论信息技术时代控制环境下保险公司内部控制有效性

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  保险企业在发展的过程中,为了新时期发展的需求,需要不断的加强内部控制管理的力度,對企业的发展有着很大的作用,可以为其发展带来巨大的经济效益。对于内部控制管理存在的问题提出有效的策略,来提高内部控制管理的水平,促进企业的可持续发展。本文对保险公司内部控制建设存在的问题进行了分析,并给出解决对策。保险公司只有不断提高内部控制管理水平,才能更稳健、更有效的经营发展。
  保险行业的竞争日趋激烈,保险公司要健康发展的前提就是要做到合规经营,确保各项业务都受到内部控制的监督,避免发生重大风险。因此,公司管理层必须加强内部控制建设,结合行业的特点,创新内部控制工作方式。对内部控制的关键环节严格把关,完善内部控制体系,确保内部控制制度满足企业可持续发展的需求,从而增强公司整体的竞争力。
  一、保险公司内部控制的内容和特点
  保险公司内部控制是指保险公司董事会、监事会、经理层及各层级员工,为实现公司发展战略和经营目标,依据各自的职责,采取一定的措施,合理防范和有效控制经营管理中的各项风险的机制和过程。我国保险公司内部控制是依据保险监管机构制定的保险公司内部控制基本准则,以行为合规、资产安全、信息真实、经营有效为目标,提高保险公司风险防范能力和经营管理水平,促进保险公司合规、稳健、有效经营。
  保险公司内部控制具有社会性和复杂性的特点。社会性是由保险的原理决定的,保险的原理是风险分担,向投保人收取保费,由大家共同承担风险,是一种管理或转移风险的方法,可以将众多的单位和个人结合起来,将个体应对风险变为大家共同应对风险,能起到分散风险、补偿损失的作用。复杂性体现在保险公司在经营管理中要面临众多风险,如行业的合规风险、内部的营销风险、研发风险、资金管理风险、信息技术管理风险、理赔管理风险、财务管理风险等,这都迫切要求保险公司做好内部控制建设。
  二、保险公司内部控制的原则
  根据《保险公司基本准则》的内容,明确指出保险公司建立和实施内部控制工作时应遵循四个“统一”原则:
  第一,全面和重点相统一的原则。体现在覆盖面全且管控重点突出。保险公司的内控管理体系是由上至下各层级各业务模块相互交叉的全面而且规范的内部控制体系,在全面覆盖的经营管理下,对重要业务渠道、业务模块和高风险经营领域实施重点管控。
  第二,制衡和协作相统一的原则。体现在通过组织架构设定、人员管理方式选定、岗位设置以及业务流程设计等方面形成相互制衡的内部牵制和内部监督的模式,同时在相互制衡的管理模式下,各机构、各部门、各岗位之间为达到共同的经营发展目标,相互协作、互相配合,达成各项经营管理指标,促进公司的良性发展。
  第三,权威性和适应性相统一的原则。体现在任何人在未经授权下不得更改内控程序,且将内控指标与公司绩效、问责机制相挂钩,通过定期内控缺陷评估,在确保内控权威基础上,优化和完善内控流程,从而适应外部环境的变化和公司经营发展的需要。
  第四,有效控制和合理成本相统一的原则。体现在通过实施内部控制并有效防范风险发生的基础上,进行资源合理配置,优化和降低内部控制的成本开支,使企业实现合规经营的价值。
  三、保险公司内部控制存在的问题
  (一)控制环境基础薄弱
  控制环境是开展内部控制的基础,直接关系到内部控制的贯彻和执行。但是目前部分保险公司的控制环境不够成熟,有待完善。主要表现为权责利分配不明确,高层人员往往存在重业绩、轻文化,重形式、轻实质的现象。
  (二)风险评估不全面
  有效防范和化解风险,是保险业发展的重中之重。全面的风险评估应包括业务风险、管理风险、市场风险、政策风险以及信用风险等等。但目前开展的部分风险评估中,只对基本承保风险有所评估,对其他风险的把控缺乏全局性,对市场的变化缺乏前瞻性。长此以往,不全面的风险评估将使某些重要的风险被忽略,严重影响内部控制的效果。
  (三)内控管理职能弱化
  合规管理是内部控制的重要组成部分,本应从第三者的立场上公正客观地对经济进行监督。但目前很多合规部门的权威性、独立性不足,没有真正履行其应有的职责,易受公司利益的影响和领导的制约,位置形同虚设。
  (四)信息与交流不畅通
  随着保险公司业务范围的扩张,内部控制越来越复杂,此时应具备完善的信息交流体系。一方面是管理层可以及时传递公司内外部重大信息,使员工能够明确其工作职责,改进工作流程;另一方面是员工能够及时向上反馈其在经营活动中发现的真实问题。目前,部分保险公司的信息交流机制不健全,内部控制无法发挥真正的作用。同时,公司各部门之间缺乏信息沟通平台,“信息孤岛”现象严重。
  四、保险公司内部控制现存问题的原因
  (一)缺乏内部控制文化,内部控制意识薄弱
  保险行业具有双重风险性、业务复杂性、流程特殊性,因此需要具备较高的控制水平。目前,有部分保险公司的内控意识淡薄,相关制度不完善。员工认为只需要做好业绩即可,缺乏对内部控制的重视,导致内部控制环境不完善。
  (二)缺少内控建设所需的专业人才
  保险公司业务复杂,所需内控人员要涉及IT、运营、财务、内审等多个领域,特别是对风险要有一定的认识与了解。在评估风险时,如果对业务流程不熟悉,将影响评估工作的开展。
  (三)部门岗位职务兼容
  目前,部分保险公司在人员配置上没有做到各司其职,有时一人身兼数职,造成岗位设置兼容。保险公司应遵守不相容岗位分离原则,如承保与理赔责任相分离。此外,在系统管理权限方面,管理主体不明确,多头管理的现象较为严重,难以发挥内部控制应有的作用。
  (四)信息系统平台不完善
  随着保险公司的日益壮大,内控难度也在增加。想要更好地把握公司业务的发展和规划,就必须掌握相应的信息。但目前由于缺乏信息化平台,导致合规管理者难以了解各层面的信息,缺少整体动态的预警预报机制。   一些保险企业还没有建立有效的财务管理信息化处理平台,最多只是利于电脑软件记录保险信息,没有真正挖掘信息技术在保险公司财务内控中的潜力,不能从根本上规避人为干预以及操作失误的现象。还有一部分的保险企业虽然已经建立了信息化处理体系,但是没有依照相关的机制来进行操作。
  五、保险公司内部控制实现途径
  (一)建立健全保险公司内部控制管理机制
  一个好的内部控制制度的制定应当遵循全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益原则。对企业的所有业务重新树立,优化内部环境,搞好风险评估,加强控制活动,确保信息畅通,强化内部监督,促进企业实现发展战略。首先是完善制度建设、实施内部控制。以《企业内部控制规范-基本规范》、《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》等文件为依据,结合保险企业实际情况,全面梳理原有管理制度,在符合内部控制要求的前提下,着眼于管理创新、建立适合本企业的内部控制管理体系,明确相关部门人员的职责和权限,推行全面管理,提倡全员参与,建立彼此牵制、彼此连接、彼此制约的内控制度;其次,保险企业在建设之前需要基于企业科学性和安全性的发展目标进行,内控制度的建设需要符合保险企业发展的长期规划,对企业进行全面的把控;最后,保险企业需要对内部控制机制进行完善,针对实践过程中出现的不合理管理方法和内控机制进行及时的讨论更进,形成完整的评估机制。
  (二)强化建立保险企业良好的信息系统
  应用现代化的计算机信息系统,对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理,协调企业各部门开展业务活动,提高企业的管理水平。通过信息化建设,企业能够充分利用内外部资源,不断提高生产、管理、决策水平,进而提高企业经济效益和核心竞争力。建立的良好的信息系统首先是加强技术力量,推动信息化建设,必须要有足够的技术保障。一方面可以招聘专业人才的加入,充实企业的技术力量;另一方面可以选送现在技术骨干参加学习和培训,提高技术力量,另外还可以采用与软件网络公司合作或者技术外包的方式进行信息化系统的建设;其次信息化系统建设要立足于保险业实际出发,制定合理可行的信息化建设计划,做好需求调研,根据信息系统生命周期的五个阶段做好做实每一步。
  (三)利用计算机技术进行财务信息处理
  随着科技的快速发展,计算机技术开始得到了各个领域的广泛应用。将计算机技术融合到内部控制管理工作中,将传统的人工信息处理模式进行取代,可以有效的减少人为干预以及操作失误的几率,对传统的财务内部控制进行优化和提升,构建一个信息化管理体系,给今后内部控制机制的构建提供技术支持。在构建财务信息化平台的过程中,要保证规划的合理性,同时还要做好系統的运营维护监管工作,防止由于管理效率差或者控制不合理而引发信息泄漏或者系统不能顺利运转的现象。构建了完善的财务信息化管理体系,可以对财务管理工作人员的操作进行规范,从而实现财务控制的作用。
  (四)加强内部控制问责执行力度
  保险公司的内部审计部门在保持其独立性的前提下,应依照公司的内部控制及相关管理办法,定期对各层级机构进行内审,按照一定的审计程序评估各机构内部控制的实施情况,对于审计过程中发现的内部控制问题及缺陷要及时向管理层汇报,并对发现的内控问题加大问责力度。在审计结束后持续跟进问题的整改进度,确保发现的内控缺陷或漏洞得以完善,从而加强公司的内部控制体系建设,真正能够为企业防范风险。同时,保险公司应建立完善的问责制度,将问责制度落实到基层各工作岗位上,内部控制问题责任到人,对于违反内控制度的行为应进行严惩,以确保内控制度能够充分发挥作用。
  (五)信息系统建设与内部控制发展相适应
  保险公司信息系统建设应根据内控的需求而不断完善。根据日常内部控制工作中发现的问题及行业标准,在内部控制监控系统中设置恰当的风险监控阀值,通过监控系统的预警,提高风险合规事件的监控效率。定期对信息系统进行巡检,确保系统运行的有效性。减少系统使用过程中的人为干预因素,提升公司内部控制力,为内部控制工作提供系统层面的支持和保障。建立信息系统使用规范,确保系统安全运行,以提高内部控制的管理效率,避免出现安全信息泄露,系统无法正常使用等情况的出现。建立信息技术安全审计管理规范,保险公司内部机构或者人员,可以通过规范化、系统化的方法,对公司信息技术工作的安全性与合规性、内部安全控制的有效性和健全性、内部信息的真实性和完整性进行客观地检查、评价,以促进公司信息技术部门为保险公司各部门提供安全稳定的信息技术服务,防范信息技术安全风险。
  (六)加强内部控制文化建设,优化信息系统建设
  增强内控管理意识,在内控文化建设方面加大力度宣传和落实,在公司全员范围内树立“内控提升品质”“内控创造价值”“人人合规”等理念,创建良好的内控文化氛围,在人力资源方面对管理层、普通员工、代理人建立专门的人员内控管理及激励机制,打通公司与公司之间的人员信息壁垒,从而避免人员道德因素、市场人才恶性竞争、内部人员专业晋升困难等问题,在公司内部加强内控培训,将内控培训纳入统一、规范的岗位培训体系,明确岗位工作职责和内控职责,将经营管理制度的内容分解细化在业务流程中各个岗位和各个环节的具体操作规范中,另外加强信息系统建设,开发保险经营数据库,通过统计和收集有效的业务数据,与同业的经营数据相比较,查找和发现保险运营相关信息的变化和相关发展规律,实现集中、全面、专业的数据模型建设,尽可能地运用大数据提高信息识别能力,对于公司基础管理信息,通过各公司历年数据的对比,及时识别基础管理的异常情况并将异常数据报送至法人治理层,以便制定专项的控制方案,进行专门的控制。
  (七)充分利用大数据技术,提高财务监督力度
  作为保险公司管理过程的重要部分,合规风险管理也是内部控制监控过程的重要环节,无论是财务监督方面,或是预测分析方面,都需要充分利用大数据技术,以此提升财务监督力度。为实现保险公司发展战略与业务融合的财务转型,首先要提高财务风险的防范意识,不断优化财务管理的流程,将发展战略作为出发点,充分利用大数据技术进行企业经营问题的分析及判断,便于促进企业的重新定位,抓准保险公司的经营发展情况,实现对潜在风险的防范及控制,使保险公司财务管理的价值及作用得到充分发挥。其次,应合理完善内部监督机制,使其能够更好的服务于保险公司的发展战略,充分发挥保险公司稽核审计制度的作用,使保险公司内部控制体系的正常运行得到有效保障。最后,需要严格执行追究问责制度,不断提升保险公司内部控制制度的执行力度,使保险公司内部控制能够更加适应企业发展及社会发展的要求,为保险公司的可持续发展奠定良好基础。
  六、结语
  制定一套完善的财务内部控制制度,不仅可以提升保险企业的财务管理水平,同时还能加大企业员工的内部控制意识,进而促进保险企业的稳定发展。要想实现构建完善的财务内部控制机制,首先就要加大内部控制的执行力度,提高企业员工的内部控制意识。其次,利用计算机技术进行财务信息处理,保证内部控制的信息化。最后,加科学设置工作流程和人员岗位,明确职责分工,从而推动保险企业的可持续发展。
  (作者单位:华农财产保险股份有限公司江苏省分公司)
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