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我们在日常工作中的很多岗位，都需要使用公文，包括一些工作签报、会议总结、调研报告等。特别是作为行政机关及企事业的相关人员，许多工作中避免不了与文字打交道，能写文章、会写文章，也成了日常工作需要的基本功之一。
写文章重要的问题，除了主题立意之外，关键就是要把握文章的结构。文章的主要结构和框架策划好了，文章就可以提纲挈领顺理成章了。文章自有其一般结构：包括开头、正文、结尾等基本要素不可或缺，早已是约定俗成。当然，文体也有个演变的过程，但这种演变是遵循其自身发展规律的渐变，而不是随心所欲的突变，或翻来覆去变化无常。当然更不能异想天开、凭空生造，或掐头去尾、只写中间，或乱说大话套话、画蛇添足。
标题起总括全篇的作用，标题起的醒目，吸引眼球是最好了。要写得简练、对称、好懂易记。当然能加深印象，就更好了。俗话说，看书看皮，看报看题，就是这个道理。这里有个度的把握，如果太注重形式了，往往以文害义。如;某报社1991年8月9日第一版右上角登载的一则消息，主标题是《减少现场会增加下基层》，什么是“增加下基层”，增加人员还是次数不清不楚，说了半句话。不如改为《少开会场多下基层》，这样甚至连标题衬底网纹两半部分不用深浅区别，也不至于混淆，而且与同一版的肩题文章的《某部党委改进工作作风》题目更协调。又如，某报纸在1991年8月13日第三版左下角通讯题目是：《当扬州告急》，具体内容描写的是洪水袭击扬州时的一幅战洪图。标题不十分通顺，改为《当扬州告急时》，可能更合适一些。日常生活中运用最广泛的通知一般也有个标题，但标题宜短。现在的一些通知只知照抄照转，唯恐被认为“贯彻上级指示不坚决、不全面”。因而经常出现“关于贯彻×××关于×××通知的通知”，经过三级机关层层照转，通知的标题就有几十字了，看着碍眼，读者拗口，真是不知如何是好。据说，一个单位曾发生过一个“关于禁止乱发通知的通知”，但仍禁而不止。因此，文章标题一定要精心精细，精雕细琢。
文章的开头最好是开门见山，不要让读者吃“厚皮饺子”。下笔千言，离题万里，这样的文章也很常见，让读者读之无味、兴趣索然。在“文化大革命”中，那种千篇一律的“东风劲吹红旗飘，六亿神州尽舜尧”之类的话，现在是不多了。但是，在一些文章中，“在×××的亲切关怀下，在×××的直接领导下，在×××的具体指导下，开展了×××工作”等，这样一类的套话，还是非常普遍的。连一个几句话的标题，有的也要戴上三、四顶“帽子”如：“为了×××，根据×××的指示，决定×××”，读起来很别扭。所以开头要讲究直截了当、简单明了，要说什么问题很清楚，让读者一目了然。一些事由简单、仅在小范围看的通知，写在小黑板上，在标题中不写事由，直书“通知”二字也不是不可以，但末尾要署上发通知的单位及时间。有些通知的正文中有“今天”、“明天”字样，但末尾没注明时间，看后不知是哪一天。至于末尾还加一些“务请准时参加”或“必须按时到会”，那就是多余的了。通知上写了时间就是让人家按时参加的，没有必要再加一句。你加这么一句，给人一种错觉，好像别的活动或会议可以不按时参加。遵守时间的好习惯是逐步养成的，哪儿能靠你加那么一句多余的话就能解决问题？即使是发个简短的通知，也需要字斟句酌，仔细推敲，力争简明扼要。
文章还有一个基本的规范的问题。作为新闻工作者和专业的文字工作者，如：记者及作家、编剧等人员，可能需要形成自己的文章和语言风格，独辟蹊径，需要更多的创新和构思。但对于我们日常工作需要的一般公文及论文等，就要有一个基本格式和常规。不管是何种公文，包括一般行政公文、各种请示、报告、调查研究、以及我们的专业评估报告等等，都要讲究规范。要求是：层次分明，这就要在段落中明确每个层次的问题；结构合理，是要在论述的主体或中心内容上，文字要详实，不惜笔墨。而且，论述要有理有据。当然，用词准确、没有病句和错字等，也是文章规范的基本要求。
作为一般的公文也有个规范问题。首先，作者自己一定要搞清楚，起草的公文性质和作用，在实际工作和生活中，不少人弄不清“请示”与“报告”是两种文体，该用请示时不用请示，动不动就打一个报告，对于这两种公文有些混淆。曾有一个实例，有一领导为了告诉有些工作人员请示和报告是不同的公文，对于下属的“请示”报告，拖了一段时间不作批示。具体工作人员急了，就去提示领导。领导说：“你写的是报告。我已经看过了，知道就可以，怎么还要批复。”这样一来，具体工作人员才搞清楚请示和报告的区别。因此，我们一定要清楚，报告是反映情况的，不需要上级作出批复。请示则需要上级作出明确批复，而后才能执行。
写文章一定要条理分明，使读者看后很清楚你要说的问题和观点。文章的核心内容，一般在中间部分完成，这部分要有条理、有层次，应该是思路清晰，层次分明，语言表达要明白、通顺、简单。 记得马季说过一段相声《打电话》，把“罗嗦”打电话时的罗嗦描述得活灵活现。但打电话时，话语过于简短，或接电话没听清就凭想当然记录，也容易出错。不少电话记录，就连上级通知要求组织活动的时间、地点都没有，令人费琢磨。听说，有一个单位值班室下发电话通知：“寒流最近要经过此地，请下属单位做好准备”。接电话的同志没弄清怎么回事，就写了电话纪录为：“韩刘同志最近要到此地，请下属单位做好准备”，而后送给领导。领导看了之后，不知“韩刘同志”是什么职务，来下属单位干什么，更不知让下属单位准备什么，打电话仔仔细细询问之后，才知道闹了误会。所以，不管是写文章，还是传电话，一定要说清楚，搞明白。自己明白了，文章才能叫别人也明白。以其昏昏，怎能使人昭昭呢？一些报告和文章，一律甲乙丙丁、ABCD，带括号的一二三，不带括号的一二三，带圆圈的123，不带圆圈的123，还有第一、第二、第三，一是、二是、三是，首先、其次、然后，没完没了，简直和那个讲不完的故事“从前有座山……”相差无几。这是我们写作时要尽量避免的问题。
结尾是文章的结束语，好文章在这一部分是可以出彩的。但可惜的是一些文章结尾中的套话也不少。如一些单位或个人的先进经验材料，必须加上“我虽然取得了一些成绩，但离党和人民的要求还差得很远。今后，我决心谦虚谨慎，再接再厉，争取更大的成绩”之类。似乎不说这么一段就显得多么骄傲自满。实际上，每个人的态度完全可以在正文部分体现出来，是夸夸其谈，还是实事求是，大家一听就明白了。后边再客套、再谦虚，也改变不了人家的印象。因此，文章结尾一定要尽量减少大话、空话、套话；最好能有一些高度概括性的语言或鼓舞人心的话，可以催人奋进，为文章画龙点睛。(作者单位：中国资产评估协会)
写文章重要的问题，除了主题立意之外，关键就是要把握文章的结构。文章的主要结构和框架策划好了，文章就可以提纲挈领顺理成章了。文章自有其一般结构：包括开头、正文、结尾等基本要素不可或缺，早已是约定俗成。当然，文体也有个演变的过程，但这种演变是遵循其自身发展规律的渐变，而不是随心所欲的突变，或翻来覆去变化无常。当然更不能异想天开、凭空生造，或掐头去尾、只写中间，或乱说大话套话、画蛇添足。
标题起总括全篇的作用，标题起的醒目，吸引眼球是最好了。要写得简练、对称、好懂易记。当然能加深印象，就更好了。俗话说，看书看皮，看报看题，就是这个道理。这里有个度的把握，如果太注重形式了，往往以文害义。如;某报社1991年8月9日第一版右上角登载的一则消息，主标题是《减少现场会增加下基层》，什么是“增加下基层”，增加人员还是次数不清不楚，说了半句话。不如改为《少开会场多下基层》，这样甚至连标题衬底网纹两半部分不用深浅区别，也不至于混淆，而且与同一版的肩题文章的《某部党委改进工作作风》题目更协调。又如，某报纸在1991年8月13日第三版左下角通讯题目是：《当扬州告急》，具体内容描写的是洪水袭击扬州时的一幅战洪图。标题不十分通顺，改为《当扬州告急时》，可能更合适一些。日常生活中运用最广泛的通知一般也有个标题，但标题宜短。现在的一些通知只知照抄照转，唯恐被认为“贯彻上级指示不坚决、不全面”。因而经常出现“关于贯彻×××关于×××通知的通知”，经过三级机关层层照转，通知的标题就有几十字了，看着碍眼，读者拗口，真是不知如何是好。据说，一个单位曾发生过一个“关于禁止乱发通知的通知”，但仍禁而不止。因此，文章标题一定要精心精细，精雕细琢。
文章的开头最好是开门见山，不要让读者吃“厚皮饺子”。下笔千言，离题万里，这样的文章也很常见，让读者读之无味、兴趣索然。在“文化大革命”中，那种千篇一律的“东风劲吹红旗飘，六亿神州尽舜尧”之类的话，现在是不多了。但是，在一些文章中，“在×××的亲切关怀下，在×××的直接领导下，在×××的具体指导下，开展了×××工作”等，这样一类的套话，还是非常普遍的。连一个几句话的标题，有的也要戴上三、四顶“帽子”如：“为了×××，根据×××的指示，决定×××”，读起来很别扭。所以开头要讲究直截了当、简单明了，要说什么问题很清楚，让读者一目了然。一些事由简单、仅在小范围看的通知，写在小黑板上，在标题中不写事由，直书“通知”二字也不是不可以，但末尾要署上发通知的单位及时间。有些通知的正文中有“今天”、“明天”字样，但末尾没注明时间，看后不知是哪一天。至于末尾还加一些“务请准时参加”或“必须按时到会”，那就是多余的了。通知上写了时间就是让人家按时参加的，没有必要再加一句。你加这么一句，给人一种错觉，好像别的活动或会议可以不按时参加。遵守时间的好习惯是逐步养成的，哪儿能靠你加那么一句多余的话就能解决问题？即使是发个简短的通知，也需要字斟句酌，仔细推敲，力争简明扼要。
文章还有一个基本的规范的问题。作为新闻工作者和专业的文字工作者，如：记者及作家、编剧等人员，可能需要形成自己的文章和语言风格，独辟蹊径，需要更多的创新和构思。但对于我们日常工作需要的一般公文及论文等，就要有一个基本格式和常规。不管是何种公文，包括一般行政公文、各种请示、报告、调查研究、以及我们的专业评估报告等等，都要讲究规范。要求是：层次分明，这就要在段落中明确每个层次的问题；结构合理，是要在论述的主体或中心内容上，文字要详实，不惜笔墨。而且，论述要有理有据。当然，用词准确、没有病句和错字等，也是文章规范的基本要求。
作为一般的公文也有个规范问题。首先，作者自己一定要搞清楚，起草的公文性质和作用，在实际工作和生活中，不少人弄不清“请示”与“报告”是两种文体，该用请示时不用请示，动不动就打一个报告，对于这两种公文有些混淆。曾有一个实例，有一领导为了告诉有些工作人员请示和报告是不同的公文，对于下属的“请示”报告，拖了一段时间不作批示。具体工作人员急了，就去提示领导。领导说：“你写的是报告。我已经看过了，知道就可以，怎么还要批复。”这样一来，具体工作人员才搞清楚请示和报告的区别。因此，我们一定要清楚，报告是反映情况的，不需要上级作出批复。请示则需要上级作出明确批复，而后才能执行。
写文章一定要条理分明，使读者看后很清楚你要说的问题和观点。文章的核心内容，一般在中间部分完成，这部分要有条理、有层次，应该是思路清晰，层次分明，语言表达要明白、通顺、简单。 记得马季说过一段相声《打电话》，把“罗嗦”打电话时的罗嗦描述得活灵活现。但打电话时，话语过于简短，或接电话没听清就凭想当然记录，也容易出错。不少电话记录，就连上级通知要求组织活动的时间、地点都没有，令人费琢磨。听说，有一个单位值班室下发电话通知：“寒流最近要经过此地，请下属单位做好准备”。接电话的同志没弄清怎么回事，就写了电话纪录为：“韩刘同志最近要到此地，请下属单位做好准备”，而后送给领导。领导看了之后，不知“韩刘同志”是什么职务，来下属单位干什么，更不知让下属单位准备什么，打电话仔仔细细询问之后，才知道闹了误会。所以，不管是写文章，还是传电话，一定要说清楚，搞明白。自己明白了，文章才能叫别人也明白。以其昏昏，怎能使人昭昭呢？一些报告和文章，一律甲乙丙丁、ABCD，带括号的一二三，不带括号的一二三，带圆圈的123，不带圆圈的123，还有第一、第二、第三，一是、二是、三是，首先、其次、然后，没完没了，简直和那个讲不完的故事“从前有座山……”相差无几。这是我们写作时要尽量避免的问题。
结尾是文章的结束语，好文章在这一部分是可以出彩的。但可惜的是一些文章结尾中的套话也不少。如一些单位或个人的先进经验材料，必须加上“我虽然取得了一些成绩，但离党和人民的要求还差得很远。今后，我决心谦虚谨慎，再接再厉，争取更大的成绩”之类。似乎不说这么一段就显得多么骄傲自满。实际上，每个人的态度完全可以在正文部分体现出来，是夸夸其谈，还是实事求是，大家一听就明白了。后边再客套、再谦虚，也改变不了人家的印象。因此，文章结尾一定要尽量减少大话、空话、套话；最好能有一些高度概括性的语言或鼓舞人心的话，可以催人奋进，为文章画龙点睛。(作者单位：中国资产评估协会)