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数字化校园是以数字化信息为基础,以计算机技术和网络系统为依托,支持学校教学和管理信息流,实现教育、教学、科研、管理、技术服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输、应用,使教学资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。在数字化校园环境下。高校档案工作者如何积极应对形势变化,提高自身素质,是值得认真思考的问题。
一、高校档案工作者的现状
随着信息技术的迅猛发展,数字化校园进程的不断推进,高校传统的档案工作方式受到了极大挑战,高校档案工作者由于工作条件的变化出现了职业倦怠,表现为以下三个方面:
(一)职业认知偏移
“在数字化校园发展背景下,高校档案馆应该转变角色”,“以更积极主动的姿态参与到高校信息化建设中,甚至主导数据中心的设计和运行管理。”这就要求高校档案工作者既掌握信息理论与信息知识,又能熟练应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术。档案工作者由于自身知识结构、技能水平的限制,对本职工作评价偏低,缺乏掌握数字信息技术的兴趣,对高校档案信息化的发展方向感到迷茫,工作积极性和自觉性降低。
(二)情感衰竭
“进入数字化校园时代后,文档一体化管理模式要求档案部门要介入电子文件从形成到永久保存或销毁的每个阶段,保证电子文件真实、有效。但现实工作中,档案部门难以“越权”对文件形成部门进行规范管理和业务指导。”这一状况让档案工作者对信息化发展趋势焦虑不安,对工作缺乏激情,消极思想日益蔓延,对前途担忧甚至悲观失望,产生挫败感、笨拙感等负面情绪。使其“职业高原”现象严重。
(三)工作懈怠
数字化校园建设环境下由高科技压力所导致的无所适从感更加突出。用户对档案服务模式和服务手段提出了新的要求。而档案工作者对新技术的恐慌使其仍怀念传统档案管理的较封闭模式。不敢迎接新技术、新知识、新需求、新规范带来的挑战,不愿意钻研现代信息技术,工作不思进取。
二、数字化校园建设对高校档案工作者提出的新要求
在数字化校园环境下。高校档案工作者除了要有良好的职业道德,专深的业务能力外,还要有较高的信息素质,具体要求如下:
(一)搜商的培养
搜商,即搜索商数,是一种与智商、情商并列的人类能力。搜索是搜商的本质特征。从问路、查地图、翻阅资料。到使用搜索引擎,都是人类搜商的体现。
“伴随着数字化校园的建设,原来的纸质文件正逐步被电子文件所取代”。用户面对海量的电子档案信息,往往难以用合理的检索途径快速、准确、高效地检索到所需信息。这就要求档案工作者能及时做好信息的筛选、组织和传递工作,并指导用户如何在海量的搜索结果中分析、鉴别、筛选、提炼信息。这是对电子文件进行“信息减肥”的过程,档案工作者在当中扮演着“信息导航员”的角色。可见,在数字化校园环境下,搜商成为衡量档案工作者信息服务能力的重要指标之一,搜商与信息服务能力呈正比关系。
档案工作者搜商的培养主要包括网络信息检索技术的学习与应用、网络搜索引擎的学习与应用、数据库的学习与应用。搜商的培养不仅能增强档案工作者获取所需信息的能力,还有助于提高信息敏感度、信息分析判别及挖掘能力。档案工作者作为高校档案事业不断发展的中坚力量。培养搜商是很有必要而且非常迫切的。
(二)泛在化的档案信息服务能力
泛在化的服务能力是指档案工作者以用户为中心,突破时空限制向用户提供档案信息的服务能力,主要包括需求满足能力、深度服务能力和深厚的信息技术应用能力等。
需求满足能力是指档案工作者满足用户需求的能力。高校档案工作者要认识到数字化校园环境下,提供档案信息的主导方式从传统馆藏向网上信息服务逐渐转变,导致高校档案用户需求的转型。因此。档案工作者要明确新环境下档案用户的类型和特点、用户对档案信息的需求特点、网络环境下的满足用户需求的方式等,才能不断提高用户满意度。
深度服务能力是要求档案工作者运用自己的专业知识进行档案信息的收集、分析、重组和应用,开展多种类型的档案信息资源开发,加大开发的力度和深度。如进行档案多媒体编研。运用多媒体技术将相关主题的文字、图形、图像、影像、声音等各种相关档案信息加以有机组合加工,编辑成各种形式的电子档案编研产品。
深厚的信息技术应用能力是指高校档案工作者不仅要掌握传统档案业务技能,还要有深厚的信息技术与知识。在服务手段上,档案工作者要善于利用网络平台提供各种形式的服务,如建设专题档案网络数据库、建设电子文件中心、开展网上专题展览等,并懂得利用电子邮件、MSN、QQ、虚拟参考咨询及其他各种沟通联络方式,与用户之间建立起紧密互动的服务关系。
三、高校档案工作者适应新要求的对策建议
(一)调整心态、转变观念,适应变革
高校档案工作者要自我调节,自我把握,调整心态,打消对新技术的恐惧心理,克服焦虑、忧郁、急躁的不良情绪,积极掌握现代信息技术,利用新技术更好地从事档案利用服务等业务工作。
(二)提倡和鼓励自主学习,树立终身学习的观念
自主学习是高校档案工作者提高素质的必由之路。档案工作者要认识到档案信息化管理是档案工作发展的必然趋势,有目的、有针对性地坚持学习现代化知识,掌握现代化技术手段,把个人学习、工作和学校档案事业发展目标有机结合起来。通过自主学习提高知识水平和工作能力。
档案工作者要树立终身学习的观念。应认识到终身学习是自我更新的应有之义,要具备更新知识的意识,不断吸收其他相关学科的知识,优化自己的知识结构。
(三)积极参加继续教育
在岗培训是继续教育中最常见的形式,它通常以档案工作者的实际工作为出发点,有针对性地进行培训,以学习新理论、新知识为主要内容。干什么学什么。缺什么补什么。使档案工作者在较短时间里学习掌握新技术、新技能,达到完善知识结构、提高业务水平的目的。在岗培训由于时间短,内容专,针对性强,具有立竿见影的效果,起到了快速提高档案工作者素质的作用。
网络课堂是近几年继续教育推出的新手段,远程教育方式打破了时间、空间的限制,创造了以往教育手段无法创造的效益。网络课堂这种泛在化的学习方式让继续教育工作更快速、更有效,同时学习资源也得到了充分的共享。中国档案学会主办的“文件与档案工作者继续教育园地”网站开办了“网络课程”,为广大档案工作者提供了便捷的专业进修捷径。
(四)引入激励竞争机制
引入激励竞争机制,奖勤罚懒,奖功罚过,实行公开岗位、公平竞岗、公正录用、定期考察、年终考核,并与档案工作者的职务晋升、奖惩挂钩,营造一个赋有生机活力的工作环境,使档案工作者有一种危机感、紧迫感,主动增强知识管理意识、信息服务意识、创新意识和终身学习意识,激发工作热情和积极性,更好地为教学、科研服务。
一、高校档案工作者的现状
随着信息技术的迅猛发展,数字化校园进程的不断推进,高校传统的档案工作方式受到了极大挑战,高校档案工作者由于工作条件的变化出现了职业倦怠,表现为以下三个方面:
(一)职业认知偏移
“在数字化校园发展背景下,高校档案馆应该转变角色”,“以更积极主动的姿态参与到高校信息化建设中,甚至主导数据中心的设计和运行管理。”这就要求高校档案工作者既掌握信息理论与信息知识,又能熟练应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术。档案工作者由于自身知识结构、技能水平的限制,对本职工作评价偏低,缺乏掌握数字信息技术的兴趣,对高校档案信息化的发展方向感到迷茫,工作积极性和自觉性降低。
(二)情感衰竭
“进入数字化校园时代后,文档一体化管理模式要求档案部门要介入电子文件从形成到永久保存或销毁的每个阶段,保证电子文件真实、有效。但现实工作中,档案部门难以“越权”对文件形成部门进行规范管理和业务指导。”这一状况让档案工作者对信息化发展趋势焦虑不安,对工作缺乏激情,消极思想日益蔓延,对前途担忧甚至悲观失望,产生挫败感、笨拙感等负面情绪。使其“职业高原”现象严重。
(三)工作懈怠
数字化校园建设环境下由高科技压力所导致的无所适从感更加突出。用户对档案服务模式和服务手段提出了新的要求。而档案工作者对新技术的恐慌使其仍怀念传统档案管理的较封闭模式。不敢迎接新技术、新知识、新需求、新规范带来的挑战,不愿意钻研现代信息技术,工作不思进取。
二、数字化校园建设对高校档案工作者提出的新要求
在数字化校园环境下。高校档案工作者除了要有良好的职业道德,专深的业务能力外,还要有较高的信息素质,具体要求如下:
(一)搜商的培养
搜商,即搜索商数,是一种与智商、情商并列的人类能力。搜索是搜商的本质特征。从问路、查地图、翻阅资料。到使用搜索引擎,都是人类搜商的体现。
“伴随着数字化校园的建设,原来的纸质文件正逐步被电子文件所取代”。用户面对海量的电子档案信息,往往难以用合理的检索途径快速、准确、高效地检索到所需信息。这就要求档案工作者能及时做好信息的筛选、组织和传递工作,并指导用户如何在海量的搜索结果中分析、鉴别、筛选、提炼信息。这是对电子文件进行“信息减肥”的过程,档案工作者在当中扮演着“信息导航员”的角色。可见,在数字化校园环境下,搜商成为衡量档案工作者信息服务能力的重要指标之一,搜商与信息服务能力呈正比关系。
档案工作者搜商的培养主要包括网络信息检索技术的学习与应用、网络搜索引擎的学习与应用、数据库的学习与应用。搜商的培养不仅能增强档案工作者获取所需信息的能力,还有助于提高信息敏感度、信息分析判别及挖掘能力。档案工作者作为高校档案事业不断发展的中坚力量。培养搜商是很有必要而且非常迫切的。
(二)泛在化的档案信息服务能力
泛在化的服务能力是指档案工作者以用户为中心,突破时空限制向用户提供档案信息的服务能力,主要包括需求满足能力、深度服务能力和深厚的信息技术应用能力等。
需求满足能力是指档案工作者满足用户需求的能力。高校档案工作者要认识到数字化校园环境下,提供档案信息的主导方式从传统馆藏向网上信息服务逐渐转变,导致高校档案用户需求的转型。因此。档案工作者要明确新环境下档案用户的类型和特点、用户对档案信息的需求特点、网络环境下的满足用户需求的方式等,才能不断提高用户满意度。
深度服务能力是要求档案工作者运用自己的专业知识进行档案信息的收集、分析、重组和应用,开展多种类型的档案信息资源开发,加大开发的力度和深度。如进行档案多媒体编研。运用多媒体技术将相关主题的文字、图形、图像、影像、声音等各种相关档案信息加以有机组合加工,编辑成各种形式的电子档案编研产品。
深厚的信息技术应用能力是指高校档案工作者不仅要掌握传统档案业务技能,还要有深厚的信息技术与知识。在服务手段上,档案工作者要善于利用网络平台提供各种形式的服务,如建设专题档案网络数据库、建设电子文件中心、开展网上专题展览等,并懂得利用电子邮件、MSN、QQ、虚拟参考咨询及其他各种沟通联络方式,与用户之间建立起紧密互动的服务关系。
三、高校档案工作者适应新要求的对策建议
(一)调整心态、转变观念,适应变革
高校档案工作者要自我调节,自我把握,调整心态,打消对新技术的恐惧心理,克服焦虑、忧郁、急躁的不良情绪,积极掌握现代信息技术,利用新技术更好地从事档案利用服务等业务工作。
(二)提倡和鼓励自主学习,树立终身学习的观念
自主学习是高校档案工作者提高素质的必由之路。档案工作者要认识到档案信息化管理是档案工作发展的必然趋势,有目的、有针对性地坚持学习现代化知识,掌握现代化技术手段,把个人学习、工作和学校档案事业发展目标有机结合起来。通过自主学习提高知识水平和工作能力。
档案工作者要树立终身学习的观念。应认识到终身学习是自我更新的应有之义,要具备更新知识的意识,不断吸收其他相关学科的知识,优化自己的知识结构。
(三)积极参加继续教育
在岗培训是继续教育中最常见的形式,它通常以档案工作者的实际工作为出发点,有针对性地进行培训,以学习新理论、新知识为主要内容。干什么学什么。缺什么补什么。使档案工作者在较短时间里学习掌握新技术、新技能,达到完善知识结构、提高业务水平的目的。在岗培训由于时间短,内容专,针对性强,具有立竿见影的效果,起到了快速提高档案工作者素质的作用。
网络课堂是近几年继续教育推出的新手段,远程教育方式打破了时间、空间的限制,创造了以往教育手段无法创造的效益。网络课堂这种泛在化的学习方式让继续教育工作更快速、更有效,同时学习资源也得到了充分的共享。中国档案学会主办的“文件与档案工作者继续教育园地”网站开办了“网络课程”,为广大档案工作者提供了便捷的专业进修捷径。
(四)引入激励竞争机制
引入激励竞争机制,奖勤罚懒,奖功罚过,实行公开岗位、公平竞岗、公正录用、定期考察、年终考核,并与档案工作者的职务晋升、奖惩挂钩,营造一个赋有生机活力的工作环境,使档案工作者有一种危机感、紧迫感,主动增强知识管理意识、信息服务意识、创新意识和终身学习意识,激发工作热情和积极性,更好地为教学、科研服务。