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【摘 要】随着计算机的广泛使用，为了节约成本，高效地对现行文件与档案进行管理，各企业普遍采用计算机技术对内部的现行文件与档案进行管理。现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。为此，针对计算机技术在文件档案管理中的应用进行了简要的论述。
【关键词】计算机技术；文件档案管理；阶段
企业现行文件档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段；现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段；电子文件阶段。
１．现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
1.1档案管理应用计算机技术阶段
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
1.2现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
1.3电子文件阶段
两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用ＣＩＭＳ的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
2.加强档案信息数据资源建设
2.1重视系统内部的泄密问题，加强内部管理体制的建设
档案信息与互联网连接后，就时刻处于各类电子入侵的攻击下，在人们的影响中，网络黑客围攻击术似乎无孔不入，实际上，安全专家对历史上的电子入侵案例子进行分析后，结论却是大多数入侵手段晨常一般，内部管理的松懈帮了黑客的大忙，再厉害的黑客要实施攻击，必须在现有信息系统上，找到突破口，而这些漏洞往往来源于内部人员的失误，管理上的疏忽。
2.2关注计算机病毒的新变化
当档案信息系统扩展到局域网甚至互联网时，计算机病毒成为不可回避的危害，而且新型病毒具有许多网络时代的新特征，例如，病毒传播主要通过网络途径系统的网络功能是常见的攻击点，等等，档案工作应当时刻注意新的技术变化，制定针对性策略，并从管理制度，技术监督，后备保护，应急措施等多方面综合防范。
2.3加强网络访问的权限管理，完善服务器审计制度
信息系统在为用户提供服务的同时，也忠实地记录了各种应用于的时间，内容，使用者等摘要记录，我们称之为日志。日志是档案信息系统的管理与服务操作的直接写照，各种越权行为，包括黑客行为，都会在日志中留下全部或部分记录，所以有些高明的黑客会在攻击成功后册掉系统日志，销毁证据档案管理人员本身不一定是计算机安全专家，但他在权限管理上应该是一个合格的系统审计员，尤其要重视应用服务器的日志审计。无数事实证明，一个网络化信息要完全避免越权操作是很困难，但做好审计，对及时发现问题，亡羊补牢非常有益。
3.解决电子文件归档和电子档案的长期保存问题
(1)进一步研究各类电子文件的特征，对从生成机制到档案保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性，原始性，安全性等方面的技术措施。
(2)与电子文件的形成部门主动配合，共同制定和关标准，并严格执行，由于电子文件的管理工作跨部门，跨行业，因此标准化涉及的种类多，范围广，其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引志足够的重视。
(3)提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的不安全性，物理归档的载体选择，设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。
4.解决计算机应用技术培训问题，扩大应用普及
(1)提高档案工作的标准化程度。档案工作现代化的基础是标准化。计算机在档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录，设备兼容，应用软件推广，信息联网等都需要一系列的标准才能解决。
(2)在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务，这是档案部门获得高质量的技术支持和减少人力，物力投入的最佳有效的途径。
(3)加快在档案工作者中的计算机知识普及，尽快使计算机文化成为每个档案工作者必须具备的基本职业技能。
5.结束语
我国档案现代化工作有很好的外部环境和内部环境，面临一次发展的大好机遇。然而在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，计算机技术一日千里地发展，对档案工作者来说，与机遇同在的是更新的挑战，为了迎接21世纪的挑战，我们必须不断地学习和吸收新技术，使档案现代化不断迈上新的台阶。
【关键词】计算机技术；文件档案管理；阶段
企业现行文件档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段；现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段；电子文件阶段。
１．现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
1.1档案管理应用计算机技术阶段
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
1.2现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
1.3电子文件阶段
两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用ＣＩＭＳ的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
2.加强档案信息数据资源建设
2.1重视系统内部的泄密问题，加强内部管理体制的建设
档案信息与互联网连接后，就时刻处于各类电子入侵的攻击下，在人们的影响中，网络黑客围攻击术似乎无孔不入，实际上，安全专家对历史上的电子入侵案例子进行分析后，结论却是大多数入侵手段晨常一般，内部管理的松懈帮了黑客的大忙，再厉害的黑客要实施攻击，必须在现有信息系统上，找到突破口，而这些漏洞往往来源于内部人员的失误，管理上的疏忽。
2.2关注计算机病毒的新变化
当档案信息系统扩展到局域网甚至互联网时，计算机病毒成为不可回避的危害，而且新型病毒具有许多网络时代的新特征，例如，病毒传播主要通过网络途径系统的网络功能是常见的攻击点，等等，档案工作应当时刻注意新的技术变化，制定针对性策略，并从管理制度，技术监督，后备保护，应急措施等多方面综合防范。
2.3加强网络访问的权限管理，完善服务器审计制度
信息系统在为用户提供服务的同时，也忠实地记录了各种应用于的时间，内容，使用者等摘要记录，我们称之为日志。日志是档案信息系统的管理与服务操作的直接写照，各种越权行为，包括黑客行为，都会在日志中留下全部或部分记录，所以有些高明的黑客会在攻击成功后册掉系统日志，销毁证据档案管理人员本身不一定是计算机安全专家，但他在权限管理上应该是一个合格的系统审计员，尤其要重视应用服务器的日志审计。无数事实证明，一个网络化信息要完全避免越权操作是很困难，但做好审计，对及时发现问题，亡羊补牢非常有益。
3.解决电子文件归档和电子档案的长期保存问题
(1)进一步研究各类电子文件的特征，对从生成机制到档案保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性，原始性，安全性等方面的技术措施。
(2)与电子文件的形成部门主动配合，共同制定和关标准，并严格执行，由于电子文件的管理工作跨部门，跨行业，因此标准化涉及的种类多，范围广，其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引志足够的重视。
(3)提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的不安全性，物理归档的载体选择，设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。
4.解决计算机应用技术培训问题，扩大应用普及
(1)提高档案工作的标准化程度。档案工作现代化的基础是标准化。计算机在档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录，设备兼容，应用软件推广，信息联网等都需要一系列的标准才能解决。
(2)在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务，这是档案部门获得高质量的技术支持和减少人力，物力投入的最佳有效的途径。
(3)加快在档案工作者中的计算机知识普及，尽快使计算机文化成为每个档案工作者必须具备的基本职业技能。
5.结束语
我国档案现代化工作有很好的外部环境和内部环境，面临一次发展的大好机遇。然而在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，计算机技术一日千里地发展，对档案工作者来说，与机遇同在的是更新的挑战，为了迎接21世纪的挑战，我们必须不断地学习和吸收新技术，使档案现代化不断迈上新的台阶。