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【摘要】随着社会的发展和科技的不断进步,我国城市建设进度远远超过了前十年,在城建档案堆积如山、秩序混乱的情况下,如何正视城建档案管理中的问题并且提出恰当的解决方案,是城市档案管理的当务之急。本文就笔者多年的城建档案管理经验,对如何解决当前城建档案管理中的问题做一些探讨。
【关键词】城市建设;档案管理
【中图分类号】G352.3 【文献标识码】 C【文章编号】1671-1270(2010)05-0011-02
一、当前我国城建档案管理中存在的主要问题
1.档案管理人员队伍素质参差不齐,管理制度混乱,责权不清
当前,档案管理仍然没有受到各个单位的重视。大多数单位的档案管理部门工作人员并非出自于专业的档案管理专业,而是来自于各个不同的部门,由单位调派的非档案管理专业的人员组成。他们大多没有接受过系统的档案管理培训,缺乏必要的档案管理经验和知识,对于完善和提高档案管理水平形成一定的阻力。另外,一些单位或者个人在档案管理制度上存在着忽视大意的现象,他们在档案资料的形成、收集、处理、管理等一系列程序上存在各种漏洞,如重要的工程建设资料没有被收集,借出的资料没有被归档等,这些都对城建档案管理的发展产生不良影响。
2.档案管理部门运行经费严重不足,落后于社会发展
改革开放的三十年来,我国的国民生产总值飞速上升,国内总需求也急速增加,导致城市建设项目激增。在这三十年中,我国的城建档案管理事业也获得了相当喜人的进步。然而,城市档案管理工作与社会发展的速度相比,还存在着较大的差距,落后于社会发展,无论从人员配备、设备配置还是制度革新等方面都存在着较大的问题,队伍建设、业务建设和基础设施建设都没有得到足够的支持,给城建档案事业的发展造成了阻碍。
3.档案材料收集难度大,造成资料不完备
城市建设有着极强的地域性和变化性,不可能按部就班地按照事先设定好的步骤实行下去,而是要根据社会发展的需要和城市发展规划的改变而改变,这就要求城建档案管理部门的
人员和管理制度都能够随着城建的需要而随时改变。城市建设的地域性和变化性给城建档案资料的收集造成了不小的的问题。
4.档案种类设置不全,利用渠道不畅
城市经济和社会的迅速发展,极大地促进了城建档案与市
场间的供需关系,社会对城建档案的利用需求已呈现多元化的上升趋势,从城市政策的制定者、决策者,投资者、城市科学的研究者拓展到城市的各个领域。然而很多利用者带着问题、满怀期望查阅档案,却因馆藏档案门类不全,查不到所需要的档案,档案利用者和工作人员面面相觑,十分尴尬,各地城建档案馆都不同程度遇到过这种局面。
5.法律制度不健全
近年来,我国法制建设取得了长足的进步,国家相继出台了《城市建设档案管理规定》等法律法规,以立法的形式明确了城建档案事业在经济、社会生活中地位和作用,使城建档案管理有法可依。但是在实践中,侵档行为时有发生,给城市建设带来危害,因此,必须加强城建档案法制建设,完善城建档案立法,加快城建檔案工作依法治档的进程。
二、解决档案管理问题的措施
1.城建档案管理的制度化
俗话说:“无规矩不成方圆”。城建档案管理是一项纷繁复杂的系统工程,涉及到档案的产生、收集、处理、管理等一系列过程,没有完善的管理制度就无法保证档案管理工作的正常运行。所以,要完善现有的档案管理规章制度,将档案管理制度化。另外,要将档案管理的不同领域细化,根据实际情况分别设定特定的规章制度,减少制度中的漏洞和盲区。
2.城建档案管理的法制化
21世纪是法制化建设进程加快的世纪,在档案管理中,难
免会出现一般规章制度不够完善的地方,必须逐步完善,要实现依法管理档案,来保证档案管理的有序可循、有法可依。随着我国社会法制建设的进步,我们应该进一步加强和完善档案管理
方面的法律法规,规范、指导城建档案管理工作。要做到城建档案管理工作有法可依、有法可循,就必须做到以下三点:
(1)必须加强宣传工作,提高全社会的档案意识和法制意识。
(2)必须转变执法观念,做到依法管档、依法行政。
(3)必须协调好相关部门的关系,明确各自的职责。
3.城建档案管理的信息化
档案管理在各项建设中有着举足轻重的作用,其管理制度、方法的科学性、先进性对城市建设的影响巨大。随着科学技术的发展,信息化成为了档案管理的主流手段,有着快捷、方便、系统、规范等优点。建立集中统一的档案管理网络,可以通过信息化的手段快捷、方便地统一协调档案管理工作。通过信息化的档案管理建设,无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
4.城建档案管理的长远化
在三十年的改革开放过程中,虽然城建档案管理有了长足
进步,然而由于这方面的投入相对较少,导致队伍建设、业务建设和基础设施都没有得到足够的支持。城建档案作为反映我国城建水平的一个重要数据,其发展水平直接影响着我国城建科学的研究和发展。我们应该将城建档案的完善和发展纳入议事日程,加大对城建档案管理的各方面投入,保证其健康地发展。
5.城建档案管理的科学化
针对日常工作中出现的各种管理、执行等方面的混乱,除了要设立各种规章制度外,最重要的是用科学的方法来管理。比如做好平时收集归档工作,收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用,应当受到重视。另外,还应处理好与形成档案的部门和单位之间的关系,向有关人员及时了解信息,查询形成材料的去
向,做到跟踪服务。同时要做好有关人员的思想工作,尽可能的把散存在个人和单位手中的材料收集起来,集中保管,以利更好的为城市建设工作服务。
6.城建档案管理的学习化
当前,城建档案管理人员的专业素质普遍不高,应该加强基础培训,不断提高从档人员业务素质。各地各级档案行政管理部门每年都应该举办一二次档案业务培训班,加强对从业人员的业务素质培训,确保每个岗位上的工作人员都能胜任当前工作。为此,一方面要求所在部门(或单位)要稳定从档人员,没有重大理由,不要轻易调动;另一方面要加强基础培训,使每个从档人员在上岗前都有一次机会接受培训,否则亦是做不好档案工作的。
综上所述,随着城市建设进程的加快,反映城市建设的档案将会越来越多,因此我们要不断加强档案管理工作,坚持走科学化发展道路,践行科学发展观,加强对从业人员的培训工作,加快档案管理的立法工作,制定适合实情的管理制度,确保档案管理工作健康、快速发展。
【参考文献】
[1]付伟、孙久阳,城建档案管理新模式研究[M].《黑龙江科技信息》,2009.35。
[2]曾 虹,加强城建档案信息化管理探讨[M].《中国西部科技》,2009.06。
[3]臧玮瑛,谈如何提高城建档案的管理水平[M].《黑龙江科技信息》,2010.01。
[4]齐建平,闫芳,提高城建工程档案质量的思考与对策[M].《才智》,2010.06。
[5]黄维青,依法治档加强城建档案管理工作[M].《河南科技》,2010.01。
【关键词】城市建设;档案管理
【中图分类号】G352.3 【文献标识码】 C【文章编号】1671-1270(2010)05-0011-02
一、当前我国城建档案管理中存在的主要问题
1.档案管理人员队伍素质参差不齐,管理制度混乱,责权不清
当前,档案管理仍然没有受到各个单位的重视。大多数单位的档案管理部门工作人员并非出自于专业的档案管理专业,而是来自于各个不同的部门,由单位调派的非档案管理专业的人员组成。他们大多没有接受过系统的档案管理培训,缺乏必要的档案管理经验和知识,对于完善和提高档案管理水平形成一定的阻力。另外,一些单位或者个人在档案管理制度上存在着忽视大意的现象,他们在档案资料的形成、收集、处理、管理等一系列程序上存在各种漏洞,如重要的工程建设资料没有被收集,借出的资料没有被归档等,这些都对城建档案管理的发展产生不良影响。
2.档案管理部门运行经费严重不足,落后于社会发展
改革开放的三十年来,我国的国民生产总值飞速上升,国内总需求也急速增加,导致城市建设项目激增。在这三十年中,我国的城建档案管理事业也获得了相当喜人的进步。然而,城市档案管理工作与社会发展的速度相比,还存在着较大的差距,落后于社会发展,无论从人员配备、设备配置还是制度革新等方面都存在着较大的问题,队伍建设、业务建设和基础设施建设都没有得到足够的支持,给城建档案事业的发展造成了阻碍。
3.档案材料收集难度大,造成资料不完备
城市建设有着极强的地域性和变化性,不可能按部就班地按照事先设定好的步骤实行下去,而是要根据社会发展的需要和城市发展规划的改变而改变,这就要求城建档案管理部门的
人员和管理制度都能够随着城建的需要而随时改变。城市建设的地域性和变化性给城建档案资料的收集造成了不小的的问题。
4.档案种类设置不全,利用渠道不畅
城市经济和社会的迅速发展,极大地促进了城建档案与市
场间的供需关系,社会对城建档案的利用需求已呈现多元化的上升趋势,从城市政策的制定者、决策者,投资者、城市科学的研究者拓展到城市的各个领域。然而很多利用者带着问题、满怀期望查阅档案,却因馆藏档案门类不全,查不到所需要的档案,档案利用者和工作人员面面相觑,十分尴尬,各地城建档案馆都不同程度遇到过这种局面。
5.法律制度不健全
近年来,我国法制建设取得了长足的进步,国家相继出台了《城市建设档案管理规定》等法律法规,以立法的形式明确了城建档案事业在经济、社会生活中地位和作用,使城建档案管理有法可依。但是在实践中,侵档行为时有发生,给城市建设带来危害,因此,必须加强城建档案法制建设,完善城建档案立法,加快城建檔案工作依法治档的进程。
二、解决档案管理问题的措施
1.城建档案管理的制度化
俗话说:“无规矩不成方圆”。城建档案管理是一项纷繁复杂的系统工程,涉及到档案的产生、收集、处理、管理等一系列过程,没有完善的管理制度就无法保证档案管理工作的正常运行。所以,要完善现有的档案管理规章制度,将档案管理制度化。另外,要将档案管理的不同领域细化,根据实际情况分别设定特定的规章制度,减少制度中的漏洞和盲区。
2.城建档案管理的法制化
21世纪是法制化建设进程加快的世纪,在档案管理中,难
免会出现一般规章制度不够完善的地方,必须逐步完善,要实现依法管理档案,来保证档案管理的有序可循、有法可依。随着我国社会法制建设的进步,我们应该进一步加强和完善档案管理
方面的法律法规,规范、指导城建档案管理工作。要做到城建档案管理工作有法可依、有法可循,就必须做到以下三点:
(1)必须加强宣传工作,提高全社会的档案意识和法制意识。
(2)必须转变执法观念,做到依法管档、依法行政。
(3)必须协调好相关部门的关系,明确各自的职责。
3.城建档案管理的信息化
档案管理在各项建设中有着举足轻重的作用,其管理制度、方法的科学性、先进性对城市建设的影响巨大。随着科学技术的发展,信息化成为了档案管理的主流手段,有着快捷、方便、系统、规范等优点。建立集中统一的档案管理网络,可以通过信息化的手段快捷、方便地统一协调档案管理工作。通过信息化的档案管理建设,无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
4.城建档案管理的长远化
在三十年的改革开放过程中,虽然城建档案管理有了长足
进步,然而由于这方面的投入相对较少,导致队伍建设、业务建设和基础设施都没有得到足够的支持。城建档案作为反映我国城建水平的一个重要数据,其发展水平直接影响着我国城建科学的研究和发展。我们应该将城建档案的完善和发展纳入议事日程,加大对城建档案管理的各方面投入,保证其健康地发展。
5.城建档案管理的科学化
针对日常工作中出现的各种管理、执行等方面的混乱,除了要设立各种规章制度外,最重要的是用科学的方法来管理。比如做好平时收集归档工作,收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用,应当受到重视。另外,还应处理好与形成档案的部门和单位之间的关系,向有关人员及时了解信息,查询形成材料的去
向,做到跟踪服务。同时要做好有关人员的思想工作,尽可能的把散存在个人和单位手中的材料收集起来,集中保管,以利更好的为城市建设工作服务。
6.城建档案管理的学习化
当前,城建档案管理人员的专业素质普遍不高,应该加强基础培训,不断提高从档人员业务素质。各地各级档案行政管理部门每年都应该举办一二次档案业务培训班,加强对从业人员的业务素质培训,确保每个岗位上的工作人员都能胜任当前工作。为此,一方面要求所在部门(或单位)要稳定从档人员,没有重大理由,不要轻易调动;另一方面要加强基础培训,使每个从档人员在上岗前都有一次机会接受培训,否则亦是做不好档案工作的。
综上所述,随着城市建设进程的加快,反映城市建设的档案将会越来越多,因此我们要不断加强档案管理工作,坚持走科学化发展道路,践行科学发展观,加强对从业人员的培训工作,加快档案管理的立法工作,制定适合实情的管理制度,确保档案管理工作健康、快速发展。
【参考文献】
[1]付伟、孙久阳,城建档案管理新模式研究[M].《黑龙江科技信息》,2009.35。
[2]曾 虹,加强城建档案信息化管理探讨[M].《中国西部科技》,2009.06。
[3]臧玮瑛,谈如何提高城建档案的管理水平[M].《黑龙江科技信息》,2010.01。
[4]齐建平,闫芳,提高城建工程档案质量的思考与对策[M].《才智》,2010.06。
[5]黄维青,依法治档加强城建档案管理工作[M].《河南科技》,2010.01。