论文部分内容阅读
摘要本文通过两个具体实例新生报到录入与录取通知书打印阐述了在Word2003中数据库、数据源、域、邮件合并等功能的应用。
关键词word 数据库 域
中图分类号:TP31文献标识码:A
近年来,笔者通过为新疆农业职业技术学院招生办公室设计录取通知书及新生报到系统,发现Word2003不仅可以把Excel工作表作为数据源,添加到Word文档表格中,而且可以把FoxPro、Access,甚至SQL Server 2000数据库作为数据源,对它们执行简单的数据库功能。例如数据的添加、检索、分类、排序等。同时,Word2003的域功能也十分强大,结合邮件合并,可以快速实现打印录取通知书。这些功能给高校的新生报到录入与录取通知书打印提供了很大的方便,简化了不熟悉计算机编程人员的处理工作。
下面笔者就分别以所在的学院新生报到及录取通知书打印为例,谈谈Word2003中应用数据库与域的操作方法:
第一,数据库的应用:所在的学院新生报到。
首先,使用Word数据库功能之前,要先使用“视图”菜单中的“工具栏”命令打开“数据库”工具栏;或在Word工具栏区单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选中“数据库”选项打开“数据库”工具栏。如图1所示:
其次,将新生数据库中的数据(以简单的Excel为例)插入Word表格。如图2所示:
具体操作如下:(1)单击“插入”菜单中的“数据库”命令,或单击“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮,弹出数据库对话窗口;如图3所示:
(2)单击“获取数据”,按钮,选定合适的数据源文件,单击“确定”按钮打开它,并选择表格。如图4所示:
(3)至此,数据源已经引入到Word2003中,如图5示,接下来只需在新生来的时候添加记录即可。
(4)添加方法有两种:其一,把插入光标移到表格上; 单击“新增记录”按钮就在表格的最后增加一条空白记录。其二,也可以通过“打开数据窗体”按钮实现。后者更为直观方便。删除类似,故不再赘述。如图6所示:
(5)此外利用“数据库”工具栏还可以进行方便的查找及排序:例如要查找所有生源地为陕西的学生,则可以利用查找记录按钮(数据库工具栏或在数据窗体中)实现:
第二,域及邮件合并的应用:招生办公室的录取通知书打印。
域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。每个域都有一个唯一的名字,它具有的功能与Excel中的函数非常相似。下面是笔者对如何用Word2003实现招生办公室的录取通知书打印的总结。
首先:准备数据源。该数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库(主要是根据各地区考办发送数据的格式而定)。只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。这里,仍以Excel为例。如下图示。
其次:准备模板。模板文件就是即将输出的界面模板,这里笔者以 “模板.doc”为例。
再次:域的插入与邮件合并。打开“模板.doc”,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。
(1)设置数据源:点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,如:"sheet1",直接单击“确定”,完成数据源设置。如图11所示:
(2)插入数据域:将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前);点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",单击关闭。如图12:
重复上述操作,依次插入其他元素(考号,省份,学院,专业,年份等)。结果如下:
(3)查看合并数据:单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮,即可看到邮件合并之后的数据。
最后:完成合并。到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后,新文档的效果图如14:
在第一个应用中,通过对数据源的设定,实现在Word中的数据的增、删、改、查;在第二个应用中,把通知书看作邮件,利用邮件合并功能,设定域的插入、合并。总之,如果我们能够熟练地运用Word的数据库与域功能,可以极大提高对Word的处理能力,从而提高高校招办的工作效率。
关键词word 数据库 域
中图分类号:TP31文献标识码:A
近年来,笔者通过为新疆农业职业技术学院招生办公室设计录取通知书及新生报到系统,发现Word2003不仅可以把Excel工作表作为数据源,添加到Word文档表格中,而且可以把FoxPro、Access,甚至SQL Server 2000数据库作为数据源,对它们执行简单的数据库功能。例如数据的添加、检索、分类、排序等。同时,Word2003的域功能也十分强大,结合邮件合并,可以快速实现打印录取通知书。这些功能给高校的新生报到录入与录取通知书打印提供了很大的方便,简化了不熟悉计算机编程人员的处理工作。
下面笔者就分别以所在的学院新生报到及录取通知书打印为例,谈谈Word2003中应用数据库与域的操作方法:
第一,数据库的应用:所在的学院新生报到。
首先,使用Word数据库功能之前,要先使用“视图”菜单中的“工具栏”命令打开“数据库”工具栏;或在Word工具栏区单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选中“数据库”选项打开“数据库”工具栏。如图1所示:
其次,将新生数据库中的数据(以简单的Excel为例)插入Word表格。如图2所示:
具体操作如下:(1)单击“插入”菜单中的“数据库”命令,或单击“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮,弹出数据库对话窗口;如图3所示:
(2)单击“获取数据”,按钮,选定合适的数据源文件,单击“确定”按钮打开它,并选择表格。如图4所示:
(3)至此,数据源已经引入到Word2003中,如图5示,接下来只需在新生来的时候添加记录即可。
(4)添加方法有两种:其一,把插入光标移到表格上; 单击“新增记录”按钮就在表格的最后增加一条空白记录。其二,也可以通过“打开数据窗体”按钮实现。后者更为直观方便。删除类似,故不再赘述。如图6所示:
(5)此外利用“数据库”工具栏还可以进行方便的查找及排序:例如要查找所有生源地为陕西的学生,则可以利用查找记录按钮(数据库工具栏或在数据窗体中)实现:
第二,域及邮件合并的应用:招生办公室的录取通知书打印。
域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。每个域都有一个唯一的名字,它具有的功能与Excel中的函数非常相似。下面是笔者对如何用Word2003实现招生办公室的录取通知书打印的总结。
首先:准备数据源。该数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库(主要是根据各地区考办发送数据的格式而定)。只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。这里,仍以Excel为例。如下图示。
其次:准备模板。模板文件就是即将输出的界面模板,这里笔者以 “模板.doc”为例。
再次:域的插入与邮件合并。打开“模板.doc”,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。
(1)设置数据源:点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,如:"sheet1",直接单击“确定”,完成数据源设置。如图11所示:
(2)插入数据域:将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前);点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",单击关闭。如图12:
重复上述操作,依次插入其他元素(考号,省份,学院,专业,年份等)。结果如下:
(3)查看合并数据:单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮,即可看到邮件合并之后的数据。
最后:完成合并。到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后,新文档的效果图如14:
在第一个应用中,通过对数据源的设定,实现在Word中的数据的增、删、改、查;在第二个应用中,把通知书看作邮件,利用邮件合并功能,设定域的插入、合并。总之,如果我们能够熟练地运用Word的数据库与域功能,可以极大提高对Word的处理能力,从而提高高校招办的工作效率。