论文部分内容阅读
[摘 要]本文介绍了做好档案管理工作的一些心得和大家共同交流。
[关键词]档案 管理 方法 探析
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-914X（2013）21-0243-01
档案工作放在社会上来说是记录历史、传承文明、服务社会的重要工作，放在某个单位来说是维护发展历史真实面貌、传递文化、提高工作质量和工作效率的重要工作，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度，因此，笔者认为十分有必要在科学规范地做好档案管理工作方面进行一些探讨。
一、夯实基础，做好档案收集工作
档案是档案管理的对象，档案的收集为确保档案的完整性，可利用性奠定基础，是做好档案工作的第一环节，涉及到单位的方方面面，上至领导下至每一个部门、每一项活动。因此我们：一要加大对档案工作重要性的宣传力度，削除档案工作可有可无的不良意识，特别要提高高层领导对档案工作的重视程度，在整个单位形成重视档案管理的工作氛围。二要明确分管领导，建立以档案管理机构为中心，各内设部门兼职档案人员为基础的覆盖全单位的档案资源管理体系，要求每个部门必须指定一名档案员负责本部门档案文件的收集，定期对文件材料进行清查，确保材料齐全完整。三要根据本单位的工作实际，按照档案管理规定，对需进行归档的材料分部门分类别、范围和条目归纳整理并形成文件进行下发，让每个部门都明白哪些材料是需要归档的，要注意收集，同时对上交档案管理部门的时间也要进行明确规定，如每季或每年等。四要把档案材料的积累工作纳入档案管理人员责任制，并进行检查考核，做到奖罚分明，以此增强档案人员的工作积极性和主动性，使之关注单位的发展动态，尽职尽责做好档案的催交工作，加强对档案材料的控制和积累。
二、科学管理，做好档案整理工作
由于档案管理工作是一门专业性很强的工作，档案整理又是档案管理工作中最重要的一环，要科学、合理、规范地做好这项工作，就必须在软件和硬件上同时加大投入，配置人员、注入资金，既要在档案人员的培训教育上舍得投入，又要在档案管理设施上舍得投入。
具体操作上：一要坚持德才兼备，以德为先的用人标准，建立一支政治坚定、求真务实、奋发有为、甘于奉献、勇于创新、善于推动档案事业科学发展的高素质档案人才队伍；要建立档案专业人才评价激励机制，对档案人才进行动态管理，营造充满活力、富有效率、更加开放的档案人才制度环境，并在实践中多发掘适合专业档案管理工作的人才。二要坚持“学用结合，按需施教，重視实效”的方针，切实遵循学以致用的原则从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式进行教育培训。在培训内容上：一是提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。二是补充和更新诸如哲学、历史学、心理行为学、公共关系学等相关学科的知识，提高档案工作人员的综合素质。三是强化对现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案现代化的标志之一，档案种类和载体的多样化，管理方法的不断改革要求档案工作者要加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。在培训形式上：既可采用请专业人员面对面进行授课培训，也可运用网络、光盘等形式进行远程教育，还可请高等院校专业定向培养档案工作高级人才；既可在单位内部进行交流讨论，也可走出去到行业内外档案管理有特色的单位进行学习参观。三要不断加大实现档案管理设施现代化的资金投入力度。档案汇集着大量的信息，是一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段整理档案，既能发挥计算机的管理优势，降低人为因素对文件归档工作的影响，又能减少手工操作，提高工作效率，收到事半功倍的效果。具体来说：一是加大管理设备现代化的资金投入力度，如增加专用计算机、扫描仪、复印机等；二是加大管理手段现代化的资金投入力度，如请专业人员开发适合本单位档案管理的软件系统并做好系统维护工作；三是加大馆藏设施现代化的资金投入力度，如设置专门的档案室、购置档案柜、档案装订工具等。
三、执行标准，做好档案认证工作
档案认证是保证单位科学规范的进行档案管理，在管理中提高标准、自我加压的有效途径，是开创档案管理工作的新局面的必要手段；而且目前档案种类和载体多样化的特点也决定了档案管理方法需不断进行改革，专业的档案认证机构站在档案管理工作的前沿，在方式方法上都在不断进行创新，有他们的介入会使单位的档案管理工作有捷径可走，省去了许多摸索的时间。一要依照标准科学组卷。对各单位而言，档案管理工作不管好坏，肯定有人在做，而且每个单位也根据自己的理解对文件分类制定了相应的标准，但总会因每个人的理解能力不同，对同一种文件有不同的分类，因此不可避免的会产生分类不准的现象，影响组卷的质量，给利用工作带来不便，参加档案认证工作为我们带来了一套全新的标准，只要严格执行标准，就能保证组卷的科学合理。二要严格执行档案工作目标管理认定标准。管理认定标准从组织管理、档案业务建设、档案信息化建设、档案开发利用等都进行了详尽的规范，只要按照标准做好各类建设工作，单位的档案管理工作一定能站在高起点、创出高水平。
四、合理保管，做好档案安全工作
一要按照《档案馆建筑设计规范》加强档案库房设施建设，给档案安一个标准合适的“家”；要按照“八防”标准和库房管理规定对这个“家”进行经常的清理维护，以减少外界条件对档案造成的损害。二要建立健全档案信息数据安全保密管理体制，对纸质档案的借阅、复印要执行严格的审批、登记管理制度，要实现库房、办公、阅览的三分设，保证档案储存的安全性；要普遍开展档案数字化建设，对文字档案要进行及时扫描、备份。三要制定严密的电子文件安全管理制度，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，特别对最常用的口令方式进行严格管理，在工作模式上进行周密设计；要完善电子文件跟踪登录管理，设置自动启动的电子文件操作日志，作为日后进行安全查考的依据；要建立档案信息预警恢复备份系统，确保网络安全连接和信息安全传输。
五、由死变活，做好档案利用工作
加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以对单位调整运营策略提供借鉴依据、为发展进步做出贡献。那么档案管理工作该如何适应工作需求的变化，更好地发挥作用，由“死”档案变成“活”资料呢？
一是除了要做好档案收集、整理、保管等基础性管理工作外，应着重在做好档案的编目、检索、编研，特别是检索工具的编制工作，建立健全检索体系，随时准备为利用者提供所急需的档案。二是要充分发挥现代档案管理信息组织化、系统化的优势，利用现代化档案管理软件的精确查找功能，保证丰富的库藏资源得到充分利用。三是要求档案员对管理的档案要定期翻阅，熟悉位置、方便调用，对软件功能不断开发，实现利用功能的最大化。
[关键词]档案 管理 方法 探析
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-914X（2013）21-0243-01
档案工作放在社会上来说是记录历史、传承文明、服务社会的重要工作，放在某个单位来说是维护发展历史真实面貌、传递文化、提高工作质量和工作效率的重要工作，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度，因此，笔者认为十分有必要在科学规范地做好档案管理工作方面进行一些探讨。
一、夯实基础，做好档案收集工作
档案是档案管理的对象，档案的收集为确保档案的完整性，可利用性奠定基础，是做好档案工作的第一环节，涉及到单位的方方面面，上至领导下至每一个部门、每一项活动。因此我们：一要加大对档案工作重要性的宣传力度，削除档案工作可有可无的不良意识，特别要提高高层领导对档案工作的重视程度，在整个单位形成重视档案管理的工作氛围。二要明确分管领导，建立以档案管理机构为中心，各内设部门兼职档案人员为基础的覆盖全单位的档案资源管理体系，要求每个部门必须指定一名档案员负责本部门档案文件的收集，定期对文件材料进行清查，确保材料齐全完整。三要根据本单位的工作实际，按照档案管理规定，对需进行归档的材料分部门分类别、范围和条目归纳整理并形成文件进行下发，让每个部门都明白哪些材料是需要归档的，要注意收集，同时对上交档案管理部门的时间也要进行明确规定，如每季或每年等。四要把档案材料的积累工作纳入档案管理人员责任制，并进行检查考核，做到奖罚分明，以此增强档案人员的工作积极性和主动性，使之关注单位的发展动态，尽职尽责做好档案的催交工作，加强对档案材料的控制和积累。
二、科学管理，做好档案整理工作
由于档案管理工作是一门专业性很强的工作，档案整理又是档案管理工作中最重要的一环，要科学、合理、规范地做好这项工作，就必须在软件和硬件上同时加大投入，配置人员、注入资金，既要在档案人员的培训教育上舍得投入，又要在档案管理设施上舍得投入。
具体操作上：一要坚持德才兼备，以德为先的用人标准，建立一支政治坚定、求真务实、奋发有为、甘于奉献、勇于创新、善于推动档案事业科学发展的高素质档案人才队伍；要建立档案专业人才评价激励机制，对档案人才进行动态管理，营造充满活力、富有效率、更加开放的档案人才制度环境，并在实践中多发掘适合专业档案管理工作的人才。二要坚持“学用结合，按需施教，重視实效”的方针，切实遵循学以致用的原则从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式进行教育培训。在培训内容上：一是提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。二是补充和更新诸如哲学、历史学、心理行为学、公共关系学等相关学科的知识，提高档案工作人员的综合素质。三是强化对现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案现代化的标志之一，档案种类和载体的多样化，管理方法的不断改革要求档案工作者要加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。在培训形式上：既可采用请专业人员面对面进行授课培训，也可运用网络、光盘等形式进行远程教育，还可请高等院校专业定向培养档案工作高级人才；既可在单位内部进行交流讨论，也可走出去到行业内外档案管理有特色的单位进行学习参观。三要不断加大实现档案管理设施现代化的资金投入力度。档案汇集着大量的信息，是一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段整理档案，既能发挥计算机的管理优势，降低人为因素对文件归档工作的影响，又能减少手工操作，提高工作效率，收到事半功倍的效果。具体来说：一是加大管理设备现代化的资金投入力度，如增加专用计算机、扫描仪、复印机等；二是加大管理手段现代化的资金投入力度，如请专业人员开发适合本单位档案管理的软件系统并做好系统维护工作；三是加大馆藏设施现代化的资金投入力度，如设置专门的档案室、购置档案柜、档案装订工具等。
三、执行标准，做好档案认证工作
档案认证是保证单位科学规范的进行档案管理，在管理中提高标准、自我加压的有效途径，是开创档案管理工作的新局面的必要手段；而且目前档案种类和载体多样化的特点也决定了档案管理方法需不断进行改革，专业的档案认证机构站在档案管理工作的前沿，在方式方法上都在不断进行创新，有他们的介入会使单位的档案管理工作有捷径可走，省去了许多摸索的时间。一要依照标准科学组卷。对各单位而言，档案管理工作不管好坏，肯定有人在做，而且每个单位也根据自己的理解对文件分类制定了相应的标准，但总会因每个人的理解能力不同，对同一种文件有不同的分类，因此不可避免的会产生分类不准的现象，影响组卷的质量，给利用工作带来不便，参加档案认证工作为我们带来了一套全新的标准，只要严格执行标准，就能保证组卷的科学合理。二要严格执行档案工作目标管理认定标准。管理认定标准从组织管理、档案业务建设、档案信息化建设、档案开发利用等都进行了详尽的规范，只要按照标准做好各类建设工作，单位的档案管理工作一定能站在高起点、创出高水平。
四、合理保管，做好档案安全工作
一要按照《档案馆建筑设计规范》加强档案库房设施建设，给档案安一个标准合适的“家”；要按照“八防”标准和库房管理规定对这个“家”进行经常的清理维护，以减少外界条件对档案造成的损害。二要建立健全档案信息数据安全保密管理体制，对纸质档案的借阅、复印要执行严格的审批、登记管理制度，要实现库房、办公、阅览的三分设，保证档案储存的安全性；要普遍开展档案数字化建设，对文字档案要进行及时扫描、备份。三要制定严密的电子文件安全管理制度，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，特别对最常用的口令方式进行严格管理，在工作模式上进行周密设计；要完善电子文件跟踪登录管理，设置自动启动的电子文件操作日志，作为日后进行安全查考的依据；要建立档案信息预警恢复备份系统，确保网络安全连接和信息安全传输。
五、由死变活，做好档案利用工作
加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以对单位调整运营策略提供借鉴依据、为发展进步做出贡献。那么档案管理工作该如何适应工作需求的变化，更好地发挥作用，由“死”档案变成“活”资料呢？
一是除了要做好档案收集、整理、保管等基础性管理工作外，应着重在做好档案的编目、检索、编研，特别是检索工具的编制工作，建立健全检索体系，随时准备为利用者提供所急需的档案。二是要充分发挥现代档案管理信息组织化、系统化的优势，利用现代化档案管理软件的精确查找功能，保证丰富的库藏资源得到充分利用。三是要求档案员对管理的档案要定期翻阅，熟悉位置、方便调用，对软件功能不断开发，实现利用功能的最大化。