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摘 要：高校OA办公系统作为数字化校园的重要应用系统，在高校日常办公与管理中发挥着举足轻重的作用。本文通过分析OA系统在高校的应用现状及存在问题，探讨OA系统的应用价值，并给出合理化建议。
关键词：高校 行政管理 OA
一、行政公文对高校的作用
高等院校的行政公文是学校在行使行政管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。行政公文对高校中行政工作的正常、有序化运行，起着至关重要的作用。它能有效促进各个机构的协调运作，并对财务管理的汇报和申请、人事的调动和任免、教学、科研平稳有序的开展、管理章程的落实都发挥着重要作用。
二、OA系统介绍
OA是Office Automation的缩写，指自动化办公，其内涵是以计算机技术为核心，运用网络通信技术，将计算机与人有机结合，构成一个对文件处理、信息管理和日常事务进行自动化管理的系统，为高效办公提供一个高效、无缝、协作的信息管理平台。
三、高校应用OA系统的优点
随着计算机网络技术的推广及高校校园网硬件建设的完善，无纸化办公已成为高校行政办公的发展趋势。高校行政办公人员的文化素质较高、大多数高校教师没有固定的办公室等特点使高校成为理想的实施OA办公系统的场所。因此，在高校应用OA系统，具有很强的现实意义[1]。
1.实现的工作流程的自动化，提高办公效率。传统的公文收发、会议申请需要办公人员拿着文件在不同办公室之间传送、请相关人员审阅，这中间如果有一个环节出现失误，忘记审阅公文或者造成公文丢失，整个工作便无法正常进行。而自动化办公直接将电子文件传送给相关人员，依照办事顺序依次执行，并通过流程跟踪随时监控文件流向，对文件进行催办，既规范了公文流转、申报审批的处理方式，又减少了中间环节人为的失误，进而保证文件不积压、不拖延，提高了工作效率。
2.建立学校内部通讯和信息发布平台，推进信息公开。以往的通信方式多采用纸质传达或电话通知，这样做有一些弊端：纸质传达耗费人力和时间，对于时效性很强的事情不能及时完成，电话通知快速方便但缺少记录，不宜备案和归档。应用OA平台使校园内部能够快速畅通地交流信息，同时又有据可查。另一方面，通过OA系统，学校行政公文向所有系统用户公开，再由各用户通过部门网站进行二次公开，大大推进了信息公开的进程[2]。
3.节省办公费用支出，节约资源。传统的办公方式以纸张、传真机、打印机为主要办公工具，而通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，接受用户既可上网查阅，节省了大量纸张，减少了整个学校的办公开支。
四、高校OA系统建设中存在的不足
目前，我国许多高校已初步建立了本校的OA办公系统，由于这些系统有的是直接通过采购方式取得，有的是学校依靠自身力量进行开发，这导致系统建设水平参差不齐，在实际应用中出现各种问题。归纳起来主要有：
1.重建设轻管理，缺乏足够的实施保障。OA系统的建设是一项开发周期长、资金需求量大、技术要求高的工程，在经费投入上不能认识到OA系统的建设是一个长期的、不断完善的过程，需要经常性的投入，是不能一步到位的。例如在设备购置上重硬轻软，这也加大了后期推广的难度。
2.缺乏专业人员培养，对系统的设计与开发缺少足够认识。应用OA系统是一个长期建设和使用的过程，信息网络的迅速发展要求OA系统需要有精通专业技术的人员长期维护，并定期对办公人员进行技术指导。
我校于2010年正式将OA应用到行政工作中，总的来说，它有着非常积极的意义，但随这工作的不断深入，一些问题也开始凸显，问题之一就是专业技术人员有限，对系统的后台维护仅仅由一、两个人来完成，一旦出现大规模的人员调整就会显得有些力不从心。另外，很多高校在OA系统的建设中常常存在这样的误区，认为办公自动化只是技术人员的事，同其他人员关系不大。因此，由于大多数行政人员和教师缺少对OA系统的基本了解与应用，常常无法及时阅读公文，进而阻止了公文的正常流转。
3.后期维护工作不到位。现代的办公自动化是一个系统工程，需要领导的重视，需要在组织机构上有所保障，需要落实所需的经费，更需要进行相关计划的制订和执行。没有健全的组织保障，就有可能出现传统的办公方式与办公自动化相分离的现象[3]。
五、完善高校OA系统的对策
1.领导的大力支持。领导的重视直接决定资金的投入，包括对OA系统公文处理模块的建设、实施、维护及推广的投入，可以直接促进系统用户更快更好地学习使用公文处理模块。另外，领导对公文的及时批示为公文的顺利流转提供了保证，起到一定的督促与示范作用。
2.规范办文流程，提供制度保障。建立一套行之有效的管理制度，保证公文处理办法、格式、用户范围、业务流程等一系列项目内容完整、格式准确，做到流程科学，职责明晰。其次，完善保密制度，严格区分保密文件与一般文件的流转程序，做到保密不上网，上网不保密。
3.加强电子文件与纸质文件的同步管理
目前电子文件的法律效力并不明确，电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用并不安全。纸质文件与电子文件的交替正处于过渡时期，解决方法只能是将两者同步归档，这样既可以解决归档的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。
六、结语
高校OA办公系统是一项长期、系统的工程，它的应用已经越来越多地成为高校教学管理工作中不可或缺的工作方式和服务手段。通过不断重视对系统的建设、升级、维护，切实加强制度的规范与完善，是高校队公文处理的管理更加科学化、规范化，为高校的跨越式发展铺平道路。
参考文献：
[1]程洁，李龙济，窦浩.高校OA办公系统建设中应考虑的几点问题[J].科技创新导报，2010（18）：42-44.
[2] 王良鹏.OA系统对高校行政公文处理的影响[J].内蒙古民族大学学报，2011（11）：39-40.
[3] 张飞.高校OA系统建设的难点及对策分析[J].高教与经济，2008（6）：34-37.
关键词：高校 行政管理 OA
一、行政公文对高校的作用
高等院校的行政公文是学校在行使行政管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。行政公文对高校中行政工作的正常、有序化运行，起着至关重要的作用。它能有效促进各个机构的协调运作，并对财务管理的汇报和申请、人事的调动和任免、教学、科研平稳有序的开展、管理章程的落实都发挥着重要作用。
二、OA系统介绍
OA是Office Automation的缩写，指自动化办公，其内涵是以计算机技术为核心，运用网络通信技术，将计算机与人有机结合，构成一个对文件处理、信息管理和日常事务进行自动化管理的系统，为高效办公提供一个高效、无缝、协作的信息管理平台。
三、高校应用OA系统的优点
随着计算机网络技术的推广及高校校园网硬件建设的完善，无纸化办公已成为高校行政办公的发展趋势。高校行政办公人员的文化素质较高、大多数高校教师没有固定的办公室等特点使高校成为理想的实施OA办公系统的场所。因此，在高校应用OA系统，具有很强的现实意义[1]。
1.实现的工作流程的自动化，提高办公效率。传统的公文收发、会议申请需要办公人员拿着文件在不同办公室之间传送、请相关人员审阅，这中间如果有一个环节出现失误，忘记审阅公文或者造成公文丢失，整个工作便无法正常进行。而自动化办公直接将电子文件传送给相关人员，依照办事顺序依次执行，并通过流程跟踪随时监控文件流向，对文件进行催办，既规范了公文流转、申报审批的处理方式，又减少了中间环节人为的失误，进而保证文件不积压、不拖延，提高了工作效率。
2.建立学校内部通讯和信息发布平台，推进信息公开。以往的通信方式多采用纸质传达或电话通知，这样做有一些弊端：纸质传达耗费人力和时间，对于时效性很强的事情不能及时完成，电话通知快速方便但缺少记录，不宜备案和归档。应用OA平台使校园内部能够快速畅通地交流信息，同时又有据可查。另一方面，通过OA系统，学校行政公文向所有系统用户公开，再由各用户通过部门网站进行二次公开，大大推进了信息公开的进程[2]。
3.节省办公费用支出，节约资源。传统的办公方式以纸张、传真机、打印机为主要办公工具，而通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，接受用户既可上网查阅，节省了大量纸张，减少了整个学校的办公开支。
四、高校OA系统建设中存在的不足
目前，我国许多高校已初步建立了本校的OA办公系统，由于这些系统有的是直接通过采购方式取得，有的是学校依靠自身力量进行开发，这导致系统建设水平参差不齐，在实际应用中出现各种问题。归纳起来主要有：
1.重建设轻管理，缺乏足够的实施保障。OA系统的建设是一项开发周期长、资金需求量大、技术要求高的工程，在经费投入上不能认识到OA系统的建设是一个长期的、不断完善的过程，需要经常性的投入，是不能一步到位的。例如在设备购置上重硬轻软，这也加大了后期推广的难度。
2.缺乏专业人员培养，对系统的设计与开发缺少足够认识。应用OA系统是一个长期建设和使用的过程，信息网络的迅速发展要求OA系统需要有精通专业技术的人员长期维护，并定期对办公人员进行技术指导。
我校于2010年正式将OA应用到行政工作中，总的来说，它有着非常积极的意义，但随这工作的不断深入，一些问题也开始凸显，问题之一就是专业技术人员有限，对系统的后台维护仅仅由一、两个人来完成，一旦出现大规模的人员调整就会显得有些力不从心。另外，很多高校在OA系统的建设中常常存在这样的误区，认为办公自动化只是技术人员的事，同其他人员关系不大。因此，由于大多数行政人员和教师缺少对OA系统的基本了解与应用，常常无法及时阅读公文，进而阻止了公文的正常流转。
3.后期维护工作不到位。现代的办公自动化是一个系统工程，需要领导的重视，需要在组织机构上有所保障，需要落实所需的经费，更需要进行相关计划的制订和执行。没有健全的组织保障，就有可能出现传统的办公方式与办公自动化相分离的现象[3]。
五、完善高校OA系统的对策
1.领导的大力支持。领导的重视直接决定资金的投入，包括对OA系统公文处理模块的建设、实施、维护及推广的投入，可以直接促进系统用户更快更好地学习使用公文处理模块。另外，领导对公文的及时批示为公文的顺利流转提供了保证，起到一定的督促与示范作用。
2.规范办文流程，提供制度保障。建立一套行之有效的管理制度，保证公文处理办法、格式、用户范围、业务流程等一系列项目内容完整、格式准确，做到流程科学，职责明晰。其次，完善保密制度，严格区分保密文件与一般文件的流转程序，做到保密不上网，上网不保密。
3.加强电子文件与纸质文件的同步管理
目前电子文件的法律效力并不明确，电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用并不安全。纸质文件与电子文件的交替正处于过渡时期，解决方法只能是将两者同步归档，这样既可以解决归档的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。
六、结语
高校OA办公系统是一项长期、系统的工程，它的应用已经越来越多地成为高校教学管理工作中不可或缺的工作方式和服务手段。通过不断重视对系统的建设、升级、维护，切实加强制度的规范与完善，是高校队公文处理的管理更加科学化、规范化，为高校的跨越式发展铺平道路。
参考文献：
[1]程洁，李龙济，窦浩.高校OA办公系统建设中应考虑的几点问题[J].科技创新导报，2010（18）：42-44.
[2] 王良鹏.OA系统对高校行政公文处理的影响[J].内蒙古民族大学学报，2011（11）：39-40.
[3] 张飞.高校OA系统建设的难点及对策分析[J].高教与经济，2008（6）：34-37.