以结构化研讨提升集体决策效率

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  决策问题关系事业兴衰成败,特别是在关系到人民群众切身利益大事的正确决策不仅能凝聚人心,推动发展,而且能造福百姓,增强后劲;反之错误的决策不仅会贻误发展,而且会损害党在人民心中的形象,因而政府的科学民主决策至关重要。组织集体决策是现代领导者的重要职能,然而在集体讨论决策中,往往会出现“废话多、牢骚多、争执多、无重点、无主见、无新招”等“三多三无”现象,严重影响决策效率,而且会助长形式主义、官僚主义等衙门作风蔓延。如何在集体研讨中进一步集思广益、凝聚智慧,提高决策效率,笔者认为,结构化研讨是一种行之有效的方法。
  一、结构化研讨的内涵与操作原则
  (一)结构化研讨的概念
  结构化研讨是近年出现的一种新型学习形式和会议研讨方式,它是指围绕某个大家共同关注的主题,在主持人(催化师)引导下,根据解决问题的逻辑思维过程将研讨结构化,即逐段进行查摆问题、分析原因、提出对策建议,在此过程中综合运用头脑风暴、团体列名、鱼骨刺图和四副眼镜等多种研讨方法,分步骤、多角度开展研讨的一种形式。
  (二)三大操作原则
  1.以需求为基础,研讨主题结构化
  讨论的主题只有源于与会者工作实际且为其最关心的、最急需解决的问题,才能激发其积极性。因此应紧扣上级工作部署和与会者工作实际,设置研讨主题和分课题。一是以组织需求为基础设置主题。研讨主题应与当前重点工作推进结合起来。当前的工作重点难点是什么,结构化研讨的主题就围绕什么展开。二是以与会者需求为基础民主聚焦分课题。围绕研讨主题,与会者都有各自最想通过研讨解决的实际问题。如果讨论主题大、参会人多、涉及部门广,可分组进行研讨。在会议通知中,可提前告知研讨主题,并要求参会者根据主题提交一个最想解决的难题,组织方及时将问题梳理汇总,确定各组的分课题。
  2.以与会者为主体,研讨成员结构化
  为了真正让与会者积极参与,畅所欲言,成为讨论的主角。一是成员组成结构化。小组由组长、催化师(也可由组长兼任)、组员和记录员组成。二是责任分工明细化。小组长(催化师)负责催化和引导成员用恰当的方法和规则开展研讨,记录员最好2人,一人负责在显示板上记录主要观点,另外一人负责电脑详细记录发言所讲数据和典型事例。三是研讨规则强制化。讨论中严格遵循“五不”原则:即必须发言且不重复别人观点,每次发言不超过3分钟,别人发言时不打断、不批评、不质疑。如有疑问可在小组讨论中质疑、澄清、补充完善。
  3.以问题为中心,研讨流程结构化
  一般分为四个阶段:首先,根据主题民主聚焦最亟需讨论的分课题。其次,小组围绕主题进行三段式研讨。即:查摆问题——分析原因——提出对策。每一阶段穷尽所有的问题并梳理汇总后再进入下一阶段,在最大程度上调度组员的“能力储备”和“经验储备”。第三,小组代表向全体汇报,其他小组对其观点进行质疑、补充和完善,领导和专家现场点评;最后,深化认识,形成最终决策。
  二、以结构化研讨进行集体决策的具体方法
  结构化研讨需要借助一些方法来规范参与者的思维和行为。
  (一)查摆问题——头脑风暴法
  头脑风暴法由美国创造学家奥斯本提出,本意是突发性的脑风暴,即运用脑力冲击问题。目的是让大家在一个自由、轻松的氛围中尽情地遐想,激发自己的想象力,让思想自由流动,在与别人的讨论中产生新的思想火花。主要步骤:
  (1)主持人介绍情况:简明扼要地阐明问题,鼓励所有的人积极思考,多多益善贡献观点。
  (2)个人自由发言:最好用具体实例,鼓励在别人观点的基础上创造。
  (3)小组讨论:解释澄清某些观点,合并同类观点,激发新观点。在充分讨论的基础上选出最突出的3~5个问题、形成小组一致意见。
  (二)分析问题——团体列名法、鱼骨图法
  针对查找到的问题应认真分析原因,将根源查深查透,这一阶段可首先使用团体列名法。它是一种更加结构化的头脑风暴法,可以最大限度地收集小组成员的意见,使团队成员的意见得到更充分。主要步骤:
  (1)思考环节。保持会场安静,主持人要求小组成员在限定的时间里独立思考并记录自己的观点(通常3~5个),此环节不发声、不讨论、不影响其他成员。
  (2)发言环节。分轮次进行,每轮每人只能说一个观点且不重复别人的观点,逐轮进行直到穷尽所有观点。在此间,没有观点的成员则跳过。
  (3)讨论环节。每个成员针对所有记录的观点,都可以提出疑问,发表意见时,以举手为先,主持人注意控制时间和秩序。
  (4)决策环节。可用鱼骨刺图法对讨论结果进行分析归类。
  鱼骨刺图法由日本管理大师石川馨先生提出,是一种归纳和发现原因与结果极方便而有效的方法,也被称为“因果图”。它是将头脑风暴法、团体列名法找出的因素按照相互关联性整理而成的层次分明、条理清楚的分析方法。这种方法适用于查找深层的因素,提出对策解决问题。主要步骤:
  (1)明确要解决的问题,写在右侧鱼头处;
  (2)用头脑风暴或团体列名法集体讨论可能的原因;
  (3)将所有的原因归类并命名;
  (4)将讨论结果画到鱼骨上;
  (5)围绕类别或列出的原因继续问“为什么”,发展小刺。
  (三)提出对策——Smart法则
  这一阶段可用头脑风暴法、团体列名法等,让成员畅所欲言,积极贡献智慧。但在提出对策的过程中,人们经常会犯一些基本的错误,如过于理想化、不符合客观情况、不容易执行落实等,所以这一阶段首先应指导成员用SMART法则进行思考。SMAR法则是目标管理应遵循的基本规则,由五个英文字母构成,各代表不同的要求:
  Specific:措施要是具体的,可操作性;   Measurable:措施要可衡量,要量化;
  Attainable:措施要通过努力可以实现;
  Relevant:措施要和问题有相关性;
  Time-based:措施要有时间表,有时限。
  (四)集体决策——四副眼镜法
  通过前三个阶段,小组已充分调动组员智慧形成决策方案。但该方案是否科学完善还需要集体的讨论研究。小组向全体汇报后,其他与会者可用“四副眼镜法”对其方案进行质疑、补充和完善。
  (1)万花镜:比喻看世界缤纷多彩。带此眼镜者应对新生事物多鼓励肯定,应以乐观、积极、充满希望的视角,对提出的“对策”讲赞成意见并说明理由。
  (2)墨镜:比喻看问题冷静和严肃,意味着小心和谨慎。带此眼镜者应分析决策可能的风险或负面成分,表达反对意见并说明理由。
  (3)望远镜:比喻视野高远,总揽全局。带此眼镜者应从全局高度和长远战略眼光思考问题,对决策的科学性提出意见并说明理由。
  (4)放大镜:比喻视角放大、扩大基础层面。带此眼镜者应充当基层执行者角色思考问题,讨论对策的真实可操作性,并讲出理由。
  三、结构化研讨进行集体决策的优势分析
  (一)强化问题导向,有助于破解工作难题
  结构化研讨是以问题为导向,以破解难工作难题为目标。研讨的主题源于大家的工作实际且为其最关心的、最急需解决的问题,可以有效激发大家参与讨论的积极性。各种研讨方法务实管用,有助于充分挖掘其潜能,贡献其智慧。“建设性”的强制规定保证小组成员积极参与讨论,且获得均等的各抒己见机会,有助于激发大家思想活力,进而引入深度思考,提出更有价值的观点和对策,这种研讨方式最大的优势是它采用的是一种相互启发和借鉴的模式,构建了一种经验共享的学习模式。在研讨过程中,成员之间不同的观点相互碰撞,可以激发大家的发散性思维、逆向思维、创新思维,这对于提高大家的独立思考能力、创新能力和分析解决实际问题的能力具有十分重要的意义。
  (二)克服垂直思维影响,有助于培养立体思维模式
  垂直思维即与会者在讨论发言时,习惯于按照现象—原因—对策的逻辑顺序一气呵成,全盘端出,虽逻辑严密、结构合理,但受个人知识、阅历和工作经验等局限,无论是现象、原因还是对策,都不能概括完全。如果大家都按照这种垂直思维方式发言,成员之间就缺乏充分沟通交流,集体智慧难以碰撞出火花,结果导致认识、分析问题不够深入,细节探讨不够精确。结构化研讨则注重运用水平思维,即在一段时间内,大家先查找问题、穷尽所有问题后再找原因,对原因进行汇总归类后再一起提出对策建议,从而把人们思维的不同阶段划开,让思维慢下来,使垂直思考嵌入水平思考中,培养起立体思维。同时四副眼镜法等方法也促使大家用不同视角思考问题,从而使问题探讨的更加深入和精确化。
  (三)克服“群体盲思”现象,有助于决策的科学化、民主化
  群体盲思是一种共识危机,指在一个凝聚力极高的群体内,绝大多数成员都赞成群体中某个成员(通常是领导者)的意见。结构化研讨要求成员互相平等,鼓励发扬民主精神,做到自己发言时不重复别人观点,别人发言时不打断不批评不质疑,主持人(催化师)在整个研讨的过程中只是倾听者和引导者,不会对研讨的内容进行过多的评价,成员就能够克服胆怯心理,畅所欲言,积极表达自己的观点。既培养了个体“和而不同”的勇气和意识,又培育了群体容忍异议的决策文化,成员能够畅所欲言,群体才能进行自我反馈,形成科学的决策机制。
  作 者:中共重庆市九龙坡区委党校副校长
  责任编辑:张 波
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