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近年来，电子信息技术取得飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。随着先进的技术和管理方式的运用而产生了大量的电子文件，各单位使用办公自动化管理系统替代了以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作直接在计算机上办理，文件从产生到处理完毕几乎可以不使用纸和笔。从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段仍应由档案部门集中统一管理。