外贸邮件系统中的致命伤
　　
　　一个外贸企业，其营销人员通过自己的邮箱每天都会收到大量来自国外企业的询价信息，但因为传统电子邮件系统没有管理功能，使这些信息一直处于散乱状态，更无法统计有哪些转成了企业的有用商机。上游供应商、下游分销商、客户产品信息均散落在各部门的业务人员邮箱中，为个人所有，相互不能共享，造成大量客户资源白白浪费，跑单现象时有发生。
　　可以想象，一方面此种管理局面极有可能造成客户流失，在相当长的一段时间内，企业营业额将不可避免的受影响。另一方面，由于收发邮件缺乏监管，业务人员延迟或错发邮件会给企业造成无法挽回的损失，这同样成为外贸企业的致命伤。另外，由于现有邮件系统管理缺失，致使外贸企业的业务人员需要手工处理大量外贸单证及其流转、报价测算、统计分析报表等工作，因为量大效率低而出错的事也让外贸企业非常头痛。
　　据一外贸人士讲，一个外贸企业一年中因邮件问题而造成的损失，占其整个年收入的30%！
　　因此，随着近年我国外贸队伍的日益庞大，以及电子商务的日渐走俏，缺失管理的原有电子邮件系统，正逐渐被一个新的外贸邮件管理系统（简称外贸邮）所代替。
　　
　　结识“外贸邮”
　　
　　外贸邮件管理系统中的“管理”是如何进行的呢？
　　这种系统是以公司统一的郵箱形象面向客户，里面嵌入公司形象宣传。其内设置公司的邮件组织机构，为机构的每位成员设定相应权限成为外贸管理业务基础架构。公司统一收取邮件，并根据关键词，随即智能分发到设定好的权限成员，每位成员只能阅览和处理自己权限内的邮件。系统也设置共享邮箱，由管理员分发共享邮件供每位成员浏览。对陌生邮件，管理员则分配给相关人员处理。
　　与传统邮件系统随意发送邮件不同的是，外贸邮中的每位成员必须经管理员审批后方能发送邮件。
　　同时，它设计了多种邮件统计分析智能，帮助企业决策支持。系统克服了国外服务器阻隔国内邮件的屏障，保证邮件安全送达国外客户；还设置有屏蔽垃圾邮件的功能，使每位员工免受垃圾邮件的骚扰。相应的安全性大为提高。
　　对企业邮件的网络化管理也是外贸邮必须实现的功能。当然，使用外贸邮无需搭建邮件服务器，只需设置POP邮件账户，就可以实现多人共享邮件及账户。系统包括客户端和服务器端两部分。
　　其实，外贸邮的核心价值就是通过系列邮件管控功能，外贸企业可以方便的实现管理职能。因为邮箱统一监控，统一使用，事实上也就解除了长期以来因业务员离职而损失客户资源的巨大困扰。
　　


　　此外，外贸邮还预置询报价模板，解决了因业务员不按时回邮，或者错误回邮而给企业带来的不必要损失等无管理状态下易出现的诸多问题。
　　
　　外贸邮助力外贸企业业务管理
　　
　　今年，我国主流管理软件厂商金算盘公司在看到外贸邮市场的巨大商机后，开始切入这一领域，开发出外贸邮件管理系统KeyMail，大肆进军外贸企业。那么，这会不会引起原邮件系统软件商的高度重视？这似乎昭示着邮件管理系统会迎来换代风潮。
　　有专家预测，可在邮件管理的基础上，将外贸邮件管理系统与客户关系管理系统（CRM）有机融合，产生名为“外贸通”的新型产品，形成针对外贸企业的外贸业务解决方案，并推而广之，将其应用到更广的领域。可见，邮件系统的换代势在必行。