近年来，伴随着信息化的深入发展，各级机关、单位都正在积极组织开始档案信息化建设，数字档案信息作为一种重要的战略资源在推动社会经济发展、传播中华文化、服务百姓民生等诸多方面的作用日益显现。随着社会信息化进程的不断加快，公众对信息的需求量与日剧增，推动档案信息化工作不断发展，实现数字档案信息资源的共享利用，已成全体兰台人的共识。
　　所谓数字档案信息共享利用，就是档案馆与档案室、档案室与档案室之间通过协作、交流合作等诸多形式互通有无，利用者能通过特定的网络方便地跨部门、跨行业、甚至是跨区域利用所需的档案信息，使的各档案部门间的数字档案信息资源得到充分的开发利用。
　　具体而言，实现数字档案信息的共享，有以下几个方面的重要意义：
　　1.数字档案信息共享有助于提升国家经济社会发展的软实力
　　总的来说，各级档案部门拥有较为丰富的对具有长期保存价值的档案资源、相對良好的服务设施和综合素质较高的专业人才，在服务党和国家各项事业中可以发挥重要的作用这是毋庸置疑的。但是，这仅仅是问题的一个方面。关键是我们的档案部门能否与时俱进地提高自身的共享化建设水平，如何将档案潜在的共享性价值转化为公共服务优势，这应该是更具现实意义的一个方面。目前我国正处于全球化高度发展的环境中，周边形势极其复杂。为了抵御经济社会发展的各种风险，既要重视硬实力的建设，同时也又不能忽视提高软实力。因而，提高数字档案信息资源的共享利用，事关我国运用档案“鉴往知来，推陈出新”潜力的发挥程度，因此，从一定意义上可以说，加强档案部门之间信息的共享化建设，客观上有助于提升我国整体的经济社会发展的软实力
　　2.数字档案信息工共享有助于促进服务型政府建设
　　自1978年党的十一届三中全会，尤其是2001年正式加入世贸组织以来，改革开放和现代化建设的深入发展，在一定程度上推动了我国服务型政府建设的进程。数年间，我国各级政府加快职能转变，以为人民服务为宗旨，工作重心向经济调节、市场监督、社会管理和公共服务等方面转变。随着政府信息公开工作的开展，档案部门，特别是档案馆作为党和国家重要档案永久保管的基地、社会公众利用档案的中心和爱国主义教育的基地，正逐步成为已公开现行文件和政府主动公开信息集中查阅的场所。实践表明，数字档案馆可以成为各级政府便民服务的重要窗口，为政府降低行政成本、强化公共服务、维护社会稳定发挥特殊的作用。
　　3.数字档案信息共享有助于促进档案部门数字化管理的良性发展
　　关于档案部门数字化管理的发展问题，在不同的历史时期、从不同的角度，其要求是大大不同的。我国几十年的经验表明，档案部门只有不断提高自身的共享化建设水平，充分满足人和社会全面发展的需要，才能真正实现自身的存在价值，并得到可持续发展。在新的形势下，提出加强档案部门信息资源的共享化建设，从某种意义上来说，也是为了改善档案部门与人民群众的关系，即真正改变那种“档案部门有的，老百姓没用;老百姓要的，档案部门没有，甚至查不到”以及老百姓查档“门难进、脸难看、事难办”的现象。