论文部分内容阅读
摘 要：公文是高校处理公务、行政决策的规范表达和集中体现，关乎高校的形象和执行力。公文培训不仅有利于迅速提升公文质量，统一办公规范，降低行政成本，提升工作效能，还能及时贯彻上级机关对于高校公文工作的新要求，有着极为重要的现实意义。面对信息化、多元化、智能化的工作环境，高校公文培训工作也应随着时代的变化和个人需求，在理念、模式、机制等方面推陈出新，切实提高公文处理及操作能力，更好地为高水平大学建设服务。
关键词：公文培训；流程；模式；机制
一、高校公文处理工作的特点及存在的问题
公文处理主要包括收文处理和发文处理。随着高校的快速发展，公文数量日益增多，工作要求不断加大，也会不可避免地存在一些问题。根据笔者从业实践来看，相对于政府机关、企业公文，高校公文具有以下特点：
1.公文处理的架构和体制不同。除学校办公室外，其他部门的公文处理基本都是由兼职人员操作，且公文处理人员流动性强。此外，学校办公室和学院办公室、职能部门办公室的公文人员彼此之间没有隶属关系，只是业务指导关系，这就造成了多种架构和体制共存的局面。
2.部门对于发文的需求不同。发文需求表现在数量需求和文体需求上。就数量而言，有的部门发文较多，有的部门发文相对较少，分布比较明确，而且不同的主办部门常发的文体也不尽相同。
3.公文的规范问题。公文的规范问题很难做到一锤定音。学院通常有针对院系特点和制度的特殊规定，难免出现部分规定与学校规定不一致的情况。因此，如果院系或部门拟稿人没有专门进行学习，流程、内容或格式不符合学校统一要求的现象就会屡见不鲜。
4.人员业务能力参差不齐。调研显示，多数基层机关的文秘人员均非专业人员，未接受过系统的公文写作、处理的业务培训。这类人员公文写作基础不牢固，对相关规定一知半解，从而影响公文处理的效率。
二、高校公文培训目标及原则
公文培训对于提高高校公文水平有着极其重要的作用。对高校办公室文员的培训应着力增强三个方面的能力：一是对政策的理解和把握能力，二是对学校全局和中心工作的研究能力，三是公文审核、写作等方面的业务能力。公文培训应当针对高校公文培训的特点，制定个性化的培训内容。
1.对口培训原则。一要针对不同的部门架构或者体制，进行对口培训，保证培训人员深入了解自己领域对应的公文处理制度和相关内容，从而能够从容应对多种架构和体制共存带来的问题。二要理论联系实际，讲究实用性。在培训时，不必系统地讲授公文写作和处理的理论，要联系实际工作有针对性地解决各种具体问题，使培训最大限度地入脑、入心，不留死角和漏洞。
2.针对性原则。针对发文需求的不同，有针对性地选择培训力度和深度。发文较多的部门，对于公文培训的需求也会随之增加，从而需要更大的培训强度。相对来讲，发文较少的部门则可以减轻培训力度，缩小培训范围。
3.分块化原则。公文规范培训要尽量分块化，针对不同部门的特点和要求，选择性地准备培训材料，并且在培训过程中加强相关规范的讲解力度，从而提高培训人员的认识和效率。
三、高校公文培训的注意事项
1.培训流程。培训流程是整个培训工作的核心，是培训能否顺利进行并达到预期效果的重要环节。
（1）培训开始前，应确定培训人员范围，征求参训人员的意见，分析参训人员的知识、技能和文化现状，填写培训需求调查表。根据人员范围做好培训前的调研，以便了解培训人员的需求。此外，培训对象不要局限于院系和部门文秘，要覆盖到公文办理的整个过程。
（2）充分了解调查对象及其需求之后，要制定目标和计划，选定培训方法。明确培训目标、培训课程、培训时间、培训方式及所需培训资源。
（3）培训结束后要对考核结果和后期成效进行评估。检查培训工作的有效性，进行必要的经验总结，改进今后的培训工作。
2.培训模式。灵活多样的形式和方法是增强培训效果的关键。目前，大多数培训都采用讲授型，即聘请专家或者专业人员准备材料进行讲解。这种传统的形式虽然久经考验，被广泛认可，但也存在不足之处。尤其是文字培训等类别的授课，没有太多生动的内容，容易使学习者产生倦怠情绪，注意力难以集中，从而影响培训的成效。多样化、现代化、新颖化的培训模式是当前及以后的发展趋势。
（1）拓展培训载体。随着电脑技术以及网络的发展，办公无纸化、信息化已经成为一种趋势。因此，电子网络化培训既顺应了教学的新时代要求，也在某种程度上给人以新鲜感，增加了学习的兴趣。公文管理工作的随时性、流程化决定了难以集中培训。为此，除传统培训形式外，还可以发挥网络优势，在内部办公网设置公文专栏作为大家交流和学习的阵地。这种方式可展示海量内容，通过多媒体进行生动展示，并可随时随地学习，是未来员工培训的一个方向。网络化沟通能够及时反映问题，弥补公文人员沟通能力的不足，是网络化培训方式的有效补充。
（2）灵活安排培训时间。培训时间要兼顾单位和个人的需求。一部分服务对象认为工作时间应该付出劳动，培训学习是为了提升员工的知识技能，不应该安排在工作时间。而职员则认为参加培训是为了更好地为学校服务，应该安排在上班时间内。这样，在高校安排培训时间往往会遇到这样的矛盾，难以实施培训计划。培训时间的选取不仅影响培训人员的心情和精神状态，也对最终效果有很大的影响。因此，为节省被培训人的时间，我们可以灵活处理，采用与其他培训会或相关会议套开的方式。
（3）培训方法上，要长期与短期结合，集中学习和自学相结合。遵循理论联系实际、讲授与研讨并重的原则，使培训更加生动，深入人心，达到事半功倍的效果。
（4）创新培训教学方法。即使采用了现代化网络进行授课，一味地语言讲解也会使培训者产生困乏感，降低学习的积极性。因此，可以在授课时灵活使用以下方法，达到语言和行动相匹配，理论与实际相结合的效果。
a.案例型。案例型培训取材于公文处理过程中，对比较容易混淆或出错的环节进行分析，内容真实、生动，容易吸引人的注意力，使受训人员快速理解、接受，同时也帮助学员解决平时工作中遇到的问题。讲解中还可以互相交流，发现问题及时解决。这种形式对讲师的材料采集、编写以及教学要求较高。此外，培训的课件要花心思准备，尤其要明显标注错误案例，不能在被培训人的脑海中强化错误。
b.演练型（实习型）。演练型培训要求学员参与到某一培训环节中，模拟公文处理过程中某个场景进行实际演练，重点在于增强受训人员的动手操作能力和增加互动。在此过程中，学员不仅能学到相关的培训内容，还能切身体验实际可能遇到的各种问题，探究处理技巧，深入理解内容含义，在模拟中掌握应用操作，具有很高的效率。
c.活动型。活动型培训寓教于乐，通过在培训过程中编排各种生动有趣的活动传授给受训人员相关知识。可以进行培训游戏，讲授培训故事，制作培训漫画展览等活动。采取这些形式可以活跃培训气氛，调剂学员的精神状态，使本来条条框框的东西以通俗易懂的视觉形式表达出来，在活动中强化了受训人员的各种工作意识，有利于更好地将学习内容应用到实践中。
3.建立公文培训后的长效监督、跟踪及互动机制，保证培训效果。各高校目前虽然已经建立了办文环节之间的监督，但只能起到一时的监督作用，缺乏长效的监督机制。在机制建设方面，一是要有规范、稳定、配套的制度体系，二是要有推动制度正常运行的“动力源”，即要有出于自身利益而积极推动和监督制度运行的组织和个体。可以实行日常监督检查的办法，对日常公文处理、工作处理结果进行选择性检查，也可以采取考察和调查等形式。此外，还可以将检查考核的结果和个人绩效挂钩，确保培训效果的持续性。
参考文献：
[1]谢凌香.高校公文处理存在的问题及对策探析[J].辽宁行政学院学报，2012（5）：140-141.
[2]刘星.高校公文处理工作常见问题刍议[J].秘书之友，2013（6）：31-32.
[3]陈思.混合式培训中网络培训个性化策略研究[D].沈阳：沈阳师范大学，2013.
关键词：公文培训；流程；模式；机制
一、高校公文处理工作的特点及存在的问题
公文处理主要包括收文处理和发文处理。随着高校的快速发展，公文数量日益增多，工作要求不断加大，也会不可避免地存在一些问题。根据笔者从业实践来看，相对于政府机关、企业公文，高校公文具有以下特点：
1.公文处理的架构和体制不同。除学校办公室外，其他部门的公文处理基本都是由兼职人员操作，且公文处理人员流动性强。此外，学校办公室和学院办公室、职能部门办公室的公文人员彼此之间没有隶属关系，只是业务指导关系，这就造成了多种架构和体制共存的局面。
2.部门对于发文的需求不同。发文需求表现在数量需求和文体需求上。就数量而言，有的部门发文较多，有的部门发文相对较少，分布比较明确，而且不同的主办部门常发的文体也不尽相同。
3.公文的规范问题。公文的规范问题很难做到一锤定音。学院通常有针对院系特点和制度的特殊规定，难免出现部分规定与学校规定不一致的情况。因此，如果院系或部门拟稿人没有专门进行学习，流程、内容或格式不符合学校统一要求的现象就会屡见不鲜。
4.人员业务能力参差不齐。调研显示，多数基层机关的文秘人员均非专业人员，未接受过系统的公文写作、处理的业务培训。这类人员公文写作基础不牢固，对相关规定一知半解，从而影响公文处理的效率。
二、高校公文培训目标及原则
公文培训对于提高高校公文水平有着极其重要的作用。对高校办公室文员的培训应着力增强三个方面的能力：一是对政策的理解和把握能力，二是对学校全局和中心工作的研究能力，三是公文审核、写作等方面的业务能力。公文培训应当针对高校公文培训的特点，制定个性化的培训内容。
1.对口培训原则。一要针对不同的部门架构或者体制，进行对口培训，保证培训人员深入了解自己领域对应的公文处理制度和相关内容，从而能够从容应对多种架构和体制共存带来的问题。二要理论联系实际，讲究实用性。在培训时，不必系统地讲授公文写作和处理的理论，要联系实际工作有针对性地解决各种具体问题，使培训最大限度地入脑、入心，不留死角和漏洞。
2.针对性原则。针对发文需求的不同，有针对性地选择培训力度和深度。发文较多的部门，对于公文培训的需求也会随之增加，从而需要更大的培训强度。相对来讲，发文较少的部门则可以减轻培训力度，缩小培训范围。
3.分块化原则。公文规范培训要尽量分块化，针对不同部门的特点和要求，选择性地准备培训材料，并且在培训过程中加强相关规范的讲解力度，从而提高培训人员的认识和效率。
三、高校公文培训的注意事项
1.培训流程。培训流程是整个培训工作的核心，是培训能否顺利进行并达到预期效果的重要环节。
（1）培训开始前，应确定培训人员范围，征求参训人员的意见，分析参训人员的知识、技能和文化现状，填写培训需求调查表。根据人员范围做好培训前的调研，以便了解培训人员的需求。此外，培训对象不要局限于院系和部门文秘，要覆盖到公文办理的整个过程。
（2）充分了解调查对象及其需求之后，要制定目标和计划，选定培训方法。明确培训目标、培训课程、培训时间、培训方式及所需培训资源。
（3）培训结束后要对考核结果和后期成效进行评估。检查培训工作的有效性，进行必要的经验总结，改进今后的培训工作。
2.培训模式。灵活多样的形式和方法是增强培训效果的关键。目前，大多数培训都采用讲授型，即聘请专家或者专业人员准备材料进行讲解。这种传统的形式虽然久经考验，被广泛认可，但也存在不足之处。尤其是文字培训等类别的授课，没有太多生动的内容，容易使学习者产生倦怠情绪，注意力难以集中，从而影响培训的成效。多样化、现代化、新颖化的培训模式是当前及以后的发展趋势。
（1）拓展培训载体。随着电脑技术以及网络的发展，办公无纸化、信息化已经成为一种趋势。因此，电子网络化培训既顺应了教学的新时代要求，也在某种程度上给人以新鲜感，增加了学习的兴趣。公文管理工作的随时性、流程化决定了难以集中培训。为此，除传统培训形式外，还可以发挥网络优势，在内部办公网设置公文专栏作为大家交流和学习的阵地。这种方式可展示海量内容，通过多媒体进行生动展示，并可随时随地学习，是未来员工培训的一个方向。网络化沟通能够及时反映问题，弥补公文人员沟通能力的不足，是网络化培训方式的有效补充。
（2）灵活安排培训时间。培训时间要兼顾单位和个人的需求。一部分服务对象认为工作时间应该付出劳动，培训学习是为了提升员工的知识技能，不应该安排在工作时间。而职员则认为参加培训是为了更好地为学校服务，应该安排在上班时间内。这样，在高校安排培训时间往往会遇到这样的矛盾，难以实施培训计划。培训时间的选取不仅影响培训人员的心情和精神状态，也对最终效果有很大的影响。因此，为节省被培训人的时间，我们可以灵活处理，采用与其他培训会或相关会议套开的方式。
（3）培训方法上，要长期与短期结合，集中学习和自学相结合。遵循理论联系实际、讲授与研讨并重的原则，使培训更加生动，深入人心，达到事半功倍的效果。
（4）创新培训教学方法。即使采用了现代化网络进行授课，一味地语言讲解也会使培训者产生困乏感，降低学习的积极性。因此，可以在授课时灵活使用以下方法，达到语言和行动相匹配，理论与实际相结合的效果。
a.案例型。案例型培训取材于公文处理过程中，对比较容易混淆或出错的环节进行分析，内容真实、生动，容易吸引人的注意力，使受训人员快速理解、接受，同时也帮助学员解决平时工作中遇到的问题。讲解中还可以互相交流，发现问题及时解决。这种形式对讲师的材料采集、编写以及教学要求较高。此外，培训的课件要花心思准备，尤其要明显标注错误案例，不能在被培训人的脑海中强化错误。
b.演练型（实习型）。演练型培训要求学员参与到某一培训环节中，模拟公文处理过程中某个场景进行实际演练，重点在于增强受训人员的动手操作能力和增加互动。在此过程中，学员不仅能学到相关的培训内容，还能切身体验实际可能遇到的各种问题，探究处理技巧，深入理解内容含义，在模拟中掌握应用操作，具有很高的效率。
c.活动型。活动型培训寓教于乐，通过在培训过程中编排各种生动有趣的活动传授给受训人员相关知识。可以进行培训游戏，讲授培训故事，制作培训漫画展览等活动。采取这些形式可以活跃培训气氛，调剂学员的精神状态，使本来条条框框的东西以通俗易懂的视觉形式表达出来，在活动中强化了受训人员的各种工作意识，有利于更好地将学习内容应用到实践中。
3.建立公文培训后的长效监督、跟踪及互动机制，保证培训效果。各高校目前虽然已经建立了办文环节之间的监督，但只能起到一时的监督作用，缺乏长效的监督机制。在机制建设方面，一是要有规范、稳定、配套的制度体系，二是要有推动制度正常运行的“动力源”，即要有出于自身利益而积极推动和监督制度运行的组织和个体。可以实行日常监督检查的办法，对日常公文处理、工作处理结果进行选择性检查，也可以采取考察和调查等形式。此外，还可以将检查考核的结果和个人绩效挂钩，确保培训效果的持续性。
参考文献：
[1]谢凌香.高校公文处理存在的问题及对策探析[J].辽宁行政学院学报，2012（5）：140-141.
[2]刘星.高校公文处理工作常见问题刍议[J].秘书之友，2013（6）：31-32.
[3]陈思.混合式培训中网络培训个性化策略研究[D].沈阳：沈阳师范大学，2013.