论文部分内容阅读
摘 要 随着我市城市化进程的加快发展，我市房地产业发展迅猛，房产档案的存储数量也在不断增加，庞大的管理工作已经让管理人员应接不暇。另外，加上其他各方面的原因，促使我市的房地产档案管理必须改革。
关键词 房地产 档案 管理 问题 对策
一、昌吉市房地产档案管理现状
房地产档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权管理工作中直接形成的保存价值的文字、图表等不同形式的历史记载，是城市房地产产权属登记工作的真实记录。目前，昌吉市房地产管理局档案室共有档案库房2处，面积约有600 m2，库藏档案约26 303件。其中：文书档案568件，房产档案5 735件。共有档案管理人员工13人。2011年共接待社会各界利用者近些年来8 000人次，查阅档案10 083册。这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。
二、昌吉市房地产档案管理存在问题
1.产权档案的抗风险能力有待提高。房地产档案是十分重要的材料，而昌吉市的产权档案抗风险能力还比较低下。主要原因是受到客观经济条件因素的影响，虽然我市的房地产档案管理部门做好了基本的档案保护措施，但目前房管局档案室拥挤不堪，当遇到一些不可抗力因素时，产权档案的抗风险能力弊病就会立刻凸显出来。
2.归档意识不强，档案资料信息不完善。由于档案管理人员具体很少参与到房产管理业务中，房产档案的收集仅限于登记部门或科室，在档案所跨越的时间较长，到档案科属最后整理环节，但在此时，房产审批手续已完成，证件已发了出去，而档案管理人员的归档时虽然发现有时有缺少资料的情况或不规范的情况时，已为时已晚，退还登记人员补收资料非常困难，从而造成房产档案的不完整性。同时，档案管理人员的如不能及时发现问题，解决问题，材料档案的不规范问题时常发生。在一段的时期，产权档案是由纸张组成的，且档案中对于产权的描述过于简单，通常只有平面结构图，产权周围的情况描述较少。
3.房地产档案的形式单一。完整的房地产档案中，必须包含除了文字、图表之外，还应有一些相关的照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。但随着时代的发展，这些资料已经无法满足人们的需要了，由于房地产档案的特殊性，它在保存中有特殊的载体，如果这些载体遭到损坏，整个管理成本会提高很多。因此，对于特殊的档案材料，一定要让专人管理，还要有特定的管理制度。只是在这方面的人才很少，所以要大量培养人才，以便适应社会发展的需求。
4.房地产档案管理缺乏科学性。由于目前我市房产档案与办公、登记、管理、会务等科室同属一个办公场所，人员来往十分频繁，场所缺少电子监控和进入档案库室进行登记等排查制度，在一定程度上造成在档案管理中存在一些不可忽视的漏洞。
三、对上述问题的解决对策
1.归档实施精细化。实现档案数字化是现代房地产档案管理的主要趋势。由于这是一项技术性工作，因此，必须进行精细化工作。档案管理人员首先需要事先做好材料调查和搜集，对存量房产档案定期进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。其次，管理人员要审查档案内容，所存文本要精确简洁，减去档案中不必要的内容。同时，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。最后，管理人员还要进行数字化录制，在录制中还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失。
在做好上述工作的同时，还要做好关口前移管理。根据我国相关法律，房地产档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背。如果房地产档案本身存在一些记录错误或者其他误差，那么房地产档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，房地产档案必须做好事前控制。在档案归档前，应该把握好三关：加强文件资料审核的管理。相关人员在进行房地产登记时，一定要严格审查当事人的资料完善、是否符合资格要求，并保证其提供的资料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申请人在办理产权登记过程中，需按照相关规定填写一些资料和提供一些信息，这些资料都是不可缺的。其中，当事人是自然人的，核对好信息后，在身份证复印件上签好无异议等字样，并签字按手印。如果是法人，就应让法定代表人填好委托书，并加盖单位公章。只有做好产权的事前审查工作，才能为后期的档案管理打下基础；产权资料移交的管理。这是产权资料管理中最重要的环节。档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行检查。如果发现错误或不足的资料文件，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。
2.管理实行制度化。良好的制度是管理者实施规范化管理的必要手段。我市房地产管理部门也要及时结合时代和的行业管理的特点，制定与本行业档案管理相关的登记、审批、归档、录制、监督等一系列制度，提高档案管理的质量和有效性，实现房地产档案的科学化、数字化管理，并逐渐走向现代化。
3.保存实施双锁化。房产档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但运用中我们还有一些问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方面的问题。所以，必须根据实际，在相当长的一段时间内，对房地产档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证房地产档案的安全可靠。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的房地产档案信息搜索平台，让业主可以方便地搜索到信息；在实现房地产档案的逐页扫描，存入微机。在房地产档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用触屏、电脑查看等科学技术，这样也能减少房地产档案过多的与外界接触，保证其安全。
4.人才培养长期化。从房地产档案发展的角度来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将已不适应时代发展的需求，因为社会的现代化发展对管理人员的要求也会越来越高。因此，必须建设一支具有专业管理能力的人才，以建立复合型人才为重点的人才队伍，并加强长期培训，实现产权档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面发展的人才，只有这样，才能适应社会经济的发展，才能积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实施，一方面减少了档案管理部门的工作量，为社会提供了更便捷的服务，另一方面还能有效增强档案的安全性和可靠性，保护了业主的合法利益。因此，我们必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，加大档案人员技能培训，全面推进房地产档案管理更加科学化、规范化发展。
关键词 房地产 档案 管理 问题 对策
一、昌吉市房地产档案管理现状
房地产档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权管理工作中直接形成的保存价值的文字、图表等不同形式的历史记载，是城市房地产产权属登记工作的真实记录。目前，昌吉市房地产管理局档案室共有档案库房2处，面积约有600 m2，库藏档案约26 303件。其中：文书档案568件，房产档案5 735件。共有档案管理人员工13人。2011年共接待社会各界利用者近些年来8 000人次，查阅档案10 083册。这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。
二、昌吉市房地产档案管理存在问题
1.产权档案的抗风险能力有待提高。房地产档案是十分重要的材料，而昌吉市的产权档案抗风险能力还比较低下。主要原因是受到客观经济条件因素的影响，虽然我市的房地产档案管理部门做好了基本的档案保护措施，但目前房管局档案室拥挤不堪，当遇到一些不可抗力因素时，产权档案的抗风险能力弊病就会立刻凸显出来。
2.归档意识不强，档案资料信息不完善。由于档案管理人员具体很少参与到房产管理业务中，房产档案的收集仅限于登记部门或科室，在档案所跨越的时间较长，到档案科属最后整理环节，但在此时，房产审批手续已完成，证件已发了出去，而档案管理人员的归档时虽然发现有时有缺少资料的情况或不规范的情况时，已为时已晚，退还登记人员补收资料非常困难，从而造成房产档案的不完整性。同时，档案管理人员的如不能及时发现问题，解决问题，材料档案的不规范问题时常发生。在一段的时期，产权档案是由纸张组成的，且档案中对于产权的描述过于简单，通常只有平面结构图，产权周围的情况描述较少。
3.房地产档案的形式单一。完整的房地产档案中，必须包含除了文字、图表之外，还应有一些相关的照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。但随着时代的发展，这些资料已经无法满足人们的需要了，由于房地产档案的特殊性，它在保存中有特殊的载体，如果这些载体遭到损坏，整个管理成本会提高很多。因此，对于特殊的档案材料，一定要让专人管理，还要有特定的管理制度。只是在这方面的人才很少，所以要大量培养人才，以便适应社会发展的需求。
4.房地产档案管理缺乏科学性。由于目前我市房产档案与办公、登记、管理、会务等科室同属一个办公场所，人员来往十分频繁，场所缺少电子监控和进入档案库室进行登记等排查制度，在一定程度上造成在档案管理中存在一些不可忽视的漏洞。
三、对上述问题的解决对策
1.归档实施精细化。实现档案数字化是现代房地产档案管理的主要趋势。由于这是一项技术性工作，因此，必须进行精细化工作。档案管理人员首先需要事先做好材料调查和搜集，对存量房产档案定期进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。其次，管理人员要审查档案内容，所存文本要精确简洁，减去档案中不必要的内容。同时，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。最后，管理人员还要进行数字化录制，在录制中还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失。
在做好上述工作的同时，还要做好关口前移管理。根据我国相关法律，房地产档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背。如果房地产档案本身存在一些记录错误或者其他误差，那么房地产档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，房地产档案必须做好事前控制。在档案归档前，应该把握好三关：加强文件资料审核的管理。相关人员在进行房地产登记时，一定要严格审查当事人的资料完善、是否符合资格要求，并保证其提供的资料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申请人在办理产权登记过程中，需按照相关规定填写一些资料和提供一些信息，这些资料都是不可缺的。其中，当事人是自然人的，核对好信息后，在身份证复印件上签好无异议等字样，并签字按手印。如果是法人，就应让法定代表人填好委托书，并加盖单位公章。只有做好产权的事前审查工作，才能为后期的档案管理打下基础；产权资料移交的管理。这是产权资料管理中最重要的环节。档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行检查。如果发现错误或不足的资料文件，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。
2.管理实行制度化。良好的制度是管理者实施规范化管理的必要手段。我市房地产管理部门也要及时结合时代和的行业管理的特点，制定与本行业档案管理相关的登记、审批、归档、录制、监督等一系列制度，提高档案管理的质量和有效性，实现房地产档案的科学化、数字化管理，并逐渐走向现代化。
3.保存实施双锁化。房产档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但运用中我们还有一些问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方面的问题。所以，必须根据实际，在相当长的一段时间内，对房地产档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证房地产档案的安全可靠。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的房地产档案信息搜索平台，让业主可以方便地搜索到信息；在实现房地产档案的逐页扫描，存入微机。在房地产档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用触屏、电脑查看等科学技术，这样也能减少房地产档案过多的与外界接触，保证其安全。
4.人才培养长期化。从房地产档案发展的角度来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将已不适应时代发展的需求，因为社会的现代化发展对管理人员的要求也会越来越高。因此，必须建设一支具有专业管理能力的人才，以建立复合型人才为重点的人才队伍，并加强长期培训，实现产权档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面发展的人才，只有这样，才能适应社会经济的发展，才能积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实施，一方面减少了档案管理部门的工作量，为社会提供了更便捷的服务，另一方面还能有效增强档案的安全性和可靠性，保护了业主的合法利益。因此，我们必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，加大档案人员技能培训，全面推进房地产档案管理更加科学化、规范化发展。