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［摘 要］ Excel办公软件越来越多地应用于工作中的方方面面,本文利用Excel软件中函数sumif（）的条件汇总计算功能、函数index（）及控件按钮功能和数据图表功能，结合高校财务经费的使用数据，建立一个模型，说明其在高校财务经费中的使用动态分析作用。
［关键词］ 动态分析；高校财务经费；Excel；函数
［中图分类号］F275；F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）20-0040-03
目前，计算机广泛应用于工作和日常生活中，财务软件也被普及使用于单位的财务工作中,大大地提高了工作效率。但使用财务软件虽简化了会计工作，但却不能针对单位具体情况，为财务管理工作提供方便。传统的做法是将各财务经费的明细账打印出来，手工汇总计算其各会计科目的发生额，并据此编写财务经费使用报告。本文结合财务软件和Excel工具的使用，借鉴一个动态的图表分析模型，对财务经费数据进行定性和定量分析，编写财务经费使用报告。这样不但省时省力，而且分析结果一目了然。
1 模型的创建与具体应用
下面以某高校的学科建设经费的使用情况分析为例，简单说明一下利用Excel动态图表分析高校学科建设经费的使用。其步骤如下：
（1） 从财务软件中导出该项经费的使用明细账（以Excel表格形式表示），如图1所示。
如图导出的财务明细账第2行表示：2007年1月8日报销文学院吴建民参加北京学术会议差旅费657.00元，记录于2007年1月1922号会计凭证中。
（2） 根据财务明细账的各项支出建立一个表格（见图2），图2汇总计算每月及全年各项费用支出的总额。如图2中E76单元格计算2007年1月书报杂志费支出，在E76单元格中运用工具菜单“插入—函数”工具，输入“SUMIF（$C$2：$C$49，$C76，$E$2：$E$49）”函数，表示查找图1的$C$2：$C$49区域内科目名称为$C76（书报杂志费）的单元格，并汇总计算图1的$E$2：$E$49区域内符合$C76（书报杂志费）的单元格数值，便得出该月书报杂志费总的支出。用同样的函数方法计算出各项费用支出各月及全年汇总数。
（3）根据各项支出明细创建一个动态的汇总表（如图3所示）。图3的A99:B108区域是设置日期选择下拉式菜单图。在B96单元格中利用工具栏“视图—工具栏—控件工具箱—列表框类型的控件”工具绘制“下拉式菜单图”。在B96单元格里单击鼠标右键，选择“设置控件格式—控制”菜单,设置数据源区域和单元格链接(如图4)。图4中$A73:$A85的数据源区域是诸如“2007 1P(表示2007年1月)”等的一组表示全年月份及全年合计的数据。在B99单元格中插入函数INDEX(E76：Q76，$B$96），B97至B108单元格都复制此函数公式（公式中单元格位置相对变动）。这样可以从图3中B96单元格的下拉菜单控件中选择2007 1P(表示2007年1月)，自动汇总计算该月费用支出额明细。选择不同的月份便自动汇总计算每月及全年费用支出额明细。
（4） 图3中的饼状图是分析各项财务费用支出的明细及百分比。以图3的A99:B108区域为数据源，选择工具菜单中“插入—图表”工具，创建饼状图表（如图3所示）。选择B96单元格的下拉菜单控件中不同的月份便自动绘制出不同月份的费用使用情况饼状图。将鼠标放置在饼图的不同颜色饼块上，便显示出该项饼块代表的费用的绝对数值，及相对百分比比率。如图3中标签显示为红色的饼块是“2007年1月份招待费5 401元，占该月总经费支出的百分比为7％”。
2 小 结
该模型不仅可用于学科建设经费使用情况的财务分析中，而且可应用于高校科研经费的管理中，如国家自然科学基金课题、省部级课题的结题管理。科研项目结题时，财务部门可使用该模型分析填列科研项目经费使用情况说明表。运用此模型，导入财务数据的方法还可实时检查、监督财务经费的使用情况。
主要参考文献
［1］ 导向科技． Excel 2003财务应用快易通［M］． 北京：人民邮电出版社，2007.
［2］ 吴权威，王绪溢． Excel 2003中文版应用基础教程［M］． 北京：中国铁道出版社，2004.
［3］ S． Christian Albright，Wayne L ．Winston．Excel数据建模与应用［M］． 北京：清华大学出版社，2006.
［关键词］ 动态分析；高校财务经费；Excel；函数
［中图分类号］F275；F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）20-0040-03
目前，计算机广泛应用于工作和日常生活中，财务软件也被普及使用于单位的财务工作中,大大地提高了工作效率。但使用财务软件虽简化了会计工作，但却不能针对单位具体情况，为财务管理工作提供方便。传统的做法是将各财务经费的明细账打印出来，手工汇总计算其各会计科目的发生额，并据此编写财务经费使用报告。本文结合财务软件和Excel工具的使用，借鉴一个动态的图表分析模型，对财务经费数据进行定性和定量分析，编写财务经费使用报告。这样不但省时省力，而且分析结果一目了然。
1 模型的创建与具体应用
下面以某高校的学科建设经费的使用情况分析为例，简单说明一下利用Excel动态图表分析高校学科建设经费的使用。其步骤如下：
（1） 从财务软件中导出该项经费的使用明细账（以Excel表格形式表示），如图1所示。
如图导出的财务明细账第2行表示：2007年1月8日报销文学院吴建民参加北京学术会议差旅费657.00元，记录于2007年1月1922号会计凭证中。
（2） 根据财务明细账的各项支出建立一个表格（见图2），图2汇总计算每月及全年各项费用支出的总额。如图2中E76单元格计算2007年1月书报杂志费支出，在E76单元格中运用工具菜单“插入—函数”工具，输入“SUMIF（$C$2：$C$49，$C76，$E$2：$E$49）”函数，表示查找图1的$C$2：$C$49区域内科目名称为$C76（书报杂志费）的单元格，并汇总计算图1的$E$2：$E$49区域内符合$C76（书报杂志费）的单元格数值，便得出该月书报杂志费总的支出。用同样的函数方法计算出各项费用支出各月及全年汇总数。
（3）根据各项支出明细创建一个动态的汇总表（如图3所示）。图3的A99:B108区域是设置日期选择下拉式菜单图。在B96单元格中利用工具栏“视图—工具栏—控件工具箱—列表框类型的控件”工具绘制“下拉式菜单图”。在B96单元格里单击鼠标右键，选择“设置控件格式—控制”菜单,设置数据源区域和单元格链接(如图4)。图4中$A73:$A85的数据源区域是诸如“2007 1P(表示2007年1月)”等的一组表示全年月份及全年合计的数据。在B99单元格中插入函数INDEX(E76：Q76，$B$96），B97至B108单元格都复制此函数公式（公式中单元格位置相对变动）。这样可以从图3中B96单元格的下拉菜单控件中选择2007 1P(表示2007年1月)，自动汇总计算该月费用支出额明细。选择不同的月份便自动汇总计算每月及全年费用支出额明细。
（4） 图3中的饼状图是分析各项财务费用支出的明细及百分比。以图3的A99:B108区域为数据源，选择工具菜单中“插入—图表”工具，创建饼状图表（如图3所示）。选择B96单元格的下拉菜单控件中不同的月份便自动绘制出不同月份的费用使用情况饼状图。将鼠标放置在饼图的不同颜色饼块上，便显示出该项饼块代表的费用的绝对数值，及相对百分比比率。如图3中标签显示为红色的饼块是“2007年1月份招待费5 401元，占该月总经费支出的百分比为7％”。
2 小 结
该模型不仅可用于学科建设经费使用情况的财务分析中，而且可应用于高校科研经费的管理中，如国家自然科学基金课题、省部级课题的结题管理。科研项目结题时，财务部门可使用该模型分析填列科研项目经费使用情况说明表。运用此模型，导入财务数据的方法还可实时检查、监督财务经费的使用情况。
主要参考文献
［1］ 导向科技． Excel 2003财务应用快易通［M］． 北京：人民邮电出版社，2007.
［2］ 吴权威，王绪溢． Excel 2003中文版应用基础教程［M］． 北京：中国铁道出版社，2004.
［3］ S． Christian Albright，Wayne L ．Winston．Excel数据建模与应用［M］． 北京：清华大学出版社，2006.