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摘要：企业档案对于企业来说，是非常重要的，企业档案信息化建设在企业的信息化工程占有重要的一席之地，这关系到企业的发展。本文将对企业信息化的发展现状以及存在的问题进行简要的探索，并对企业档案信息化建设的提出一些设想，以期促进企业可持续发展。
关键词：企业档案；信息化；建设
依靠科学的思想和组织管理方法，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供档案信息服务①。对企业档案信息化建设进行探索分析，有利于企业档案规范化、科学化和现代化的实现，更好的促进企业档案工作的顺利进行。
一、企业档案信息化战略建设的必要性
（一）企业档案信息化战略是时代发展的新趋势
从国家政策环境看，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，全国档案事业发展目标之一，到2020 年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。早在2011年，冯惠玲教授的著作《电子文件管理国家战略》一书立足全局勾勒了我国电子文件管理国家战略的设计、构建、健全和推进之路，为我国电子文件管理提供了战略方向。企业作为全国档案信息化战略的重要组成部分，制定企业档案信息化战略，是企业信息化发展的必然选择。从行业环境看，企业电子文件归档和电子档案管理工作已纳入国家《电子商务“十三五”发展规划》和《促 进 电 子 商 务 发 展 三 年 行 动 实 施 方 案（2016—2018）》。苏宁云商、浙江能源集团、江苏核电、國泰君安等 33 家企业成为国家档案局、国家发展改革委员会企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位，为推动国家档案信息化战略的实现发挥了示范作用。
（二）企业档案信息化战略是现状改变的新要求
1.电子文件信息价值与分散管理的矛盾亟须解决
现代信息技术的发展，促进了企业电子文件的大量产生与应用。据统计，2007 年，“中央和国家机关及其直属企事业单位的电子文件数量占全部文件数量的72.7%”[2]。电子文件逐渐成为企业生产、建设、发展过程的真实记录以及企业记忆传承的媒介。目前企业电子文件分散保存在各业务部门（文件形成部门）、行政部门（文件流转部门）、档案室（文件整理部门）、档案馆（文件永久保存部门），跨部门流转增加了电子文件全程管理、前端控制的难度，导致电子文件的质量无法保障。
2.文件信息孤岛与共享服务的矛盾亟须解决
相关数据表明，目前仅在办公领域就有 1 万多种办公文件格式，常用文档格式 有 300 多 种。信息孤岛现象的出现，大量异构数据转化成统一数据格式的成本高昂、转换速度低下、转化效果难以保障，电子文件的长久保存与长期可读难度加大。电子文件归档保存的最终目的是实现企业档案信息资源的共享服务和利用，为企业提供智能分析和辅助决策支持。如何解决文件信息孤岛与共享服务的矛盾，成为企业档案信息化建设的重要课题。
3.业务系统与文件归档规则的矛盾亟须解决
据统计，2007 年我国 1.5 万个国有大中型企业中，80%—90%企业中都建立了信息化系统。为提高业务系统归档自动化，企业在建设档案管理系统的同时纷纷选择与各业务系统进行数据交换。然而各业务系统有一套独立的管理标准和业务规则，接口交换到档案系统的数据无法满足文件归档的需求。如企业 PM 系统（项目管理系统），与档案系统接口的映射关系中，无法匹配到档案系统中的案卷、卷内文件的概念，也无法智能化地为案卷命名。盲目的进行接口数据互换，只会造成人力、物力、财力的浪费。
二、企业档案信息化建设的对策
（一）企业档案信息化建设中的档案基础建设
档案基础建设首先要丰富企业档案信息资源，并加大开发力度以提高档案的利用率。企业档案部门要加强对生产信息、计划信息、技术信息、财务信息等进行收集、管理和利用；也要加强对企业外部环境对企业有影响的信息，如政策信息、合同信息、交易信息、市场动态信息、竞争对手信息等进行收集、管理和利用。同时，企业档案部门应充分利用先进的信息处理技术，将收集来的各类信息资源有机地整合起来，构建内容丰富、信息资源共享的信息网络，形成档案信息中心，为企业提供及时、快捷、全面的信息服务，真正将档案部门转变成企业生存的信息资源中心，成为企业长久发展的信息服务中心。其次，要加强基础数据的科学管理。档案信息系统的实施是建立在完善的基础数据之上的，没有大量的、不断增加着的信息数据———数字化的档案，就无法发挥档案信息系统的作用；而档案信息系统的成功运行也是基于对基础数据的科学管理，可见基础数据的科学管理是企业档案信息化建设成功与否的关键之一。
（二）企业档案信息化建设的定位选择
档案信息化建设要运用辩证思维的观点，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要注重本企业的建设，也要关注社会环境的影响；既要看数量，更要讲质量。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要我们慎重选择，首先弄清楚档案信息化的目的是什么，有没有必要，有没有可行性，需要投入多少，需要多大规模，然后在确定必要且可行基础上，再进行详细的调查、分析、研究，为档案信息化的实际开展做出科学的定位选择。具体而言：首先是立足实际、科学决策。各个企业在开展档案信息化建设之前，应该针对各自的实际情况，进行深入的调查、分析和科学的论证，找出本企业的优势所在及其发展趋势，然后制定出发展的总体框架、规划、具体措施、技术支撑、标准规范以及组织实施，使档案信息化建设能够规范、有序、快速的发展。
（三）企业档案信息化建设的人才培养
人才是社会进步的决定因素，档案信息化建设也重在人才的培养。档案工作人员的信息意识、知识结构、专业技术水平和计算机应用等能力的大小将直接影响到档案信息化建设的进程和质量。档案信息化建设需要一种综合型的人才，他们既要有扎实的档案专业知识（包括理论知识和实践知识），又要有敏锐的现代信息意识和熟练的计算机技术（即能熟练运用多媒体技术、通讯网络技术和信息系统加工处理和组织技术等），还要有较强的英文阅读、翻译能力和现代管理能力。针对这些人才的获取和培养，企业一方面可以重点吸收具有计算机、外语和管理能力的档案专业的高校毕业生充实档案队伍，并且定期对档案工作人员进行专门的培训，开展各种形式的现代化应用技术的培训，能够使档案工作人员将所学的理论和技术很好地运用到具体的实践过程中。
结语
企业档案信息化建设是一个动态的系统工程，要与企业乃至国家的档案信息化建设相一致，不能各行其是、独树一帜，要在大的建设思想、方案的指导下，结合本企业的实际情况和实际需求进行分步实施。对于准备进行档案信息化建设的企业或者已处于建设初级阶段的企业，需要有明确的指导思想和合理的定位，以及领导的重视、支持，需要高素质的档案工作人员脚踏实地的工作，需要方方面面的配合与资金、技术的保证。企业档案部门必须审时度势，注重开发各自的特色档案，以档案信息化建设的发展推动整个企业信息化的全面发展。
参考文献：
[1]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.
[2]陈秀娟.关于企业档案信息化建设的问题和对策分析[J].城建档案，2017（03）：26-27.
[3]孟凡华，于佩兰.关于企业档案信息化建设研究与思考[J].办公室业务，2016（22）：84-85.
（作者单位：吉林省白河林业局）
关键词：企业档案；信息化；建设
依靠科学的思想和组织管理方法，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供档案信息服务①。对企业档案信息化建设进行探索分析，有利于企业档案规范化、科学化和现代化的实现，更好的促进企业档案工作的顺利进行。
一、企业档案信息化战略建设的必要性
（一）企业档案信息化战略是时代发展的新趋势
从国家政策环境看，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，全国档案事业发展目标之一，到2020 年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。早在2011年，冯惠玲教授的著作《电子文件管理国家战略》一书立足全局勾勒了我国电子文件管理国家战略的设计、构建、健全和推进之路，为我国电子文件管理提供了战略方向。企业作为全国档案信息化战略的重要组成部分，制定企业档案信息化战略，是企业信息化发展的必然选择。从行业环境看，企业电子文件归档和电子档案管理工作已纳入国家《电子商务“十三五”发展规划》和《促 进 电 子 商 务 发 展 三 年 行 动 实 施 方 案（2016—2018）》。苏宁云商、浙江能源集团、江苏核电、國泰君安等 33 家企业成为国家档案局、国家发展改革委员会企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位，为推动国家档案信息化战略的实现发挥了示范作用。
（二）企业档案信息化战略是现状改变的新要求
1.电子文件信息价值与分散管理的矛盾亟须解决
现代信息技术的发展，促进了企业电子文件的大量产生与应用。据统计，2007 年，“中央和国家机关及其直属企事业单位的电子文件数量占全部文件数量的72.7%”[2]。电子文件逐渐成为企业生产、建设、发展过程的真实记录以及企业记忆传承的媒介。目前企业电子文件分散保存在各业务部门（文件形成部门）、行政部门（文件流转部门）、档案室（文件整理部门）、档案馆（文件永久保存部门），跨部门流转增加了电子文件全程管理、前端控制的难度，导致电子文件的质量无法保障。
2.文件信息孤岛与共享服务的矛盾亟须解决
相关数据表明，目前仅在办公领域就有 1 万多种办公文件格式，常用文档格式 有 300 多 种。信息孤岛现象的出现，大量异构数据转化成统一数据格式的成本高昂、转换速度低下、转化效果难以保障，电子文件的长久保存与长期可读难度加大。电子文件归档保存的最终目的是实现企业档案信息资源的共享服务和利用，为企业提供智能分析和辅助决策支持。如何解决文件信息孤岛与共享服务的矛盾，成为企业档案信息化建设的重要课题。
3.业务系统与文件归档规则的矛盾亟须解决
据统计，2007 年我国 1.5 万个国有大中型企业中，80%—90%企业中都建立了信息化系统。为提高业务系统归档自动化，企业在建设档案管理系统的同时纷纷选择与各业务系统进行数据交换。然而各业务系统有一套独立的管理标准和业务规则，接口交换到档案系统的数据无法满足文件归档的需求。如企业 PM 系统（项目管理系统），与档案系统接口的映射关系中，无法匹配到档案系统中的案卷、卷内文件的概念，也无法智能化地为案卷命名。盲目的进行接口数据互换，只会造成人力、物力、财力的浪费。
二、企业档案信息化建设的对策
（一）企业档案信息化建设中的档案基础建设
档案基础建设首先要丰富企业档案信息资源，并加大开发力度以提高档案的利用率。企业档案部门要加强对生产信息、计划信息、技术信息、财务信息等进行收集、管理和利用；也要加强对企业外部环境对企业有影响的信息，如政策信息、合同信息、交易信息、市场动态信息、竞争对手信息等进行收集、管理和利用。同时，企业档案部门应充分利用先进的信息处理技术，将收集来的各类信息资源有机地整合起来，构建内容丰富、信息资源共享的信息网络，形成档案信息中心，为企业提供及时、快捷、全面的信息服务，真正将档案部门转变成企业生存的信息资源中心，成为企业长久发展的信息服务中心。其次，要加强基础数据的科学管理。档案信息系统的实施是建立在完善的基础数据之上的，没有大量的、不断增加着的信息数据———数字化的档案，就无法发挥档案信息系统的作用；而档案信息系统的成功运行也是基于对基础数据的科学管理，可见基础数据的科学管理是企业档案信息化建设成功与否的关键之一。
（二）企业档案信息化建设的定位选择
档案信息化建设要运用辩证思维的观点，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要注重本企业的建设，也要关注社会环境的影响；既要看数量，更要讲质量。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要我们慎重选择，首先弄清楚档案信息化的目的是什么，有没有必要，有没有可行性，需要投入多少，需要多大规模，然后在确定必要且可行基础上，再进行详细的调查、分析、研究，为档案信息化的实际开展做出科学的定位选择。具体而言：首先是立足实际、科学决策。各个企业在开展档案信息化建设之前，应该针对各自的实际情况，进行深入的调查、分析和科学的论证，找出本企业的优势所在及其发展趋势，然后制定出发展的总体框架、规划、具体措施、技术支撑、标准规范以及组织实施，使档案信息化建设能够规范、有序、快速的发展。
（三）企业档案信息化建设的人才培养
人才是社会进步的决定因素，档案信息化建设也重在人才的培养。档案工作人员的信息意识、知识结构、专业技术水平和计算机应用等能力的大小将直接影响到档案信息化建设的进程和质量。档案信息化建设需要一种综合型的人才，他们既要有扎实的档案专业知识（包括理论知识和实践知识），又要有敏锐的现代信息意识和熟练的计算机技术（即能熟练运用多媒体技术、通讯网络技术和信息系统加工处理和组织技术等），还要有较强的英文阅读、翻译能力和现代管理能力。针对这些人才的获取和培养，企业一方面可以重点吸收具有计算机、外语和管理能力的档案专业的高校毕业生充实档案队伍，并且定期对档案工作人员进行专门的培训，开展各种形式的现代化应用技术的培训，能够使档案工作人员将所学的理论和技术很好地运用到具体的实践过程中。
结语
企业档案信息化建设是一个动态的系统工程，要与企业乃至国家的档案信息化建设相一致，不能各行其是、独树一帜，要在大的建设思想、方案的指导下，结合本企业的实际情况和实际需求进行分步实施。对于准备进行档案信息化建设的企业或者已处于建设初级阶段的企业，需要有明确的指导思想和合理的定位，以及领导的重视、支持，需要高素质的档案工作人员脚踏实地的工作，需要方方面面的配合与资金、技术的保证。企业档案部门必须审时度势，注重开发各自的特色档案，以档案信息化建设的发展推动整个企业信息化的全面发展。
参考文献：
[1]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.
[2]陈秀娟.关于企业档案信息化建设的问题和对策分析[J].城建档案，2017（03）：26-27.
[3]孟凡华，于佩兰.关于企业档案信息化建设研究与思考[J].办公室业务，2016（22）：84-85.
（作者单位：吉林省白河林业局）