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摘 要：实体的纸质档案在长期的管理利用中，已形成丰富经验和科学的管理方法，并延用至今，成为档案管理的行业标准。随着办公自动化、网络信息技术迅速普及，档案管理正朝着网络化、智能化方向发展，计算机技术在档案工作中应用范围迅速扩展，使电子文件的形成、归档、传送、保存等管理方法与传统的纸质档案明显不同。电子技术应用给传统的档案管理提出了新的要求。根据档案管理实践，笔者认为未来的档案管理应建立在纸质档案与电子档案共存的基础上，实行纸质档案与电子档案结合管理，优势互补才能更好的发挥档案提供利用的功能。本文就纸质档案和电子档案的特性在管理中存在的差异、优势及末来的发展作探讨。
关键词：纸质档案;电子档案;管理
1 电子档案的涵义和特性
电子档案是由电子文件转换而来的，相关论著给电子文件的定义是：能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。
电子文件的归宿是电子档案，但不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存价值。
电子档案与纸质档案相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有实体的物理特征。但是电子档案在记录方式上有许多不同于纸质档案的特性：
（1）依赖性和不可识别性。（2）信息存储的高密度性。（3）载体的多样性。（4）信息共享性。
从上述电子档案的特性说明，电子档案的利用虽然快捷方便，能实现异地远程调阅，给人们经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大优势，但也存在一些新问题，如：数据的易消失性和不安全性;信息的易改动性和易出错性;由于这些特性，决定了电子档案在管理方面与传统的纸质档案有本质的不同。
2 电子档案与纸质档案管理方法不同
纸质档案是将具有利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。而电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。电子档案的接收工作比纸质档案来说更为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址即可移交。
纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供一条线索。电子档案在整理方面，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。
3 电子档案与纸质档案的鉴定方法不同
纸质档案的价值鉴定，分为文件的价值鉴定（归档前的鉴定）即资格审查、确定保管期限，逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限，归档后档案的价值鉴定即价值复审，其显著特点是文件或档案形成后的鉴定。而电子文件的鉴定必须在文件形成之初就开始进行，电子文件的鉴定需超前，电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定一样，是对其保存价值的判断和预测，所不同的是判断过程要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，还需要对文件进行必要的技术分析，因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现，电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定;对未进档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定是否需要繼续保存。
4 电子档案与纸质档案的编目与检索方法不同
传统档案的编目是对案卷按年代和分类号逐卷进行卷内文件目录誊写，再写案卷目录，然后形成全引目录。检索则是手工查阅这些目录。电子档案案卷级目录消亡，增添了盘带目录这一新型目录。电子档案的每一件软盘、磁带、光盘都要按库房中排列顺序编号，并注明标题说明各自贮存的内容或年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编成盘带目录，电子档案是全文在计算机上处理，可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索。
5 电子档案与纸质档案利用方法不同
传统档案的利用是对档案文本的利用，档案载体是实体，具有相对的稳定性，纸质档案的文字有个人字迹特征，不易更改和伪造，利用途径通过提供档案原件，提供档案副本或复制品及档案信息加工品满足有关档案用户的利用需要。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用不受时间和空间的限制，可以利用网络开放档案，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制、形成档案汇编成果等，满足利用者的各种需求。
6 电子档案与纸质档案的区别
6.1 存在形式的不同，传统形成的纸质档案如：当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于其它信息，而具有法律凭证的作用。而电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改复制的特性，使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件有条件地转化成可保存的原始档案就会涉及很多技术理论层面。
6.2 由于电子档案是以全数字化形式存在，人们自然可以对其在计算机、局域网及广域网上进行存储、共享、传递与利用;传统意义上的档案则因其基本上以物理形式存在而无法在计算机和网络上进行存储、共享、传递与利用。
6.3 现阶段，我国档案机构馆藏中绝大部分档案是纸质档案。而要将大量纸质档案进行数字化转换，则是庞大、科学的复杂工程，需要较长时间整理，短时间内难以实现，且档案信息数字化的技术还不成熟不经济。目前信息资源数字化的主要录入方式有键盘录入和扫描两种。且键盘录入速度慢、成本高，效率低;扫描还存在图象质量不高，扫描速度慢及汉字识别率低等缺陷。其次，档案馆保存的档案为数众多，不同档案信息价值不同、开放利用的时限不同，保密程度不同，档案馆必须决定哪些信息资源可以数字化、哪些档案信息资源目前不需要数字化，哪些档案信息资源优先数字化等。这些都是现阶段档案信息数字化面对的主要问题。
综上所述，鉴于电子档案与纸质档案在管理中存在的诸多差异、优势的特性，可以说末来档案管理发展趋势不是电子档案将取代纸质档案，而是二者共存，优势互补，充分发挥纸质档案和电子档案的优势特性，才能更好更有效的为各项建设活动提供快捷高效档案信息服务。
关键词：纸质档案;电子档案;管理
1 电子档案的涵义和特性
电子档案是由电子文件转换而来的，相关论著给电子文件的定义是：能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。
电子文件的归宿是电子档案，但不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存价值。
电子档案与纸质档案相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有实体的物理特征。但是电子档案在记录方式上有许多不同于纸质档案的特性：
（1）依赖性和不可识别性。（2）信息存储的高密度性。（3）载体的多样性。（4）信息共享性。
从上述电子档案的特性说明，电子档案的利用虽然快捷方便，能实现异地远程调阅，给人们经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大优势，但也存在一些新问题，如：数据的易消失性和不安全性;信息的易改动性和易出错性;由于这些特性，决定了电子档案在管理方面与传统的纸质档案有本质的不同。
2 电子档案与纸质档案管理方法不同
纸质档案是将具有利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。而电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。电子档案的接收工作比纸质档案来说更为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址即可移交。
纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供一条线索。电子档案在整理方面，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。
3 电子档案与纸质档案的鉴定方法不同
纸质档案的价值鉴定，分为文件的价值鉴定（归档前的鉴定）即资格审查、确定保管期限，逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限，归档后档案的价值鉴定即价值复审，其显著特点是文件或档案形成后的鉴定。而电子文件的鉴定必须在文件形成之初就开始进行，电子文件的鉴定需超前，电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定一样，是对其保存价值的判断和预测，所不同的是判断过程要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，还需要对文件进行必要的技术分析，因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现，电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定;对未进档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定是否需要繼续保存。
4 电子档案与纸质档案的编目与检索方法不同
传统档案的编目是对案卷按年代和分类号逐卷进行卷内文件目录誊写，再写案卷目录，然后形成全引目录。检索则是手工查阅这些目录。电子档案案卷级目录消亡，增添了盘带目录这一新型目录。电子档案的每一件软盘、磁带、光盘都要按库房中排列顺序编号，并注明标题说明各自贮存的内容或年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编成盘带目录，电子档案是全文在计算机上处理，可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索。
5 电子档案与纸质档案利用方法不同
传统档案的利用是对档案文本的利用，档案载体是实体，具有相对的稳定性，纸质档案的文字有个人字迹特征，不易更改和伪造，利用途径通过提供档案原件，提供档案副本或复制品及档案信息加工品满足有关档案用户的利用需要。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用不受时间和空间的限制，可以利用网络开放档案，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制、形成档案汇编成果等，满足利用者的各种需求。
6 电子档案与纸质档案的区别
6.1 存在形式的不同，传统形成的纸质档案如：当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于其它信息，而具有法律凭证的作用。而电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改复制的特性，使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件有条件地转化成可保存的原始档案就会涉及很多技术理论层面。
6.2 由于电子档案是以全数字化形式存在，人们自然可以对其在计算机、局域网及广域网上进行存储、共享、传递与利用;传统意义上的档案则因其基本上以物理形式存在而无法在计算机和网络上进行存储、共享、传递与利用。
6.3 现阶段，我国档案机构馆藏中绝大部分档案是纸质档案。而要将大量纸质档案进行数字化转换，则是庞大、科学的复杂工程，需要较长时间整理，短时间内难以实现，且档案信息数字化的技术还不成熟不经济。目前信息资源数字化的主要录入方式有键盘录入和扫描两种。且键盘录入速度慢、成本高，效率低;扫描还存在图象质量不高，扫描速度慢及汉字识别率低等缺陷。其次，档案馆保存的档案为数众多，不同档案信息价值不同、开放利用的时限不同，保密程度不同，档案馆必须决定哪些信息资源可以数字化、哪些档案信息资源目前不需要数字化，哪些档案信息资源优先数字化等。这些都是现阶段档案信息数字化面对的主要问题。
综上所述，鉴于电子档案与纸质档案在管理中存在的诸多差异、优势的特性，可以说末来档案管理发展趋势不是电子档案将取代纸质档案，而是二者共存，优势互补，充分发挥纸质档案和电子档案的优势特性，才能更好更有效的为各项建设活动提供快捷高效档案信息服务。