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摘要：文书档案作为档案的重要组成部分，随着社会的发展和时代的进步，在管理工作中必须注入新理念和新方法，因此，必须加强文书档案质量管理。笔者通过阐述文书档案实行质量管理的特点、要求和原则，阐述了如何加强文书档案质量管理工作的措施，有利于实现档案管理的科学化。
关键词：文书档案；质量管理；措施
文书档案管理有着自己的研究领域,有不同于其他學科的规律性。深入研究其规律,并应用现代管理技术和方法,逐步实现档案管理的科学化,以达到更好地为两个文明建设服务的目的,是每个档案工作者的一项义不容辞的任务。因此, 必须加强对文书档案质量管理。本文主要对加强文书档案质量管理的几个方面进行了探索。
1.文书档案质量管理的特点
每个从事文秘工作和档案工作的人员必须树立对文书档案进行质量管理的思想，使档案质量不断提高。其核心是强调提高档案工作管理水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：
（1）领导的高度重视。领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用，并在全体职工中大力宣传，以增强全员的档案意识，在公司上下形成齐抓共管的局面，把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径。在具体工作中，领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题，为搞好文书档案工作创造必要的条件。
（2）全体人员参加。文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。
（3）全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。
（4）运用科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。
2.文书档案质量管理的要求
必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，因此，要求从事文秘工作和档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量的提高。要不断提高档案人员的素质。良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。
2.1政治意识
绝大部分的文书档案与党和国家的根本利益、人民群众的切身利益息息相关。这就要求管理人员要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，每处理一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全。
2.2质量意识
对文书档案从产生、收集、整理、保存到利用的每一个环节都要进行不同程度的参与，确保每一个环节不出纰漏。一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的。因此，要树立“我直接面对的就是利用者”的观念，为下一个环节提供高质量的“半成品”，这样，整个文书档案质量就会有可靠的保证。
2.3全局意识
对整个文书档案的形成和利用要有整体意识，明白自己负责的某一环节工作质量的好坏，直接关系到整体的质量。要努力做好文书档案管理工作。提供文书档案质量的好坏，往往事关全局工作能否继续，这也是全局工作不可缺少的一部分。
2.4主动意识
即在新形势下，文书档案管理人员要树立主动服务的观念。一是开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息，特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用的准确、简明的信息资料。二是打开大门，主动上网，积极热情提供服务。对一些可以公开的资料，要积极利用现代化的计算机网络系统，主动上网发布，让“死材料”变为“活信息”，提高利用率。
3.加强文书档案质量管理的三个原则
3.1保密原则
保密是文书档案管理、使用的最基本的原则。这一点在利用使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦扩散，可能影响党和国家最高利益的或影响到本地区和本单位正当利益的文书档案，在对外开放使用，特别是对国外、境外的开放使用时，一定要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫的马虎。
3.2开放原则
在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥它的作用。要根据形势的变化和发展，及时提出有关文书档案解密的建议，可以解密的就要及时解密。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案，更要及时解密，积极提供利用。目前，要着重纠正那种不分主次、轻重，凡是进了我的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料，为需要者提供有效的服务。
3.3服务原则
在新的形势下，文书档案管理部门要努力改变“权力机关”的作风，去除“衙门”习气，坚持“服务”的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。一些随着时间和形势变化而已经解密的文书档案，也可以按图书馆服务的方式提供给需要者。我们应解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。
4.加强文书档案质量管理的工作措施
在新时期文书档案至少在以下几个方面有裨于现代科学管理，才能更好的加强文书档案质量管理工作。
（1）文书档案为科学决策提供依据。科学管理的核心是决策，迅速、合理而科学的决策离不开事实前提和决策环境，它包括旧案所提供的经验参考、人文背景和各种必要的真实数据。文书档案方式就是取得这种支持的最佳途径。于是，文书档案被纳入信息一体化管理的模式，在颇具理性色彩的科学决策和信息观念的引导下，无论是国家宏观管理与决策，还是企业管理与决策部门，文书档案方式都逐渐被视为获取可靠信息的重要手段。传统文书档案管理方式下档案信息的零散、迟缓和重载体正逐渐变得系统可靠、及时快捷和重信息内容。这都缘于文书档案全面质量的提高。
（2）控制是指文书档案方式在现代管理控制中的预先控制和事后控制功能。控制在现代化科学管理中被视为保证各项活动达到预期效果的职能。控制的过程是否有效依赖于能否找到问题的症结。在出现偏差“不合格”以后，通过分析偏差“不合格”的原因，追溯责任，谓之事后控制或间接控制。直接或预先控制则强调控制事物的过程而不是结果，强调提高被控制对象的自我约束能力。对一个企业而言，重视全过程控制，有利于全方位、全过程地预防和控制经营过程，从而通过提高文书档案管理水平来提高企业的管理质量。需强调的是，文书档案的积累要立足于研究规律、预测未知和科学的决策规划。如果过于强调惩罚性控制，必然影响文书档案形成的客观真实性，失去文书档案在科学管理控制中的意义。
（3）激励是文书档案工作中的组织管理与开发的重要手段。新时期的文书档案工作，正在实现由封闭向开放的现代化转型。新时期的文书档案理念，也由实体保管向以信息组织和利用转型。随着人事管理的改革，人们已着意探讨如何把人事管理转变为人力资源的组织管理与开发。
（4）加强文书档案的法制建设，构建现代企业制度下的文书档案管理运作的法律框架，规范企业文书档案工作。在档案工作已有的基础上，科学管理，依法治档，不断完善文书档案的各项制度。文书档案行政管理部门要了解企业文书档案工作特点，研究企业文书档案工作遇到的新问题，有针对性地制定出台切实可行的企业文书档案管理办法，建立和完善企业内部执法监督保障体系，把文书档案法制建设纳入企业依法治厂工作程序中，完善企业内部各项监督机制，使文书档案管理工作更加适应新时期的要求，更好地推进企业全面质量管理工作的深入开展。
5.结束语
总之，文书档案实行全面质量管理，有利于实现文书档案管理的科学化、规范化、标准化。不断提高企业文书档案资料的质量与完整性，使企业才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。
参考文献
[1] 张兰，浅谈企业文书档案的保密管理[J].环球市场信息导报,2011.01
[2] 席玲, 浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].时代教育：教育教学刊, 2011.03
关键词：文书档案；质量管理；措施
文书档案管理有着自己的研究领域,有不同于其他學科的规律性。深入研究其规律,并应用现代管理技术和方法,逐步实现档案管理的科学化,以达到更好地为两个文明建设服务的目的,是每个档案工作者的一项义不容辞的任务。因此, 必须加强对文书档案质量管理。本文主要对加强文书档案质量管理的几个方面进行了探索。
1.文书档案质量管理的特点
每个从事文秘工作和档案工作的人员必须树立对文书档案进行质量管理的思想，使档案质量不断提高。其核心是强调提高档案工作管理水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：
（1）领导的高度重视。领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用，并在全体职工中大力宣传，以增强全员的档案意识，在公司上下形成齐抓共管的局面，把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径。在具体工作中，领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题，为搞好文书档案工作创造必要的条件。
（2）全体人员参加。文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。
（3）全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。
（4）运用科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。
2.文书档案质量管理的要求
必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，因此，要求从事文秘工作和档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量的提高。要不断提高档案人员的素质。良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。
2.1政治意识
绝大部分的文书档案与党和国家的根本利益、人民群众的切身利益息息相关。这就要求管理人员要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，每处理一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全。
2.2质量意识
对文书档案从产生、收集、整理、保存到利用的每一个环节都要进行不同程度的参与，确保每一个环节不出纰漏。一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的。因此，要树立“我直接面对的就是利用者”的观念，为下一个环节提供高质量的“半成品”，这样，整个文书档案质量就会有可靠的保证。
2.3全局意识
对整个文书档案的形成和利用要有整体意识，明白自己负责的某一环节工作质量的好坏，直接关系到整体的质量。要努力做好文书档案管理工作。提供文书档案质量的好坏，往往事关全局工作能否继续，这也是全局工作不可缺少的一部分。
2.4主动意识
即在新形势下，文书档案管理人员要树立主动服务的观念。一是开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息，特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用的准确、简明的信息资料。二是打开大门，主动上网，积极热情提供服务。对一些可以公开的资料，要积极利用现代化的计算机网络系统，主动上网发布，让“死材料”变为“活信息”，提高利用率。
3.加强文书档案质量管理的三个原则
3.1保密原则
保密是文书档案管理、使用的最基本的原则。这一点在利用使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦扩散，可能影响党和国家最高利益的或影响到本地区和本单位正当利益的文书档案，在对外开放使用，特别是对国外、境外的开放使用时，一定要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫的马虎。
3.2开放原则
在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥它的作用。要根据形势的变化和发展，及时提出有关文书档案解密的建议，可以解密的就要及时解密。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案，更要及时解密，积极提供利用。目前，要着重纠正那种不分主次、轻重，凡是进了我的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料，为需要者提供有效的服务。
3.3服务原则
在新的形势下，文书档案管理部门要努力改变“权力机关”的作风，去除“衙门”习气，坚持“服务”的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。一些随着时间和形势变化而已经解密的文书档案，也可以按图书馆服务的方式提供给需要者。我们应解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。
4.加强文书档案质量管理的工作措施
在新时期文书档案至少在以下几个方面有裨于现代科学管理，才能更好的加强文书档案质量管理工作。
（1）文书档案为科学决策提供依据。科学管理的核心是决策，迅速、合理而科学的决策离不开事实前提和决策环境，它包括旧案所提供的经验参考、人文背景和各种必要的真实数据。文书档案方式就是取得这种支持的最佳途径。于是，文书档案被纳入信息一体化管理的模式，在颇具理性色彩的科学决策和信息观念的引导下，无论是国家宏观管理与决策，还是企业管理与决策部门，文书档案方式都逐渐被视为获取可靠信息的重要手段。传统文书档案管理方式下档案信息的零散、迟缓和重载体正逐渐变得系统可靠、及时快捷和重信息内容。这都缘于文书档案全面质量的提高。
（2）控制是指文书档案方式在现代管理控制中的预先控制和事后控制功能。控制在现代化科学管理中被视为保证各项活动达到预期效果的职能。控制的过程是否有效依赖于能否找到问题的症结。在出现偏差“不合格”以后，通过分析偏差“不合格”的原因，追溯责任，谓之事后控制或间接控制。直接或预先控制则强调控制事物的过程而不是结果，强调提高被控制对象的自我约束能力。对一个企业而言，重视全过程控制，有利于全方位、全过程地预防和控制经营过程，从而通过提高文书档案管理水平来提高企业的管理质量。需强调的是，文书档案的积累要立足于研究规律、预测未知和科学的决策规划。如果过于强调惩罚性控制，必然影响文书档案形成的客观真实性，失去文书档案在科学管理控制中的意义。
（3）激励是文书档案工作中的组织管理与开发的重要手段。新时期的文书档案工作，正在实现由封闭向开放的现代化转型。新时期的文书档案理念，也由实体保管向以信息组织和利用转型。随着人事管理的改革，人们已着意探讨如何把人事管理转变为人力资源的组织管理与开发。
（4）加强文书档案的法制建设，构建现代企业制度下的文书档案管理运作的法律框架，规范企业文书档案工作。在档案工作已有的基础上，科学管理，依法治档，不断完善文书档案的各项制度。文书档案行政管理部门要了解企业文书档案工作特点，研究企业文书档案工作遇到的新问题，有针对性地制定出台切实可行的企业文书档案管理办法，建立和完善企业内部执法监督保障体系，把文书档案法制建设纳入企业依法治厂工作程序中，完善企业内部各项监督机制，使文书档案管理工作更加适应新时期的要求，更好地推进企业全面质量管理工作的深入开展。
5.结束语
总之，文书档案实行全面质量管理，有利于实现文书档案管理的科学化、规范化、标准化。不断提高企业文书档案资料的质量与完整性，使企业才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。
参考文献
[1] 张兰，浅谈企业文书档案的保密管理[J].环球市场信息导报,2011.01
[2] 席玲, 浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].时代教育：教育教学刊, 2011.03