前两天看一同事端坐电脑前，两眼紧盯屏幕，口中念念有词。我还以为这家伙在练什么功呢，一问才知道，是领导交待给他一项任务，要他查找一份Excel表格的姓名列中是否有重复数据。这个任务虽然听起来很简单，但是这份表格中记录了两千多个姓名信息。同事把该列按姓名排序，然后正从上到下一个一个地核对单元格呢。两千多还没完成一小半，这两眼就已经有发花的感觉了。
　　听起来这项任务不难呀？按说Excel功能强大，不会让咱们费这么多拙功夫的，更何况同事用的还是Excel 2007。好歹咱也是同事们眼中的“办公高手”，不能眼看同事受难不管。想到这里，我推开同事，对着表格细细研究一番。呵呵，办法还真有，而且完成这项任务的方法还不只一个。
　　
　　一、条件格式法
　　
　　姓名列是A列，从A1单元格开始，共有两千多个单元格。想到同事的任务要求只是查找一下这些重复数据而已，所以，用条件格式的方法是完全可以行得通的。
　　单击A列的列标选中全部A列单元格，然后，点击功能区“开始”选项卡中“条件格式”下方的小三角形，然后在弹出的菜单中点击“新建规则”命令，如图1所示。
　　在打开的“新建格式规则”对话框中，首先在“选择规则类型”列表中单击“使用公式确定要设置格式的单元格”，然后在“为符合此公式的值设置格式”下方的输入框中输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)>1”，再点击下方的“格式”按钮，如图2所示。在打开的“设置单元格格式”对话框中，设置好单元格的格式，比如指定一种醒目的颜色填充相应单元格。确定后，就可以看到，那些重复数据所在单元格都填充上了相应的颜色了。如果我们修改重复数据使它们不再相同，那么，单元格的填充颜色会自动消除，非常方便。
　　
　　二、数据有效性法
　　
　　我们还可以圈出那些重复数据单元格，就象我们通常在纸质表格上做的一样。那么就会用到数据有效性了。
　　仍然选中A列所有单元格。点击功能区“数据”选项卡中的“数据有效性”下方的小三角形，在弹出的菜单中选择“数据有效性”命令，如图3所示。
　　在打开的“数据有效性”对话框中点击“设置”选项卡。然后在“允许”下方的下拉列表中选择“自定义”，在下方的“公式”输入框中输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)=1”，如图4所示。确定。
　　是不是数据区域没有什么变化？别着急，还没完成呢。现在再点击功能区“数据→数据有效性”下方的小三角，在弹出的菜单中点击“圈释无效数据”命令，现在看到效果了吧？所有重复数据都被圈出来了。
　　要注意的是，被圈出来的数据不会自动去掉圈释符号，即使我们修改那些重复数据使它们不再相同也不行。要想去掉圈释符号，须再点击“数据有效性”菜单中的“清除无效数据标识圈”命令。从这一点上讲，这个方法不如条件格式方法来得更方便。
　　
　　三、公式排序法
　　
　　您肯定已经看出来了，其实我们就是在利用COUNTIF函数在完成我们的任务。因此，我们当然可以直接利用此函数统计每个姓名出现的次数，那些大于1的当然就是重复的了。
　　点击工作表的B2单元格，输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)”，按下回车键，就可以得到A1单元格中姓名在A列中出现的次数了。现在再选中B2单元格，然后拖动其填充句柄，向下复制公式直到A列最后一个单元格。好了，所有的姓名出现频率统计出来了。
　　如果需要，我们只需要按B列数据从大到小降序排序，并以A列数据为第二关键词，那么，就会使重复数据都位于表格的最前面了，如图5所示。
　　好了，不知道您会不会有这样的任务呢？如果也会遇到，那么上面的三种方法一定会让您倍感轻松的。
　　注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。