馆内部建立的局域网档案管理系统，还是在机关及企事业单位建立的办公事务和档案管理网络，它们都使用网络环境下的文件、档案一体化管理软件，实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文、档一体化，共享网络多种类型的信息。实际上，档案编研成果的材料来源并不仅局限于档案材料，包括各种相关的文件、图书、资料等。进而言之，在各档案系统之间实现远程联网所共享的网络资源，也将是多种类型的数据，这将进一步提高文件、档案一体化管理水平，提高文件、档案等信息资源的利用效率。
2.4 充分利用网络的优势，开发利用档案信息资源。在网络环境下，档案部门可以利用互联网的窗口，在网上进行信息发布与交流，采用制作主页方式通过档案馆或档案室所在单位的网站发布信息，扩大档案部门的社会影响，让公众了解所藏档案文献；在网上与各档案网站实现交互信息、计算机检索目录等资源共享，并通过新闻组、BBS以及电子邮件对档案网络建设的有关问题进行探讨；还可加强与图书、情报等其他信息部门及国外档案同行的协作与交流，等等。在档案数据库建设正处起步阶段，还未在全国范围内实现真正意义上的资源共享的今天，能在网络上以HTML页面方式进行档案信息的发布与交流，不失为目前档案信息资源开发利用的一个有效途径。
3 档案信息化建设应注意的问题
3.1 应重点抓好数据库建设。数据库是存放信息资源的仓库，是整个计算机信息网络的核心。进行档案信息化建设，开发利用档案信息资源，必须首先解决好数据库的建设问题。数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以，在进行档案处理时，所揭示的档案信息须有一定的广度和深度，以确保系统存储的档案信息内容丰富，只有网络环境下的档案数据才能实现真正意义的资源共享，否则，难以满足利用者的各种检索要求。要避免各数据库之间数据的重复，形成各具特色、内容丰富、实用的各类档案数据库。
3.2 注意数据库结构的设计。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。建设一个实现资源共享的档案计算机网络，要突破以往“各自为政”、“闭门造车”的局限，突破单机数据库数据无法共享的局限，由国家档案行政部门集中统一规划，分类指导，按不同数据库的特点进行开发利用。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方予以补充。
3.3 注重电子文件的收集。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中连成一体，共同形成高质量的电子文档。由于电子文件的管理工作跨部门、跨行业，因此，标准化涉及的种类多、范围广，其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引起足够的重视。电子文件如果能在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息的大量工作。所以，我们应及时将电子文件的收集纳入档案工作中来，使其成为今后网络工作的一个重要部分。电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
3.4 配备必要的设备。电子档案的管理不同于纸质档案，它从其形成到利用都离不开技术设备。要实现网络化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。适时地更新设备是保证“网络化”高效率的重要前提。电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案存在的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存贮、保存等管理均与传统的纸质档案所用技术、方法不同，这是文件管理的一场革命。只有认真研究电子文件，了解电子文件，掌握电子文件的特性和生成规律，才能管理好电子文件，有效地提供电子档案为社会所利用。
3.5 网络安全将成为影响档案信息化管理的主要问题。随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出，网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。在一些发达国家，保证网络安全已引起最高领导层的重视。在国外，重要的安全举措是以“总统令”的方式发布的。一般认为，构成对计算机网络系统安全的威胁主要有黑客入侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。今后，将有一系列技术措施和标准出台。这些标准和技术措施，将对档案管理网络安全等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等提供规范化的要求或解决方法。
3.6 培养一批电子档案管理人员。电子档案的接收、征集、管理、利用都要靠管理人员来完成。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，对电子档案的管理人员提出了更高的要求。电子档案的管理人员必须具备电子计算机应用及自然科学基础知识，同时，要掌握档案管理基本知识，并熟练地掌握英语。各级档案馆要采用各种措施，多途径、多形式培养一批电子档案管理人员，这是当务之急。
1 “数字化”的构建，给档案事业带来了前所未有的巨大发展机遇
所谓“数字化”，是指充分利用数字化及其相关计算机技术和手段，对基础设施和与生活发展相关的各方面内容进行全方位的信息化处理和利用，具有对复杂系统的数字网络化管理、服务与决策功能的信息体系。“数字化”是信息技术的综合应用。
按照“数字化”构想，在未来的2~3年内，随着信息资源管理中心的建立和“电子政务”的建设，将促使信息资源的开发利用程度和数字化、网络化、社会化水平全面提高。人们将开始享受“数字化”带来的快捷和便利，也给档案事业的发展带来巨大机遇。
1.1 档案信息资源的合理配置是档案工作自身发展的必然选择。档案工作的根本目的，在于充分发挥档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设服务。在知识和信息已经成为经济和社会发展首要资源的今天，要求档案工作必须提供方便、快捷、超越时空限制的信息服务。
1.2 城域网的建设，架起连接档案馆和因特网的桥梁，使“天堑”变“通途”。各级各类档案馆作为管理档案的机构，保存着大量的档案信息，但信息的利用率却相对较低，“锁在深闺人不识”。如果将这些信息公布于因特网上，凭着其历史记录的原始性、真实性、权威性特点，相信会吸引大量的读者阅览档案信息，使档案馆扩大影响，达到开发利用档案信息资源的目的，实现其社会功能，也会给档案馆提供无限生机。
1.3 随着网络工程的深入开展，必将产生大量的电子文件，具有保存价值的电子文件，必须归档保存，电子文件归档后即形成电子档案。电子档案将逐步成为档案馆馆藏中的主流成分，对电子档案如何接收、管理、提供利用，以及信息共享与信息安全等，势必成为档案馆事业在新形势下发展需要面对的新问题。
2 推进档案信息化建设的步伐，大力开发档案信息资源
2.1 积极主动地将馆藏档案与网络信息相结合，加快档案数字化管理进程。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。
2.2 加快数字档案馆建设，努力适应飞速发展的档案利用需求。数字档案馆是新型文件和档案管理信息化的必然结果。与传统档案馆相比，它具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点。数字技术的应用完善发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件长久保存。数字档案检索系统方便、快捷，极大地满足了利用要求，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，数字档案馆能够向利用者提供更加专指、更具特色的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”形象，改善档案服务的落后面貌。
2.3 档案信息的网络化建设要统一布局、合理规划。档案信息的网络化建设应成为档案事业宏观管理工作的一部分，需要进行全局性的规划。可以考虑以档案社会化、信息化利用为导向，积极采用现代计算机技术和通信手段，逐步建立以中央级档案馆为核心，省市级综合档案馆为基础，连接全国各地各类档案馆的档案信息资源网，为经济建设和社会发展提供网上服务。不论是在档案馆内部建立的局域网档案管理系统，还是在机关及企事业单位建立的办公事务和档案管理网络，它们都使用网络环境下的文件、档案一体化管理软件，实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文、档一体化，共享网络多种类型的信息。实际上，档案编研成果的材料来源并不仅局限于档案材料，包括各种相关的文件、图书、资料等。进而言之，在各档案系统之间实现远程联网所共享的网络资源，也将是多种类型的数据，这将进一步提高文件、档案一体化管理水平，提高文件、档案等信息资源的利用效率。
2.4 充分利用网络的优势，开发利用档案信息资源。在网络环境下，档案部门可以利用互联网的窗口，在网上进行信息发布与交流，采用制作主页方式通过档案馆或档案室所在单位的网站发布信息，扩大档案部门的社会影响，让公众了解所藏档案文献；在网上与各档案网站实现交互信息、计算机检索目录等资源共享，并通过新闻组、BBS以及电子邮件对档案网络建设的有关问题进行探讨；还可加强与图书、情报等其他信息部门及国外档案同行的协作与交流，等等。在档案数据库建设正处起步阶段，还未在全国范围内实现真正意义上的资源共享的今天，能在网络上以HTML页面方式进行档案信息的发布与交流，不失为目前档案信息资源开发利用的一个有效途径。
3 档案信息化建设应注意的问题
3.1 应重点抓好数据库建设。数据库是存放信息资源的仓库，是整个计算机信息网络的核心。进行档案信息化建设，开发利用档案信息资源，必须首先解决好数据库的建设问题。数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以，在进行档案处理时，所揭示的档案信息须有一定的广度和深度，以确保系统存储的档案信息内容丰富，只有网络环境下的档案数据才能实现真正意义的资源共享，否则，难以满足利用者的各种检索要求。要避免各数据库之间数据的重复，形成各具特色、内容丰富、实用的各类档案数据库。
3.2 注意数据库结构的设计。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。建设一个实现资源共享的档案计算机网络，要突破以往“各自为政”、“闭门造车”的局限，突破单机数据库数据无法共享的局限，由国家档案行政部门集中统一规划，分类指导，按不同数据库的特点进行开发利用。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方予以补充。
3.3 注重电子文件的收集。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中连成一体，共同形成高质量的电子文档。由于电子文件的管理工作跨部门、跨行业，因此，标准化涉及的种类多、范围广，其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引起足够的重视。电子文件如果能在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息的大量工作。所以，我们应及时将电子文件的收集纳入档案工作中来，使其成为今后网络工作的一个重要部分。电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
3.4 配备必要的设备。电子档案的管理不同于纸质档案，它从其形成到利用都离不开技术设备。要实现网络化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。适时地更新设备是保证“网络化”高效率的重要前提。电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案存在的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存贮、保存等管理均与传统的纸质档案所用技术、方法不同，这是文件管理的一场革命。只有认真研究电子文件，了解电子文件，掌握电子文件的特性和生成规律，才能管理好电子文件，有效地提供电子档案为社会所利用。
3.5 网络安全将成为影响档案信息化管理的主要问题。随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出，网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。在一些发达国家，保证网络安全已引起最高领导层的重视。在国外，重要的安全举措是以“总统令”的方式发布的。一般认为，构成对计算机网络系统安全的威胁主要有黑客入侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。今后，将有一系列技术措施和标准出台。这些标准和技术措施，将对档案管理网络安全等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等提供规范化的要求或解决方法。
3.6 培养一批电子档案管理人员。电子档案的接收、征集、管理、利用都要靠管理人员来完成。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，对电子档案的管理人员提出了更高的要求。电子档案的管理人员必须具备电子计算机应用及自然科学基础知识，同时，要掌握档案管理基本知识，并熟练地掌握英语。各级档案馆要采用各种措施，多途径、多形式培养一批电子档案管理人员，这是当务之急。