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摘要高校人事档案工作,是党和国家干部工作的重要组成部分。新时期如何提高高校人事档案管理水平是一个崭新的课题,在社会发展急剧变革的社会背景下,高校人事档案工作面临着与整个社会人事档案工作类似的诸多问题。本文分析了高校人事档案管理存在的诸多问题并针对这些问题提出了一些解决的措施。
关键词高校人事档案管理对策
中图分类号:G647文献标识码:A
高校人事档案工作是高校人事管理工作中一项必不可少的基础性工作。随着我国高校教育教学和人事制度改革的不断深入,人事档案作为个人和社会的实践载体,它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。然而,从目前高校人事档案工作来看,依然存在着一些不适应高校教育发展需要的环节。因此,新时期如何提高高校人事档案管理水平已成为一个不容回避的崭新的课题。
1 高校人事档案管理存在的问题
1.1 管理观念落后、管理模式陈旧
目前,大多数高校对人事档案的管理仍采用传统的方式,即个人材料由相应的职能部门在一定时间内送到人事档案室保存, 这些材料绝大多数是文字材料,在管理手段上,大部分以手工操作为主,工作效率低,准确性较差。
1.2档案材料收集归档难,对其重要性认识不足
高校中部门繁杂、人员众多且调动频繁,外出进修、培训、攻读学位、出国留学的教师不断增多。因而,人事档案材料收集困难,如教职工的年度考核表、青年教师学历与学位证明材料及各种表彰和奖励及嘉奖通报材料、各类培训结业成绩、在国外工作学习情况的材料或鉴定材料、毕业生就业报到通知书等等。由于这些材料按上级规定都是必须归档的材料,但是教职工缺乏档案意识和对档案的重要性认识不够,不清楚人事档案的归档范围和归档要求,使其归档更新不及时,很可能就会造成人事档案的遗漏,影响其完整性和准确性。
1.3材料格式不规范导致档案材料整理难
按照要求,每个干部的档案材料必须装订成卷,档案材料统一使用16开规格的办公用纸,装订后的档案要做到卷面整洁,全卷整齐、平坦。但是现有人事档案需要入档的材料比较多,纸张大小不一。有的材料内容不够规范,导致内容不够完整。
1.4人事档案管理混乱,人档分离现象严重
近年来,各高校办学规模不断扩大,人才层次要求越来越高,人才流动成为必然,档随人走的人事档案管理模式面临挑战。这就给人事档案管理工作带来一定困难,使得我国高等学校干部人事档案管理工作任务加重,引发一系列的矛盾,不仅会带来人事档案管理的混乱,还会导致高校人才大量流失,影响师资队伍的稳定,更有甚者,还会诉诸法律,产生不必要的纠纷。面临这样的形势,人事档案管理体系改革势在必行。
2 加强高校人事档案管理的对策
2.1加强领导,转变传统观念
坚持把档案工作作为一项经常性的重要工作纳入学校的重要议事日程,加强领导、抓紧抓好。首先,负责干部人事档案的领导要定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。要改变干部档案管理较为落后的状况,应加强对各单位干部档案工作的领导,切实把干部人事档案管理工作纳入单位重要议事日程,纳入目标考核,纳入法制轨道,并作为一项长期的任务始终坚持下去。其次,加大资金投入,使硬件设施上档次。新形势和新任务已经把档案管理工作推到一个崭新的现代化管理阶段。人事档案工作是人才工作的重要组成部分,是组织人事部门选拔使用人才的重要依据,高校人事档案工作也应由过去侧重为政治服务,转变为侧重为教学科研和事业发展服务;由过去单纯注重人才的政治历史,转移到重视人才的德、能、勤、绩、廉的全面情况;由使用经验型人才向使用管理型、创新型、专业技术型人才转变;由使用传统技术型人才向使用高新科学技术型人才转变。
2.2强化队伍,提升人员素质
档案管理包括五个部分:归档、核查、保卫、统计、转递。归档包括文本资料和电子数据存入,核查和保卫是对档案进行保管和整理,统计是制作人力资源报表的重要依据,转递记录是统计的重要内容。五个部分构成了档案管理的主体部分。档案利用包括三个部分:查阅、外借和出具证明。查阅是在指定的场所内进行,外借必须是因特殊需要必须借用人事档案,要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。制定人事档案管理制度主要包括以上两部分内容。具体在制定的时候,可以依据高校自身情况进行整理。
人事档案管理工作人员应认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,努力提高思想政治素质,严格按照《档案工作条例》规定和各项工作制度的要求,坚持原则,一丝不苟,认真履行工作职责,刻苦钻研人事档案管理业务,努力提高管理工作能力和水平,认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《保密法》等法律法规和各项安全保密制度,严密保管人事档案,严防失密、泄密,保证人事档案的绝对安全,认真做好人事档案材料的收集工作,对收集的材料要详细登记、认真鉴别、及时入卷归档,严格履行查(借)阅干部档案登记、审核、签批程序,对查(借)阅后的档案,要认真检查核对,及时完好地归入库房,、热情接待查(借)阅档案人员,努力提供优质服务,工作调动时,必须做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。
2.3科学管理,提高服务质量
人事档案管理信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处理管理和利用。对高校人事档案管理实现信息化和网络化,提高人事档案管理的现代化水平,实行人事档案的社会化管理是解决现阶段诸多问题的一个有效方法。国外一些发达国家,个人档案网络化建设已非常完备,你在任何一所学校、单位学习、工作之后,个人基本信息都会被保存到这份网络档案中。其次,提高服务意识和质量,真正地发挥档案管理的作用。当前,要实现人事档案部分信息向个人开放。目前,高校人事档案提供利用是面向组织,任何个人不能查阅自己的档案。这种制度与民主、公开、透明的现代法治精神不相符。新世纪的高校人事档案提供利用制度应与时俱进,增加透明度,只要不属于保密范围的,个人应享有对自己档案的知情权。与此同时,要杜绝“弃档”“死档”现象的发生。许多流动人员弃档不顾的一个重要原因就是流动人员人事档案调档转档难,手续繁杂。而要解决这个问题,关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新机制,这就要求利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存贮、查找进而实现对流动人员人事档案的现代化和网络化管理。
2.4建章立制,规范管理程序
按照《中华人民共和国档案法》等法律、法规的规定,依法管理人事档案,为国家积累档案史料。档案管理人员要及时收集、鉴别和整理人事档案材料,要按规定办理人事档案的查(借)阅和转递工作,及时更新有关人员职务(职称)、学历、工资等变动信息,积极为上级党委和有关部门提供人事情况,全力做好人事档案的安全、保密、保管与保护工作,经常调查研究人事档案工作的新情况,结合实际制定、完善规章制度,加强业务指导工作,建立和不断完善人事档案的信息库,大力推广、应用人事档案现代管理方法和技术,逐步实现人事档案管理现代化。
关键词高校人事档案管理对策
中图分类号:G647文献标识码:A
高校人事档案工作是高校人事管理工作中一项必不可少的基础性工作。随着我国高校教育教学和人事制度改革的不断深入,人事档案作为个人和社会的实践载体,它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。然而,从目前高校人事档案工作来看,依然存在着一些不适应高校教育发展需要的环节。因此,新时期如何提高高校人事档案管理水平已成为一个不容回避的崭新的课题。
1 高校人事档案管理存在的问题
1.1 管理观念落后、管理模式陈旧
目前,大多数高校对人事档案的管理仍采用传统的方式,即个人材料由相应的职能部门在一定时间内送到人事档案室保存, 这些材料绝大多数是文字材料,在管理手段上,大部分以手工操作为主,工作效率低,准确性较差。
1.2档案材料收集归档难,对其重要性认识不足
高校中部门繁杂、人员众多且调动频繁,外出进修、培训、攻读学位、出国留学的教师不断增多。因而,人事档案材料收集困难,如教职工的年度考核表、青年教师学历与学位证明材料及各种表彰和奖励及嘉奖通报材料、各类培训结业成绩、在国外工作学习情况的材料或鉴定材料、毕业生就业报到通知书等等。由于这些材料按上级规定都是必须归档的材料,但是教职工缺乏档案意识和对档案的重要性认识不够,不清楚人事档案的归档范围和归档要求,使其归档更新不及时,很可能就会造成人事档案的遗漏,影响其完整性和准确性。
1.3材料格式不规范导致档案材料整理难
按照要求,每个干部的档案材料必须装订成卷,档案材料统一使用16开规格的办公用纸,装订后的档案要做到卷面整洁,全卷整齐、平坦。但是现有人事档案需要入档的材料比较多,纸张大小不一。有的材料内容不够规范,导致内容不够完整。
1.4人事档案管理混乱,人档分离现象严重
近年来,各高校办学规模不断扩大,人才层次要求越来越高,人才流动成为必然,档随人走的人事档案管理模式面临挑战。这就给人事档案管理工作带来一定困难,使得我国高等学校干部人事档案管理工作任务加重,引发一系列的矛盾,不仅会带来人事档案管理的混乱,还会导致高校人才大量流失,影响师资队伍的稳定,更有甚者,还会诉诸法律,产生不必要的纠纷。面临这样的形势,人事档案管理体系改革势在必行。
2 加强高校人事档案管理的对策
2.1加强领导,转变传统观念
坚持把档案工作作为一项经常性的重要工作纳入学校的重要议事日程,加强领导、抓紧抓好。首先,负责干部人事档案的领导要定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。要改变干部档案管理较为落后的状况,应加强对各单位干部档案工作的领导,切实把干部人事档案管理工作纳入单位重要议事日程,纳入目标考核,纳入法制轨道,并作为一项长期的任务始终坚持下去。其次,加大资金投入,使硬件设施上档次。新形势和新任务已经把档案管理工作推到一个崭新的现代化管理阶段。人事档案工作是人才工作的重要组成部分,是组织人事部门选拔使用人才的重要依据,高校人事档案工作也应由过去侧重为政治服务,转变为侧重为教学科研和事业发展服务;由过去单纯注重人才的政治历史,转移到重视人才的德、能、勤、绩、廉的全面情况;由使用经验型人才向使用管理型、创新型、专业技术型人才转变;由使用传统技术型人才向使用高新科学技术型人才转变。
2.2强化队伍,提升人员素质
档案管理包括五个部分:归档、核查、保卫、统计、转递。归档包括文本资料和电子数据存入,核查和保卫是对档案进行保管和整理,统计是制作人力资源报表的重要依据,转递记录是统计的重要内容。五个部分构成了档案管理的主体部分。档案利用包括三个部分:查阅、外借和出具证明。查阅是在指定的场所内进行,外借必须是因特殊需要必须借用人事档案,要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。制定人事档案管理制度主要包括以上两部分内容。具体在制定的时候,可以依据高校自身情况进行整理。
人事档案管理工作人员应认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,努力提高思想政治素质,严格按照《档案工作条例》规定和各项工作制度的要求,坚持原则,一丝不苟,认真履行工作职责,刻苦钻研人事档案管理业务,努力提高管理工作能力和水平,认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《保密法》等法律法规和各项安全保密制度,严密保管人事档案,严防失密、泄密,保证人事档案的绝对安全,认真做好人事档案材料的收集工作,对收集的材料要详细登记、认真鉴别、及时入卷归档,严格履行查(借)阅干部档案登记、审核、签批程序,对查(借)阅后的档案,要认真检查核对,及时完好地归入库房,、热情接待查(借)阅档案人员,努力提供优质服务,工作调动时,必须做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。
2.3科学管理,提高服务质量
人事档案管理信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处理管理和利用。对高校人事档案管理实现信息化和网络化,提高人事档案管理的现代化水平,实行人事档案的社会化管理是解决现阶段诸多问题的一个有效方法。国外一些发达国家,个人档案网络化建设已非常完备,你在任何一所学校、单位学习、工作之后,个人基本信息都会被保存到这份网络档案中。其次,提高服务意识和质量,真正地发挥档案管理的作用。当前,要实现人事档案部分信息向个人开放。目前,高校人事档案提供利用是面向组织,任何个人不能查阅自己的档案。这种制度与民主、公开、透明的现代法治精神不相符。新世纪的高校人事档案提供利用制度应与时俱进,增加透明度,只要不属于保密范围的,个人应享有对自己档案的知情权。与此同时,要杜绝“弃档”“死档”现象的发生。许多流动人员弃档不顾的一个重要原因就是流动人员人事档案调档转档难,手续繁杂。而要解决这个问题,关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新机制,这就要求利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存贮、查找进而实现对流动人员人事档案的现代化和网络化管理。
2.4建章立制,规范管理程序
按照《中华人民共和国档案法》等法律、法规的规定,依法管理人事档案,为国家积累档案史料。档案管理人员要及时收集、鉴别和整理人事档案材料,要按规定办理人事档案的查(借)阅和转递工作,及时更新有关人员职务(职称)、学历、工资等变动信息,积极为上级党委和有关部门提供人事情况,全力做好人事档案的安全、保密、保管与保护工作,经常调查研究人事档案工作的新情况,结合实际制定、完善规章制度,加强业务指导工作,建立和不断完善人事档案的信息库,大力推广、应用人事档案现代管理方法和技术,逐步实现人事档案管理现代化。