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认证检测市场是我国上个世纪九十年代发展起来的新兴市场,随着我国经济的迅速发展,认证检测市场呈现出极大的发展潜力和广阔的发展前景。但是认证检测企业销售与收款内部控制还是比较薄弱,收入流失严重,小金库现象非常普遍。笔者认为《企业内部控制基本规范》为企业的销售与收款内部控制活动提供一个较好的理论框架和参考依据,利用“五要素”来研究、分析认证检测企业销售与收款内部控制风险,找出关键控制点,制订合理的控制措施,这对于提高认证检测企业的经济效益,实现资产保值增值具有重要的意义。
一、 认证检测企业销售与收款内部控制现状
目前,我国认证检测企业销售与收款内部控制现状不容乐观,对内部控制认识不到位、风险防范意识比较弱,合同纠纷时有发生、认证检测报告差错率较高,收入确认标准不规范,收入私存小金库现象普遍,应收账款坏账风险较高等,综合起来销售与收款内部控制存在的问题主要表现在以下几个方面:
1、控制环境不健全。企业管理层对销售与收款内部控制认识不到位、意识不强;销售与收款内部控制制度建设不健全,有的根本没有制度;员工诚信度不高,工作岗位胜任能力欠缺等。
2、风险防范意识差,缺乏有效的风险管理机制。随着社会经济环境不断变化,竞争不断加剧,企业的经营风险也在不断累积,然而大多数企业还没有意识到这一点,对销售与收款过程中容易产生风险的事项不能准确辨别,对风险重视不够,缺乏有效的风险管理机制。
3、控制活动不到位,关键控制点控制不严。企业在实施控制活动中,相关的控制活动没有实施到位,没有准确找出销售与收款环节的关键控制点进行重点控制,导致控制活动失效。
4、信息流通不畅,职责不清,责任不明。信息传递不连贯,信息被管理层所控制,员工对此一无所知,部门与部门的信息沟通缺失。销售与收款内部控制相关岗位的职责和责任没有提出明确具体的要求,职责不清晰,模糊两可,出现问题互相推卸责任。
5、内部监督不被重视,监督流于形式。有的企业对销售与收款内部控制活动缺乏有效的监督或者根本没有监督,有些企业监督机制可能是好的,但由于没有人去认真考核、检查,只是搞形式、走过场,其执行效果达不到预期效果。
二、认证检测企业销售与收款控制风险“五要素”分析
1、内部环境
内部环境是企业实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。它影响着销售目标如何制定、销售与收款活动如何组织以及如何识别、评估销售与收款过程中的风险并采取行动。它还影响着控制活动、信息与沟通和内部监督措施的设计与运行。销售与收款内部控制涉及的业务部门很多,包括市场开发、客户信用管理、认证检测技术服务、报告证书管理、财务、内部审计等许多部门,如果没有一个健全的组织结构进行管理、协调、组织、监督,可能就无法保障销售与收款内部控制的正常运行。企业内部控制是一个复杂的系统工程,保证这个系统的正常运行,合理授权是必然的。一方面,授权有“度”,可以保证其经营决策的独立性和权威性,但可能会影响其经济行为的效率性和灵活性。另一方面,授权无“度”,直接制约内控制度效能的发挥,容易产生风险。出现重大舞弊经济案件的企业,很多都是授权不当引起的。
在销售与收款内部控制管理过程中,对人员的素质要求也非常重视。每个人的知识和技能因人而异,企业管理当局在考虑特定岗位人员配备时,应当充分考虑什么人干什么工作,从而在具体岗位和所需能力水平之间作出权衡,使得执行企业销售政策和程序的人员具有相应的胜任能力,这样才能保证企业整个销售与收款内部控制流程得以畅通运行,不会因为其中某个环节的堵塞或脱节而延误了销售目标实现的时间。同时,企业应当根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者管区、管户调整,防范销售人员将企业客户资源变为个人私属资源从事舞弊活动,损害企业利益的风险。
2、风险评估
风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略的过程。相对于销售与收款控制活动来讲,进行风险评估首先要确定销售目标,然后针对各种影响销售目标实现的事项进行分析,评估风险,考虑采取何种风险应对策略。销售目标设定应符合企业的销售战略,目标过低可能打击员工工作的积极性,导致资源浪费,目标过高可能增加员工工作压力,出现错误的概率增加,反尔不利于销售目标的实现。在销售与收款内部控制过程中,影响销售目标实现的事项很多,既有来自企业内部的包括组织结构、人员欺诈、内部政策修订、流程修改、系统故障、安全事故等,也有来自企业外部的包括客户信用、自然灾害、政治因素、社会因素、价格变动、竞争加剧、技术更新等。这些事项都可能会带来风险,比如合同纠纷、坏账风险、人为舞弊风险、安全隐患等。如果对这些事项识别不清,可能就会出现错误的判断,从而导致销售目标无法实现。
3、控制活动
控制活动是企业根据风险评估结果,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。控制活动贯穿于企业整个业务流程,遍及各个层次和各个职能机构。认证检测企业销售与收款整个流程大致上包括销售目标制订、合同签订审批、客户信用审查、产品认证检测、证书报告管理、收款等一系列活动,这一系列活动都可能存在潜在风险,比如合同审批不严容易产生合同纠纷,客户信用审查不严容易产生坏账,证书管理不善容易出现报告错误,收款不及时容易产生呆账等。为了保证这些活动能正常运转并防范风险,就需要对各项活动采取必要的控制措施。《基本规范》第4章第28条规定:控制措施一般包括:不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。不相容职务分离控制可以达到相互制约作用,减少发生错误与舞弊的概率从而降低风险。建立严格的授权审批机制,不仅有助于明确责任,而且可以避免越级审批和违规审批的情况发生,降低滥用权利的风险。加强会计系统控制,可以保证会计资料真实完整。在销售与收款内部控制活动中,关于现金收付、银行转账、收入确认、发票开具、往来款项清理等都需要符合相关制度的规定,否则可能出现舞弊、差错。财产保护控制通过建立财产日常管理制度和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保财产安全。在销售与收款内部控制活动中,接收客户产品样品管理不善,可能导致损失,报废,检测设备维护不好,可能导致检测工作无法正常运行。定期开展运营情况分析,对生产、购销、投资、筹资、财务等发现存在的问题,可以及时查明原因并加以改进。建立绩效考评,可以发挥市场人员的主动性,努力开拓市场。可以增强员工的工作责任感和工作热情,认认真真工作,减少工作失误。
4、信息与沟通
信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息。在销售与收款内部控制活动中,从市场人员、检测服务人员、财务人员、内部审计员、部门领导等各个层级都需要信息,以便识别、评估和应对风险,从而去经营主体和实现其销售目标。要让每位员工清楚地知道销售与收款内部控制制度的有关方面,这些方面如何生效以及在控制制度中所扮演的角色、所担负的责任、所担负的活动怎样与他人的工作发生关联等。信息沟通不畅,可能导致销售与收款环节出现差错,比如实际检测项目与客户要求不一致,报告出具不符合客户的要求,检测参数不正确,检测项目收款与合同不一致等。
5、内部监督
内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,发现内部控制缺陷,应当及时加以改进。销售与收款内部控制制度是否被切实地执行且执行的效果良好、内部控制是否能够适应新情况等,这些都可以通过监督活动来发现。没有内部监督,内部控制可能就流于形式,风险与日俱增。另外,内部监督要求赋予一定的独立权限,以确保审计监督的独立性、客观性,否则内部监督结果可能存在弊端。
三、 完善认证检测企业销售与收款控制的措施
1、完善内部控制环境
控制环境是企业进行内部控制的基础,建立一个良好的内部控制环境,对做好销售与收款环节内部控制十分重要。首先,企业领导层应加强企业经营的参与意识,根据自身的经营规模、管理模式等来建立符合自己企业的组织结构,建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,建立销售与收款业务授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理销售与收款业务。在权利和职责分配上,加强财务部门对各业务中心在销售与收款环节的监控,比如规定财务部门可以不定期到各业务中心去检查业务订单的金额,报告的发放情况、与报告相对应的收入是否全部入帐等情况。对领导、员工的培训不能仅限在经营业务上,应该更多地关注诚信和职业道德价值观的培养,“人”的正直、诚信和职业道德价值观出现问题,再好的内部控制也会失效,这是内部控制的固有局限。企业还应当建立与销售激励机制相关的人力资源政策,对销售业绩好,工作业绩突出的人员,在薪酬和职位晋升等方面应给予适当的奖励,对弄虚作假、工作业绩差的给予适当的惩戒,在内部形成一种积极进取,勇于开拓的工作作风,从而提高企业销售管理水平和市场竞争力。
2、建立客户信用管理和评估系统
销售业务人员在开拓市场时遇到的客户千差万别,在签订合同和发放报告时特别要注意风险防范。业务部门应该设立专门机构或专门人员进行客户资信管理,制定客户信用等级评分标准、根据信用等级评分标准确定赊销额度。业务部门应该根据销售及资金回笼情况对客户的资信程度进行动态管理,对客户的信用等级进行分析、评定,调整客户的授信额度。比如对资信好、老客户、重点客户,可以采用增大赊销额度的方式,对资信差、新客户、一般客户,采用降低赊销额度或不允许赊销等方式。
3、正确区分关键控制点并实施控制
认证检测业务销售与收款环节主要包括四个方面的内容:签订技术合同;检测、分析、试验;报告出具、校准、发放;收款;
第一、签订技术合同:业务部门在签订合同时,关键控制点主要包括三个:
(1)签订合同的客户是否符合本部门的信用条件;
(2)合同评审是否通过并能顺利完成合同规定的要求;
(3)合同的签订是否在规定的合同签订审批权限内。
第二、检测、分析、试验:关键控制点主要包括五个:
(1)样品管理:样品验收时要查验样品是否存在质量问题,如果有应及时通知客户更换样品。样品的出、入库是否有完整的记录,样品标识是否清晰容易辨别;待检与已检样品是否分别管理;样品的保管是否安全等。
(2)检测、分析、试验方法是否符合标准:数据处理方法、处理程序是否按照标准作业书进行操作;对非标准方法是否进行确认审核。
(3)仪器设备是否合格和正常工作:仪器设备准确度是否满足试验的要求;投入使用前是否经过计量检测;仪器设备的日常工作检查、维护和保养是否到位。
(4)检测场所是否安全:检查场所的安全设施是否有保障;有毒、有害、有放射性的物品是否妥善保管;进入实验室是否受控;检查场所是否存在消防隐患。
(5)人员资质:执行检测、分析、试验的业务人员是否具备相关技术水平并持证上岗;业务人员定期培训计划是否落实并执行。
第三、报告出具、校准、发放:关键控制点主要包括三个方面:
(1)报告的记录校准:报告的信息、格式和内容是否符合订单要求;唯一性标识是否具备;报告的相关数据、数字是否准确;报告文字是否有错字或笔误。
(2)报告的审查、审批:报告的审查、审批是否有相关责任人签字。
(3)报告的发放:与报告相关的收入是否已经到账;报告正本是否及时、快捷地传递到客户手中;报告副本是否存档、安全存放及保密;与报告相关的业务订单、实验方案、流程卡、检查记录等附加资料是否一起与报告存档。
第四、收款: 关键控制点主要包括三个方面:
(1)发票开具:发票开具是否对业务订单、报告发放记录、收费通知单、货币资金四者进行相互核对无误后开具;预先开具发票是否对业务订单、报告发放记录、收费通知单三者核对一致无误后开具;发票开具是否符合相关发票管理制度,各联次是否一次性复写。
(2)货币资金控制;销售人员应当避免接触销售现款;出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入的登记工作;单位不得由一人办理货币资金的全过程。
(3)应收账款控制:建立应收账款帐龄分析制度和逾期应收账款催收制度;建立完善的客户资料;按客户设置应收账款台账。
4、建立信息化系统和共享平台,加强信息与沟通
信息化系统能准确、全面、及时将大量数据进行收集,分类、整理,简化业务流程,改变人工处理数据的效率慢、精准度低、容易出现差错等缺陷。建立信息化系统和共享平台,各业务中心管理者可以通过信息系统迅速掌握销售与收款各个环节的执行情况,减少了委托单、流程卡、记录等资料和文件传递等中间环节,从而提高工作效率。还可以搜集和处理大量涉及风险方面的有关数据、信息(比如客户信用记录、应收账款帐龄、客户投诉记录、样品的安全与保密等),为风险评估提供基础。另外,还应注意加强对信息化系统的开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制,防范信息化带来的风险,保证信息系统安全稳定运行。
5、规范应收账款的日常管理
应收账款的日常管理和监督工作需要财务部门和业务部门分工协作完成。对于已发生的应收账款,设定信用期限,一般信用期为30天,最长不超过90天。财务部门应定期分析应收账款账龄,检查是否有逾期的应收账款,一般来讲,逾期时间越长,越容易形成坏账。对超过信用期的应收账款,财务部门应及时向业务部门提供应收账款客户名称、账龄时间、金额等数据,督促业务部门收回逾期的账款。业务部门收到财务部门的应收账款催款通知后,应积极配合,查找原因,属于账务处理有误,例如款项已到,财务没有核销应收账款的,及时与财务部门沟通,做调帐处理。属于客户确实没有支付账款的,应及时通知客户,加大催收力度,保证账款收回。对于资产负债表日仍然存在的逾期应收账款,财务部门应当采用函证的方式向客户发出函证,确认应收账款的真实性及存在问题,以便于采取措施。
6、加强内部监督和考评机制
建立和完善内部监督和考评机制,强调财务部门和审计部门对业务部门日常销售业务的监督检查和事后考评。重点监督销售与收款内部控制制度是否被切实有效地执行,对销售与收款实施过程进行考评打分,分析、评价执行效果,明确相关责任,对不合理的地方提出改进措施。为确保内部审计监督作用的发挥,促进内部控制的严格执行,还必须加强对内部审计机构和人员的管理,提高审计人员的素质,并赋予他们一定的独立权限,以确保审计的独立性、客观性。
参考文献:
1.财政部《企业内部控制基本规范》2008
2.财政部《内部会计控制规范-销售与收款(试行)》
3.曾艳丽.销售与收款的内部会计控制.中国农业会计,2008(6).
4.李爱荣.销售与收款内部控制的几点管理思路.武汉理工大学学报,2004(3)
5.王岚.企业销售内部控制存在的问题及对策.商业时代,2007 (20)
6.魏芳.企业销售与收款环节的内部控制.平原大学学报,2004 (6).
7.李培辉.销售与收款业务内部会计控制系统之探讨.中国农业会计,2004 (9)
8.罗珊丽.论销售和收款循环内部控制建设.广西财政高等专科学校学报,2004 (1)
9.董凤鸣.企业销售和收款业务的内部会计控制探讨.中国高新技术企业,2008 (1)
10.邵丽丽.论应收账款管理中内部控制制度的建立.工业审计与会计,2008 (1)
一、 认证检测企业销售与收款内部控制现状
目前,我国认证检测企业销售与收款内部控制现状不容乐观,对内部控制认识不到位、风险防范意识比较弱,合同纠纷时有发生、认证检测报告差错率较高,收入确认标准不规范,收入私存小金库现象普遍,应收账款坏账风险较高等,综合起来销售与收款内部控制存在的问题主要表现在以下几个方面:
1、控制环境不健全。企业管理层对销售与收款内部控制认识不到位、意识不强;销售与收款内部控制制度建设不健全,有的根本没有制度;员工诚信度不高,工作岗位胜任能力欠缺等。
2、风险防范意识差,缺乏有效的风险管理机制。随着社会经济环境不断变化,竞争不断加剧,企业的经营风险也在不断累积,然而大多数企业还没有意识到这一点,对销售与收款过程中容易产生风险的事项不能准确辨别,对风险重视不够,缺乏有效的风险管理机制。
3、控制活动不到位,关键控制点控制不严。企业在实施控制活动中,相关的控制活动没有实施到位,没有准确找出销售与收款环节的关键控制点进行重点控制,导致控制活动失效。
4、信息流通不畅,职责不清,责任不明。信息传递不连贯,信息被管理层所控制,员工对此一无所知,部门与部门的信息沟通缺失。销售与收款内部控制相关岗位的职责和责任没有提出明确具体的要求,职责不清晰,模糊两可,出现问题互相推卸责任。
5、内部监督不被重视,监督流于形式。有的企业对销售与收款内部控制活动缺乏有效的监督或者根本没有监督,有些企业监督机制可能是好的,但由于没有人去认真考核、检查,只是搞形式、走过场,其执行效果达不到预期效果。
二、认证检测企业销售与收款控制风险“五要素”分析
1、内部环境
内部环境是企业实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。它影响着销售目标如何制定、销售与收款活动如何组织以及如何识别、评估销售与收款过程中的风险并采取行动。它还影响着控制活动、信息与沟通和内部监督措施的设计与运行。销售与收款内部控制涉及的业务部门很多,包括市场开发、客户信用管理、认证检测技术服务、报告证书管理、财务、内部审计等许多部门,如果没有一个健全的组织结构进行管理、协调、组织、监督,可能就无法保障销售与收款内部控制的正常运行。企业内部控制是一个复杂的系统工程,保证这个系统的正常运行,合理授权是必然的。一方面,授权有“度”,可以保证其经营决策的独立性和权威性,但可能会影响其经济行为的效率性和灵活性。另一方面,授权无“度”,直接制约内控制度效能的发挥,容易产生风险。出现重大舞弊经济案件的企业,很多都是授权不当引起的。
在销售与收款内部控制管理过程中,对人员的素质要求也非常重视。每个人的知识和技能因人而异,企业管理当局在考虑特定岗位人员配备时,应当充分考虑什么人干什么工作,从而在具体岗位和所需能力水平之间作出权衡,使得执行企业销售政策和程序的人员具有相应的胜任能力,这样才能保证企业整个销售与收款内部控制流程得以畅通运行,不会因为其中某个环节的堵塞或脱节而延误了销售目标实现的时间。同时,企业应当根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者管区、管户调整,防范销售人员将企业客户资源变为个人私属资源从事舞弊活动,损害企业利益的风险。
2、风险评估
风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略的过程。相对于销售与收款控制活动来讲,进行风险评估首先要确定销售目标,然后针对各种影响销售目标实现的事项进行分析,评估风险,考虑采取何种风险应对策略。销售目标设定应符合企业的销售战略,目标过低可能打击员工工作的积极性,导致资源浪费,目标过高可能增加员工工作压力,出现错误的概率增加,反尔不利于销售目标的实现。在销售与收款内部控制过程中,影响销售目标实现的事项很多,既有来自企业内部的包括组织结构、人员欺诈、内部政策修订、流程修改、系统故障、安全事故等,也有来自企业外部的包括客户信用、自然灾害、政治因素、社会因素、价格变动、竞争加剧、技术更新等。这些事项都可能会带来风险,比如合同纠纷、坏账风险、人为舞弊风险、安全隐患等。如果对这些事项识别不清,可能就会出现错误的判断,从而导致销售目标无法实现。
3、控制活动
控制活动是企业根据风险评估结果,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。控制活动贯穿于企业整个业务流程,遍及各个层次和各个职能机构。认证检测企业销售与收款整个流程大致上包括销售目标制订、合同签订审批、客户信用审查、产品认证检测、证书报告管理、收款等一系列活动,这一系列活动都可能存在潜在风险,比如合同审批不严容易产生合同纠纷,客户信用审查不严容易产生坏账,证书管理不善容易出现报告错误,收款不及时容易产生呆账等。为了保证这些活动能正常运转并防范风险,就需要对各项活动采取必要的控制措施。《基本规范》第4章第28条规定:控制措施一般包括:不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。不相容职务分离控制可以达到相互制约作用,减少发生错误与舞弊的概率从而降低风险。建立严格的授权审批机制,不仅有助于明确责任,而且可以避免越级审批和违规审批的情况发生,降低滥用权利的风险。加强会计系统控制,可以保证会计资料真实完整。在销售与收款内部控制活动中,关于现金收付、银行转账、收入确认、发票开具、往来款项清理等都需要符合相关制度的规定,否则可能出现舞弊、差错。财产保护控制通过建立财产日常管理制度和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保财产安全。在销售与收款内部控制活动中,接收客户产品样品管理不善,可能导致损失,报废,检测设备维护不好,可能导致检测工作无法正常运行。定期开展运营情况分析,对生产、购销、投资、筹资、财务等发现存在的问题,可以及时查明原因并加以改进。建立绩效考评,可以发挥市场人员的主动性,努力开拓市场。可以增强员工的工作责任感和工作热情,认认真真工作,减少工作失误。
4、信息与沟通
信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息。在销售与收款内部控制活动中,从市场人员、检测服务人员、财务人员、内部审计员、部门领导等各个层级都需要信息,以便识别、评估和应对风险,从而去经营主体和实现其销售目标。要让每位员工清楚地知道销售与收款内部控制制度的有关方面,这些方面如何生效以及在控制制度中所扮演的角色、所担负的责任、所担负的活动怎样与他人的工作发生关联等。信息沟通不畅,可能导致销售与收款环节出现差错,比如实际检测项目与客户要求不一致,报告出具不符合客户的要求,检测参数不正确,检测项目收款与合同不一致等。
5、内部监督
内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,发现内部控制缺陷,应当及时加以改进。销售与收款内部控制制度是否被切实地执行且执行的效果良好、内部控制是否能够适应新情况等,这些都可以通过监督活动来发现。没有内部监督,内部控制可能就流于形式,风险与日俱增。另外,内部监督要求赋予一定的独立权限,以确保审计监督的独立性、客观性,否则内部监督结果可能存在弊端。
三、 完善认证检测企业销售与收款控制的措施
1、完善内部控制环境
控制环境是企业进行内部控制的基础,建立一个良好的内部控制环境,对做好销售与收款环节内部控制十分重要。首先,企业领导层应加强企业经营的参与意识,根据自身的经营规模、管理模式等来建立符合自己企业的组织结构,建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,建立销售与收款业务授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理销售与收款业务。在权利和职责分配上,加强财务部门对各业务中心在销售与收款环节的监控,比如规定财务部门可以不定期到各业务中心去检查业务订单的金额,报告的发放情况、与报告相对应的收入是否全部入帐等情况。对领导、员工的培训不能仅限在经营业务上,应该更多地关注诚信和职业道德价值观的培养,“人”的正直、诚信和职业道德价值观出现问题,再好的内部控制也会失效,这是内部控制的固有局限。企业还应当建立与销售激励机制相关的人力资源政策,对销售业绩好,工作业绩突出的人员,在薪酬和职位晋升等方面应给予适当的奖励,对弄虚作假、工作业绩差的给予适当的惩戒,在内部形成一种积极进取,勇于开拓的工作作风,从而提高企业销售管理水平和市场竞争力。
2、建立客户信用管理和评估系统
销售业务人员在开拓市场时遇到的客户千差万别,在签订合同和发放报告时特别要注意风险防范。业务部门应该设立专门机构或专门人员进行客户资信管理,制定客户信用等级评分标准、根据信用等级评分标准确定赊销额度。业务部门应该根据销售及资金回笼情况对客户的资信程度进行动态管理,对客户的信用等级进行分析、评定,调整客户的授信额度。比如对资信好、老客户、重点客户,可以采用增大赊销额度的方式,对资信差、新客户、一般客户,采用降低赊销额度或不允许赊销等方式。
3、正确区分关键控制点并实施控制
认证检测业务销售与收款环节主要包括四个方面的内容:签订技术合同;检测、分析、试验;报告出具、校准、发放;收款;
第一、签订技术合同:业务部门在签订合同时,关键控制点主要包括三个:
(1)签订合同的客户是否符合本部门的信用条件;
(2)合同评审是否通过并能顺利完成合同规定的要求;
(3)合同的签订是否在规定的合同签订审批权限内。
第二、检测、分析、试验:关键控制点主要包括五个:
(1)样品管理:样品验收时要查验样品是否存在质量问题,如果有应及时通知客户更换样品。样品的出、入库是否有完整的记录,样品标识是否清晰容易辨别;待检与已检样品是否分别管理;样品的保管是否安全等。
(2)检测、分析、试验方法是否符合标准:数据处理方法、处理程序是否按照标准作业书进行操作;对非标准方法是否进行确认审核。
(3)仪器设备是否合格和正常工作:仪器设备准确度是否满足试验的要求;投入使用前是否经过计量检测;仪器设备的日常工作检查、维护和保养是否到位。
(4)检测场所是否安全:检查场所的安全设施是否有保障;有毒、有害、有放射性的物品是否妥善保管;进入实验室是否受控;检查场所是否存在消防隐患。
(5)人员资质:执行检测、分析、试验的业务人员是否具备相关技术水平并持证上岗;业务人员定期培训计划是否落实并执行。
第三、报告出具、校准、发放:关键控制点主要包括三个方面:
(1)报告的记录校准:报告的信息、格式和内容是否符合订单要求;唯一性标识是否具备;报告的相关数据、数字是否准确;报告文字是否有错字或笔误。
(2)报告的审查、审批:报告的审查、审批是否有相关责任人签字。
(3)报告的发放:与报告相关的收入是否已经到账;报告正本是否及时、快捷地传递到客户手中;报告副本是否存档、安全存放及保密;与报告相关的业务订单、实验方案、流程卡、检查记录等附加资料是否一起与报告存档。
第四、收款: 关键控制点主要包括三个方面:
(1)发票开具:发票开具是否对业务订单、报告发放记录、收费通知单、货币资金四者进行相互核对无误后开具;预先开具发票是否对业务订单、报告发放记录、收费通知单三者核对一致无误后开具;发票开具是否符合相关发票管理制度,各联次是否一次性复写。
(2)货币资金控制;销售人员应当避免接触销售现款;出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入的登记工作;单位不得由一人办理货币资金的全过程。
(3)应收账款控制:建立应收账款帐龄分析制度和逾期应收账款催收制度;建立完善的客户资料;按客户设置应收账款台账。
4、建立信息化系统和共享平台,加强信息与沟通
信息化系统能准确、全面、及时将大量数据进行收集,分类、整理,简化业务流程,改变人工处理数据的效率慢、精准度低、容易出现差错等缺陷。建立信息化系统和共享平台,各业务中心管理者可以通过信息系统迅速掌握销售与收款各个环节的执行情况,减少了委托单、流程卡、记录等资料和文件传递等中间环节,从而提高工作效率。还可以搜集和处理大量涉及风险方面的有关数据、信息(比如客户信用记录、应收账款帐龄、客户投诉记录、样品的安全与保密等),为风险评估提供基础。另外,还应注意加强对信息化系统的开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制,防范信息化带来的风险,保证信息系统安全稳定运行。
5、规范应收账款的日常管理
应收账款的日常管理和监督工作需要财务部门和业务部门分工协作完成。对于已发生的应收账款,设定信用期限,一般信用期为30天,最长不超过90天。财务部门应定期分析应收账款账龄,检查是否有逾期的应收账款,一般来讲,逾期时间越长,越容易形成坏账。对超过信用期的应收账款,财务部门应及时向业务部门提供应收账款客户名称、账龄时间、金额等数据,督促业务部门收回逾期的账款。业务部门收到财务部门的应收账款催款通知后,应积极配合,查找原因,属于账务处理有误,例如款项已到,财务没有核销应收账款的,及时与财务部门沟通,做调帐处理。属于客户确实没有支付账款的,应及时通知客户,加大催收力度,保证账款收回。对于资产负债表日仍然存在的逾期应收账款,财务部门应当采用函证的方式向客户发出函证,确认应收账款的真实性及存在问题,以便于采取措施。
6、加强内部监督和考评机制
建立和完善内部监督和考评机制,强调财务部门和审计部门对业务部门日常销售业务的监督检查和事后考评。重点监督销售与收款内部控制制度是否被切实有效地执行,对销售与收款实施过程进行考评打分,分析、评价执行效果,明确相关责任,对不合理的地方提出改进措施。为确保内部审计监督作用的发挥,促进内部控制的严格执行,还必须加强对内部审计机构和人员的管理,提高审计人员的素质,并赋予他们一定的独立权限,以确保审计的独立性、客观性。
参考文献:
1.财政部《企业内部控制基本规范》2008
2.财政部《内部会计控制规范-销售与收款(试行)》
3.曾艳丽.销售与收款的内部会计控制.中国农业会计,2008(6).
4.李爱荣.销售与收款内部控制的几点管理思路.武汉理工大学学报,2004(3)
5.王岚.企业销售内部控制存在的问题及对策.商业时代,2007 (20)
6.魏芳.企业销售与收款环节的内部控制.平原大学学报,2004 (6).
7.李培辉.销售与收款业务内部会计控制系统之探讨.中国农业会计,2004 (9)
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