论文部分内容阅读
【摘 要】档案管理计算机网络化，即档案管理的信息化和数字化，是我国档案管理发展的趋势。文章研究档案管理计算机网络化发展条件和对策，对不断提升我国档案管理计算机网络化水平具有十分重要的理论意义和实践意义。
【关键词】档案管理 计算机网络化 网络基础设施 管理规范
引 言
档案管理计算机网络化是指我国档案管理行政部门，在进行档案管理活动中利用现代计算机技术，对档案信息资源进行开发、管理、维护和利用的过程。档案行政管理部门将大量的档案文献资源，借助计算机网络，以图像、文本为信息载体，在现代网络中实现档案信息的传递和共享，从而满足不用层次消费者的多元化需求。
在当前我国档案管理计算机网络化实践中，档案管理的信息化发展层次和水平较低，仅仅停留在馆藏资源介绍、目录查询等基础技术水平上。档案信息的全息上网模式、档案信息资源的网络利用技术鲜为常见，并与国内外档案管理信息化发展水平存在很大差距，总体来说我国档案管理的计算网络化层次偏低，档案信息服务可获得性很低，因此《全国档案事业发展十二五计划》明确指出我国档案管理信息化建设是档案事业发展的重要战略之一。本文研究档案管理计算机网络化发展条件和对策，具有十分重要的理论意义和实践意义。
构建档案管理计算机网络化的必备条件
1.档案信息网络基础设施的配置
档案管理计算机网络化基础设施包含四个方面，一是档案信息资源输入和输出的终端设备设施；二是中央处理器，用于储存、管理档案信息资源；三是档案信息编辑管理软件；四是扫描输入器，用于纸本资源转化为数字信息资源。而从档案管理计算机网络化实践来看，人为和资金因素制约了当前国内档案管理网络化发展步伐，很多档案管理部门依然处于手检档案的阶段。
2.档案信息计算机网络化统一管理规范
档案信息不但是一个庞大的信息资源体系，信息流内容丰富，形式复杂，而且具有很强的保密性特征，因此档案管理网络化发展要求必须建立一个完整的管理体系。首先，要对档案的生命周期进行全过程管理，从档案产生、档案信息资源传送、保存，以及到最后的销毁等，全部实现覆盖式管理。其次，对相对重要的信息等进行备份，及时进行病毒扫描检测，确保资源的安全性。再次，制定系统运行安全管理和电子文件管理制度，对重要的出入场所，机房、库房等作严格管理，确立保护政策和管理方法。最后，针对档案信息资源管理单位收益，制定规则，档案资源管理、保护、转移、编辑等需要投入一定的人力物力。而档案使用中用户则会支付一定的费用，由于档案管理者与用户之间的交流是网上进行的，不进行面对面交易。因此必须在全国范围内建立统一的收费网络，制定统一收费标准，建立自动计费软件，使得档案利用者和管理者双方利益平衡。
3.构建档案管理计算机网络化的高效团队
档案管理网络化的高效团队包含一支懂计算机、会用计算机，更会利用计算进行编辑和管理档案的高技术团队。档案网络化建设是一项长久的事业，是一个系统工程，其实现不是靠某一个部门单独完成，这需要一个高素质的专业人才管理团队。因此高技术团队的管理配合是十分重要的，档案管理团队素质起到十分关键的作用，档案管理团队素质技能提升是档案管理网络化建设中的关键条件。
强化档案管理计算机网络化的对策
1.深化“网络用档”管理理论研究
加强网上办公，开展“网络用档”工作，需要强化归档理论的研究，分析如何归档才能保证将最完整、系统、真实的电子文件信息资源提供给使用者。归档理论的研究分为以下四个方向：其一，用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料；其二，研究图像归档技术，例如采用运用扫描仪产生的电子文件资源，采用计算机辅助技术，以及绘图技术形成的图像资源，如何在新科技下实现合理归档；其三，档案全息上网的实现，档案上网信息资源的开发和管理理论；其四，档案信息源如何系统编辑上网。档案信息上网理论是一个不断扩展的理论，必然深化研究分支和纵深度，才能实现理论研究的开拓。
2.加强经费投入，引入市场机制，加强档案部门网上办公先进设备的配置
档案管理计算机网络化探索中，先进的计算机硬件设备是物质基础，是档案信息资源储存和传递的物质载体，当前档案管理部门计算机硬件配置落后，现代化技术程度不高，严重制约了档案事业的发展。硬件配置资金投入是关键，首先要加强政府对档案管理计算机网络化的重视，增强资金投入，提供主要的经费供给，形成以政府为主体的资金投入来源；其次，加强档案管理信息化发展的市场化，将档案管理信息化发展进入市场机制，将档案信息作为一种商品资源，促进档案信息实现经济价值，通过市场主体的投入，实现主体的投入效益，从而获取档案管理信息化的多元化投入资金，扩大档案管理信息化资金投入来源。
3.构建档案管理网络化的高素质运营团队，增强档案管理人员创新能力培育
档案管理计算机网络化发展中，人才是支撑，决定网络化发展成败。首先，档案管理人员要学习和培训计算机互联网络基础知识，不仅仅学会用计算机，更要学会档案管理网络化的技能和技巧。其次，培育档案信息资源的网络化整理能力，将不同类型、学科、内容的档案进行整合，使分散的信息资源归于一类，并有效地通过网络提供给使用者。最后，构建档案管理网络化工作的创新意识和能力，开发网络档案信息。档案管理的计算机网络化不仅仅是将档案信息资源简单地储存于计算机中，更是网上档案管理工作的创新，这就需要培育一批专业化的档案管理人员，具备档案管理网络化知识，熟悉档案信息的网络化搜索，具备管理的创新和探索能力。
4.认清档案管理网络化的安全威胁源，保障档案信息资源的安全性
档案管理网络化将档案信息资源传递到互联网中，本身是开放性的交流平台，档案本身具有一定的机密性，鉴于计算机特殊属性对档案信息资源服务安全性的威胁，必须从源头认清危害档案信息资源的因素。笔者认为主要来源于三部分，第一是操作系统，第二是计算机硬件设备，第三是网络黑客。其中操作系统安全是档案管理网络化首先要重视的安全管理。只有操作系统安全，档案管理网络化，档案信息资源网上传递才有可能。而硬件设备对档案信息资源的安全性的威胁，主要在于CPU芯片的安全性。“网络黑客”则是利用计算机技术对档案信息资源进行破坏、窃取等。维护档案管理的安全性，这就要求必须结合档案信息特点，以及网络环境，对档案信息资源进行整合利用，并健全相关的防火墙技术、VPN（虚拟专用网）技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等。
5.建立档案管理网络化标准和规范
建立档案管理网络化标准和规范有利于增强档案利用的有效性，其规范性和标准化主要表现在两个方面。第一档案材料规范、完整。只有完整的档案材料才能进行归档，将其进行加工和整理，从而进行合理和便捷的利用。第二，著录标引的准确性。建立著录标引标准和规划，使每一项著录标引都能准确地说明该事件，增强被检索的概率，避免误检和漏检等，提升档案信息资源使用效率。
参考文献：
[1]单艳梨.浅谈档案管理的网络化及其保护[J].企业技术开发，2011，30（1）：112-113.
[2]徐葳.档案管理网络化的特点及实现途径探讨[J].青年与社会，2013（13）：147-148.
[3]谢丽娜.浅谈档案管理的网络化[J].华章，2012（30）：311-312.
[4]戴艳.浅谈档案计算机网络化管理[J].科技信息，2009（26）：227-228.
[5]杨秀丽.谈对档案管理网络化认识[J].兰台世界，2013（z3）：63-64.
[6]郑海波.信息网络化时代的档案管理[J].城建档案，2011（1）：25-29.
作者单位：西安文理学院综合档案室 陕西西安
【关键词】档案管理 计算机网络化 网络基础设施 管理规范
引 言
档案管理计算机网络化是指我国档案管理行政部门，在进行档案管理活动中利用现代计算机技术，对档案信息资源进行开发、管理、维护和利用的过程。档案行政管理部门将大量的档案文献资源，借助计算机网络，以图像、文本为信息载体，在现代网络中实现档案信息的传递和共享，从而满足不用层次消费者的多元化需求。
在当前我国档案管理计算机网络化实践中，档案管理的信息化发展层次和水平较低，仅仅停留在馆藏资源介绍、目录查询等基础技术水平上。档案信息的全息上网模式、档案信息资源的网络利用技术鲜为常见，并与国内外档案管理信息化发展水平存在很大差距，总体来说我国档案管理的计算网络化层次偏低，档案信息服务可获得性很低，因此《全国档案事业发展十二五计划》明确指出我国档案管理信息化建设是档案事业发展的重要战略之一。本文研究档案管理计算机网络化发展条件和对策，具有十分重要的理论意义和实践意义。
构建档案管理计算机网络化的必备条件
1.档案信息网络基础设施的配置
档案管理计算机网络化基础设施包含四个方面，一是档案信息资源输入和输出的终端设备设施；二是中央处理器，用于储存、管理档案信息资源；三是档案信息编辑管理软件；四是扫描输入器，用于纸本资源转化为数字信息资源。而从档案管理计算机网络化实践来看，人为和资金因素制约了当前国内档案管理网络化发展步伐，很多档案管理部门依然处于手检档案的阶段。
2.档案信息计算机网络化统一管理规范
档案信息不但是一个庞大的信息资源体系，信息流内容丰富，形式复杂，而且具有很强的保密性特征，因此档案管理网络化发展要求必须建立一个完整的管理体系。首先，要对档案的生命周期进行全过程管理，从档案产生、档案信息资源传送、保存，以及到最后的销毁等，全部实现覆盖式管理。其次，对相对重要的信息等进行备份，及时进行病毒扫描检测，确保资源的安全性。再次，制定系统运行安全管理和电子文件管理制度，对重要的出入场所，机房、库房等作严格管理，确立保护政策和管理方法。最后，针对档案信息资源管理单位收益，制定规则，档案资源管理、保护、转移、编辑等需要投入一定的人力物力。而档案使用中用户则会支付一定的费用，由于档案管理者与用户之间的交流是网上进行的，不进行面对面交易。因此必须在全国范围内建立统一的收费网络，制定统一收费标准，建立自动计费软件，使得档案利用者和管理者双方利益平衡。
3.构建档案管理计算机网络化的高效团队
档案管理网络化的高效团队包含一支懂计算机、会用计算机，更会利用计算进行编辑和管理档案的高技术团队。档案网络化建设是一项长久的事业，是一个系统工程，其实现不是靠某一个部门单独完成，这需要一个高素质的专业人才管理团队。因此高技术团队的管理配合是十分重要的，档案管理团队素质起到十分关键的作用，档案管理团队素质技能提升是档案管理网络化建设中的关键条件。
强化档案管理计算机网络化的对策
1.深化“网络用档”管理理论研究
加强网上办公，开展“网络用档”工作，需要强化归档理论的研究，分析如何归档才能保证将最完整、系统、真实的电子文件信息资源提供给使用者。归档理论的研究分为以下四个方向：其一，用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料；其二，研究图像归档技术，例如采用运用扫描仪产生的电子文件资源，采用计算机辅助技术，以及绘图技术形成的图像资源，如何在新科技下实现合理归档；其三，档案全息上网的实现，档案上网信息资源的开发和管理理论；其四，档案信息源如何系统编辑上网。档案信息上网理论是一个不断扩展的理论，必然深化研究分支和纵深度，才能实现理论研究的开拓。
2.加强经费投入，引入市场机制，加强档案部门网上办公先进设备的配置
档案管理计算机网络化探索中，先进的计算机硬件设备是物质基础，是档案信息资源储存和传递的物质载体，当前档案管理部门计算机硬件配置落后，现代化技术程度不高，严重制约了档案事业的发展。硬件配置资金投入是关键，首先要加强政府对档案管理计算机网络化的重视，增强资金投入，提供主要的经费供给，形成以政府为主体的资金投入来源；其次，加强档案管理信息化发展的市场化，将档案管理信息化发展进入市场机制，将档案信息作为一种商品资源，促进档案信息实现经济价值，通过市场主体的投入，实现主体的投入效益，从而获取档案管理信息化的多元化投入资金，扩大档案管理信息化资金投入来源。
3.构建档案管理网络化的高素质运营团队，增强档案管理人员创新能力培育
档案管理计算机网络化发展中，人才是支撑，决定网络化发展成败。首先，档案管理人员要学习和培训计算机互联网络基础知识，不仅仅学会用计算机，更要学会档案管理网络化的技能和技巧。其次，培育档案信息资源的网络化整理能力，将不同类型、学科、内容的档案进行整合，使分散的信息资源归于一类，并有效地通过网络提供给使用者。最后，构建档案管理网络化工作的创新意识和能力，开发网络档案信息。档案管理的计算机网络化不仅仅是将档案信息资源简单地储存于计算机中，更是网上档案管理工作的创新，这就需要培育一批专业化的档案管理人员，具备档案管理网络化知识，熟悉档案信息的网络化搜索，具备管理的创新和探索能力。
4.认清档案管理网络化的安全威胁源，保障档案信息资源的安全性
档案管理网络化将档案信息资源传递到互联网中，本身是开放性的交流平台，档案本身具有一定的机密性，鉴于计算机特殊属性对档案信息资源服务安全性的威胁，必须从源头认清危害档案信息资源的因素。笔者认为主要来源于三部分，第一是操作系统，第二是计算机硬件设备，第三是网络黑客。其中操作系统安全是档案管理网络化首先要重视的安全管理。只有操作系统安全，档案管理网络化，档案信息资源网上传递才有可能。而硬件设备对档案信息资源的安全性的威胁，主要在于CPU芯片的安全性。“网络黑客”则是利用计算机技术对档案信息资源进行破坏、窃取等。维护档案管理的安全性，这就要求必须结合档案信息特点，以及网络环境，对档案信息资源进行整合利用，并健全相关的防火墙技术、VPN（虚拟专用网）技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等。
5.建立档案管理网络化标准和规范
建立档案管理网络化标准和规范有利于增强档案利用的有效性，其规范性和标准化主要表现在两个方面。第一档案材料规范、完整。只有完整的档案材料才能进行归档，将其进行加工和整理，从而进行合理和便捷的利用。第二，著录标引的准确性。建立著录标引标准和规划，使每一项著录标引都能准确地说明该事件，增强被检索的概率，避免误检和漏检等，提升档案信息资源使用效率。
参考文献：
[1]单艳梨.浅谈档案管理的网络化及其保护[J].企业技术开发，2011，30（1）：112-113.
[2]徐葳.档案管理网络化的特点及实现途径探讨[J].青年与社会，2013（13）：147-148.
[3]谢丽娜.浅谈档案管理的网络化[J].华章，2012（30）：311-312.
[4]戴艳.浅谈档案计算机网络化管理[J].科技信息，2009（26）：227-228.
[5]杨秀丽.谈对档案管理网络化认识[J].兰台世界，2013（z3）：63-64.
[6]郑海波.信息网络化时代的档案管理[J].城建档案，2011（1）：25-29.
作者单位：西安文理学院综合档案室 陕西西安