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办公中经常碰到各种合同、协议文档，在编辑这类文档时经常会为一些烦人的问题所困扰。这些问题说大不大，如果把时间浪费在这里就不值得了。所以小编把平时合同中常碰到的一些问题总结出来，并给出解决方法。
别让下划线烦了你
在合同、协议文档中总要留出一定的空格并设置下划线供填写。但是当这些空格正好出现在上一行末和下一行开头时就会很麻烦。若空格后没有其它字符，不管你如何按空格行末的空格也不会进入下一行开头，若空格后有字符则会造成整行文字间距被压缩或拉开的变形。
其实在Word2010中要解决这个问题是非常简单的，你只要按“Ctrl+A”键选中全文，右击选择“段落”，在“段落”窗口的“中文版式”选项卡下，单击勾选“允许西文在单词中间换行”（如图1），确定完成设置。以后在文档中的行末多出空格就会自动出现在下一行的开头了。
若编辑的合同中有大量英文单词，那么允许单词中间换行可能会造成误读。对此可改用“白色汉字+黑下划线”来实现填空下划线的效果，因为这空格实际上是汉字，自然就不会出现排版问题了。只要在填空位置随便输入些汉字，比如全部输入“空”字。选中这些“空”字，单击“开始”选项卡中“下划线”图标后的下拉按钮，选择“下划线颜色”并在颜色列表中选择黑色（如图2），再设置字体颜色为白色即可。这对打印出来填写的合同没什么影响，如果在电脑上填写，只需把字体颜色改回自动或黑色后才能显示填写内容。
空白条款注明不采用
合同中还经常有一些空白条款供填写附加条件，若最终没有附加条件可填写，那么为了确保签署后不被恶意填写篡改，这些空位需要逐一填上“本条款不采用”。每次都要逐一填写也挺麻烦，可以插入文本控件实现自动填写。
定位到空位处，切换到“开发工具”选项卡，单击“格式文本内容控件”，插入一个文本控件。单击“设计模式”进入设计模式，把“单击此处输入文字”删除，改成“本条款不采用”，然后把这些文字设置为“黑色+下划线”格式（如图3），然后再次单击“设计模式”退出设计模式。选中填空区和文本控件再设置一次下划线即可。最后为了防止控件被删除，还要选中文本控件，单击“开发工具”选项卡的“属性”，在弹出窗口中选中“无法删除内容控件”复选项，确定，完成设置。
设置以后，填空处默认显示为“本条款不采用”，在单击输入填写内容后提示就会自动消失，若取消条款删除填写内容则又会自动显示“本条款不采用”。此外，上面介绍的用空格或“白色汉字+下划线”制作的填空区填写前都得先删除空格，这个麻烦也可以用这招解决。你只要把文本控件中的提示换成空格或“白色汉字+下划线”的汉字，就可以直接输入填写内容了，填写后提示自动消失，相当于自动删除了原有空格。
分列签名设置
合同、协议最后的签名盖章处一般都分成左右两列，分别填写甲乙双方信息、签名盖章。平时大家多用空格来分隔左右两列内容。这样不仅填写时麻烦，在重新排版调整时也很容易错位。在Word2010中使用分栏可以更好地解决这个问题。
先单击把输入光标定位到文档最后要签名处。切换到“页面布局”选项卡，单击“分栏”并选择“更多分栏”。在“分栏”窗口中选择“两栏”，并在“应用于”的下拉列表中选择“插入点之后”（如图4），你还可设置一下两栏的间距宽度等等，确定后即可把签名分成左右两栏。然后回车增加一行，再单击“分隔符”，在下拉列表中选择“分栏符”让输入光标跳到右列即可。现在签名已经分成左右两栏，单击把输入光标定位到左边即可输入左边的甲方信息，同样单击右边则可输入乙方信息，两栏内容互不干扰。
如果下面还要输入一些不分列的内容，例如公证签章信息等，则只要在右边栏的最后回车插入一个空行，再单击“分栏”并选择“更多分栏”，在弹出窗口中选择“1栏”，同样应用于“插入点之后”，确定即可。
让条款自动编号
合同中所有条款都是统一编号的，若增、删一条则后面的所有条款编号都得逐一修改，最好是一开始就用自动编号设置所有条款。不过合同都有统一范本，更多的是从网上找个范本回来修改，这种合同几乎都是纯文本，自然不会有自动编号格式了。那么要如何快速把所有条款都变成自动编号呢？通常合同条款开头都是第一条、第二条……根据这特点用Word的查找就能快速实现自动编号。
先在“开始”选项卡“编辑”区单击“查找”后的下拉按钮并选择“高级查找”。在“查找和替换”窗口中单击“更多”按钮显示高级选项，再选中“使用通配符”复选项。然后输入查找内容为“<第[一二三四五六七八九十]{1,}条”（不含引号），单击“在以下项中查找”按钮选择“主文档”，即可看到所有在开头的“第X条”全部被选中了（如图5）。现在单击“开始”选项卡的“自动编号”图标，即可把所有“第X条”全部转换成自动编号。若有部分条款没有直接转成自动编号，而只是在原条款前加上1、2.……这样的自动编号，只要把单击“在以下项中查找”按钮并选择“主文档”，再单击“自动编号”的操作再重复一次即可。
在此，把查找内容改成“<第[一二三四五六七八九十]{1,}条*^13”，还可同时选中所有条款及其标题统一设置格式。建议选中所有标题后单击“开始”选项卡“样式”列表中的“标题1”，把所有条款都设置为“标题1”样式。这样以后只要选中任意条款标题并修改格式后，右击选择“样式/更新 标题1 以适应所选内容”，即可修改所有条款标题格式。不管是自动编号还是字体格式都可以这样统一设置。
注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文
别让下划线烦了你
在合同、协议文档中总要留出一定的空格并设置下划线供填写。但是当这些空格正好出现在上一行末和下一行开头时就会很麻烦。若空格后没有其它字符，不管你如何按空格行末的空格也不会进入下一行开头，若空格后有字符则会造成整行文字间距被压缩或拉开的变形。
其实在Word2010中要解决这个问题是非常简单的，你只要按“Ctrl+A”键选中全文，右击选择“段落”，在“段落”窗口的“中文版式”选项卡下，单击勾选“允许西文在单词中间换行”（如图1），确定完成设置。以后在文档中的行末多出空格就会自动出现在下一行的开头了。
若编辑的合同中有大量英文单词，那么允许单词中间换行可能会造成误读。对此可改用“白色汉字+黑下划线”来实现填空下划线的效果，因为这空格实际上是汉字，自然就不会出现排版问题了。只要在填空位置随便输入些汉字，比如全部输入“空”字。选中这些“空”字，单击“开始”选项卡中“下划线”图标后的下拉按钮，选择“下划线颜色”并在颜色列表中选择黑色（如图2），再设置字体颜色为白色即可。这对打印出来填写的合同没什么影响，如果在电脑上填写，只需把字体颜色改回自动或黑色后才能显示填写内容。
空白条款注明不采用
合同中还经常有一些空白条款供填写附加条件，若最终没有附加条件可填写，那么为了确保签署后不被恶意填写篡改，这些空位需要逐一填上“本条款不采用”。每次都要逐一填写也挺麻烦，可以插入文本控件实现自动填写。
定位到空位处，切换到“开发工具”选项卡，单击“格式文本内容控件”，插入一个文本控件。单击“设计模式”进入设计模式，把“单击此处输入文字”删除，改成“本条款不采用”，然后把这些文字设置为“黑色+下划线”格式（如图3），然后再次单击“设计模式”退出设计模式。选中填空区和文本控件再设置一次下划线即可。最后为了防止控件被删除，还要选中文本控件，单击“开发工具”选项卡的“属性”，在弹出窗口中选中“无法删除内容控件”复选项，确定，完成设置。
设置以后，填空处默认显示为“本条款不采用”，在单击输入填写内容后提示就会自动消失，若取消条款删除填写内容则又会自动显示“本条款不采用”。此外，上面介绍的用空格或“白色汉字+下划线”制作的填空区填写前都得先删除空格，这个麻烦也可以用这招解决。你只要把文本控件中的提示换成空格或“白色汉字+下划线”的汉字，就可以直接输入填写内容了，填写后提示自动消失，相当于自动删除了原有空格。
分列签名设置
合同、协议最后的签名盖章处一般都分成左右两列，分别填写甲乙双方信息、签名盖章。平时大家多用空格来分隔左右两列内容。这样不仅填写时麻烦，在重新排版调整时也很容易错位。在Word2010中使用分栏可以更好地解决这个问题。
先单击把输入光标定位到文档最后要签名处。切换到“页面布局”选项卡，单击“分栏”并选择“更多分栏”。在“分栏”窗口中选择“两栏”，并在“应用于”的下拉列表中选择“插入点之后”（如图4），你还可设置一下两栏的间距宽度等等，确定后即可把签名分成左右两栏。然后回车增加一行，再单击“分隔符”，在下拉列表中选择“分栏符”让输入光标跳到右列即可。现在签名已经分成左右两栏，单击把输入光标定位到左边即可输入左边的甲方信息，同样单击右边则可输入乙方信息，两栏内容互不干扰。
如果下面还要输入一些不分列的内容，例如公证签章信息等，则只要在右边栏的最后回车插入一个空行，再单击“分栏”并选择“更多分栏”，在弹出窗口中选择“1栏”，同样应用于“插入点之后”，确定即可。
让条款自动编号
合同中所有条款都是统一编号的，若增、删一条则后面的所有条款编号都得逐一修改，最好是一开始就用自动编号设置所有条款。不过合同都有统一范本，更多的是从网上找个范本回来修改，这种合同几乎都是纯文本，自然不会有自动编号格式了。那么要如何快速把所有条款都变成自动编号呢？通常合同条款开头都是第一条、第二条……根据这特点用Word的查找就能快速实现自动编号。
先在“开始”选项卡“编辑”区单击“查找”后的下拉按钮并选择“高级查找”。在“查找和替换”窗口中单击“更多”按钮显示高级选项，再选中“使用通配符”复选项。然后输入查找内容为“<第[一二三四五六七八九十]{1,}条”（不含引号），单击“在以下项中查找”按钮选择“主文档”，即可看到所有在开头的“第X条”全部被选中了（如图5）。现在单击“开始”选项卡的“自动编号”图标，即可把所有“第X条”全部转换成自动编号。若有部分条款没有直接转成自动编号，而只是在原条款前加上1、2.……这样的自动编号，只要把单击“在以下项中查找”按钮并选择“主文档”，再单击“自动编号”的操作再重复一次即可。
在此，把查找内容改成“<第[一二三四五六七八九十]{1,}条*^13”，还可同时选中所有条款及其标题统一设置格式。建议选中所有标题后单击“开始”选项卡“样式”列表中的“标题1”，把所有条款都设置为“标题1”样式。这样以后只要选中任意条款标题并修改格式后，右击选择“样式/更新 标题1 以适应所选内容”，即可修改所有条款标题格式。不管是自动编号还是字体格式都可以这样统一设置。
注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文