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摘要：教务秘书是高校教学管理队伍中的重要组成部分。本文浅析了系部教务秘书工作的角色定位及应具备的素质和能力等，并就如何更好地做好教务秘书的本职工作进行了探讨。
关键词：高校教务秘书；素质；职责
中图分类号：F240 文献标识码：A 文章编号：1008-4428(2011)11-125-03
高校的性质和任务决定了高校的一切工作要以教学为中心，因而也就决定了教学管理工作在高校诸多管理中具有举足轻重的地位。教学秘书是学校教学管理队伍中的一支骨干力量，系级教学秘书又是系级教学管理工作的主要力量。教学秘书的形象，无形中折射出高校教学管理的整体风貌，教学秘书工作的质量和效率，一定程度上将直接影响到高校教学工作的正常运行。教学工作是学校的中心工作，有效的教学管理工作是一个学校的教学活动能够正常运转、并最终完成教学工作任务的根本保证。而系部教务秘书作为学校基层教学管理的参与者，是学校教学管理队伍中的组成部分，对保证教学秩序的正常运行和提高教学质量起着重要的作用。
本文就高校教务秘书的素质与职责以及如何做好教务秘书工作，提出了几点思考。
一、教务秘书应具备的基本素质和能力
教务秘书是学校与系、院及师生之间信息沟通的桥梁。要做好高职院校教学工作，教务秘书必须全面提升自己的思想素质和业务能力。
(一)良好的职业道德素质
教务秘书同样是一份职业，需要培养良好的职业道德素质，恪守相关的职业操守，要有较强的事业心和高度的责任感，忠于职守，认真履行岗位职责，服从领导，谦虚谨慎，办事公道，热情服务。
(二)熟悉本部门的详细情况
教务秘书工作是一项专业性很强的工作，要求其掌握高等教育教学与管理的基础知识，还要熟悉归属系部的各专业学科的知识体系，了解教学方式和教学规律，清楚系部人才培养方案的内容和特点、课程体系设置的原则和主要课程的内容等。只有全面掌握了系部的根本情况，才能协助系主任及时解决系部教学中出现的各类问题。
(三)掌握必要的现代化办公技能
现代技术已经广泛运用到教学管理工作中，现在不少的高职院校大多实行信息化教务管理，将教学计划管理、学籍管理、成绩管理、毕业实习及资格审查等纳入综合教务管理系统。教学管理的现代化、信息化、网络化要求教务秘书必须具备较强的计算机和网络技术运用能力，能够熟练掌握Word、Excel等日常办公软件和复印机、传真机等现代化办公设备的使用，这样，在进行工作量核算、通过率统计等工作时，不仅可以大大减少手工核算的误差，更能极大地提高工作效率，避免许多无谓的重复劳动，节省人力和时间。此外，因为需要经常起草报告、总结等，对教务秘书的文字表达能力也有较高的要求。
(四)良好的协调沟通能力
教务秘书是教学管理工作中的枢纽，起着上传下达、相互沟通的重要作用。在日常的教学管理工作中，教务秘书随时都要与其他职能部门联系、合作或者要与本部门领导和师生沟通，因此要具备办公室人员特有的协调沟通能力，要注意工作的方式方法，协调工作中不同的矛盾与冲突，积极为教学工作的顺利开展提供帮助。
(五)文档管理能力和创新能力
教学档案是教学管理工作的真实记录和重要的信息资源，教务秘书通常都是兼职档案管理员，在日常工作中要加强教学档案管理，创新管理思路，科学地收集、整理教学资料和教学档案，为学院工作及时提供所需资料和数据。教务秘书要有创新能力和实践创新能力，才能不断拓宽视野、不断优化教学管理工作，要善于发现和吸收新知识、新技能，才能跟上高职院校快速发展的步伐。教务秘书工作内容繁杂琐碎，特别是在开学初、学期末有各种任务需要完成。因此，我们要根据教务管理工作的周期性、时效性特点，善于总结工作规律，创新工作方式，应充分利用校园网等现代科学技术，使之成为教学管理的重要工具，如教学文件等可以通过网络发布，使网络化成为教务秘书工作的重要手段之一，从而提高工作的效率、促进教学管理的发展。
(六)心理素质
由于教务秘书的职位特性，其所负责的都是繁杂琐碎的工作，工作量大、牵涉面广，加班加点是常有的事情，有时甚至连节假日也无法正常休息，同时，工作中也会面临各种困难和师生们的一些误解，因此，很容易产生压抑和焦虑的情绪，这就需要教务秘书要有良好的心理承受能力，要学会舒解工作压力、善于调节自己的情绪，保持平和乐观的心态。
随着高校教育水平的发展，作为一名合格的教务秘书，应当明确自己的岗位职责，增强责任感，不断提高自身的知识水平和业务能力，争取在学校的教学管理工作中发挥积极的作用。
二、教务秘书的职责
(一)教务秘书是组织者和管理者
系部主任是各项工作的负责人，但其工作一般是决策性、统筹性、全局性的，而面向广大师生的、具体的日常实际工作却需要由教务秘书直接管理和完成。教务秘书的基本职责就是从事日常的教学管理，协助领导完成相关的工作，维持正常的教学秩序，保证教学活动按计划、顺利进行。其工作范围涉及教学工作的各个方面，如排调课、核算教师工作量及教学津贴、统计教师的论文以及获奖成果、教学档案的归类、各类教学通知的下达等等，并且一旦发现问题须及时处理。同时，教务秘书必须及时了解和掌握教学工作及教学计划的实施情况，收集教学反馈信息，提出教学改革及修改教学计划的措施及意见，并及时反馈给相关领导和相关部门，为其做出正确决策提供可靠依据。总而言之，对于日常的教学管理工作，系部领导不可能事必躬亲，或者事事都考虑得非常周全，这就需要教务秘书做好系主任的得力助手和参谋，协助系领导进行教学管理，对领导交办的事项及时完成，对重要情况及时汇报或提醒；协助制订相应的管理目标和工作计划，协助教学规章制度的建设与执行，协助建立各主要教学环节质量标准等。
(二)教务秘书是服务者
可以说，服务性是教务秘书最根本的工作属性。其一是要服务于领导，给领导当好参谋、助手，协助组织和管理好具体教学事务，为系部领导的决策提供必要的数据依据和建议。教务秘书需要对教学管理工作中大量的数据进行收集和统计(如教师工作量、学生成绩、教学评估等)，因为完整、准确的数据可以在一定程度上反映出系部教学管理工作的现状，对这些数据进行分析既能衡量教学管理工作的质量，又能为领导在管理工作中提供决策依据。同时，作为一线的教学管理人员，教务秘书掌握着包括教师的教学、科研工作量、学生考试成绩等在内的第一手资料，对师生的意见、要求以及现状最为了解，需要将相关的信息资料统计汇总、归纳分析并及时反馈给系部主任，使之能够全面了解情况，做出正确的判断和决策。其二是服务于教师，为教师教学提供工作上的便利和帮助，例如教材选用与征订、课程安排与调整、考试安排与实施等，同时，教务秘书需要将教师的工作建议和遇到的困难等及时汇总、反馈给领导，以寻求解决办法。第三是服 务于学生，为学生提供及时的教学动态和学习信息。如每学期的课程安排、学生成绩的汇总、学籍管理等。因此，教务秘书应该加强与教师、学生的沟通，主动为广大师生着想，及时反馈教学信息，切实做好本职工作，真正把服务落实于各项教学管理工作中，以保证日常教学活动的顺利进行。
(三)教务秘书是协调者，包括本部门内部的协调和部门之间的外部协调
教务秘书是连接院系之间、教师之间、师生之间教学活动的纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用，其协调职能发挥得好坏将对教学活动产生直接影响。教务秘书要充分发挥上传下达的作用，准确地领会领导的工作要求，及时地传达给教师和学生，同时也要及时地向院、系领导和教学部门反馈教学计划的实施情况和师生们的建议，使领导和教务部门对教学实施过程中出现的情况和问题能够做出相应的调整、对客观变化做出迅速反应。此外，在教学过程中经常会出现一些问题或冲突，如实践教学场地的落实、教材版本的选用等，有可能会影响正常的教学秩序，这都需要教务秘书及时协调处理，以确保教学计划的顺利进行。由于工作的需要，教务秘书经常要与学校教务处、学生处、人事处等职能部门联系、协调，如课程调整、教室调整、教师工作量审核、了解其他部门对本系部教学工作的意见反馈等。所以，在这些工作中要学会有效的沟通，只有与人形成良好的沟通，才能得到别人的理解和支持，才能获取必要的信息，也才能完成与各职能部门及兄弟院系的协调工作，以保证本系部各项工作的正常开展，并建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。
三、做好教务秘书工作应注意的几个问题
(一)教务秘书应该摆正自己的位置
教务秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有协调、综合加工的作用。处在这样一个重要位置，更得明白自己的角色定位，既要有工作主动性，又不能越权处理工作，要在两者之间找到合适的平衡点。应该做到服从而不盲从，到位而不越位，参与而不干预，出谋而不决策。这样，才可能为部门领导的决策提供客观参考。
(二)注意工作上的原则性和灵活性相结合
在日常工作中经常会有随机性、突发性事件发生，教务秘书在不违反原则的基础上，应灵活处理教学过程中出现的问题，及时与系部领导、教务部门工作人员沟通，避免教学事故的发生。如每学期在排课前，要多听取教师的意见和要求，在保证落实教学计划和合理使用教学资源的前提下，尽量满足教师提出的要求，而在排好课表以后，就要严格执行，如无特殊原因，不得再随意调动。对于教师因故不能按正常教学计划授课而请假或调课的申请，应严格按照要求完成报批手续。
(三)不断提高自己的综合素质
高校教务秘书工作不同于一般的行政管理工作，是一项科学性、知识性和实践性很强的工作。教务秘书不仅要系统地掌握教学管理的知识，熟悉学校关于教学管理的各项规章制度，还要熟悉掌握本部门的教学特点。不仅要具备扎实的现代教育学和现代管理学知识，还要具备一定的系统科学和计算机知识。除此之外，还应多学一些相关的专业知识，努力改进自己的管理方法，提高管理水平。
关键词：高校教务秘书；素质；职责
中图分类号：F240 文献标识码：A 文章编号：1008-4428(2011)11-125-03
高校的性质和任务决定了高校的一切工作要以教学为中心，因而也就决定了教学管理工作在高校诸多管理中具有举足轻重的地位。教学秘书是学校教学管理队伍中的一支骨干力量，系级教学秘书又是系级教学管理工作的主要力量。教学秘书的形象，无形中折射出高校教学管理的整体风貌，教学秘书工作的质量和效率，一定程度上将直接影响到高校教学工作的正常运行。教学工作是学校的中心工作，有效的教学管理工作是一个学校的教学活动能够正常运转、并最终完成教学工作任务的根本保证。而系部教务秘书作为学校基层教学管理的参与者，是学校教学管理队伍中的组成部分，对保证教学秩序的正常运行和提高教学质量起着重要的作用。
本文就高校教务秘书的素质与职责以及如何做好教务秘书工作，提出了几点思考。
一、教务秘书应具备的基本素质和能力
教务秘书是学校与系、院及师生之间信息沟通的桥梁。要做好高职院校教学工作，教务秘书必须全面提升自己的思想素质和业务能力。
(一)良好的职业道德素质
教务秘书同样是一份职业，需要培养良好的职业道德素质，恪守相关的职业操守，要有较强的事业心和高度的责任感，忠于职守，认真履行岗位职责，服从领导，谦虚谨慎，办事公道，热情服务。
(二)熟悉本部门的详细情况
教务秘书工作是一项专业性很强的工作，要求其掌握高等教育教学与管理的基础知识，还要熟悉归属系部的各专业学科的知识体系，了解教学方式和教学规律，清楚系部人才培养方案的内容和特点、课程体系设置的原则和主要课程的内容等。只有全面掌握了系部的根本情况，才能协助系主任及时解决系部教学中出现的各类问题。
(三)掌握必要的现代化办公技能
现代技术已经广泛运用到教学管理工作中，现在不少的高职院校大多实行信息化教务管理，将教学计划管理、学籍管理、成绩管理、毕业实习及资格审查等纳入综合教务管理系统。教学管理的现代化、信息化、网络化要求教务秘书必须具备较强的计算机和网络技术运用能力，能够熟练掌握Word、Excel等日常办公软件和复印机、传真机等现代化办公设备的使用，这样，在进行工作量核算、通过率统计等工作时，不仅可以大大减少手工核算的误差，更能极大地提高工作效率，避免许多无谓的重复劳动，节省人力和时间。此外，因为需要经常起草报告、总结等，对教务秘书的文字表达能力也有较高的要求。
(四)良好的协调沟通能力
教务秘书是教学管理工作中的枢纽，起着上传下达、相互沟通的重要作用。在日常的教学管理工作中，教务秘书随时都要与其他职能部门联系、合作或者要与本部门领导和师生沟通，因此要具备办公室人员特有的协调沟通能力，要注意工作的方式方法，协调工作中不同的矛盾与冲突，积极为教学工作的顺利开展提供帮助。
(五)文档管理能力和创新能力
教学档案是教学管理工作的真实记录和重要的信息资源，教务秘书通常都是兼职档案管理员，在日常工作中要加强教学档案管理，创新管理思路，科学地收集、整理教学资料和教学档案，为学院工作及时提供所需资料和数据。教务秘书要有创新能力和实践创新能力，才能不断拓宽视野、不断优化教学管理工作，要善于发现和吸收新知识、新技能，才能跟上高职院校快速发展的步伐。教务秘书工作内容繁杂琐碎，特别是在开学初、学期末有各种任务需要完成。因此，我们要根据教务管理工作的周期性、时效性特点，善于总结工作规律，创新工作方式，应充分利用校园网等现代科学技术，使之成为教学管理的重要工具，如教学文件等可以通过网络发布，使网络化成为教务秘书工作的重要手段之一，从而提高工作的效率、促进教学管理的发展。
(六)心理素质
由于教务秘书的职位特性，其所负责的都是繁杂琐碎的工作，工作量大、牵涉面广，加班加点是常有的事情，有时甚至连节假日也无法正常休息，同时，工作中也会面临各种困难和师生们的一些误解，因此，很容易产生压抑和焦虑的情绪，这就需要教务秘书要有良好的心理承受能力，要学会舒解工作压力、善于调节自己的情绪，保持平和乐观的心态。
随着高校教育水平的发展，作为一名合格的教务秘书，应当明确自己的岗位职责，增强责任感，不断提高自身的知识水平和业务能力，争取在学校的教学管理工作中发挥积极的作用。
二、教务秘书的职责
(一)教务秘书是组织者和管理者
系部主任是各项工作的负责人，但其工作一般是决策性、统筹性、全局性的，而面向广大师生的、具体的日常实际工作却需要由教务秘书直接管理和完成。教务秘书的基本职责就是从事日常的教学管理，协助领导完成相关的工作，维持正常的教学秩序，保证教学活动按计划、顺利进行。其工作范围涉及教学工作的各个方面，如排调课、核算教师工作量及教学津贴、统计教师的论文以及获奖成果、教学档案的归类、各类教学通知的下达等等，并且一旦发现问题须及时处理。同时，教务秘书必须及时了解和掌握教学工作及教学计划的实施情况，收集教学反馈信息，提出教学改革及修改教学计划的措施及意见，并及时反馈给相关领导和相关部门，为其做出正确决策提供可靠依据。总而言之，对于日常的教学管理工作，系部领导不可能事必躬亲，或者事事都考虑得非常周全，这就需要教务秘书做好系主任的得力助手和参谋，协助系领导进行教学管理，对领导交办的事项及时完成，对重要情况及时汇报或提醒；协助制订相应的管理目标和工作计划，协助教学规章制度的建设与执行，协助建立各主要教学环节质量标准等。
(二)教务秘书是服务者
可以说，服务性是教务秘书最根本的工作属性。其一是要服务于领导，给领导当好参谋、助手，协助组织和管理好具体教学事务，为系部领导的决策提供必要的数据依据和建议。教务秘书需要对教学管理工作中大量的数据进行收集和统计(如教师工作量、学生成绩、教学评估等)，因为完整、准确的数据可以在一定程度上反映出系部教学管理工作的现状，对这些数据进行分析既能衡量教学管理工作的质量，又能为领导在管理工作中提供决策依据。同时，作为一线的教学管理人员，教务秘书掌握着包括教师的教学、科研工作量、学生考试成绩等在内的第一手资料，对师生的意见、要求以及现状最为了解，需要将相关的信息资料统计汇总、归纳分析并及时反馈给系部主任，使之能够全面了解情况，做出正确的判断和决策。其二是服务于教师，为教师教学提供工作上的便利和帮助，例如教材选用与征订、课程安排与调整、考试安排与实施等，同时，教务秘书需要将教师的工作建议和遇到的困难等及时汇总、反馈给领导，以寻求解决办法。第三是服 务于学生，为学生提供及时的教学动态和学习信息。如每学期的课程安排、学生成绩的汇总、学籍管理等。因此，教务秘书应该加强与教师、学生的沟通，主动为广大师生着想，及时反馈教学信息，切实做好本职工作，真正把服务落实于各项教学管理工作中，以保证日常教学活动的顺利进行。
(三)教务秘书是协调者，包括本部门内部的协调和部门之间的外部协调
教务秘书是连接院系之间、教师之间、师生之间教学活动的纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用，其协调职能发挥得好坏将对教学活动产生直接影响。教务秘书要充分发挥上传下达的作用，准确地领会领导的工作要求，及时地传达给教师和学生，同时也要及时地向院、系领导和教学部门反馈教学计划的实施情况和师生们的建议，使领导和教务部门对教学实施过程中出现的情况和问题能够做出相应的调整、对客观变化做出迅速反应。此外，在教学过程中经常会出现一些问题或冲突，如实践教学场地的落实、教材版本的选用等，有可能会影响正常的教学秩序，这都需要教务秘书及时协调处理，以确保教学计划的顺利进行。由于工作的需要，教务秘书经常要与学校教务处、学生处、人事处等职能部门联系、协调，如课程调整、教室调整、教师工作量审核、了解其他部门对本系部教学工作的意见反馈等。所以，在这些工作中要学会有效的沟通，只有与人形成良好的沟通，才能得到别人的理解和支持，才能获取必要的信息，也才能完成与各职能部门及兄弟院系的协调工作，以保证本系部各项工作的正常开展，并建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。
三、做好教务秘书工作应注意的几个问题
(一)教务秘书应该摆正自己的位置
教务秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有协调、综合加工的作用。处在这样一个重要位置，更得明白自己的角色定位，既要有工作主动性，又不能越权处理工作，要在两者之间找到合适的平衡点。应该做到服从而不盲从，到位而不越位，参与而不干预，出谋而不决策。这样，才可能为部门领导的决策提供客观参考。
(二)注意工作上的原则性和灵活性相结合
在日常工作中经常会有随机性、突发性事件发生，教务秘书在不违反原则的基础上，应灵活处理教学过程中出现的问题，及时与系部领导、教务部门工作人员沟通，避免教学事故的发生。如每学期在排课前，要多听取教师的意见和要求，在保证落实教学计划和合理使用教学资源的前提下，尽量满足教师提出的要求，而在排好课表以后，就要严格执行，如无特殊原因，不得再随意调动。对于教师因故不能按正常教学计划授课而请假或调课的申请，应严格按照要求完成报批手续。
(三)不断提高自己的综合素质
高校教务秘书工作不同于一般的行政管理工作，是一项科学性、知识性和实践性很强的工作。教务秘书不仅要系统地掌握教学管理的知识，熟悉学校关于教学管理的各项规章制度，还要熟悉掌握本部门的教学特点。不仅要具备扎实的现代教育学和现代管理学知识，还要具备一定的系统科学和计算机知识。除此之外，还应多学一些相关的专业知识，努力改进自己的管理方法，提高管理水平。