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【摘要】现有公司档案法律的固有缺陷无法满足公司档案法制建设的新要求，应对公司档案立法的新挑战，可从三方面着手：将具有民事强制性的《公司法》规定的商事记录制作义务发展为具有相应民事、行政与刑事法律责任保障的公法义务；建立公司档案职员法定制度；建立并逐步推行公司档案员从业资格制度，实行职业准入。
【关键词】公司档案 法制价值 立法应对 涉众性 公法义务
公司档案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查阅在内的一套系统工程。现行的包括《公司法》在内的公司档案立法虽有对公司档案行为的规范，但存在法律规范结构不完整的缺陷，无法满足《公司法》的新要求。本文旨在探讨《公司法》对公司档案立法提出的新要求与公司档案立法的应有应对，以希推进市场经济背景下的公司档案法制建设。
公司档案的法制价值
现代公司的基本特征是股东淡出公司管理，公司管理权力日益集中在董事会，控制公司的是董事而非股东。而董事权力的日益膨胀，则会导致董事滥用权力损害公司、股东与债权人利益的概率增加。《公司法》以董事对公司忠实与勤勉的实体义务和商事程序制度及股东派生诉讼制度规定的程序义务激励与约束董事行为，保障公司资产的安全与效益。公司档案的法制价值在于：
首先，通过程序控制实现公司管理、决策机构权力的优化配置与制衡。具体体现为赋予股东查阅和复制档案的权利，来约束和激励董事的权力行使。
其次，通过详细记录程序进行中相关主体行为的信息，固定和重现信息，为今后信息的公开和对相关责任人实施问责奠定基础。
第三，公司商事记录档案还为董事个人的合法权益与债权人债权的实现提供坚实的基础。
现有公司档案法律规范的结构分析与检讨
法律欲有效地调整社会生活，制定违法行为必须承担的具体相应的法律责任不可或缺。公司档案法律规范欲有效调整公司各类档案行为就必须对各类档案违法行为规定相应具体的法律责任，借此激励与诱导行为人对公司档案法律规范的遵循。《档案法》以第五章“法律责任”、《档案法实施办法》以第五章“罚则”规定了违反《档案法》的法律后果。但《档案法》第二十四条与第二十五条仅规定了可处罚档案违法行为的法定种类，并未规定可处罚档案违法行为所要承担的具体法律责任，按照可处罚违法行为法律责任种类与内容法定的原则①，不具有可操作性；这一缺陷由《档案法实施办法》第二十八条克服，它规定：根据有关档案的价值和数量，罚款数额对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。《档案法》第二十四条第二款保护的是档案馆所保管的档案，规定的可处罚的档案违法行为有：损毁、丢失属于国家所有的档案，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，涂改、伪造档案等三种；第三款规范的对象是各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，规定的可处罚档案违法行为是企业事业组织或者个人擅自出卖或者转让档案，倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的档案违法行为。
公司的商事档案是公司在生产、经营、管理等各项商事活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。目前，与公司档案有关的法律条文的完备性与其重要性并不相符。《企业档案工作规范》将公司档案分为八类，目前仅《会计法》第四十二条、四十四条规定公司有会计档案的强制性归档与保管义务，公司对会计档案外的其他档案并无强制性归档与保管义务，如《档案法》与《档案法实施办法》规定的诸多配备有具体行政法律责任的可处罚档案违法行为中，与公司档案有关的只有《档案法》第十六条、第二十四条以及《档案法实施办法》第二十八条，但这三条调整的对象仅限于各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，不涉及公司会计档案外其他档案的归档与保管行为，而这些才应是公司档案法制建设的中心。由于公司存在规模大小、社会责任外延的窄阔等区别，因此在档案管理的法律责任配置方面，需要对公司进行类型化考察。
公司档案的立法应对
目前配备有相应行政法律责任、刑事法律责任的公司商事记录档案法律规范仅限于公司会计档案法律规范，会计档案虽能记录并反映公司的行为，但受会计技术本身的限制，会计档案仅能记录与反映与财务收支有直接关系的商事行为，无法直接反映与财务收支无直接关系的商事程序行为的合规性及其具体内容，现有立法虽对公司商事记录档案有保管义务的制度安排，但相应制度安排仅具有私法属性，缺乏行政与刑事法律责任的相应规定，公司商事记录档案违法行为无需负担任何违法成本，公司商事记录档案立法实质处于空白状态，《公司法》对公司档案立法提出了新挑战。而公司商事记录具有涉众性，其保管的完整与否不仅关涉《公司法》一系列制度的成败，亦关涉公司、股东、董事、监事与债权人合法权益的实现，对于公开发行证券公司与上市公司而言，其涉众性甚至关涉社会安全与金融安全。公司的各类雇员具有流动性，包括公司商事记录与公司会计资料在内的公司商事记录档案其实亦有保障公司管理与经营延续性的功能，因此有必要加强公司商事记录的档案立法。如同其他一切制度，公司商事记录档案的归档与保管亦会面临人固有的机会主义行为倾向的威胁，因此必须以公司商事记录档案法制建设保障公司商事记录档案归档与保管的及时与完整，这是《公司法》对公司档案立法提出的新要求，也是公司档案事业面临的新机遇。
根据现行《公司法》的规定，公司档案立法首先应该解决以下三个问题。
《公司法》规定的商事记录档案保管义务的法律性质。《公司法》对公司商事记录档案的保管义务已有规定，只是未配备相应的行政法律责任与刑事法律责任，因而《公司法》规定的商事记录档案的保管义务属于私法义务的范畴，但私法义务与公法义务并不冲突，私法义务可同时赋予公法义务的属性，它取决于该项义务是否具有负的外部性，以及该负的外部性是否具有涉众性，一项私法义务如果具有涉众性，尤其是关涉社会安全，我们应同时赋予其公法义务的属性。《公司法》规定的商事记录档案的保管行为具有鲜明的负的外部涉众性，直接关涉到公司、股东、董事、监事与债权人的正当权益，对于公开发行证券的公司与上市公司而言，其涉众性更甚，因此《公司法》规定的商事记录档案的保管义务虽具有私法属性，亦具有公法属性，公司档案立法应将《公司法》规定的商事记录档案的归档与保管义务同时规定为公法义务，并配以相应的行政法律责任，其中性质恶劣、后果及其严重的违法行为应配备相应的刑事责任。
公司档案职员的法律性质。《公司法》设定的公司商事记录档案保管义务与《会计法》规定的会计档案保管义务均属于公司法定义务的范畴，依“当然解释”②的法律解释方法，档案职员应该属于公司的法定职员，一切公司均有设置档案职员的法定义务，只不过公司有档案职员的人事自主权，该职员可专职，亦可兼职。《公司法》第一百二十四条规定：“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。”据此，作为上市公司法定高级职员的董事会秘书亦是上市公司商事记录档案的法定保管义务人，是上市公司法定的商事记录档案职员，不过《公司法》未将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度扩展于所有公司。《美国标准公司法》规定公司秘书是公司的法定职员，但对之并无专职要求，公司秘书亦可由其他高级职员兼任，如可由总裁、副总裁、司库兼任③，公司秘书职位的设立并不必然增加公司的人力成本。我们完全可以借鉴美国的这一经验，将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度由上市公司扩展到所有公司制企业，规定公司设置有档案机构或在其他机构中设置有一名或数名档案职员的，公司秘书是公司法定的档案机构负责人或档案主管人员。为保证公司商事记录档案工作的责任到位，可建立公司档案职员的任職备案制度，即公司应在成立后的法定时限内将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书的任职及其变更情况及时报地方档案行政主管部门备案。我们认为可借鉴《会计法》的会计账簿委托代建制度，规范与培育档案中介服务市场，公司可委托有资质的档案中介机构代为收集保管公司的商事记录档案。
公司档案从业人员准入制度。公司档案工作是有多个服务目标的综合性工作，不仅需要专业的法律知识，亦需要经营管理知识，公司档案从业人员的专业胜任能力某种程度上决定着公司档案工作价值目标的实现程度，山西省档案局从2002年已开始推行档案工作人员持证上岗制度，国家档案局亦发布有《国家档案局关于开展档案业务人员全员培训工作的意见》，我们建议建立公司档案从业资格制度，以从业资格制度保障公司档案从业人员的专业胜任能力，推进公司档案工作价值目标的实现。（作者为南京艺术学院人文学院副教授）
注释
①姜民安：《行政法与行政诉讼法》，北京：高等教育出版社，2002年，第231页。
②梁慧星：《民法解释学》，法律出版社，1995年，第225～226页。
③［美］罗伯特·Ｗ·汉密尔顿：《公司法概要》，中国社会科学出版社，1998年，第192页。
【关键词】公司档案 法制价值 立法应对 涉众性 公法义务
公司档案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查阅在内的一套系统工程。现行的包括《公司法》在内的公司档案立法虽有对公司档案行为的规范，但存在法律规范结构不完整的缺陷，无法满足《公司法》的新要求。本文旨在探讨《公司法》对公司档案立法提出的新要求与公司档案立法的应有应对，以希推进市场经济背景下的公司档案法制建设。
公司档案的法制价值
现代公司的基本特征是股东淡出公司管理，公司管理权力日益集中在董事会，控制公司的是董事而非股东。而董事权力的日益膨胀，则会导致董事滥用权力损害公司、股东与债权人利益的概率增加。《公司法》以董事对公司忠实与勤勉的实体义务和商事程序制度及股东派生诉讼制度规定的程序义务激励与约束董事行为，保障公司资产的安全与效益。公司档案的法制价值在于：
首先，通过程序控制实现公司管理、决策机构权力的优化配置与制衡。具体体现为赋予股东查阅和复制档案的权利，来约束和激励董事的权力行使。
其次，通过详细记录程序进行中相关主体行为的信息，固定和重现信息，为今后信息的公开和对相关责任人实施问责奠定基础。
第三，公司商事记录档案还为董事个人的合法权益与债权人债权的实现提供坚实的基础。
现有公司档案法律规范的结构分析与检讨
法律欲有效地调整社会生活，制定违法行为必须承担的具体相应的法律责任不可或缺。公司档案法律规范欲有效调整公司各类档案行为就必须对各类档案违法行为规定相应具体的法律责任，借此激励与诱导行为人对公司档案法律规范的遵循。《档案法》以第五章“法律责任”、《档案法实施办法》以第五章“罚则”规定了违反《档案法》的法律后果。但《档案法》第二十四条与第二十五条仅规定了可处罚档案违法行为的法定种类，并未规定可处罚档案违法行为所要承担的具体法律责任，按照可处罚违法行为法律责任种类与内容法定的原则①，不具有可操作性；这一缺陷由《档案法实施办法》第二十八条克服，它规定：根据有关档案的价值和数量，罚款数额对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。《档案法》第二十四条第二款保护的是档案馆所保管的档案，规定的可处罚的档案违法行为有：损毁、丢失属于国家所有的档案，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，涂改、伪造档案等三种；第三款规范的对象是各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，规定的可处罚档案违法行为是企业事业组织或者个人擅自出卖或者转让档案，倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的档案违法行为。
公司的商事档案是公司在生产、经营、管理等各项商事活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。目前，与公司档案有关的法律条文的完备性与其重要性并不相符。《企业档案工作规范》将公司档案分为八类，目前仅《会计法》第四十二条、四十四条规定公司有会计档案的强制性归档与保管义务，公司对会计档案外的其他档案并无强制性归档与保管义务，如《档案法》与《档案法实施办法》规定的诸多配备有具体行政法律责任的可处罚档案违法行为中，与公司档案有关的只有《档案法》第十六条、第二十四条以及《档案法实施办法》第二十八条，但这三条调整的对象仅限于各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，不涉及公司会计档案外其他档案的归档与保管行为，而这些才应是公司档案法制建设的中心。由于公司存在规模大小、社会责任外延的窄阔等区别，因此在档案管理的法律责任配置方面，需要对公司进行类型化考察。
公司档案的立法应对
目前配备有相应行政法律责任、刑事法律责任的公司商事记录档案法律规范仅限于公司会计档案法律规范，会计档案虽能记录并反映公司的行为，但受会计技术本身的限制，会计档案仅能记录与反映与财务收支有直接关系的商事行为，无法直接反映与财务收支无直接关系的商事程序行为的合规性及其具体内容，现有立法虽对公司商事记录档案有保管义务的制度安排，但相应制度安排仅具有私法属性，缺乏行政与刑事法律责任的相应规定，公司商事记录档案违法行为无需负担任何违法成本，公司商事记录档案立法实质处于空白状态，《公司法》对公司档案立法提出了新挑战。而公司商事记录具有涉众性，其保管的完整与否不仅关涉《公司法》一系列制度的成败，亦关涉公司、股东、董事、监事与债权人合法权益的实现，对于公开发行证券公司与上市公司而言，其涉众性甚至关涉社会安全与金融安全。公司的各类雇员具有流动性，包括公司商事记录与公司会计资料在内的公司商事记录档案其实亦有保障公司管理与经营延续性的功能，因此有必要加强公司商事记录的档案立法。如同其他一切制度，公司商事记录档案的归档与保管亦会面临人固有的机会主义行为倾向的威胁，因此必须以公司商事记录档案法制建设保障公司商事记录档案归档与保管的及时与完整，这是《公司法》对公司档案立法提出的新要求，也是公司档案事业面临的新机遇。
根据现行《公司法》的规定，公司档案立法首先应该解决以下三个问题。
《公司法》规定的商事记录档案保管义务的法律性质。《公司法》对公司商事记录档案的保管义务已有规定，只是未配备相应的行政法律责任与刑事法律责任，因而《公司法》规定的商事记录档案的保管义务属于私法义务的范畴，但私法义务与公法义务并不冲突，私法义务可同时赋予公法义务的属性，它取决于该项义务是否具有负的外部性，以及该负的外部性是否具有涉众性，一项私法义务如果具有涉众性，尤其是关涉社会安全，我们应同时赋予其公法义务的属性。《公司法》规定的商事记录档案的保管行为具有鲜明的负的外部涉众性，直接关涉到公司、股东、董事、监事与债权人的正当权益，对于公开发行证券的公司与上市公司而言，其涉众性更甚，因此《公司法》规定的商事记录档案的保管义务虽具有私法属性，亦具有公法属性，公司档案立法应将《公司法》规定的商事记录档案的归档与保管义务同时规定为公法义务，并配以相应的行政法律责任，其中性质恶劣、后果及其严重的违法行为应配备相应的刑事责任。
公司档案职员的法律性质。《公司法》设定的公司商事记录档案保管义务与《会计法》规定的会计档案保管义务均属于公司法定义务的范畴，依“当然解释”②的法律解释方法，档案职员应该属于公司的法定职员，一切公司均有设置档案职员的法定义务，只不过公司有档案职员的人事自主权，该职员可专职，亦可兼职。《公司法》第一百二十四条规定：“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。”据此，作为上市公司法定高级职员的董事会秘书亦是上市公司商事记录档案的法定保管义务人，是上市公司法定的商事记录档案职员，不过《公司法》未将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度扩展于所有公司。《美国标准公司法》规定公司秘书是公司的法定职员，但对之并无专职要求，公司秘书亦可由其他高级职员兼任，如可由总裁、副总裁、司库兼任③，公司秘书职位的设立并不必然增加公司的人力成本。我们完全可以借鉴美国的这一经验，将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度由上市公司扩展到所有公司制企业，规定公司设置有档案机构或在其他机构中设置有一名或数名档案职员的，公司秘书是公司法定的档案机构负责人或档案主管人员。为保证公司商事记录档案工作的责任到位，可建立公司档案职员的任職备案制度，即公司应在成立后的法定时限内将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书的任职及其变更情况及时报地方档案行政主管部门备案。我们认为可借鉴《会计法》的会计账簿委托代建制度，规范与培育档案中介服务市场，公司可委托有资质的档案中介机构代为收集保管公司的商事记录档案。
公司档案从业人员准入制度。公司档案工作是有多个服务目标的综合性工作，不仅需要专业的法律知识，亦需要经营管理知识，公司档案从业人员的专业胜任能力某种程度上决定着公司档案工作价值目标的实现程度，山西省档案局从2002年已开始推行档案工作人员持证上岗制度，国家档案局亦发布有《国家档案局关于开展档案业务人员全员培训工作的意见》，我们建议建立公司档案从业资格制度，以从业资格制度保障公司档案从业人员的专业胜任能力，推进公司档案工作价值目标的实现。（作者为南京艺术学院人文学院副教授）
注释
①姜民安：《行政法与行政诉讼法》，北京：高等教育出版社，2002年，第231页。
②梁慧星：《民法解释学》，法律出版社，1995年，第225～226页。
③［美］罗伯特·Ｗ·汉密尔顿：《公司法概要》，中国社会科学出版社，1998年，第192页。