论文部分内容阅读
摘要：基建工程项目档案往往可以对工程建设发挥监察、审计等方面的作用，具有指导、参与、复核以及借鉴的功能，基建工程竣工验收是建设过程中的最后一环，是全面考核基本建设成果、检验设计和工程质量的重要步骤，也是基本建设转入生产或使用的标志，基建工程项目档案的验收是保证档案收集完整、保质保量的一个关键步骤，也是必不可少的环节。文章探讨了基建工程档案验收的意义，以及档案验收过程中存在的问题和处理措施。
关键词：基建工程；档案验收；内在质量；档案管理机制
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2014）19-0151-02
基建工程项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、施工过程文件、项目竣工文件和项目竣工验收等基本建设工程全过程形成的记录和依据。
1 基建工程档案的验收的原则
（1）档案验收是项目工程档案的最后关口，只有把好验收关，才能最终确保工程项目档案质量。基建工程项目档案的移交、验收与评价是项目建设程序中的重要环节，是项目档案管理与企业档案管理存在的最大区别。基建工程项目档案验收是全面考核项目档案完整、准确、系统、有效情况，检验项目档案管理是否与项目建设同步的重要手段。按国家档案局、国家发展和改革委员会2006年联合发布的《重大建设项目档案验收办法》的规定，对工程建设竣工资料验收和管理作出了明确的规定和要求。
（2）档案验收的重点在于内在质量，项目档案的内在质量主要是指项目文件材料的形成及其收集的质量，档案核心价值的体现全依赖于项目档案内在质量的优劣。项目档案的内在质量主要反映在归档的文件准确、齐全、系统和成套性；归档文件材料用纸质量和规格符合要求；项目文件的书写材料耐久有效、字迹清晰；竣工图绘制准确，签字手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况；案卷分类、组卷合理，卷内文件材料排列有序，质量符合档案规定的质量要求。
（3）档案验收工作是档案管理的压轴部分。基建工程项目档案验收作为档案管理的最后一步，对档案的真实性、可靠性等方面进行验收，有助于对工程项目中的各种纠纷问题处理提供相应的依据。
2 基建工程档案验收过程中存在的问题以及相应的对策
基建工程档案的验收对于档案内容以及管理质量的提升具有十分重要的意义。在进行基建工程档案验收的过程中，还存在一些问题。对于这些问题要采取相应的措施进行解决，以提升档案验收工作的效率。
（1）在实际的工程建设中，“重建设、轻档案”的思想在项目建设负责人和工程技术管理人员中普遍存在，影响了项目档案资料的齐全完整、真实可靠。工程项目的主管部门与档案管理部门之间沟通、衔接脱节，未能实现同步管理，因此在工程项目竣工验收的过程中，往往会忽视档案部门，导致档案部门的资料收集不够全面。
针对这个问题，首先完善档案管理体制建设，推行全过程档案管理机制。认清项目档案对建设项目的重要作用，加强对建设档案工作的组织领导，建立健全管理体制。档案管理部门应将档案管理工作关口前移，提前介入，工程开工前，档案管理部门提前介入档案管理工作，会同工程项目管理部门做好各参建单位的档案交底，详细说明工程项目档案文件收集、整理、归档、移交要求。通过档案交底增强相关人员的档案意识，使其了解文件形成应注意的事项、文件归档范围、质量要求和编制要求，配合档案人员做好收集工作。此外，通过档案交底，档案人员与各参建单位建立良好的工作关系和沟通渠道，为工程建设过程中同步管理和监督管理奠定基础。另外在对参建单位进行档案交底的同时与其签订工程档案移交协议，明确参建单位的档案工作要求，并定期组织承包商召开协调会议，解决档案归档过程中存在的问题，制定档案移交工作计划，有序推进档案归档工作，避免参建单位在工程竣工后移交不齐全、不及时。
（2）基建工程的档案管理部门对于工程建设的参与度不够。在当前的档案验收过程中，一个常见的问题就是档案管理部门在工程建设中的参与度不够，对于整个基建工程项目缺乏相应的了解，没有全局性眼光，导致在档案的验收时，效率不高。
针对这个问题，档案管理部门应在实际的工作中加强项目工程建设中的参与度，档案部门管理人员以及工作人员要积极地深入到工程建设的现场中，对工程建设过程中的档案人员制度落实情况、已采取的措施、项目现场文件保管条件、项目文件收集进度及方式的落实情况、项目文件材料整理情况等进行检查和有效控制，使工程档案收集整理中常见的问题在档案文件形成过程中得到有效规避或提前整改，从而提高移交档案管理部门的档案质量水平。
（3）档案管理部门偶尔参与到基建工程的验收工作时不够规范。当前有的基建工程档案管理部门已经意识到参与到基建工程中的重要性，因此加强了工程的参与度，但是在参与的过程中，由于档案管理人员本身缺乏相应的技术知识，因此在参与的过程中，也没有起到良好的效果，没有为档案验收工作带来充分的信息。
针对这个问题，档案管理部门参与到基建工程的验收工作中时，首先，档案管理人员要加强与各方的沟通和协调，保持各种档案管理工作能够顺利开展。其次，在工程项目竣工验收的过程中，相关部门、参建单位都要参与到档案验收工作中来，检查工程各阶段形成的文件是否真实、可靠、齐全、完整。对于档案收集过程中存在的问题要进行及时的沟通和处理。最后，还要不断加强专（兼）职档案人员培训，近年来，在档案管理中，随着档案的类型以及内容逐渐变得复杂，如何做好新人员的培训和业务交接，保证档案工作质量不滑坡，成为摆在档案人员面前的共同挑战。为此，每年应举办面向相关部门、各参建单位档案工作人员的专业培训，针对档案管理制度、归档范围、分类标准、保管期限、档案移交办法等内容进行详细讲解，确保档案人员了解制度要求，严格按制度要求做好档案工作。提升档案人员队伍的综合业务素质，从人才基础上保障工程档案工作的工作质量与效率。基建工程项目档案管理，不仅需要专业化的档案管理人才，也需要综合性的人才。
3 结语
基建工程项目档案管理对于工程建设而言具有十分重要的意义，是为工程管理提供各种依据的重要步骤。基建工程的档案管理是贯穿于工程的所有过程的，从工程开始一直到工程竣工验收，都要加强档案管理。工程档案的验收是档案管理的最后步骤，也是为工程提供正确信息的关键。在进行档案验收的过程中，对于存在的问题要加强处理，提高验收的效率，保证档案为企业经营、生产服务。
参考文献
[1] 张莉.如何加强基建工程档案管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009，（5）.
[2] 赵本洪.如何搞好基建工程档案验收工作[J].四川档案，1989，（12）.
[3] 杜建秀.如何加强基建工程档案管理[J].内蒙古科技与经济，2011，（8）.
[4] 方玉凤.浅谈如何加强基建工程档案管理[J].四川建材，2013，（8）.
作者简介：郭璇（1980-），女，广东电网公司中山供电局档案馆员。
关键词：基建工程；档案验收；内在质量；档案管理机制
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2014）19-0151-02
基建工程项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、施工过程文件、项目竣工文件和项目竣工验收等基本建设工程全过程形成的记录和依据。
1 基建工程档案的验收的原则
（1）档案验收是项目工程档案的最后关口，只有把好验收关，才能最终确保工程项目档案质量。基建工程项目档案的移交、验收与评价是项目建设程序中的重要环节，是项目档案管理与企业档案管理存在的最大区别。基建工程项目档案验收是全面考核项目档案完整、准确、系统、有效情况，检验项目档案管理是否与项目建设同步的重要手段。按国家档案局、国家发展和改革委员会2006年联合发布的《重大建设项目档案验收办法》的规定，对工程建设竣工资料验收和管理作出了明确的规定和要求。
（2）档案验收的重点在于内在质量，项目档案的内在质量主要是指项目文件材料的形成及其收集的质量，档案核心价值的体现全依赖于项目档案内在质量的优劣。项目档案的内在质量主要反映在归档的文件准确、齐全、系统和成套性；归档文件材料用纸质量和规格符合要求；项目文件的书写材料耐久有效、字迹清晰；竣工图绘制准确，签字手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况；案卷分类、组卷合理，卷内文件材料排列有序，质量符合档案规定的质量要求。
（3）档案验收工作是档案管理的压轴部分。基建工程项目档案验收作为档案管理的最后一步，对档案的真实性、可靠性等方面进行验收，有助于对工程项目中的各种纠纷问题处理提供相应的依据。
2 基建工程档案验收过程中存在的问题以及相应的对策
基建工程档案的验收对于档案内容以及管理质量的提升具有十分重要的意义。在进行基建工程档案验收的过程中，还存在一些问题。对于这些问题要采取相应的措施进行解决，以提升档案验收工作的效率。
（1）在实际的工程建设中，“重建设、轻档案”的思想在项目建设负责人和工程技术管理人员中普遍存在，影响了项目档案资料的齐全完整、真实可靠。工程项目的主管部门与档案管理部门之间沟通、衔接脱节，未能实现同步管理，因此在工程项目竣工验收的过程中，往往会忽视档案部门，导致档案部门的资料收集不够全面。
针对这个问题，首先完善档案管理体制建设，推行全过程档案管理机制。认清项目档案对建设项目的重要作用，加强对建设档案工作的组织领导，建立健全管理体制。档案管理部门应将档案管理工作关口前移，提前介入，工程开工前，档案管理部门提前介入档案管理工作，会同工程项目管理部门做好各参建单位的档案交底，详细说明工程项目档案文件收集、整理、归档、移交要求。通过档案交底增强相关人员的档案意识，使其了解文件形成应注意的事项、文件归档范围、质量要求和编制要求，配合档案人员做好收集工作。此外，通过档案交底，档案人员与各参建单位建立良好的工作关系和沟通渠道，为工程建设过程中同步管理和监督管理奠定基础。另外在对参建单位进行档案交底的同时与其签订工程档案移交协议，明确参建单位的档案工作要求，并定期组织承包商召开协调会议，解决档案归档过程中存在的问题，制定档案移交工作计划，有序推进档案归档工作，避免参建单位在工程竣工后移交不齐全、不及时。
（2）基建工程的档案管理部门对于工程建设的参与度不够。在当前的档案验收过程中，一个常见的问题就是档案管理部门在工程建设中的参与度不够，对于整个基建工程项目缺乏相应的了解，没有全局性眼光，导致在档案的验收时，效率不高。
针对这个问题，档案管理部门应在实际的工作中加强项目工程建设中的参与度，档案部门管理人员以及工作人员要积极地深入到工程建设的现场中，对工程建设过程中的档案人员制度落实情况、已采取的措施、项目现场文件保管条件、项目文件收集进度及方式的落实情况、项目文件材料整理情况等进行检查和有效控制，使工程档案收集整理中常见的问题在档案文件形成过程中得到有效规避或提前整改，从而提高移交档案管理部门的档案质量水平。
（3）档案管理部门偶尔参与到基建工程的验收工作时不够规范。当前有的基建工程档案管理部门已经意识到参与到基建工程中的重要性，因此加强了工程的参与度，但是在参与的过程中，由于档案管理人员本身缺乏相应的技术知识，因此在参与的过程中，也没有起到良好的效果，没有为档案验收工作带来充分的信息。
针对这个问题，档案管理部门参与到基建工程的验收工作中时，首先，档案管理人员要加强与各方的沟通和协调，保持各种档案管理工作能够顺利开展。其次，在工程项目竣工验收的过程中，相关部门、参建单位都要参与到档案验收工作中来，检查工程各阶段形成的文件是否真实、可靠、齐全、完整。对于档案收集过程中存在的问题要进行及时的沟通和处理。最后，还要不断加强专（兼）职档案人员培训，近年来，在档案管理中，随着档案的类型以及内容逐渐变得复杂，如何做好新人员的培训和业务交接，保证档案工作质量不滑坡，成为摆在档案人员面前的共同挑战。为此，每年应举办面向相关部门、各参建单位档案工作人员的专业培训，针对档案管理制度、归档范围、分类标准、保管期限、档案移交办法等内容进行详细讲解，确保档案人员了解制度要求，严格按制度要求做好档案工作。提升档案人员队伍的综合业务素质，从人才基础上保障工程档案工作的工作质量与效率。基建工程项目档案管理，不仅需要专业化的档案管理人才，也需要综合性的人才。
3 结语
基建工程项目档案管理对于工程建设而言具有十分重要的意义，是为工程管理提供各种依据的重要步骤。基建工程的档案管理是贯穿于工程的所有过程的，从工程开始一直到工程竣工验收，都要加强档案管理。工程档案的验收是档案管理的最后步骤，也是为工程提供正确信息的关键。在进行档案验收的过程中，对于存在的问题要加强处理，提高验收的效率，保证档案为企业经营、生产服务。
参考文献
[1] 张莉.如何加强基建工程档案管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009，（5）.
[2] 赵本洪.如何搞好基建工程档案验收工作[J].四川档案，1989，（12）.
[3] 杜建秀.如何加强基建工程档案管理[J].内蒙古科技与经济，2011，（8）.
[4] 方玉凤.浅谈如何加强基建工程档案管理[J].四川建材，2013，（8）.
作者简介：郭璇（1980-），女，广东电网公司中山供电局档案馆员。