科技管理信息化的标准框架研究

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  【摘要】科技管理信息化是提高政府部门执行效能的重要手段,然而,由于科技管理信息化缺乏标准框架,导致计算机硬件、网络基础设施和信息系统重复建设,各部门的信息系统之间难以进行数据共享和交换,信息系统的可靠性、可维护和持续运营难以保障,科技资源在政府战略规划和执行中未能得以深度挖掘和利用。本文从科技管理的基础数据库与业务流程、科技管理云平台、科技信息化支撑团队和科技资源大数据分析智囊团四个方面探讨了科技管理信息化的标准框架的构建。
  【关键词】标准化;云平台;虚拟化团队;智囊
  引言
  科学技术是第一生产力,科技业务管理是科技管理部门面向科研机构、企业、高校的一项重要任务。近年来,为了提高科技业务管理的效率,全国各级科技管理部门都相继建设了科技业务管理系统。2015年1月12日,国务院印发了《关于深化中央财政科技计划(专项、基金等)管理改革的方案》[1],引发了人们对未来科技业务管理信息化的思考。当前,科技业务管理信息化主要存在以下问题:
  (1)、基础数据库与业务流程缺乏标准化
  科技业务管理涉及的基础数据库总体上可分为企业库、人才库、项目库、仪器设备库、成果库、文档库。基础数据库是查询、统计和分析的基础,是项目立项、执行、验收和信用评价的基础,是政府进行战略规划和辅助决策的基础。由于目前科技管理涉及的基础数据库无统一标准,导致各部门的信息系统之间无法进行数据交换。
  科技管理的业务流程涉及项目申报、项目查重、项目评审、项目验收、信用评价、绩效评估、电子监察、信息公开等内容,由于缺乏标准化,使得业务流程的电子化管理形同虚设,项目查重、信用评价、电子监察等关键业务仍以人工处理为主,导致执行效率和执行结果差强人意。
  (2)、低效能的软硬件设施重复建设
  科技管理部门在网络、软硬件等基础设施的建设方面,缺乏可参照的标准,网络拓扑结构的规划缺乏科学性和适用性,网络带宽不足,缺乏对网络负载的性能优化;网络安全方面,缺乏入侵检测设施,缺乏专业的安全审计与防护软件,缺乏有效的数据加密传输机制;数据存储方面,缺乏大容量、高性能的存储设备,缺乏数据自动备份与恢复设施;支撑软件方面,操作系统和数据库标准不一,升级与维护成本高,不同系统之间功能整合和数据交换;开发技术方面,系统在不同浏览器中使用时存在兼容性问题,文档在线编辑严重依赖于第三方中件间;系统升级维护方面,无法及时响应用户提出的需求变更,系统的可维护性差。
  (3)、缺乏强劲的信息化支撑团队
  大部分科技管理部门成立了为其提供信息化服务的信息中心,但信息中心缺乏多元化的技术人才,信息化项目的实施往往依赖于第三方软件公司。由于信息化的需求是持续变化的,软件公司由于多头业务无法对业务系统的后期升级和维护提供高质量的服务。
  (4)、缺乏对科技资源的深度挖掘
  信息资源、材料资源、能源是新科技革命的三大支柱,科技资源作为科技管理部门重要的信息资源,在科技战略研究、科技政策的制定和执行过程中具有重要的作用。然而,科技管理部门自身缺乏对科技资源进行深度挖掘和分析的能力,需要大数据分析智囊团支撑。
  1、标准化与个性化
  1.1统计分析数据库的标准化
  科技管理在制订科技管理政策时,需要对项目经费的使用情况、项目的执行情况、项目实施取得的成果、产生的经济效益和社会效益等情况进行统计和分析,这就迫切需要实现统计分析数据库的标准化。统计分析数据库的标准化可从以下几个方面进行:
  (1)针对机构、个人等涉及个人信息的数据库,应以档案的方式确保信息的持续更新,应与工商、公安和学历认证机构的业务数据库联网,确保机构和个人信息的真实性和有效性,同时通过电子监察和信用评价手段对机构和个人的科研活动进行记录和评价。
  (2)针对项目数据库,建议在参照国家科技部各类项目申报书、合同书和验收申请书的基础上,形成针对企业、人才、专项、知识产权的标准数据库,各数据库的指标设计建议由政府的分管机构和战略研究专家一同制订。
  (3)针对科技文献、科学仪器、自然资源、科学数据等专业数据库,可参考国家已建成的系统进行梳理和补充,形成标准的数据库。
  1.2待定业务数据库的个性化
  在统计分析数据库标准化的基础上,地方各级科技管理部门可能由于各省的科技导向、经济发展水平和文化差异不同需要融入一些个性化的指标,针对这种情况,各省针对地方的个性化需求形成地方标准,并在具体实践中不断完善。
  2、构建高可靠性的云平台
  2.1高可靠性的IAAS
  计算机硬件、网络、操作系统、数据库等基础设施是信息系统建设和运营的基础,国家与地方政府在信息化建设的过程中投入了大量的经费用于信息化基础设施的建设。由于缺乏统一规划,地方各级部门在机房建设、网络拓扑结构的设计和软硬件的采购方面自成一体,导致系统的可靠性和可扩展性差、安全性低,系统的后期升级难以保障。
  云计算环境下的IAAS(基础设施即服务)技术使信息化的建设如虎添翼,云计算系统具有虚拟化、规模巨大、结构复杂、多种IT技术融合等特点[2]。因此,构建统一的科技管理云设施能减少地方政府在基础设施方面的重复投入,提高网络的安全性和可靠性。但是云平台容易产生任务节点失效、系统内部故障、外部服务中断等问题,云设施的安全性、可靠性、云服务失效率等指标应由专业的网络和软件评测中心提供规划建议并进行综合性评估,以确保各项指标符合实际需求。
  2.2组件化的PAAS开发平台
  软件的开发模式经历了单机软件模式、C/S模式、B/S模式,应用软件已从个人计算机向可移动的智能终端发展。传统的B/S软件开发模式需要专业化的软件开发人员,WEB应用软件的开发效率低、质量难以保障、部署和维护困难。解决传统软件开发模式的缺陷需要引入云环境下的PAAS(平台即服务)技术,PAAS把服务器平台作为一种服务提供给软件开发人员,使软件的部署和维护变得容易。   Google和新浪都相继推出了PAAS平台,使得软件开发人员无需考虑WEB应用软件的部署问题,但大部分软件开发工作仍是在本地的集成开发环境下开发、测试和集成的,仍需由专业化的软件开发人员完成。
  为了改善现有PASS平台的不足,可采用基于XML的动态可配置组件为PAAS平台提供支撑,以WEB组件为核心,系统的业务功能通过WEB组件提供XML接口文档进行配置,XML文档由组件管理子系统进行解析。如此一来,核心组件的扩展可由专业的开发人员进行实现,业务系统开发和维护则由初级程序员就可完成,从而降低了软件开发的复杂性,提高软件开发的效率,保证软件开发的质量。
  2.3可配置的SAAS应用环境
  各级科技管理部门在科技计划的分类、管理流程、统计分析等方面存在差异,这就要求业务系统具有高度的可配置性。SAAS(软件即服务),是通过互联网提供软件服务的模式,基于SAAS架构的软件设计模式能满足多租户对系统个性化的需求。基于SAAS架构的科技业务管理系统需要具备如下功能:
  (1)复杂表单可配置。科技业务系统与一般业务系统最大的不同在于其数据采集较为复杂,既有结构化的需求,也有非结构化的需求。除文本框、复选框等一般组件外,表单应能引入用户自定义的可扩展组件和开源组件,如Ckeditor、Ueditor、多文件上传与管理组件等。
  (2)业务流程可配置。各级科技管理部门针对特定业务系统的流程需要,能够通过系统选择标准的流程模板,或者自定义满足业务需求的修改化流程。
  (3)统计功能可配置。各级科技管理部门在统计报表的类型、考核指标方面具有共性,但同时又具有个性化的需求,因此统计模板的自定义、统计条件的动态配置有利于满足不同用户对统计功能的需求。
  (4)即时通讯可配置。科技业务管理是一个动态的过程,通知的发布、政策的查询、管理过程中处理结果等信息需要即时的发送给相关用户。电子邮件、手机短信、微信、微视等通讯方式有利于将信息即时推送给用户,但推送的内容、时间、方式应能根据需求进行自行配置。
  3、组建虚拟化的技术团队
  3.1团队的组织
  在信息化建设的过程中,技术团队是信息化的关键。软件开发团队的特点是人员流动性大,因此,为了保障信息化的建设以及运营,需要一支专业化的技术团队。一般的软件公司有的团队技术实力,但对科技管理业务的特点、过程缺乏足够的理解和持续的跟踪。虚拟团队具有整合资源、拓展人才市场、削弱层级差距、促进组织结构扁平化和学习型组织建设、降低费用提高效率六大优势[3]。
  从为政府提供服务的角度来看,长期服务于科技管理部门的信息中心或下属机构熟悉政府的业务,具备一定的技术力量,但团队的数量和整体实力相对有限,如果由国家主管部门统筹,从全国科技系统抽调一批既懂技术、又熟悉业务的人员组成一支虚拟化的团队,有利于推动科技管理业务信息化的持续、稳定发展。
  3.2软件工程标准化
  软件工程标准化有利于团队内部多层次、不同分工的人员相互配合,使软件项目各开发阶段之间能够良好的衔接。软件工程标准的类型包括过程标准、产品标准、专业标准以及记法标准。软件工程标准化的程度可通过CMMI(软件能力成熟度模型地)进行度量,CMMI分为初始级、可管理级、已定义级、量化管理级和优化管理级[4]。
  在初始级,软件过程是无序的,软件项目的成功取决于过人努力;在可管理级,建立了基本的项目管理过程来跟踪费用、进度和功能特性;在已定义级,已将软件管理和工程两方面的过程文档化、标准化,并综合成该组织的标准软件过程;在量化管理级,管理能够在定量的范围内预测性能;在优化管理级,过程的量化反馈和新思想、新技术促使过程持续改进。
  由此可见,当软件工程的标准化程度达到CMMI的第三级,即已定义级时,软件工程采用的工具、方法、源代码、程序和数据均可达到较高的质量要求。软件工程生命周期各阶段有很多工具和设计方法,在需求分析阶段,可以通过用例图描述系统的边界、用户角色和功能划分,借助快速原型工具(如axure)对目标系统进行描述,由此实现对需求的快速理解,便于与用户各方进行沟通;在系统设计阶段,可以用PowerDesigner等工具进行数据库设计,用UML对组件对象进行设计;在编码阶段,建议采用开源的开发工具和语言,如Java、PHP等,这样可以通过网络获取各种开源的框架、组件、函数库,以便在此基础上进行二次开发。
  3.3软件项目管理标准化
  有研究表明,有70%以上的软件项目失败是由于管理问题而非技术原因。目前,很多软件开发团队非常注重技术能力的提升,但疏于项目实施过程的管理和控制,导致软件项目的需求变更不能有效控制,无法在预期的时间内完成,软件开发完成后质量达不到要求,软件开发成本超出预算等问题,导致用户各方不满意。解决这些问题的关键在于科学、合理的采用软件项目管理的方法和工具。
  软件项目管理的关键在于管理层重视,在项目启动时任命德才兼备、领导能力强、善于沟通和协调的项目经理,同时对项目团队进行必要的项目管理培训。
  软件项目管理涉及九大知识领域和四十二个过程组,项目管理的过程分为启动、计划、执行、监控和收尾五大过程组[5]。在项目启动阶段,要授权项目经理使用人力、财力和物力资源的权限;在计划阶段,项目经理要和团队成员一起制订项目的范围管理、时间管理、进度管理、人力资源管理、沟通管理和采购管理计划,并最终形成切实可行的项目管理计划;在项目执行阶段,项目经理要充分发挥团队成员的积极性,努力按计划实现项目的目标;在项目监控阶段,项目经理要及时收集项目的绩效信息,分析引起进度、成本、质量等偏差的原因,要监控可能发生的风险并积极采取应对措施;在项目收尾阶段,要做好项目的管理收尾和合同收尾。
  4、组建大数据分析智囊团
  科技管理信息化平台建设完成后,基于平台的基础数据库和相关文档等信息资源就形成了大数据,要使这些数据在政府的统计分析和决策中充分发挥作用,政府部门应从全国科技系统的专家数据库中抽取战略研究专家、管理专家和技术专家组建一个大数据分析智囊团,对科技资源大数据进行深度的挖掘和分析,为政府在科技发展的战略规划、战略实施方面贡献积极的作用。
  大数据分析智囊团是一个聚集高层次人才的团队,政府部门应对这样一个团队给予优厚的待遇,通过建立必要的考核指标使其在政府的科技战略规划和实施中发挥举足轻重的作用。
  5、结束语
  科技管理信息化是提高政府部门执政效率的重要手段,其关键是实现科技资源数据的标准化,科技管理流程的标准化,组建一支持续为科技信息化提供支撑的技术团队,技术团队在信息化实施过程中采用标准的软件工程过程和软件项目管理方法确保项目的质量。科技信息资源的开发利用有利于为政府的战略规划和执行提供重要支撑,组建并借助智囊团对科技资源大数据进行积极有效的分析是发挥科技资源优势的关键。总之,不依规矩,不成方圆,科技管理信息化的标准框架是科技体制改革推进的利剑。
  参考文献
  [1] http://www.gov.cn/zhengce/content/2015-01/12/content_9383.htm
  [2]仉伟,郭洪远.云计算的特点和应用展望[J].数字技术与应用,2011,(第4期).
  [3]赵鑫刚.论虚拟团队及其对人力资源的要求[J].中国科技信息,2005,(第9B期).
  [4]夏雨,方柯.基于CMMI的软件过程管理[J].河南科技,2014,(第11期).
  [5]张晓鸣,孙怀富编.软件项目管理.长春:吉林人民出版社, 2005.
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