论文部分内容阅读
2000年12月，国家档案局发布了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)行业标准。“《规则》以‘简化整理、深化检索’为宗旨，对原有的归档文件整理方法——‘立卷’进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化整理中的手工操作。”…但在近十年的具体实践工作中，归档文件装订方式问题一直制约着机关档案工作，它不仅没有减轻归档文件装订的劳动强度，为文档一体化管理提供有力支持，而且弱化了《规则》推行的“简化整理、深化检索”的效率宗旨原则。对此，笔者谈点自己的看法，以期引起研究和重视。
1
目前归档文件装订方式的现状
2000年国家档案局发布的《规则》中，对归档文件的装订方式没有作统一要求。对此，各省档案局在制定《规则》实施细则和实施办法时，为便于本省归档文件装订方式的统一，分别进行了明确的规定和要求。那么，目前归档文件装订方式呈现一个怎样的状况呢?笔者对福建、湖北、湖南、辽宁、甘肃、宁夏、陕西、山西、新疆、江苏、浙江、河南等12个省档案局公布的有关归档文件装订方式的规定与要求进行了调查统计，其具体情况见下表：
从表中我们可以看出，在被调查统计的12个省中，采用3种以上装订方式的有7个省，占58.33％；采用2种装订方式的有3个省，占25％；采用1种装订方式的有1个省，占8.33％；没有对文件装订方式作统一要求的有1个省，占8.33％。在表中所列9种装订方式中，采用封套装订方式的有6个省，占50％；采用不锈钢夹装订方式的有6个省，占50％；采用缝纫机线装方式的有9个省，占75％；采用粘贴装订方式的有3个省，占25％；采用三孔一线装订方式作补充的有4个省，占33％，采用燕尾夹、不锈钢订书钉、档案袋、精制塑料螺钉装订方式的各1个省，分别占8.33％。通过以上分析可以看出，在目前各省规定的装订方式中，采用2种以上组合装订方式的是主流，占被调查统计省份的83％以上；在表中所列9种装订方式中，采用率在25％以上的有5种，分别是缝纫机线装、封套、不锈钢夹、三孔一线、粘贴，也是目前较为普遍的归档文件装订方式。
2
目前五种常用归档文件装订方式存在的问题
2.1
归档文件装订方式的基本要求
笔者认为，归档文件的装订方式，除了符合《规则》“简化整理、深化检索、提高工作效率”的宗旨外，还应考虑归档文件移交档案馆后档案保管、保护和管理的原则要求。具体来讲，归档文件的装订应符合以下几个方面的要求：一是符合简化整理、提高工作效率的要求。文件归档方式改革的主要目的，就是：“理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效益。”作为文件归档工作组成部分的归档文件装订工作，也应当符合这一原则要求，做到操作简单、便捷，有利于文档一体化管理的需要；二是便于档案馆的日常管理工作。归档文件最终的归宿是各级国家综合档案馆，因此，归档文件的装订方式，要充分考虑移交进馆后便于档案馆的日常管理需要，避免为日常的管理工作带来不便，造成不必要的重复劳动；三是符合档案保护的要求。一方面，归档文件装订材料对归档文件实体要无害，且材料自身不易氧化、腐蚀，不生虫、霉，不增加归档文件的体积；另一方面，装订方式对归档文件整体的原貌不具破坏性，装订后的归档文件牢固、具有可逆性；四是装订成本低廉，具有良好的适应性。
2.2 五种常用装订方式存在的问题
2.2.1
缝纫机线装装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，采用缝纫机线装装订方式的有9个省，其采用率占五种常用装订方式的首位。在具体的工作实践中，缝纫机线装装订方式存在的主要问题有三方面：一是不符合《规则》提倡的“简化整理、提高工作效率”的要求。具体表现在装订技术要求高，操作不简便，基层档案员和文书处理人员很难掌握，易出故障。缝纫机线装装订方式与文书处理阶段文件的装订方式不一致，需重新拆装，造成人力、物力和有效工作时间的浪费，不利于文档一体化管理的推行，工作效率低。二是对归档文件实体原貌破坏性大，可逆性不强。具体表现在缝纫机针脚会使归档文件产生撕裂线，造成归档文件的断裂。尤其是需要复印、扫描拆除装订线后，如果再重新用缝纫机装订，会对归档文件造成更大的二次伤害。三是装订设备价格较高。市场上档案专用缝纫装订机低则几百元，高则上千元，很难在文书处理部门和机关档案室同时配备。
2.2.2 封套装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，有6个省采用了封套装订方式，其采用率占五种常用装订方式的第二位。在具体的工作实践中，封套装订方式存在的主要问题有三个方面：一是封套装订方式与文书处理阶段文件的装订方式不一致，不利于推行《规则》倡导的文档一体化管理，需重新拆、装。二是不便于档案馆的日常管理和档案保护。其表现是归档文件去除装订后呈散装状态，牢固性不好，易散失。封套自身厚度会增加归档文件厚度，挤占有限的档案存贮空间，造成“一柜子档案，半柜子封套”现象的出现。三是装订价格较高。目前市场上用80克左右无酸牛皮纸制成的归档文件封套价每个在0.15～0.18元，这样，每份归档文件就需增加同样的成本，基层档案室很难承担起这些费用。
2.2.3 不锈钢夹装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，有6个省采用了不锈钢夹装订方式，其采用率与封套装订方式并列第二位。在具体的工作实践中，不锈钢夹装订方式存在的主要问题有三个方面：一是不锈钢夹装订方式与文书处理阶段文件的装订方式不一致，不利于推行《规则》倡导的文档一体化管理，需重新拆装。同时，也不适宜太薄、太厚归档文件的装订。二是不锈钢夹会增加归档文件的体积和重量，挤占有限的档案存贮空间和增大对档案存贮设备及库房楼面承载能力的要求，不适宜采用微波消毒设备进行档案消毒。三是不锈钢夹价格较高，不经济。目前市场上销售的不锈钢夹价格一般每个在0.35～0.6元，文件归档成本较高。
2.2.4 三孔一线装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，有4个省将三孔一线装订方式作为主要归档文件装订方式的补充，其采用率占五种常用装订方式的第三位。其主要问题有三个方面：一是归档文件装订方式与文书处理阶段文件的装订方式不一致，需重新装订，不利于文档一体化管理；二是速度慢，效率不高，不适宜普通归档文件的装订，适应性不强。从12个省有关归档文件装订方式的要求中也可以看到，三孔一线装订方式只是适用于较厚归档文件的装订，是其他主要装订方式的补充。
2.2.5 粘贴装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，有3个省采用了粘贴装订方式，其采用率占五个主要装订方式的第四位。在具体的工作实践中，粘贴装订方式存在的问题主要有两个方面： 一是粘贴装订方式与文书处理阶段大量文件的装订方式不一致，不利于推行《规则》倡导的文档一体化管理，需重新拆、装；手工操作速度慢，效率不高。二是不利于档案保护的需要。主要表现是粘贴材料易生虫、霉，危害档案的安全；复印、扫描时归档文件实体不能完整拆除，原貌性遭到破坏，可逆性不好。
3 对采用不锈钢订书钉装订方式的分析
以上分析可以看出，五种常用装订方式，除装订方式自身存在一定不足外，其主要问题是不符合文档一体化的管理需要，阻断了文书处理阶段与文件归档阶段自然过渡的装订要求，不利于文件归档工作对文书处理阶段文件装订成果的吸收，弱化了《规则》对归档文件整理方法改革的作用。那有无一种同时符合文书处理和文件归档要求的装订方式呢?在被调查统计的12个省中，江苏省档案局推荐的对归档文件采用不锈钢订书钉进行装订的方式值得研究和推广。
3.1 不锈钢订书钉装订方式与五种常用装订方式的比较。按照归档文件装订的几项技术要求来分析，不锈钢订书钉装订方式与五种常用装订方式各项技术指标对比情况见下表：
通过对比可以发现，在所设定的12项技术指标要求中，缝纫机线装、封套、不锈钢夹、粘贴等四种装订方式均有4项技术指标不符合要求，指标不符合要求率达33.3％；三孔一线装订方式有3项技术指标不符合要求，指标不符合要求率达25％，而且只是适合较厚归档文件的装订；不锈钢订书钉装订方式有1项技术指标不符合要求，指标不符合要求率仅有8.3％。对比分析结果显示，不锈钢订书钉装订方式与五种常用装订方式相比，除了不适宜微波消毒外，其他各项技术指标均符合要求，具有明显的优势。
3.2 采用不锈钢订书钉装订方式的可行性。相对于五种常用装订方式来讲，采用不锈钢订书钉装订方式不仅具有明显的优势，而且具有一定的可行性。其可行性主要表现在以下几个方面：一是装订方式更易被机关文书处理人员和机关档案员双方接受。目前采用的五种常用装订方式与文书处理阶段文件的装订方式是不一致的，造成机关文书处理人员与档案员之间互不“买账”，导致文书处理阶段对文件的装订成果不被机关档案员采用，进而形成人力、物力和财力的浪费。采用不锈钢订书钉装订方式后，既满足了文书处理阶段对文件运行和管理的需要，又符合归档文件的装订方式，满足机关档案管理的需要，促进机关文档一体化管理的实现。二是高质量、标准化不锈钢订书钉装订材料的问世，为实行不锈钢订书钉装订方式提供了物质保证。2000年国家档案局发布《规则》时，国内尚没有符合《规则》要求的不锈钢订书钉产品。因而，国家档案局在当时装订材料没有明显优势的情况下，对归档文件的装订方式没有进行统一的规定。《规则》发布后，江苏省档案局首先开始推荐使用由该局监制的不锈钢订书钉装订材料，其他一些地方也开始效仿江苏的做法，采用不锈钢订书钉来装订归档文件。十年来，不锈钢订书钉的生产技术、产品质量不断提高。2005年QB／T1151－2005订书钉标准的颁布，使不锈钢订书钉的产品质量和生产技术纳入了标准化管理。目前，不锈钢订书钉装订材料已不再是稀有物品，如果国家档案局在各地已有研究成果的基础上，对不锈钢订书钉的产品质量作进一步的研究开发，则全面推广不锈钢订书钉装订方式就会取得重大的进展。三是装订成本低廉，适宜作为归档文件装订方式大面积推广。目前市场上销售的100％不锈钢统一标准型订书钉价格为每枚0.0035～0.0048元，装订设备采用普通的订书机即可，每份归档文件的装订成本不足1分钱。相对于缝纫机高昂的设备成本，封套、不锈钢夹几角钱的装订材料成本来说，可谓微不足道。而且，随着不锈钢订书钉的大批量生产和销售，其价格还有进一步的下降空间。低廉的装订成本优势，势必为不锈钢订书钉装订方式的大面积推广提供可能。四是装订技术简单、工作效率高，为不锈钢订书钉装订方式的推广提供了有利条件。采用不锈钢订书钉装订方式，不需要专门的操作技术，工作人员人人都会，而且工作效率高，其对文件的装订成果不仅符合文件运行和管理的需要，而且可以自然过渡到文件归档和档案管理阶段，有利于减少机关档案员的工作强度，有利于文档一体化管理的实现，这些优势，无疑为不锈钢订书钉装订方式的推广奠定有利的条件基础。
1
目前归档文件装订方式的现状
2000年国家档案局发布的《规则》中，对归档文件的装订方式没有作统一要求。对此，各省档案局在制定《规则》实施细则和实施办法时，为便于本省归档文件装订方式的统一，分别进行了明确的规定和要求。那么，目前归档文件装订方式呈现一个怎样的状况呢?笔者对福建、湖北、湖南、辽宁、甘肃、宁夏、陕西、山西、新疆、江苏、浙江、河南等12个省档案局公布的有关归档文件装订方式的规定与要求进行了调查统计，其具体情况见下表：
从表中我们可以看出，在被调查统计的12个省中，采用3种以上装订方式的有7个省，占58.33％；采用2种装订方式的有3个省，占25％；采用1种装订方式的有1个省，占8.33％；没有对文件装订方式作统一要求的有1个省，占8.33％。在表中所列9种装订方式中，采用封套装订方式的有6个省，占50％；采用不锈钢夹装订方式的有6个省，占50％；采用缝纫机线装方式的有9个省，占75％；采用粘贴装订方式的有3个省，占25％；采用三孔一线装订方式作补充的有4个省，占33％，采用燕尾夹、不锈钢订书钉、档案袋、精制塑料螺钉装订方式的各1个省，分别占8.33％。通过以上分析可以看出，在目前各省规定的装订方式中，采用2种以上组合装订方式的是主流，占被调查统计省份的83％以上；在表中所列9种装订方式中，采用率在25％以上的有5种，分别是缝纫机线装、封套、不锈钢夹、三孔一线、粘贴，也是目前较为普遍的归档文件装订方式。
2
目前五种常用归档文件装订方式存在的问题
2.1
归档文件装订方式的基本要求
笔者认为，归档文件的装订方式，除了符合《规则》“简化整理、深化检索、提高工作效率”的宗旨外，还应考虑归档文件移交档案馆后档案保管、保护和管理的原则要求。具体来讲，归档文件的装订应符合以下几个方面的要求：一是符合简化整理、提高工作效率的要求。文件归档方式改革的主要目的，就是：“理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效益。”作为文件归档工作组成部分的归档文件装订工作，也应当符合这一原则要求，做到操作简单、便捷，有利于文档一体化管理的需要；二是便于档案馆的日常管理工作。归档文件最终的归宿是各级国家综合档案馆，因此，归档文件的装订方式，要充分考虑移交进馆后便于档案馆的日常管理需要，避免为日常的管理工作带来不便，造成不必要的重复劳动；三是符合档案保护的要求。一方面，归档文件装订材料对归档文件实体要无害，且材料自身不易氧化、腐蚀，不生虫、霉，不增加归档文件的体积；另一方面，装订方式对归档文件整体的原貌不具破坏性，装订后的归档文件牢固、具有可逆性；四是装订成本低廉，具有良好的适应性。
2.2 五种常用装订方式存在的问题
2.2.1
缝纫机线装装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，采用缝纫机线装装订方式的有9个省，其采用率占五种常用装订方式的首位。在具体的工作实践中，缝纫机线装装订方式存在的主要问题有三方面：一是不符合《规则》提倡的“简化整理、提高工作效率”的要求。具体表现在装订技术要求高，操作不简便，基层档案员和文书处理人员很难掌握，易出故障。缝纫机线装装订方式与文书处理阶段文件的装订方式不一致，需重新拆装，造成人力、物力和有效工作时间的浪费，不利于文档一体化管理的推行，工作效率低。二是对归档文件实体原貌破坏性大，可逆性不强。具体表现在缝纫机针脚会使归档文件产生撕裂线，造成归档文件的断裂。尤其是需要复印、扫描拆除装订线后，如果再重新用缝纫机装订，会对归档文件造成更大的二次伤害。三是装订设备价格较高。市场上档案专用缝纫装订机低则几百元，高则上千元，很难在文书处理部门和机关档案室同时配备。
2.2.2 封套装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，有6个省采用了封套装订方式，其采用率占五种常用装订方式的第二位。在具体的工作实践中，封套装订方式存在的主要问题有三个方面：一是封套装订方式与文书处理阶段文件的装订方式不一致，不利于推行《规则》倡导的文档一体化管理，需重新拆、装。二是不便于档案馆的日常管理和档案保护。其表现是归档文件去除装订后呈散装状态，牢固性不好，易散失。封套自身厚度会增加归档文件厚度，挤占有限的档案存贮空间，造成“一柜子档案，半柜子封套”现象的出现。三是装订价格较高。目前市场上用80克左右无酸牛皮纸制成的归档文件封套价每个在0.15～0.18元，这样，每份归档文件就需增加同样的成本，基层档案室很难承担起这些费用。
2.2.3 不锈钢夹装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，有6个省采用了不锈钢夹装订方式，其采用率与封套装订方式并列第二位。在具体的工作实践中，不锈钢夹装订方式存在的主要问题有三个方面：一是不锈钢夹装订方式与文书处理阶段文件的装订方式不一致，不利于推行《规则》倡导的文档一体化管理，需重新拆装。同时，也不适宜太薄、太厚归档文件的装订。二是不锈钢夹会增加归档文件的体积和重量，挤占有限的档案存贮空间和增大对档案存贮设备及库房楼面承载能力的要求，不适宜采用微波消毒设备进行档案消毒。三是不锈钢夹价格较高，不经济。目前市场上销售的不锈钢夹价格一般每个在0.35～0.6元，文件归档成本较高。
2.2.4 三孔一线装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，有4个省将三孔一线装订方式作为主要归档文件装订方式的补充，其采用率占五种常用装订方式的第三位。其主要问题有三个方面：一是归档文件装订方式与文书处理阶段文件的装订方式不一致，需重新装订，不利于文档一体化管理；二是速度慢，效率不高，不适宜普通归档文件的装订，适应性不强。从12个省有关归档文件装订方式的要求中也可以看到，三孔一线装订方式只是适用于较厚归档文件的装订，是其他主要装订方式的补充。
2.2.5 粘贴装订方式存在的问题。在被调查统计的12个省中，有3个省采用了粘贴装订方式，其采用率占五个主要装订方式的第四位。在具体的工作实践中，粘贴装订方式存在的问题主要有两个方面： 一是粘贴装订方式与文书处理阶段大量文件的装订方式不一致，不利于推行《规则》倡导的文档一体化管理，需重新拆、装；手工操作速度慢，效率不高。二是不利于档案保护的需要。主要表现是粘贴材料易生虫、霉，危害档案的安全；复印、扫描时归档文件实体不能完整拆除，原貌性遭到破坏，可逆性不好。
3 对采用不锈钢订书钉装订方式的分析
以上分析可以看出，五种常用装订方式，除装订方式自身存在一定不足外，其主要问题是不符合文档一体化的管理需要，阻断了文书处理阶段与文件归档阶段自然过渡的装订要求，不利于文件归档工作对文书处理阶段文件装订成果的吸收，弱化了《规则》对归档文件整理方法改革的作用。那有无一种同时符合文书处理和文件归档要求的装订方式呢?在被调查统计的12个省中，江苏省档案局推荐的对归档文件采用不锈钢订书钉进行装订的方式值得研究和推广。
3.1 不锈钢订书钉装订方式与五种常用装订方式的比较。按照归档文件装订的几项技术要求来分析，不锈钢订书钉装订方式与五种常用装订方式各项技术指标对比情况见下表：
通过对比可以发现，在所设定的12项技术指标要求中，缝纫机线装、封套、不锈钢夹、粘贴等四种装订方式均有4项技术指标不符合要求，指标不符合要求率达33.3％；三孔一线装订方式有3项技术指标不符合要求，指标不符合要求率达25％，而且只是适合较厚归档文件的装订；不锈钢订书钉装订方式有1项技术指标不符合要求，指标不符合要求率仅有8.3％。对比分析结果显示，不锈钢订书钉装订方式与五种常用装订方式相比，除了不适宜微波消毒外，其他各项技术指标均符合要求，具有明显的优势。
3.2 采用不锈钢订书钉装订方式的可行性。相对于五种常用装订方式来讲，采用不锈钢订书钉装订方式不仅具有明显的优势，而且具有一定的可行性。其可行性主要表现在以下几个方面：一是装订方式更易被机关文书处理人员和机关档案员双方接受。目前采用的五种常用装订方式与文书处理阶段文件的装订方式是不一致的，造成机关文书处理人员与档案员之间互不“买账”，导致文书处理阶段对文件的装订成果不被机关档案员采用，进而形成人力、物力和财力的浪费。采用不锈钢订书钉装订方式后，既满足了文书处理阶段对文件运行和管理的需要，又符合归档文件的装订方式，满足机关档案管理的需要，促进机关文档一体化管理的实现。二是高质量、标准化不锈钢订书钉装订材料的问世，为实行不锈钢订书钉装订方式提供了物质保证。2000年国家档案局发布《规则》时，国内尚没有符合《规则》要求的不锈钢订书钉产品。因而，国家档案局在当时装订材料没有明显优势的情况下，对归档文件的装订方式没有进行统一的规定。《规则》发布后，江苏省档案局首先开始推荐使用由该局监制的不锈钢订书钉装订材料，其他一些地方也开始效仿江苏的做法，采用不锈钢订书钉来装订归档文件。十年来，不锈钢订书钉的生产技术、产品质量不断提高。2005年QB／T1151－2005订书钉标准的颁布，使不锈钢订书钉的产品质量和生产技术纳入了标准化管理。目前，不锈钢订书钉装订材料已不再是稀有物品，如果国家档案局在各地已有研究成果的基础上，对不锈钢订书钉的产品质量作进一步的研究开发，则全面推广不锈钢订书钉装订方式就会取得重大的进展。三是装订成本低廉，适宜作为归档文件装订方式大面积推广。目前市场上销售的100％不锈钢统一标准型订书钉价格为每枚0.0035～0.0048元，装订设备采用普通的订书机即可，每份归档文件的装订成本不足1分钱。相对于缝纫机高昂的设备成本，封套、不锈钢夹几角钱的装订材料成本来说，可谓微不足道。而且，随着不锈钢订书钉的大批量生产和销售，其价格还有进一步的下降空间。低廉的装订成本优势，势必为不锈钢订书钉装订方式的大面积推广提供可能。四是装订技术简单、工作效率高，为不锈钢订书钉装订方式的推广提供了有利条件。采用不锈钢订书钉装订方式，不需要专门的操作技术，工作人员人人都会，而且工作效率高，其对文件的装订成果不仅符合文件运行和管理的需要，而且可以自然过渡到文件归档和档案管理阶段，有利于减少机关档案员的工作强度，有利于文档一体化管理的实现，这些优势，无疑为不锈钢订书钉装订方式的推广奠定有利的条件基础。