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图书采购招标的背景
2003年实施的《中华人民共和国政府采购法》（以下称《政府采购法》）规定，重大项目的采购过程应由国家有关部门负责，对其采购行为依法进行管理和监督。高校图书馆的经费主要来自财政拨款，无论资金来源还是资金数量，其书刊采购都应纳入政府采购范畴。《政府采购法》的实施，为图书招标采购提供了法律依据。为了适应形势发展的要求，近几年来高校图书馆纷纷采用图书招标采购，规范图书采购管理，并将其纳入法制化轨道。
图书市场的繁荣与竞争。随着图书发行市场的不断活跃和繁荣，业内竞争日益激烈：出版社从原来的100多家发展到现在的573家，图书发行由传统的新华发行集团一统天下发展到国有新华书店、出版社、书商、民营书店共同参与，图书品种以每年14.8%的速度递增。图书馆作为常规性的图书采购大户，自然成为众多书商争夺的对象。为规范市场运作，越来越多的高校图书馆采取图书招标采购。
高等教育的不断发展、文献需求的多样化、文献需求量的增加要求图书馆采取更规范、更有效的图书采购方式。教学科研的多样化使文献需求呈现多样化；近几年高校的持续不断的扩招，学生以及教师队伍的不断壮大，使文献需求量日益增加。高校的合并、分馆及大学城的建设、211工程及教学评估建设使许多高校图书馆为建设与之相适应的馆藏而不同程度地增加了购书经费。上述情况对图书馆采购图书的数量和质量提出了更高要求。为了寻求最佳采购途径，规范采购流程，使有限的经费发挥最大效益，图书招标采购成为图书馆的最佳选择。
图书招标的优点
健全了财政制度，规范了图书购置费的科学管理，使图书采购资金得到保障，避免被挤占和挪用。
降低了图书采购成本，提高了图书采购资金的使用效益。图书招标采购，引入了市场竞争机制，书商的价格让步使图书馆可以用较少资金购入较多图书，提高了图书采购资金的使用效益。
遏制了图书采购中的不正当交易等腐败现象，提高了图书采购资金使用的透明度，促进了廉政建设。图书招标在公开、公平、公正的原则下进行，整个采购过程在参与各方共同监督下完成，增强了图书采购的透明度，从源头上遏制了腐败现象的发生，有利于廉政建设。
有利于图书馆选择资信优良的供货商，并获得更多配套服务。图书馆通过招标，可以吸引众多书商参与竞争，经过评标委员会评审，选出资质优良的合作伙伴，有效地保障了文献资源建设的质量；而书商为了中标，也尽可能地提供更多配套服务，例如配送采访数据、编目数据、提供图书加工服务等，极大地提高工作效率，并使图书馆可以集中更多的人力从事其他业务工作。
有利于扩大图书馆的采购范围，获得更完整的书目信息。通过招标，选择资质优良的书商，可以获得较为完整的书目信息并完成相应的图书采购，拓宽了图书馆的采购渠道，保障了图书的质量。
以《政府采购法》为法律依据，以采购合同为行动指南，有利于保障图书馆和供货商的合法利益，有利于营造公开、公平、公正的市场环境。
当前图书招标存在的突出问题
当前图书招标还在试行阶段，尚未得到有效的普及和推广；招标程序尚未成熟，积累的经验尚不丰富，在执行过程中还存在很多缺陷：
经济效益与采购质量的关系不明确，过于注重采购图书的折扣，而对其他更为重要的选择指标，例如图书质量、到书率、到书时间以及服务质量等有所忽略。图书是一种特殊的商品，图书采购有别于其他商品的采购，但是图书招标主管部门往往把它和别的商品采购等同起来，导致谁的优惠率高谁中标，而一些进货渠道正规，服务完善而运营成本相对较高，能提供的优惠率较低的供货商中不了标。
影响图书馆日常采购业务。图书招标从拟定标书、公布招标项目、书商递交标书、评审委员会开标、评标、选定合作书商、签订相关合同等一系列法定程序，一般需要相当长时间。在这段时间里，由于供货商不确定，图书馆日常采购业务只能暂停运作，由此影响图书馆信息资源建设的连续性。不仅如此，由于前期工作被耽搁，容易造成工作积压，影响全年工作进展。
参与投标的供货商为了中标，尽可能地提供优惠率，同时承诺标的项目的要求，一旦中标后，为了实现最佳商业利润，从各个方面降低成本，例如，提供的书目信息量大、到货率高的大都是社科类的大众化图书，而专业性较强的科技类图书不管是书目信息量还是到货率都相对较低，服务质量也未完全按照承诺执行，使图书馆的采购工作陷入被动局面。
图书招标控制
（一）控制原则 规范化控制原则：遵循《政府采购法》进行图书招标采购就是为了规范图书采购行为，因此，图书招标工作必须在《政府采购法》及相关法律法规指导和约束下进行。
公正、公平、公开原则：在统一的招标原则、评审标准下进行公平竞争，选择符合图书馆信息资源建设需求的供货商，在规定范围内公开招标过程及招标结果。
（二）控制范围 图书招标的范围及数量一般在制定标书前已经明确，因此，招标控制的范围主要针对供货商。图书馆必须根据各供货商的经营实力，从“注册资金、经营规模、从事出版物批发销售年限”等方面加以控制。在审核供货商是否有资格参与投标时，除了要求供货商出具营业执照、注册资金、相关的财务报表等资料外，还应要求供货商提供可提供的图书专业类别品种、有直接业务联系的出版社名单以及该供货商与其他图书馆合作的案例等相关文件。图书馆根据这些资料，可以大体掌握供货商的实力。
（三）控制措施
1.明确经济效益与采购质量的关系。
实施招标控制，必须将采购质量放在首位。评审供货商供货资格时，必须明确：价格（优惠率）不是唯一的尺度，应选择信誉良好、有经济实力、渠道畅通或在某一领域有优势的供货商。只有在具有同等实力、能提供同等水平的供货质量、服务质量的供货商中，再从价格优惠率的角度进行筛选。选出性价比最优、符合图书馆实际需求的图书供货商，才能保证图书馆的进书质量。
2.提前规划招标采购计划。
图书馆年度购书经费预算一般在年初下达，而采购支持的馆藏建设是一种持续过程。招标不应成为图书采购的障碍。因此，图书馆应督促相关部门尽快做出年度购书经费预算，同时提前做好招标计划，在最短时间内完成图书招标，以最快速度开始年度图书采购。
3.积极参与招标过程。
为了避免图书招标出现价格（优惠率）至上，保障图书采购质量，图书馆应经常与上级主管部门沟通，阐明图书采购与其他设备采购的差异以及图书采购的特点，积极争取多派专家、专业技术人员参与图书招标全过程，说服主管部门真正实践既看折扣又看服务的基本原则，以便在保证公平、公正的原则基础上，选择能满足本馆实际需求的供货商，制订能最大限度保障本馆图书采购利益的供货协议，以切实保证图书馆图书采购任务顺利完成。
4.供货商的控制。
图书馆必须根据各供货商的各自优势，选择若干家能够优势互补的供货商。由于全国各类出版社有几百家，任何一个供货商都不可能包罗所有出版社的图书，为了追求利益的最大化，他们的供书类型、书源渠道都有所侧重，如果选择的供货商不适宜，所进图书将会出现专业缺口，影响馆藏质量。因此，必须根据各供货商的书源优势、地域优势，在合理搭配的情况下，划分各供货商的供货范围（如按地域划分或按出版社划分），力求所选择的供货商能形成一个书源广泛、品种齐全、有所侧重的供货网络。此外，图书馆选择的供货商，只是保证其供货资格，并非与其签订销售合同，图书馆在履行协议时，应比较各供货商的货源质量和服务水平，在图书配额上向质优者倾斜，使其在相互比较、相互竞争中，最大限度地保证图书馆进书质量。必须强调的是，在合同实施及监控过程中，应将各书商服务的各类问题分别记录在案，为以后招标提供基础。发现偷工减料和提供盗版图书等行为的书商，在以后招标中应取消其投标资格。
5.项目要求的控制。
在拟定图书招标标书及签订供货协议时，必须明确提出招标项目的具体要求，这是执行合同过程中最主要、最直接的依据。
①数据要求
采访数据直接关系到采访的图书质量，必须坚持要求供货商提供的数据与其承诺可提供的图书类别以及出版社相符，要求其提供的数据与本馆的采访系统兼容，以保证其数据顺利转入。还应及时更新书目订单数据，要求供货商根据其供货职责及时更新采访数据，使图书馆及时掌握最新出版信息，防止供货商提供时效性差、纯社科类、阅读对象等级不高的采访数据。
编目数据决定馆藏图书的利用率。必须坚持要求每种书都有符合标准的完整的MARC编目数据，以及与本馆系统兼容的数据格式以保证顺利倒入。对于有倒入问题的数据，供货商应提供图书馆所需的数据格式，防止出现数据不全或丢失。如果图书馆采购任务重、时间紧，急需供货商尽快送书时，可要求供货商滚动发送编目数据。
②货物要求
图书馆必须坚持要求供货商所发图书全部为正版图书；按订单发的书，要求保证到书率及订准率，严禁搭配图书；图书馆要求配送的图书，应按要求配送并允许一定的退货率；装帧有问题的图书，供货商应无条件退换；规定订单到货时间及现采到货时间；规定送货地点及包装、送货清单要求等。
③服务要求
目前，图书招标大都要求供货商提供图书加工服务，包括加盖馆藏章，贴条形码、磁条、书标等。因此，有必要详细列出这些加工所需的材料、操作要求以及所需费用的承担者，以明确招、投标双方的责任。图书加工若在馆外进行，图书馆就无法对其过程形成有效监管，无法及时发现并有效制止图书加工中的偷工减料行为。因此，应要求供货商派人到图书馆进行加工并接受图书馆工作人员的指导。
2003年实施的《中华人民共和国政府采购法》（以下称《政府采购法》）规定，重大项目的采购过程应由国家有关部门负责，对其采购行为依法进行管理和监督。高校图书馆的经费主要来自财政拨款，无论资金来源还是资金数量，其书刊采购都应纳入政府采购范畴。《政府采购法》的实施，为图书招标采购提供了法律依据。为了适应形势发展的要求，近几年来高校图书馆纷纷采用图书招标采购，规范图书采购管理，并将其纳入法制化轨道。
图书市场的繁荣与竞争。随着图书发行市场的不断活跃和繁荣，业内竞争日益激烈：出版社从原来的100多家发展到现在的573家，图书发行由传统的新华发行集团一统天下发展到国有新华书店、出版社、书商、民营书店共同参与，图书品种以每年14.8%的速度递增。图书馆作为常规性的图书采购大户，自然成为众多书商争夺的对象。为规范市场运作，越来越多的高校图书馆采取图书招标采购。
高等教育的不断发展、文献需求的多样化、文献需求量的增加要求图书馆采取更规范、更有效的图书采购方式。教学科研的多样化使文献需求呈现多样化；近几年高校的持续不断的扩招，学生以及教师队伍的不断壮大，使文献需求量日益增加。高校的合并、分馆及大学城的建设、211工程及教学评估建设使许多高校图书馆为建设与之相适应的馆藏而不同程度地增加了购书经费。上述情况对图书馆采购图书的数量和质量提出了更高要求。为了寻求最佳采购途径，规范采购流程，使有限的经费发挥最大效益，图书招标采购成为图书馆的最佳选择。
图书招标的优点
健全了财政制度，规范了图书购置费的科学管理，使图书采购资金得到保障，避免被挤占和挪用。
降低了图书采购成本，提高了图书采购资金的使用效益。图书招标采购，引入了市场竞争机制，书商的价格让步使图书馆可以用较少资金购入较多图书，提高了图书采购资金的使用效益。
遏制了图书采购中的不正当交易等腐败现象，提高了图书采购资金使用的透明度，促进了廉政建设。图书招标在公开、公平、公正的原则下进行，整个采购过程在参与各方共同监督下完成，增强了图书采购的透明度，从源头上遏制了腐败现象的发生，有利于廉政建设。
有利于图书馆选择资信优良的供货商，并获得更多配套服务。图书馆通过招标，可以吸引众多书商参与竞争，经过评标委员会评审，选出资质优良的合作伙伴，有效地保障了文献资源建设的质量；而书商为了中标，也尽可能地提供更多配套服务，例如配送采访数据、编目数据、提供图书加工服务等，极大地提高工作效率，并使图书馆可以集中更多的人力从事其他业务工作。
有利于扩大图书馆的采购范围，获得更完整的书目信息。通过招标，选择资质优良的书商，可以获得较为完整的书目信息并完成相应的图书采购，拓宽了图书馆的采购渠道，保障了图书的质量。
以《政府采购法》为法律依据，以采购合同为行动指南，有利于保障图书馆和供货商的合法利益，有利于营造公开、公平、公正的市场环境。
当前图书招标存在的突出问题
当前图书招标还在试行阶段，尚未得到有效的普及和推广；招标程序尚未成熟，积累的经验尚不丰富，在执行过程中还存在很多缺陷：
经济效益与采购质量的关系不明确，过于注重采购图书的折扣，而对其他更为重要的选择指标，例如图书质量、到书率、到书时间以及服务质量等有所忽略。图书是一种特殊的商品，图书采购有别于其他商品的采购，但是图书招标主管部门往往把它和别的商品采购等同起来，导致谁的优惠率高谁中标，而一些进货渠道正规，服务完善而运营成本相对较高，能提供的优惠率较低的供货商中不了标。
影响图书馆日常采购业务。图书招标从拟定标书、公布招标项目、书商递交标书、评审委员会开标、评标、选定合作书商、签订相关合同等一系列法定程序，一般需要相当长时间。在这段时间里，由于供货商不确定，图书馆日常采购业务只能暂停运作，由此影响图书馆信息资源建设的连续性。不仅如此，由于前期工作被耽搁，容易造成工作积压，影响全年工作进展。
参与投标的供货商为了中标，尽可能地提供优惠率，同时承诺标的项目的要求，一旦中标后，为了实现最佳商业利润，从各个方面降低成本，例如，提供的书目信息量大、到货率高的大都是社科类的大众化图书，而专业性较强的科技类图书不管是书目信息量还是到货率都相对较低，服务质量也未完全按照承诺执行，使图书馆的采购工作陷入被动局面。
图书招标控制
（一）控制原则 规范化控制原则：遵循《政府采购法》进行图书招标采购就是为了规范图书采购行为，因此，图书招标工作必须在《政府采购法》及相关法律法规指导和约束下进行。
公正、公平、公开原则：在统一的招标原则、评审标准下进行公平竞争，选择符合图书馆信息资源建设需求的供货商，在规定范围内公开招标过程及招标结果。
（二）控制范围 图书招标的范围及数量一般在制定标书前已经明确，因此，招标控制的范围主要针对供货商。图书馆必须根据各供货商的经营实力，从“注册资金、经营规模、从事出版物批发销售年限”等方面加以控制。在审核供货商是否有资格参与投标时，除了要求供货商出具营业执照、注册资金、相关的财务报表等资料外，还应要求供货商提供可提供的图书专业类别品种、有直接业务联系的出版社名单以及该供货商与其他图书馆合作的案例等相关文件。图书馆根据这些资料，可以大体掌握供货商的实力。
（三）控制措施
1.明确经济效益与采购质量的关系。
实施招标控制，必须将采购质量放在首位。评审供货商供货资格时，必须明确：价格（优惠率）不是唯一的尺度，应选择信誉良好、有经济实力、渠道畅通或在某一领域有优势的供货商。只有在具有同等实力、能提供同等水平的供货质量、服务质量的供货商中，再从价格优惠率的角度进行筛选。选出性价比最优、符合图书馆实际需求的图书供货商，才能保证图书馆的进书质量。
2.提前规划招标采购计划。
图书馆年度购书经费预算一般在年初下达，而采购支持的馆藏建设是一种持续过程。招标不应成为图书采购的障碍。因此，图书馆应督促相关部门尽快做出年度购书经费预算，同时提前做好招标计划，在最短时间内完成图书招标，以最快速度开始年度图书采购。
3.积极参与招标过程。
为了避免图书招标出现价格（优惠率）至上，保障图书采购质量，图书馆应经常与上级主管部门沟通，阐明图书采购与其他设备采购的差异以及图书采购的特点，积极争取多派专家、专业技术人员参与图书招标全过程，说服主管部门真正实践既看折扣又看服务的基本原则，以便在保证公平、公正的原则基础上，选择能满足本馆实际需求的供货商，制订能最大限度保障本馆图书采购利益的供货协议，以切实保证图书馆图书采购任务顺利完成。
4.供货商的控制。
图书馆必须根据各供货商的各自优势，选择若干家能够优势互补的供货商。由于全国各类出版社有几百家，任何一个供货商都不可能包罗所有出版社的图书，为了追求利益的最大化，他们的供书类型、书源渠道都有所侧重，如果选择的供货商不适宜，所进图书将会出现专业缺口，影响馆藏质量。因此，必须根据各供货商的书源优势、地域优势，在合理搭配的情况下，划分各供货商的供货范围（如按地域划分或按出版社划分），力求所选择的供货商能形成一个书源广泛、品种齐全、有所侧重的供货网络。此外，图书馆选择的供货商，只是保证其供货资格，并非与其签订销售合同，图书馆在履行协议时，应比较各供货商的货源质量和服务水平，在图书配额上向质优者倾斜，使其在相互比较、相互竞争中，最大限度地保证图书馆进书质量。必须强调的是，在合同实施及监控过程中，应将各书商服务的各类问题分别记录在案，为以后招标提供基础。发现偷工减料和提供盗版图书等行为的书商，在以后招标中应取消其投标资格。
5.项目要求的控制。
在拟定图书招标标书及签订供货协议时，必须明确提出招标项目的具体要求，这是执行合同过程中最主要、最直接的依据。
①数据要求
采访数据直接关系到采访的图书质量，必须坚持要求供货商提供的数据与其承诺可提供的图书类别以及出版社相符，要求其提供的数据与本馆的采访系统兼容，以保证其数据顺利转入。还应及时更新书目订单数据，要求供货商根据其供货职责及时更新采访数据，使图书馆及时掌握最新出版信息，防止供货商提供时效性差、纯社科类、阅读对象等级不高的采访数据。
编目数据决定馆藏图书的利用率。必须坚持要求每种书都有符合标准的完整的MARC编目数据，以及与本馆系统兼容的数据格式以保证顺利倒入。对于有倒入问题的数据，供货商应提供图书馆所需的数据格式，防止出现数据不全或丢失。如果图书馆采购任务重、时间紧，急需供货商尽快送书时，可要求供货商滚动发送编目数据。
②货物要求
图书馆必须坚持要求供货商所发图书全部为正版图书；按订单发的书，要求保证到书率及订准率，严禁搭配图书；图书馆要求配送的图书，应按要求配送并允许一定的退货率；装帧有问题的图书，供货商应无条件退换；规定订单到货时间及现采到货时间；规定送货地点及包装、送货清单要求等。
③服务要求
目前，图书招标大都要求供货商提供图书加工服务，包括加盖馆藏章，贴条形码、磁条、书标等。因此，有必要详细列出这些加工所需的材料、操作要求以及所需费用的承担者，以明确招、投标双方的责任。图书加工若在馆外进行，图书馆就无法对其过程形成有效监管，无法及时发现并有效制止图书加工中的偷工减料行为。因此，应要求供货商派人到图书馆进行加工并接受图书馆工作人员的指导。