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[摘要] 本文通过对高校图书馆期刊文献管理工作中过期期刊管理工作的分析与研究,以及对期刊剔旧在期刊管理中的重要作用等问题进行了探讨。在全文电子期刊广泛应用的数字化时代,期刊剔旧因遵循原则。
[关键词] 过期期刊 期刊剔旧 電子期刊 剔旧原则
1 对过期期刊的分析与研究
期刊与图书相比,具有出版周期短,发行速度快,知识新,范围广,品种多,时效性强,出版量大,形式多种多样等特点。它的利用率大大的超过了图书和其他的出版物,据统计,我国高校和科研的文献需求中就有70%来自于期刊文献。期刊代表着一个国家或地区当时的科技最新发展水平,而且期刊也成为大学生学习专业知识,拓展知识层面,丰富业余生活的重要阅读资料。特别是做毕业设计和写毕业论文时把期刊做为主要的参考资料。但随着期刊资料收藏的迅速增加,使的许多图书馆出现了书库饱和和超载的现象,80年代后期和90年代初期,是我国多数高校图书馆兴建新馆舍的高峰时期,但经过短短十几年的时间,许多新馆舍又饱和了,为了解决馆舍和文献期刊资源无限增长之间的矛盾,美国的G·丹尼尔于1974年发表了《向亚历山大告别》的论文,首次提出了高校图书馆“藏书零增长理论”其观点为当图书馆馆藏资料达到一个标准后,剔除文献资料的数量应等于新采购文献资料的数量,馆藏文献的实际增长为零。根据我国高校图书馆馆藏资料迅速增长的现状,特别是过期期刊的无限膨胀所造成的馆舍紧张及诸多实际问题,剔旧工作成为图书馆期刊管理工作中的一项重要工作。
1.1期刊的老化规律
我们知道,期刊文献是图书馆馆藏的重要组成部分,图书馆的大量工作是围绕着馆藏建设开展的,文献的有限使用期限称为文献的寿命,随着科技的发展,信息传播速度的日益加快,新的图书不断进来,失去价值的图书被剔除。旧的图书刊物很快被新的图书刊物所替代,各种刊物的有效性和时间在不断的变化和缩短,这种现象被称做为老化现象,它包括以下几种情况:
(1)刊物中所包含的内容已经失效。
(2)该刊物的内容已经包含在其他新的刊物之中。
(3)该刊物的内容重复出版,以及对热门话题过度发掘所带来的整体出版量下滑,加速了刊物的老化。
(4)该图书的内容已经被更新,被新的更全面的刊物所替代。文献的老化期和使用寿命日益缩短,文献更新的速度就会进一步加快。因此,掌握图书老化规率剔除陈旧的刊物。使图书馆的馆藏体系始终处于一个不断调整,吐故纳新的过程。才能理顺文献的补充、利用、保存和剔除的关系,以科学的理念指导图书馆的藏书建设,使图书馆的藏书体系保持健康和活力。
1.2期刊的保存和利用
按照期刊出版的年代和周期,图书馆一般把期刊分为“现刊期刊”和“过期期刊”。并对现刊期刊和过期期刊分别采取不同的管理和借阅方法。图书馆一般情况下把当年的期刊或近几年的期刊划分为现刊期刊,放在现刊期刊阅览室内开架陈列,方便读者随时阅览。使读者尽快了解和掌握最新的知识内容。而过期期刊是指超过了现期期刊规定的年代时限后,为了更好的保存,管理和利用,把每年分散的各期刊物按照一定的规率装订成合订本,在放入过期期刊库内供读者查阅。而按照期刊的内容性质,人们常把期刊分为学术型期刊,情报型期刊、检索型期刊、综述型期刊、科普型期刊、政治型期刊、资料型期刊和消遣型期刊。不同的期刊类型或不同的学科型期刊的有效期及使用期和老化期是不同的,据国外文献记载,各类文献的平均使用时效为:图书类刊物 10～20年,科学报告类 10年,学位论文 5～7年,期刊论文3～5年,技术标准5年,产品样本 3～5年。国外专家一致认为 80%～90%的科学文献的使用寿命为 5～7年。
通过近几年对我院图书馆过期期刊利用率的调查及分析得出近五年期刊的利用率为76.6%,6～10年的期刊利用率为21.5%,10～15年的为1.6%,20年以上的为0.3%。因此五年内的期刊利用率最高,能满足近 70%多的读者的需求。当保存增加五年后,利用率又增加了20%多一点,可以看出,十年内的期刊可满足97%的读者需求。如果在增加五年的保存时间,保存时间增加到十五年的话,利用率反而降低,当保存时间延长到二十年以上的时候,利用率均利用率仅为1%以下。几乎没有保存的价值。
2期刊的剔旧工作
期刊的剔旧工作是指从馆藏中剔除一部分内容已经陈旧过时,使用失效和时间过久的以及破损严重无法修补的期刊。
2.1剔旧工作的原则
期刊的剔旧参照本馆有关旧书剔旧的规定执行。大致有以下各种情况:
(1)凡残、破、污损严重而且无法修复再用的,原则上予以剔除。
(2)有复本量的应予剔除。
(3)凡上级有关部门明文规定必须剔除的,有政治错误或思想上不健康,不适合在相应的读者群中流通的,应按有关规定或精神处理。
(4)不再适合本馆馆藏方针且不再适应读者需要的,予以剔除。
(5)经反复权衡,已决定不再续订,可酌情考虑将原有已订的部分剔除。
(6)为了保持期刊的相对连续性,剔除时可分步骤,按年代,由远及近逐步剔除。
(7)期刊剔除应立足于收藏,着眼于使用,收藏应服从利用,藏而不用,等于无用,既然无用就应剔除。
(8)剔除范围,非专业的从宽,专业的从严;长期无人问津的从宽,偶尔有人利用的从严;一般性、娱乐性期刊从宽,学术性、工具性期刊从严。
2.2期刊的剔旧方法
(1)馆长从宏观上加以指导,根据本馆的任务,掌握剔除的范围和标准,审批被剔除的期刊,监督.检查剔除工作的全过程。
(2)成立专门的剔旧小组,小组成员应包括阅览管理人员、参考咨询人员、期刊采访人员。
(3)剔旧程序:剔旧小组根据剔旧原则,拟订剔旧目录(包括刊名、年卷期、现状描述和剔旧原因等)→报送馆长审批→剔旧→注销。
(4)审批后的剔旧目录一式三份存阅览室、编目部门和馆长处。
(5)编目部门应在期刊数据库中对剔旧期刊逐条注销。
2.3已剔除期刊的处理
(1)调拨、转赠他馆。
(2)馆际互换。
(3)折价出售。
2.4期刊剔旧的优点
2.4.1释放藏书空间
如果图书馆能够定期或不定期的进行图书的剔旧,就可以腾出空间,缓解空间紧缺的问题,排放更多的新书,也减轻了工作人员的负担。
2.4.2有利于藏书的吐故纳新
新陈代谢是一切生物系统、社会系统生存发展的客观规律之一。停止新陈代谢,系统就会老化、僵化,并最终解体。藏书系统作为一个社会系统,也必然遵循这一客观规律。只有不断吐故纳新,即在不断补充新书的同时,及时剔除陈旧老化,失去利用价值的“滞书”,才能保持藏书充满生机与活力,使整个藏书体系不断地完善,更加科学合理。
2.4.3有利于藏书的流通
据不完全统计,一个藏书量不足10万册的小型图书馆,在书库取一本书的平均时间为3～5分钟,而藏书量超过百万册的大型图书馆则要用15～30分钟。因此,通过藏书剔除工作有利于节省工作人员图书上架和读者的选书时间,加快图书流通的速度,提高图书的利用率
3 实现现实馆藏与虚拟馆藏的互补
随着出版的期刊日益增加,期刊的载体形式也由传统的印刷型向机读型发展。以光盘数据库和网络数据库为代表的全文电子期刊逐渐成为人们所喜欢的利用的重要载体。我国高校图书馆普遍购买了全文电子期刊数据库以及其他光盘版或网络的数据库,各类型的网络数据库成为数字化图书馆的虚拟馆藏。现实馆藏与虚拟馆藏在图书馆的文献收藏中占据着同样的位置,两者相互依存,相互补充,极大的丰富了图书馆的文献信息资料。
3.1电子期刊与印刷本期刊相比较的优点
(1)从检查和利用的角度看,电子期刊检查的途径多,速度快,检索方便。
(2)从占用的馆舍空间角度看,电子期刊的全文数据库节省馆藏空间。
(3)从资源共享角度看,电子期刊共享性强,不受复本量,馆藏地点,使用人数和开馆时间等条件的限制,多个读者可同时在网上下载,文献利用率高。
(4)从信息角度看,电子期刊专业面广,品种多,信息量大。
(5)从装订角度看,电子期刊不存在装订问题,节省财力,方便保存。
(6)从期刊的完整角度看,电子期刊完整有连续性,数据有备份,不宜丢失或损坏。
但是,电子期刊虽然有许多优点,它的阅读受设备,环境和技术条件等多方面条件的约束,有些期刊的彩图效果在电子文献中也无法显现,因此,在任何条件下,优秀的纸制期刊都是重要的文献资源,特别是纸制期刊文献永不会淘汰,它是高校图书馆文献资源建设的重要组成部分。
3.2现实馆藏与虚拟馆藏在图书馆的文献收藏中的地位
两者相互依存,相互补充。高校的现实馆藏和所拥有的印刷期刊,其订阅收藏的范围因坚持“特色、核心、新颖、全面为标准。收藏本院教学科研常用的期刊和读者利用率高的文献资源,而对那些利用率较低的文献资源,则可通过馆际互借,文献传递数据库服务以及虚拟馆藏资源而获得。我馆收藏的文献主要以轻化工类、特色类乳品专业、机械电子类及经济管理类等学科体系的馆藏。我院目前在新一轮的评估工作中更加注重信息科學、生命科学、环境科学等新学科和综合学科、交叉学科文献资源的建设,同时还要考虑具备适度的超前性,并以满足读者需求为目的,不断重组和完善。现在越来越多的期刊在印刷发行的同时还发行了电子版,对于印刷型期刊应以本院重点学科、优势学科为核心期刊兼以普遍学科的期刊,对那些理论性较强,利用率较低的相关专业,边缘学科、交叉学科的期刊则可以根据期刊的电子版数据库进行补充。
4 过期期刊保存应遵循的原则
4.1剔旧期刊的管理
剔旧的许多期刊的确在本院已经没有用了,但并不意味着完全的失去了价值,况且大部分的剔旧期刊中有一部分内容还是有许多学习和利用的价值。出于这种考虑和认识,我们在期刊剔旧管理方面做了很多工作,我们将剔旧下来的期刊文献不是以经济效益为目的,而是以发挥它的最大效用为最终目标,放弃了当废纸随便买钱的草率处理方法,抛开短浅的经济利益,采取了捐赠的方式处理了剔旧的部分期刊,有选择的把一些有关人文、科普、娱乐、科技、医疗、法制等方面的刊物无偿的赠给边远的农村学校和农村文化站。使剔旧期刊文献的价值得以再生,产生了良好的社会影响。
4.2过期期刊的保存原则
随着全文电子期刊数据库的发展及广泛应用,高校图书馆绝大部分纸质期刊的保存年限以五年为宜,少数的期刊可以存留十年,十年以上的纸质期刊可以全部剔除,如何确立不同类别过期期刊保存的年限,首先以文字为主,有电子版的文本期刊保存五年,其次,以彩色图谱为主的期刊,如美术艺术设计,服装设计、摄影、建筑艺术、医学图谱等,保存十年。再次,无电子版的期刊,保存二十年。按照以上期刊的管理方法,过期期刊的保存都是暂时的,当新的一年的期刊转为过期期刊后,最早的期刊就要剔除,年代较久的没有录入电子期刊库的个别期刊如需查阅的可通过馆际互借解决。对于电子期刊不熟悉的而又习惯于查阅印刷本期刊的读者,可以通过馆员咨询,参加讲座等形式,熟悉电子期刊。实践证明,期刊剔旧,在过期期刊管理工作中具有重要的意义。
参考文献
[1] 邱寄群,图书零增长理论在过期期刊管理中的应用,图书馆建设,2006(4)
[2] 王红,刘雪,对期刊馆藏文献建设的探讨,图书馆建设,2003(4)
[3] 姚佳梅,以高校合并为契机,做好剔旧文献捐赠工作,图书馆建设,2003(4)
[关键词] 过期期刊 期刊剔旧 電子期刊 剔旧原则
1 对过期期刊的分析与研究
期刊与图书相比,具有出版周期短,发行速度快,知识新,范围广,品种多,时效性强,出版量大,形式多种多样等特点。它的利用率大大的超过了图书和其他的出版物,据统计,我国高校和科研的文献需求中就有70%来自于期刊文献。期刊代表着一个国家或地区当时的科技最新发展水平,而且期刊也成为大学生学习专业知识,拓展知识层面,丰富业余生活的重要阅读资料。特别是做毕业设计和写毕业论文时把期刊做为主要的参考资料。但随着期刊资料收藏的迅速增加,使的许多图书馆出现了书库饱和和超载的现象,80年代后期和90年代初期,是我国多数高校图书馆兴建新馆舍的高峰时期,但经过短短十几年的时间,许多新馆舍又饱和了,为了解决馆舍和文献期刊资源无限增长之间的矛盾,美国的G·丹尼尔于1974年发表了《向亚历山大告别》的论文,首次提出了高校图书馆“藏书零增长理论”其观点为当图书馆馆藏资料达到一个标准后,剔除文献资料的数量应等于新采购文献资料的数量,馆藏文献的实际增长为零。根据我国高校图书馆馆藏资料迅速增长的现状,特别是过期期刊的无限膨胀所造成的馆舍紧张及诸多实际问题,剔旧工作成为图书馆期刊管理工作中的一项重要工作。
1.1期刊的老化规律
我们知道,期刊文献是图书馆馆藏的重要组成部分,图书馆的大量工作是围绕着馆藏建设开展的,文献的有限使用期限称为文献的寿命,随着科技的发展,信息传播速度的日益加快,新的图书不断进来,失去价值的图书被剔除。旧的图书刊物很快被新的图书刊物所替代,各种刊物的有效性和时间在不断的变化和缩短,这种现象被称做为老化现象,它包括以下几种情况:
(1)刊物中所包含的内容已经失效。
(2)该刊物的内容已经包含在其他新的刊物之中。
(3)该刊物的内容重复出版,以及对热门话题过度发掘所带来的整体出版量下滑,加速了刊物的老化。
(4)该图书的内容已经被更新,被新的更全面的刊物所替代。文献的老化期和使用寿命日益缩短,文献更新的速度就会进一步加快。因此,掌握图书老化规率剔除陈旧的刊物。使图书馆的馆藏体系始终处于一个不断调整,吐故纳新的过程。才能理顺文献的补充、利用、保存和剔除的关系,以科学的理念指导图书馆的藏书建设,使图书馆的藏书体系保持健康和活力。
1.2期刊的保存和利用
按照期刊出版的年代和周期,图书馆一般把期刊分为“现刊期刊”和“过期期刊”。并对现刊期刊和过期期刊分别采取不同的管理和借阅方法。图书馆一般情况下把当年的期刊或近几年的期刊划分为现刊期刊,放在现刊期刊阅览室内开架陈列,方便读者随时阅览。使读者尽快了解和掌握最新的知识内容。而过期期刊是指超过了现期期刊规定的年代时限后,为了更好的保存,管理和利用,把每年分散的各期刊物按照一定的规率装订成合订本,在放入过期期刊库内供读者查阅。而按照期刊的内容性质,人们常把期刊分为学术型期刊,情报型期刊、检索型期刊、综述型期刊、科普型期刊、政治型期刊、资料型期刊和消遣型期刊。不同的期刊类型或不同的学科型期刊的有效期及使用期和老化期是不同的,据国外文献记载,各类文献的平均使用时效为:图书类刊物 10～20年,科学报告类 10年,学位论文 5～7年,期刊论文3～5年,技术标准5年,产品样本 3～5年。国外专家一致认为 80%～90%的科学文献的使用寿命为 5～7年。
通过近几年对我院图书馆过期期刊利用率的调查及分析得出近五年期刊的利用率为76.6%,6～10年的期刊利用率为21.5%,10～15年的为1.6%,20年以上的为0.3%。因此五年内的期刊利用率最高,能满足近 70%多的读者的需求。当保存增加五年后,利用率又增加了20%多一点,可以看出,十年内的期刊可满足97%的读者需求。如果在增加五年的保存时间,保存时间增加到十五年的话,利用率反而降低,当保存时间延长到二十年以上的时候,利用率均利用率仅为1%以下。几乎没有保存的价值。
2期刊的剔旧工作
期刊的剔旧工作是指从馆藏中剔除一部分内容已经陈旧过时,使用失效和时间过久的以及破损严重无法修补的期刊。
2.1剔旧工作的原则
期刊的剔旧参照本馆有关旧书剔旧的规定执行。大致有以下各种情况:
(1)凡残、破、污损严重而且无法修复再用的,原则上予以剔除。
(2)有复本量的应予剔除。
(3)凡上级有关部门明文规定必须剔除的,有政治错误或思想上不健康,不适合在相应的读者群中流通的,应按有关规定或精神处理。
(4)不再适合本馆馆藏方针且不再适应读者需要的,予以剔除。
(5)经反复权衡,已决定不再续订,可酌情考虑将原有已订的部分剔除。
(6)为了保持期刊的相对连续性,剔除时可分步骤,按年代,由远及近逐步剔除。
(7)期刊剔除应立足于收藏,着眼于使用,收藏应服从利用,藏而不用,等于无用,既然无用就应剔除。
(8)剔除范围,非专业的从宽,专业的从严;长期无人问津的从宽,偶尔有人利用的从严;一般性、娱乐性期刊从宽,学术性、工具性期刊从严。
2.2期刊的剔旧方法
(1)馆长从宏观上加以指导,根据本馆的任务,掌握剔除的范围和标准,审批被剔除的期刊,监督.检查剔除工作的全过程。
(2)成立专门的剔旧小组,小组成员应包括阅览管理人员、参考咨询人员、期刊采访人员。
(3)剔旧程序:剔旧小组根据剔旧原则,拟订剔旧目录(包括刊名、年卷期、现状描述和剔旧原因等)→报送馆长审批→剔旧→注销。
(4)审批后的剔旧目录一式三份存阅览室、编目部门和馆长处。
(5)编目部门应在期刊数据库中对剔旧期刊逐条注销。
2.3已剔除期刊的处理
(1)调拨、转赠他馆。
(2)馆际互换。
(3)折价出售。
2.4期刊剔旧的优点
2.4.1释放藏书空间
如果图书馆能够定期或不定期的进行图书的剔旧,就可以腾出空间,缓解空间紧缺的问题,排放更多的新书,也减轻了工作人员的负担。
2.4.2有利于藏书的吐故纳新
新陈代谢是一切生物系统、社会系统生存发展的客观规律之一。停止新陈代谢,系统就会老化、僵化,并最终解体。藏书系统作为一个社会系统,也必然遵循这一客观规律。只有不断吐故纳新,即在不断补充新书的同时,及时剔除陈旧老化,失去利用价值的“滞书”,才能保持藏书充满生机与活力,使整个藏书体系不断地完善,更加科学合理。
2.4.3有利于藏书的流通
据不完全统计,一个藏书量不足10万册的小型图书馆,在书库取一本书的平均时间为3～5分钟,而藏书量超过百万册的大型图书馆则要用15～30分钟。因此,通过藏书剔除工作有利于节省工作人员图书上架和读者的选书时间,加快图书流通的速度,提高图书的利用率
3 实现现实馆藏与虚拟馆藏的互补
随着出版的期刊日益增加,期刊的载体形式也由传统的印刷型向机读型发展。以光盘数据库和网络数据库为代表的全文电子期刊逐渐成为人们所喜欢的利用的重要载体。我国高校图书馆普遍购买了全文电子期刊数据库以及其他光盘版或网络的数据库,各类型的网络数据库成为数字化图书馆的虚拟馆藏。现实馆藏与虚拟馆藏在图书馆的文献收藏中占据着同样的位置,两者相互依存,相互补充,极大的丰富了图书馆的文献信息资料。
3.1电子期刊与印刷本期刊相比较的优点
(1)从检查和利用的角度看,电子期刊检查的途径多,速度快,检索方便。
(2)从占用的馆舍空间角度看,电子期刊的全文数据库节省馆藏空间。
(3)从资源共享角度看,电子期刊共享性强,不受复本量,馆藏地点,使用人数和开馆时间等条件的限制,多个读者可同时在网上下载,文献利用率高。
(4)从信息角度看,电子期刊专业面广,品种多,信息量大。
(5)从装订角度看,电子期刊不存在装订问题,节省财力,方便保存。
(6)从期刊的完整角度看,电子期刊完整有连续性,数据有备份,不宜丢失或损坏。
但是,电子期刊虽然有许多优点,它的阅读受设备,环境和技术条件等多方面条件的约束,有些期刊的彩图效果在电子文献中也无法显现,因此,在任何条件下,优秀的纸制期刊都是重要的文献资源,特别是纸制期刊文献永不会淘汰,它是高校图书馆文献资源建设的重要组成部分。
3.2现实馆藏与虚拟馆藏在图书馆的文献收藏中的地位
两者相互依存,相互补充。高校的现实馆藏和所拥有的印刷期刊,其订阅收藏的范围因坚持“特色、核心、新颖、全面为标准。收藏本院教学科研常用的期刊和读者利用率高的文献资源,而对那些利用率较低的文献资源,则可通过馆际互借,文献传递数据库服务以及虚拟馆藏资源而获得。我馆收藏的文献主要以轻化工类、特色类乳品专业、机械电子类及经济管理类等学科体系的馆藏。我院目前在新一轮的评估工作中更加注重信息科學、生命科学、环境科学等新学科和综合学科、交叉学科文献资源的建设,同时还要考虑具备适度的超前性,并以满足读者需求为目的,不断重组和完善。现在越来越多的期刊在印刷发行的同时还发行了电子版,对于印刷型期刊应以本院重点学科、优势学科为核心期刊兼以普遍学科的期刊,对那些理论性较强,利用率较低的相关专业,边缘学科、交叉学科的期刊则可以根据期刊的电子版数据库进行补充。
4 过期期刊保存应遵循的原则
4.1剔旧期刊的管理
剔旧的许多期刊的确在本院已经没有用了,但并不意味着完全的失去了价值,况且大部分的剔旧期刊中有一部分内容还是有许多学习和利用的价值。出于这种考虑和认识,我们在期刊剔旧管理方面做了很多工作,我们将剔旧下来的期刊文献不是以经济效益为目的,而是以发挥它的最大效用为最终目标,放弃了当废纸随便买钱的草率处理方法,抛开短浅的经济利益,采取了捐赠的方式处理了剔旧的部分期刊,有选择的把一些有关人文、科普、娱乐、科技、医疗、法制等方面的刊物无偿的赠给边远的农村学校和农村文化站。使剔旧期刊文献的价值得以再生,产生了良好的社会影响。
4.2过期期刊的保存原则
随着全文电子期刊数据库的发展及广泛应用,高校图书馆绝大部分纸质期刊的保存年限以五年为宜,少数的期刊可以存留十年,十年以上的纸质期刊可以全部剔除,如何确立不同类别过期期刊保存的年限,首先以文字为主,有电子版的文本期刊保存五年,其次,以彩色图谱为主的期刊,如美术艺术设计,服装设计、摄影、建筑艺术、医学图谱等,保存十年。再次,无电子版的期刊,保存二十年。按照以上期刊的管理方法,过期期刊的保存都是暂时的,当新的一年的期刊转为过期期刊后,最早的期刊就要剔除,年代较久的没有录入电子期刊库的个别期刊如需查阅的可通过馆际互借解决。对于电子期刊不熟悉的而又习惯于查阅印刷本期刊的读者,可以通过馆员咨询,参加讲座等形式,熟悉电子期刊。实践证明,期刊剔旧,在过期期刊管理工作中具有重要的意义。
参考文献
[1] 邱寄群,图书零增长理论在过期期刊管理中的应用,图书馆建设,2006(4)
[2] 王红,刘雪,对期刊馆藏文献建设的探讨,图书馆建设,2003(4)
[3] 姚佳梅,以高校合并为契机,做好剔旧文献捐赠工作,图书馆建设,2003(4)