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【摘要】本文就招标代理过程中需要重视的问题进行判断和分析,从工作人员综合素质、资质代理、信用登记等方面进行阐述,在此基础上强调其质量控制的必要性和重要性,说明招标代理全过程中的质量控制已刻不容缓,最后以工程招标代理为例,论述流程管理、环节管理和人才管理的控制策略。
【关键词】招标代理；质量控制；管理策略
Bidding, the whole process of quality control Analysis
Shi Yu-lian,Zong Xi-ping
(Nanjing Pu Lanning Construction Engineering Consulting Co., LtdNanjingJiangsu210000)
【Abstract】In this paper, the process of bidding proxy issues requiring attention and analysis to determine, from the overall quality of staff, qualified agents, credit and other aspects described registration, on this basis, emphasizing its necessity and importance of quality control, indicating that the whole tender agent the process of quality control has become essential, and finally to project bidding, for example, discusses process management, link management and talent management control strategy.
【Key words】Tender agent;Quality control;Management strategy
招标代理是自行招标的另一种补充形式。现实生活中,并不是所有的招标人都具有办理招标的资质,而招标代理机构,为满足这一实际需要,将能应招标人条件,在信息发布、资质考察和备用筛选等方面给予参考和管理。然而,因为招标代理行业也是新型行业,在加之如工程招标代理本身具备的系统性和复杂性,促使它在具体的操作中仍然存在众多不利因素,其中,代理过程中的质量控制就是其一。
1. 建设工程招标代理行业需重视的问题
1.1加强从业人员管理,推行业绩信用登记制度。
招投标监督管理部门向招标代理机构的从业人员发放信用登记手册,推行业绩信用登记制度。从业人员在从事招标代理业务时,须向行政监管部门出示手册;完成招标代理业务后,必须由招标人和行政监管部门进行评价,并在手册上进行记载,以杜绝非专职从业人员从事招标代理业务,规范从业人员行为。
1.2加强资质管理,严格市场准入制度。
招标代理机构从事项目代理必须具备相应资质,并在规定的范围内承接业务,不得超越资质代理。在第一次实施代理前,必须将资质文件资料报招投标监督管理部门备案。
1.3加强代理行为管理,推行责任追究制度。
招标代理的所有项目及项目代理的整个过程必须全部进入有形建筑市场,任何场外交易均无效。在文件编制、资格预审、开标程序等方面按照招标代理相关规定规范操作。在发布招标公告时,要求公布招标代理机构与其从业人员名单,实行实名制管理,接受社会监督。
2. 招标代理全过程的质量控制
2.1项目招标前期的质量控制。
2.1.1接受委托。在签定委托合同时,必须要注意预防招标人在没有法律规定的自行招标能力的情况下,为逃避法律责任搞假委托。招标代理结构在接受招标人的委托时,应搜集工程的有关信息,包括项目的立项、审批文件等是否齐备和合法等。
2.1.2发布招标公告。依法必须进行招标的项目的招标公告,应当通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布。
2.1.3需要时编制及发售资格预审文件。了解投标人的财务能力、技术状况及类似本工程的施工经验,淘汰不合格或资质不符的投标人,为业主选择一个优秀的投标人中标打下良好的基础。
2.1.4组织完成资格预审。业主在资格预审结束后,应向所有参加资格预审的申请人公布评审结果。随后应以书面通知所有通过资格预审的公司,并向这些公司发出投标邀请,其余则均被淘汰。
2.1.5编写招标文件。招标文件一般包括以下内容：投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、图纸、技术标准和要求、投标文件格式共八部分内容。
2.1.6向通过资格预审的合格投标人发售招标文件。招标文件发售及解释工作由招标人或招标代理负责。文件的发售时间最短不得少于5个工作日。依法必须进行招标的项目,自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日,最短不得少于20日。
2.1.7需要时组织投标人踏勘现场。招标人按照招标文件预先确定的时间组织投标人踏勘现场,让投标人了解工程项目的现场情况,自然条件,施工条件以及周围环境条件等,以便于编制投标书。
2.1.8组织对投标人书面疑问答疑。投标人研究招标文件和踏勘现场后,如有疑问以书面形式提出,招标人应以书面形式给予解答,并将所解答的问题发送给每一位投标人,作为补充文件,此补充文件与招标文件具有同等的法律效力,必须送政府采购监督机构备案。
2.2项目招标实施阶段的质量控制。
2.2.1组织及主持开标会。注意开标必须按照招标文件规定的时间、地点和程序,以公开方式进行。开标时间与投标截止时间应为同一时间。
2.2.2专家库抽取评标专家。抽选评标专家的工作宜控制在开标前 1～2 天内进行,参加抽选评标专家工作的人员,应负责对抽选结果保密,选定的评标专家接到通知后,负有保密的责任和义务。
2.2.3组织评标委员会评标。评标时,要严格按照招标文件规定的评审标准评审,招标文件没有载明的评审标准不得采用,评审方法一般有经评审的最低报价法和综合评审法。
2.2.4完成评标报告。评标委员会推荐一至三人为中标候选人,排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同,或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的,招标人才可以确定排名第二的中标候选人为中标人,依次类推。
2.2.5根据业主确认函发出中标通知。中标人确定后,招标人应将招标结果进行公示,公示 5 个工作日无异议后,招标人应迅速向中标人发出中标通知书,向未中标的投标人发出中标结果通知书。
2.3项目招标后期的跟踪服务。
在合同的执行过程中,由于对合同的理解不一致,招标人和中标人也难免会发生纠纷。这时就需要代理机构的跟踪服务,需要代理机构充当招标人和投标人的协调者,解决两者的争议。
3. 招标代理项目的管理策略
3.1流程管理。
以工程招标代理项目为例,在与招标人签订招标代理委托协议之前,由部门经理召集部门相关人员针对该项目情况进行评审,由项目经理进行项目分析,并提交相关协议评审报告。签订招标代理委托协议后,由项目经理进行对工程项目的性质和类型,结合市场情况,为招标人制定招标管理方案,最后报招标人审查同意后实施。完成招标策划方案后,项目经理组织人员进行招标文件的编制。为避免由后续的监视或测量加以验证或者交付之后才显示问题,发布或使用之前必须先由项目经理进行校核,再提交领导审核及批准,方可发布或使用,并接受投标等。
3.2环节管理。
项目的质量管理是为了确保项目达到招标人所规定的质量要求所实施的一系列管理过程。它包括质量规划、质量控制和质量保证等项工作。对每一个招标项目来说,质量目标都体现在每一项招标项目的操作全过程,包括每标都向社会公开发布招标公告或者招标邀请,公平地对待每一个投标人;每标都公开开标,并有公证机构公证或者监察人员监督;每标都聘请专家组成评标委员会用科学方法评标;每标都严格按照招标程序和要求进行规范地操作。 3.3人才管理。
人力资源管理是为了保证所有项目关系人的能力和积极性都得到最有效的發挥和利用所做的一系列管理措施。它包括组织的团队的建设、人员的选聘和规划、项目的班子建设等一系列工作。项目经理是组织实施招标项目全过程业务工作的关键人员;具体负责与项目单位的联系、沟通、协调工作,处理好与投标人的业务关系;严格执行《中华人民共和国招标投标法》及相关规定,保证其有效运行和规范操作;协助领导实施纠正、预防和改进质量体系措施,负责质量记录数据的审查;审查项目工程师编制的招标文件及评标办法并送领导审核;项目实施后,督办项目工程师按相关规定将档案资料移交。
参考文献
［1］李奔.工程招标代理行业发展中的问题与思考［J］.中国新技术新产品,2009, (17).
［2］吕磊涛.浅议招标代理全过程质量控制［J］.陕西建筑,2010,(5).
［3］曹雯静,周鹏,何渝.如何管理工程招标代理项目［J］.招标实务,2010.
［文章编号］1619-2737（2012）08-19-630
【关键词】招标代理；质量控制；管理策略
Bidding, the whole process of quality control Analysis
Shi Yu-lian,Zong Xi-ping
(Nanjing Pu Lanning Construction Engineering Consulting Co., LtdNanjingJiangsu210000)
【Abstract】In this paper, the process of bidding proxy issues requiring attention and analysis to determine, from the overall quality of staff, qualified agents, credit and other aspects described registration, on this basis, emphasizing its necessity and importance of quality control, indicating that the whole tender agent the process of quality control has become essential, and finally to project bidding, for example, discusses process management, link management and talent management control strategy.
【Key words】Tender agent;Quality control;Management strategy
招标代理是自行招标的另一种补充形式。现实生活中,并不是所有的招标人都具有办理招标的资质,而招标代理机构,为满足这一实际需要,将能应招标人条件,在信息发布、资质考察和备用筛选等方面给予参考和管理。然而,因为招标代理行业也是新型行业,在加之如工程招标代理本身具备的系统性和复杂性,促使它在具体的操作中仍然存在众多不利因素,其中,代理过程中的质量控制就是其一。
1. 建设工程招标代理行业需重视的问题
1.1加强从业人员管理,推行业绩信用登记制度。
招投标监督管理部门向招标代理机构的从业人员发放信用登记手册,推行业绩信用登记制度。从业人员在从事招标代理业务时,须向行政监管部门出示手册;完成招标代理业务后,必须由招标人和行政监管部门进行评价,并在手册上进行记载,以杜绝非专职从业人员从事招标代理业务,规范从业人员行为。
1.2加强资质管理,严格市场准入制度。
招标代理机构从事项目代理必须具备相应资质,并在规定的范围内承接业务,不得超越资质代理。在第一次实施代理前,必须将资质文件资料报招投标监督管理部门备案。
1.3加强代理行为管理,推行责任追究制度。
招标代理的所有项目及项目代理的整个过程必须全部进入有形建筑市场,任何场外交易均无效。在文件编制、资格预审、开标程序等方面按照招标代理相关规定规范操作。在发布招标公告时,要求公布招标代理机构与其从业人员名单,实行实名制管理,接受社会监督。
2. 招标代理全过程的质量控制
2.1项目招标前期的质量控制。
2.1.1接受委托。在签定委托合同时,必须要注意预防招标人在没有法律规定的自行招标能力的情况下,为逃避法律责任搞假委托。招标代理结构在接受招标人的委托时,应搜集工程的有关信息,包括项目的立项、审批文件等是否齐备和合法等。
2.1.2发布招标公告。依法必须进行招标的项目的招标公告,应当通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布。
2.1.3需要时编制及发售资格预审文件。了解投标人的财务能力、技术状况及类似本工程的施工经验,淘汰不合格或资质不符的投标人,为业主选择一个优秀的投标人中标打下良好的基础。
2.1.4组织完成资格预审。业主在资格预审结束后,应向所有参加资格预审的申请人公布评审结果。随后应以书面通知所有通过资格预审的公司,并向这些公司发出投标邀请,其余则均被淘汰。
2.1.5编写招标文件。招标文件一般包括以下内容：投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、图纸、技术标准和要求、投标文件格式共八部分内容。
2.1.6向通过资格预审的合格投标人发售招标文件。招标文件发售及解释工作由招标人或招标代理负责。文件的发售时间最短不得少于5个工作日。依法必须进行招标的项目,自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日,最短不得少于20日。
2.1.7需要时组织投标人踏勘现场。招标人按照招标文件预先确定的时间组织投标人踏勘现场,让投标人了解工程项目的现场情况,自然条件,施工条件以及周围环境条件等,以便于编制投标书。
2.1.8组织对投标人书面疑问答疑。投标人研究招标文件和踏勘现场后,如有疑问以书面形式提出,招标人应以书面形式给予解答,并将所解答的问题发送给每一位投标人,作为补充文件,此补充文件与招标文件具有同等的法律效力,必须送政府采购监督机构备案。
2.2项目招标实施阶段的质量控制。
2.2.1组织及主持开标会。注意开标必须按照招标文件规定的时间、地点和程序,以公开方式进行。开标时间与投标截止时间应为同一时间。
2.2.2专家库抽取评标专家。抽选评标专家的工作宜控制在开标前 1～2 天内进行,参加抽选评标专家工作的人员,应负责对抽选结果保密,选定的评标专家接到通知后,负有保密的责任和义务。
2.2.3组织评标委员会评标。评标时,要严格按照招标文件规定的评审标准评审,招标文件没有载明的评审标准不得采用,评审方法一般有经评审的最低报价法和综合评审法。
2.2.4完成评标报告。评标委员会推荐一至三人为中标候选人,排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同,或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的,招标人才可以确定排名第二的中标候选人为中标人,依次类推。
2.2.5根据业主确认函发出中标通知。中标人确定后,招标人应将招标结果进行公示,公示 5 个工作日无异议后,招标人应迅速向中标人发出中标通知书,向未中标的投标人发出中标结果通知书。
2.3项目招标后期的跟踪服务。
在合同的执行过程中,由于对合同的理解不一致,招标人和中标人也难免会发生纠纷。这时就需要代理机构的跟踪服务,需要代理机构充当招标人和投标人的协调者,解决两者的争议。
3. 招标代理项目的管理策略
3.1流程管理。
以工程招标代理项目为例,在与招标人签订招标代理委托协议之前,由部门经理召集部门相关人员针对该项目情况进行评审,由项目经理进行项目分析,并提交相关协议评审报告。签订招标代理委托协议后,由项目经理进行对工程项目的性质和类型,结合市场情况,为招标人制定招标管理方案,最后报招标人审查同意后实施。完成招标策划方案后,项目经理组织人员进行招标文件的编制。为避免由后续的监视或测量加以验证或者交付之后才显示问题,发布或使用之前必须先由项目经理进行校核,再提交领导审核及批准,方可发布或使用,并接受投标等。
3.2环节管理。
项目的质量管理是为了确保项目达到招标人所规定的质量要求所实施的一系列管理过程。它包括质量规划、质量控制和质量保证等项工作。对每一个招标项目来说,质量目标都体现在每一项招标项目的操作全过程,包括每标都向社会公开发布招标公告或者招标邀请,公平地对待每一个投标人;每标都公开开标,并有公证机构公证或者监察人员监督;每标都聘请专家组成评标委员会用科学方法评标;每标都严格按照招标程序和要求进行规范地操作。 3.3人才管理。
人力资源管理是为了保证所有项目关系人的能力和积极性都得到最有效的發挥和利用所做的一系列管理措施。它包括组织的团队的建设、人员的选聘和规划、项目的班子建设等一系列工作。项目经理是组织实施招标项目全过程业务工作的关键人员;具体负责与项目单位的联系、沟通、协调工作,处理好与投标人的业务关系;严格执行《中华人民共和国招标投标法》及相关规定,保证其有效运行和规范操作;协助领导实施纠正、预防和改进质量体系措施,负责质量记录数据的审查;审查项目工程师编制的招标文件及评标办法并送领导审核;项目实施后,督办项目工程师按相关规定将档案资料移交。
参考文献
［1］李奔.工程招标代理行业发展中的问题与思考［J］.中国新技术新产品,2009, (17).
［2］吕磊涛.浅议招标代理全过程质量控制［J］.陕西建筑,2010,(5).
［3］曹雯静,周鹏,何渝.如何管理工程招标代理项目［J］.招标实务,2010.
［文章编号］1619-2737（2012）08-19-630