目前,除综合档案館、大型档案室外,一般的档案部门管理员普遍存在着兼职现象。为此,笔者就本人所就职系统的现状谈谈当前档案管理员兼职过多的弊端。
　　一、兼职现状
　　笔者所供职的系统为市级行政事业单位,直属单位6个,下属单位9个,其中8家单位已建立综合档案室,配备档案管理人员,8个档案室均已通过省二级认定。据统计,8名档案管理人员分别有兼任文书、文秘、财务、接待、信息员、宣传等职。其中兼任5职的有2人,占25%;兼任4职的有2人,占25%;兼任3职的有2人,占25%;兼任2职的有1人,不兼职的仅1人,也就是说兼职的比例占到87.5%。如果兼3职以上为兼职过多,档案管理员兼职过多现象达到75%。
　　二、兼职过多弊多利少
　　尽管从实际工作情况看,单位人手紧张,适当兼职一二项其他工作无可厚非。如兼职文书等岗位,与档案工作有关联和互动,是必要可行,也是赞同的。但倘若兼职过多,任务繁重,且兼职岗位和档案管理毫不相干,则直接或间接地影响到档案工作的顺利开展,有弊无利。
　　首先,兼职过多使得档案管理员的时间和精力分散。一个人的精力毕竟是有限的,如果兼职过多,什么担子都去挑,就势必影响档案管理员主抓档案的精力,难以把时间和心思集中在如何更好地加强以及增进档案管理上,时间久了就必然影响档案整体的质量。
　　其次,兼职过多影响档案整理的统一性和连续性。兼职档案员一人身兼数职,工作量大,致使他们在工作中力不从心。一天到晚,忙于处理和应付日常事务,把档案工作搁在一旁,档案工作长时间地处于瘫痪状态,只有待检查时,才突击一下以敷衍了事。据笔者调查,由于兼职过多,按理每年应在3月底开始整理归档的工作,因为档案员分不了身,往往拖至六、七月。七月时值半年度工作检查,匆忙入手极易造成档案资料筛选、归档的混乱和差错。有一位档案员向笔者反映,归档工作本已按照计划提上日程,可因为临时任务的紧急性和重要性,档案工作一次次被拖延下来,向领导反映情况,也只是口头上支持行动却未见声响。档案整理需要细致、连贯,倘若今天整理几份,后天归档数卷,影响进程不说,档案工作的统一性和连续性也大打折扣。
　　再者,兼职过多影响档案管理者的专业提升和档案事业的整体推进。一直以来,档案工作定位为服务,管理员是服务型人才。但当前的发展已将重点聚集在服务型转向研究型和复合型,即在服务社会及单位的同时注重档案的编研、开发与利用,强调档案管理的研究与开发。这就要求档案员转换角色,更新思维,由档案的“提供者”成为档案信息的“导读者”,由档案资料的“看护者”成为档案信息利用的“指导者”。档案管理员作为档案管理的一线工作人员,也是档案管理理论和方法的实际操作者,他们在实践中积累经验,发现问题,积极思考和探索,以此来完善档案的管理和推进档案事业的发展。可他们因为兼职过多,“一心多用”而忽略了学习和思考,“三心二意”而耽搁了业务精进的机会。这无疑违背了档案工作的原则,隐含着极大的负面影响。
　　三、兼职过多原因分析
　　造成档案管理员兼职过多的表面因素似乎是单位人手紧张,需要身兼数职,但究其深层原因,不外乎一个,即档案工作的必要性和重要性没有得到深刻的认识和肯定。据调查,领导普遍认为档案工作事情少,档案员工作很清闲,多派点活,多压点其他工作都没关系,因此使得一些档案管理员左右为难,只能先处理领导布置下来的工作任务,造成工作上的顾此失彼。
　　四、克服兼职过多弊端的几点措施
　　1、抓好思想建设,增强全员的档案意识。档案工作举重若轻,“创业扩基,前轨可迹”,单位的发展更是离不开档案资料的参考和利用。以笔者单位为例,工程档案为各县(市、区)公路大中修养护、交通设计院编制“十一五”发展规划、撰写交通志等提供了真实的历史数据,具有监督性、指导性和参考性;利用会计档案对各单位的欠款进行追讨、资产评估、资产界定、财产清查等,特别对清退人员解除合同提供了有效证据,减少了劳动纠纷,具备着凭证价值;在省级文明单位的申报、评审工作中,档案资料的作用更是不可替代。因此,要强化档案意识,特别是各级领导的档案意识,摆正档案工作和其他各项业务工作的关系,真正把档案工作作为本部门工作的重要组成部分,关心档案员的成长,改善工作条件,保证他们的工作正常开展。
　　2、依法治档,建立健全兼职规章制度。以《档案法》为准绳,根据各单位已有的相关法律、法规,建立健全的档案员兼职规章制度。这是档案员做好本部门档案工作的关键,可以使档案管理工作走上规范化、制度化、科学化的轨道,完善单位档案管理的归档、保管、利用等管理制度,使档案员兼职工作的各个环节的运行有章可循,从而使档案员在档案信息的“提供者”、“导读者”、“看护者”和“指导者”多重角色中间游刃有余地工作。
　　3、合理安排计划,协调档案工作与其他工作的关系。档案员在年初制定工作计划和时间安排表,在紧张的工作中合理安排工作任务,正确处理好档案工作和其他工作的关系,并主动将计划反映给主管领导,希望能取得理解和支持。主管领导在了解具体的工作情况后也能根据实际情况予以支持和一定程度上的工作调整。档案员在以档案工作为中心的同时,主动承担一些其他工作任务,取得上级和同事的支持新人,也是有利于工作的。
　　4、加强兼职档案员的专业培训和继续教育工作。鉴于档案员兼职现象的普遍存在,则很有必要提高他们的业务基本素质,并拓展其它综合素质,以适应客观环境。对兼职档案员要进行必要的专业培训,要有计划、分期分批地去进行。同时,要根据实际需要,针对不同知识层次的兼职档案员进行规范化的循序渐进的继续教育,学习新知识,掌握新技术,拓宽知识面,优化知识结构,通过多种途径更新他们的理论和业务知识,扩大文化视野,使他们的业务知识在更好地适应本部门档案工作要求的同时,也能出色地完成所兼职工作的任务。
　　5、加强激励机制,激发档案员工作热情。档案工作是一项内容和知识广博的工作,对档案员的知识储备本来要求已高,其兼职状态同时拓展了他们的知识范围,这就难免加大了他们的工作压力,从而可能出现积极性降低的现象。为了提高兼职档案员的工作热情,要加大奖励力度;制定目标机制,使兼职档案员明确档案工作的目标和自己的岗位职责,正确认识档案工作的岗位价值,培养他们的工作责任感、事业心和主人翁精神,增强职业自豪感和荣誉感,使他们热爱档案工作;建立考核机制,档案管理部门要配合有关部门建立并执行考核制度,定期检查兼职档案员的工作业绩,以作为职务、职称晋升的依据,实行聘任制,开展评审、聘任档案系列职称,以调动他们工作的积极性、创造性。