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摘 要：当前环境发展下中职学校档案管理工作也朝着数字化、信息化转变，作为中职学校各方面工作的重要依据，做好档案管理工作直接影响学校管理水平。下面文章主要对中职学校档案管理工作存在的问题进行分析，结合实际提出具体的解决对策。
关键词：中职学校;学校档案;档案管理;管理工作
1 新时期新形势下学校档案管理的重要性
第一，学校档案是学校发展的主要见证者。学校成立之初，档案记录就伴随着产生了，它见证了一个学校的发展创新和壮大的整体过程，它记载了学校基本的正常职能活动，可以管窥到学校的管理方式的变迁、文化氛围、教学水平等特征。第二，学校档案是顺应时代发展风向标。当前社会信息化多媒体技术发展日新月异，在这样时代背景下，就要推进信息档案的智能化管理。采用信息化档案管理变得更迅捷更方便，与办学規模相辅相成，将更好的满足新时代对学校提出的要求。第三，学校档案对学校发展能提供关键的决策信息。十年树木百年树人，良好声誉的学校可持续发展离不开正确决策。正确的方针政策离不开数据统计，所以在学校面临发展机遇关键期，相关责任人通过各类档案信息进行政策调整。可根据科学统计数据档案信息快速分析判断，对关键决策提供信息数据，这对学校发展将发挥重要作用。
2 新时期中职学校档案管理工作存在的问题
2.1缺乏专业培训，业务不精练
大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏计算机操作的技能，缺乏档案管理相关的理论知识和实践技能，但是单位对此没有进行相关的技能培训和业务能力培训，导致他们业务不精练，工作起来难度重重。
2.2档案管理中信息化落后
在新时期的条件下，信息化是一个重要手段，而对于档案管理来说，信息化有助于档案管理的工作，然而由于资金不到位，很多中职学校的档案依旧是纸质档案，这种档案管理工作模式不仅耗费大量的人力物力并且其工作效率低下，将档案管理信息化，不仅可以提高档案管理工作的效率而且对于学校的发展具有促进作用。由于中职学校缺乏专业人才，对于新时期档案管理中信息化的人才更是稀缺，将档案管理信息化对于中职学校来说是一个巨大的挑战。
2.3学生档案管理工作人才队伍建设薄弱
当前中职学校学生档案管理工作大多是由一人身兼数职来完成的，这就造成了将学生档案工作放至最为不重要的位置，到最后时间仓促就草草整理了事。学生档案从归档收集到后续管理利用开展效果如何，很大程度上取决于谁在做这个事情，档案业务素质是决定这一切的关键，目前学生档案管理部门亟需一支专业化、素质强、特色化的档案人才队伍。从用人单位、组织人事部门反馈回意见，推导出学生档案整理质量取决于管理者业务水平，这也可以反向推出人才队伍建设直接决定档案服务水平。
2.4档案交接手续不严密，容易造成档案遗失
因中职学校很多的文件管理人员并不属于全职工作，在传输作业或转移作业时，不按程序处理移交的文件。应该及时清理的却不清理，应该进行检查的却不去检查，有些甚至还忽略了签字程序，有些人甚至会主观地认为转移以及交接档案仅是简简单单的一串钥匙交接的问题，非常容易导致出现档案遗失的严重问题。
3 新时期中职学校档案管理工作的提升措施
3.1转变学校领导观念，提高对档案管理信息化的重视度
在中职院校中，校领导是学校管理的核心人物，因此，要想推进档案管理信息化建设进程，加快建设速度，管理层就要积极转变自身的档案管理信息化建设观念和管理态度，将大数据技术和工具引入到档案管理建设中。中职学校的领导首先要从信息化发展的大时代出发，充分认识到档案管理在学校发展中所起的重要作用，认识到档案管理信息化是历史发展的必然趋势。其次要从思想意识上提高对学校档案管理信息化的认识，积极主动地学习相关法律法规，明确档案管理信息化分工，细化步骤，将档案管理信息化提上工作日程。总之，中职学校的领导只有从根本上转变对档案管理的认识，提高对档案管理信息化建设的重视度，才能促使学校其他工作人员理解与支持档案管理信息化，才能在全校范围内迅速推进档案管理信息化工作。
3.2构建信息化档案管理规范化工作流程
档案管理工作的信息化建设是适应时代发展的新趋势，档案信息作为原生资源，其重要性正逐步凸显。但要规范化制度化，具体应包括：第一，档案整理与规类。定期为纸质档案需要转化为数字化档案进行归类、整理。包括文字档案、声像档案、照片档案等。第二，建立目录库。将纸质档案建立纲目，分类划分录入系统。这些数据把包括建目时间、存放柜号、文件号、页数、存放类型、保存期限等。第三，数据备份。防止系统出现断电、或操作失误导致故障致使数据丢失，而将全部或局部数据集合从应用主机硬盘或列阵复制到其他存储介质。第四，数据校验。逐条检查每个案卷目录下扫描文件，是否打开正常，页数、目录和扫描文件是否一致等。这样，规范化档案管理流程将使信息录入、检索和查找更迅速、更便捷、更高效，使档案收集、整理、移交、接收、保管、使用有规可依，有据可查，实现了档案管理业务质的飞跃。
3.3优化人事档案信息化人才队伍结构
中职学校人事档案信息化工作不同于以往纸质档案管理，仅需要传统档案管理业务知识就可以，大数据时代下的文档管理既需要人事档案管理知识又要具备IT、电子等现代信息技术等业务知识。优化中职学校现有的人事档案人才队伍结构要从两方面来抓：一是对现有档案人员进行业务培训，将计算机、数据库、系统维护及人事档案管理相关专家请到学校内部进行业务大讲堂，同时也鼓励专兼职档案员在线上进行充电;二是招聘现有亟需的专业人才，这就节约了学校的培训人才成本，也能使现有招聘人才更快、更好投入工作。中职学校人事档案信息化工作人才队伍一定要转变原有单一人才结构，转向多元化、综合性人才结构。只有多元化、综合性合理科学的人员队伍结构才能使人事档案信息化工作效率更高、管理利用工作更加实效化。
结语
综上诉述，在新时期下中职学校档案管理可以通过提高校领导的重视和其他工作人员的认识，并且提高档案管理工作人员的工作效率，完善档案管理体制，将档案进行信息化管理，不断提高档案对学校管理工作的作用，发挥档案对于学校教学改革方面的显著作用。档案管理工作是学校工作的重要组成部分，管理工作的优良也代表着学校的好坏。做好档案管理工作对于学校的发展将会是一个强大的推动力。
参考文献
[1]王绪贵.学校档案管理的规范创新及信息化建设方式研究论述[J].才智，2017（8）：156-156.
[2]王新.职业学校学生档案管理存在的问题与对策[J].行政事业资产与财务，2019（04）：93-94.
[3]赵德燕.试论职业学校档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（24）：146.
关键词：中职学校;学校档案;档案管理;管理工作
1 新时期新形势下学校档案管理的重要性
第一，学校档案是学校发展的主要见证者。学校成立之初，档案记录就伴随着产生了，它见证了一个学校的发展创新和壮大的整体过程，它记载了学校基本的正常职能活动，可以管窥到学校的管理方式的变迁、文化氛围、教学水平等特征。第二，学校档案是顺应时代发展风向标。当前社会信息化多媒体技术发展日新月异，在这样时代背景下，就要推进信息档案的智能化管理。采用信息化档案管理变得更迅捷更方便，与办学規模相辅相成，将更好的满足新时代对学校提出的要求。第三，学校档案对学校发展能提供关键的决策信息。十年树木百年树人，良好声誉的学校可持续发展离不开正确决策。正确的方针政策离不开数据统计，所以在学校面临发展机遇关键期，相关责任人通过各类档案信息进行政策调整。可根据科学统计数据档案信息快速分析判断，对关键决策提供信息数据，这对学校发展将发挥重要作用。
2 新时期中职学校档案管理工作存在的问题
2.1缺乏专业培训，业务不精练
大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏计算机操作的技能，缺乏档案管理相关的理论知识和实践技能，但是单位对此没有进行相关的技能培训和业务能力培训，导致他们业务不精练，工作起来难度重重。
2.2档案管理中信息化落后
在新时期的条件下，信息化是一个重要手段，而对于档案管理来说，信息化有助于档案管理的工作，然而由于资金不到位，很多中职学校的档案依旧是纸质档案，这种档案管理工作模式不仅耗费大量的人力物力并且其工作效率低下，将档案管理信息化，不仅可以提高档案管理工作的效率而且对于学校的发展具有促进作用。由于中职学校缺乏专业人才，对于新时期档案管理中信息化的人才更是稀缺，将档案管理信息化对于中职学校来说是一个巨大的挑战。
2.3学生档案管理工作人才队伍建设薄弱
当前中职学校学生档案管理工作大多是由一人身兼数职来完成的，这就造成了将学生档案工作放至最为不重要的位置，到最后时间仓促就草草整理了事。学生档案从归档收集到后续管理利用开展效果如何，很大程度上取决于谁在做这个事情，档案业务素质是决定这一切的关键，目前学生档案管理部门亟需一支专业化、素质强、特色化的档案人才队伍。从用人单位、组织人事部门反馈回意见，推导出学生档案整理质量取决于管理者业务水平，这也可以反向推出人才队伍建设直接决定档案服务水平。
2.4档案交接手续不严密，容易造成档案遗失
因中职学校很多的文件管理人员并不属于全职工作，在传输作业或转移作业时，不按程序处理移交的文件。应该及时清理的却不清理，应该进行检查的却不去检查，有些甚至还忽略了签字程序，有些人甚至会主观地认为转移以及交接档案仅是简简单单的一串钥匙交接的问题，非常容易导致出现档案遗失的严重问题。
3 新时期中职学校档案管理工作的提升措施
3.1转变学校领导观念，提高对档案管理信息化的重视度
在中职院校中，校领导是学校管理的核心人物，因此，要想推进档案管理信息化建设进程，加快建设速度，管理层就要积极转变自身的档案管理信息化建设观念和管理态度，将大数据技术和工具引入到档案管理建设中。中职学校的领导首先要从信息化发展的大时代出发，充分认识到档案管理在学校发展中所起的重要作用，认识到档案管理信息化是历史发展的必然趋势。其次要从思想意识上提高对学校档案管理信息化的认识，积极主动地学习相关法律法规，明确档案管理信息化分工，细化步骤，将档案管理信息化提上工作日程。总之，中职学校的领导只有从根本上转变对档案管理的认识，提高对档案管理信息化建设的重视度，才能促使学校其他工作人员理解与支持档案管理信息化，才能在全校范围内迅速推进档案管理信息化工作。
3.2构建信息化档案管理规范化工作流程
档案管理工作的信息化建设是适应时代发展的新趋势，档案信息作为原生资源，其重要性正逐步凸显。但要规范化制度化，具体应包括：第一，档案整理与规类。定期为纸质档案需要转化为数字化档案进行归类、整理。包括文字档案、声像档案、照片档案等。第二，建立目录库。将纸质档案建立纲目，分类划分录入系统。这些数据把包括建目时间、存放柜号、文件号、页数、存放类型、保存期限等。第三，数据备份。防止系统出现断电、或操作失误导致故障致使数据丢失，而将全部或局部数据集合从应用主机硬盘或列阵复制到其他存储介质。第四，数据校验。逐条检查每个案卷目录下扫描文件，是否打开正常，页数、目录和扫描文件是否一致等。这样，规范化档案管理流程将使信息录入、检索和查找更迅速、更便捷、更高效，使档案收集、整理、移交、接收、保管、使用有规可依，有据可查，实现了档案管理业务质的飞跃。
3.3优化人事档案信息化人才队伍结构
中职学校人事档案信息化工作不同于以往纸质档案管理，仅需要传统档案管理业务知识就可以，大数据时代下的文档管理既需要人事档案管理知识又要具备IT、电子等现代信息技术等业务知识。优化中职学校现有的人事档案人才队伍结构要从两方面来抓：一是对现有档案人员进行业务培训，将计算机、数据库、系统维护及人事档案管理相关专家请到学校内部进行业务大讲堂，同时也鼓励专兼职档案员在线上进行充电;二是招聘现有亟需的专业人才，这就节约了学校的培训人才成本，也能使现有招聘人才更快、更好投入工作。中职学校人事档案信息化工作人才队伍一定要转变原有单一人才结构，转向多元化、综合性人才结构。只有多元化、综合性合理科学的人员队伍结构才能使人事档案信息化工作效率更高、管理利用工作更加实效化。
结语
综上诉述，在新时期下中职学校档案管理可以通过提高校领导的重视和其他工作人员的认识，并且提高档案管理工作人员的工作效率，完善档案管理体制，将档案进行信息化管理，不断提高档案对学校管理工作的作用，发挥档案对于学校教学改革方面的显著作用。档案管理工作是学校工作的重要组成部分，管理工作的优良也代表着学校的好坏。做好档案管理工作对于学校的发展将会是一个强大的推动力。
参考文献
[1]王绪贵.学校档案管理的规范创新及信息化建设方式研究论述[J].才智，2017（8）：156-156.
[2]王新.职业学校学生档案管理存在的问题与对策[J].行政事业资产与财务，2019（04）：93-94.
[3]赵德燕.试论职业学校档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（24）：146.