论文部分内容阅读
2007年10月，我随北京市档案馆考察团对澳大利亚新南威尔士州档案馆、维多利亚州公共档案馆和新加坡国家档案馆进行了考察，澳新两国档案馆工作中的许多独到之处，给我留下了深刻印象。
新南威尔士州档案馆坐落在悉尼，由于时间关系，我们只参观了位于市中心的档案利用服务中心。中心主任艾伦·威斯特先生介绍说，澳大利亚原为土著人居住，1770年英国航海家詹姆斯·库克在澳洲东海岸登陆后，1787年英国便开始在澳洲建立分散的殖民区，档案馆最早的档案就始于那一时期。由于澳洲在近现代没有遇到战争的破坏，因此，自那以后的档案被完整保存了下来。
档案馆现有员工140名，6个库房，档案排架60公里，并以每年20%的速度增长着。依据该州档案法规定，档案馆负责管理历史档案和政府部门现行文件，文件在形成25-30年后进入档案馆并向社会开放。档案馆还负责政府部门档案人员的培训，并指导其开展文件的收集、移交、鉴定和销毁工作。文件中心在文件形成25年后进行鉴定，凡涉及州政府重要政策、决议以及人权、出生证等方面的材料都要移交档案馆，进馆文件约占全部文件的10%。文件进馆后还要进行再鉴定，真正作为档案永久保存的约占文件总数的5%。目前，该馆59%的档案已向社会开放，利用率高的档案被制成缩微片向社会提供利用。2006年，该馆档案查阅量为6万人次，利用率最高的是家族档案。
电子文件在澳洲具有法律地位。该馆现有3个电子文件管理系统，接收政府部门1980-2005年形成的纸制文件和电子文件。对2006年后形成的文件，档案馆只接收电子版。目前，该馆已将29%的档案进行了数字化处理，并同时进行照片档案扫描工作。扫描照片主要用于网上利用、举办展览以及需要购买的用户。2006年档案馆网站访问量为120万人次，家族史档案占网上利用的85%。让艾伦先生自豪的是，该洲600多个政府机关网站评比中，档案馆网站排名30位。目前电子文件的储存与管理是该馆面临的最大问题。
值得一提的是该馆对营造历史文化氛围的着意和匠心：阅览大厅的墙壁上挂着历史照片，玻璃门上印着历史地图，展览室的灯箱里陈列着历史资料，靠墙位置摆放着档案展版。进入阅览大厅和展览厅，浓郁的历史文化气息扑面而来，让人肃然起敬。
参观维多利亚州公共档案馆是一次愉快的经历。档案馆负责人大卫·布朗先生是个热情幽默的人，他如数家珍地介绍了我们感兴趣的一切。与国内档案馆阅览室沉稳、庄重的风格不同，该馆阅览大厅的设计十分别致：浅咖啡色的地毯，鹅黄色的桌面，橘黄色的椅子，乳白色的圆型图案随意地点缀在橘黄色的墙面上，使阅览大厅明亮而温馨。令人意外的是，阅览大厅实行“一国两制”：州档案馆的接待柜台位于大厅一侧，与之相对的是国家档案馆的接待柜台。布朗先生说，国家档案馆在这里存有5公里的档案。两馆接待人员在同一个阅览厅里和平相处，使人想到，澳洲人在档案管理上一定是讲求实效、控制成本的。
该馆成立于1973年，现有员工60名，档案排架85公里，每年经费1700万澳元，另有100名志愿者从事数据录入和档案整理工作。2006年，档案馆查阅量为6万人次，利用率最高的是城市发展档案和家族史档案。
在档案管理与保护方面，以人为本思想和安全保管档案得到了有机结合：条码技术的应用使档案人员随时掌握档案的位置和流向；档案库房除装有通风设备外，还安装了吸尘管道，工作人员只需将清扫的灰尘集中放在吸尘管口下方，吸尘管道便可在转瞬间将灰尘一扫而净。以上两项技术的应用，大大减轻了档案人员的工作量。档案保护工作也十分到位，档案装具尺寸完全依档案原件的大小而定，无论是卷筒的、平放的还是案卷式的，都是为了保证档案原件的完整性。档案库房大门通过IC卡进行控制，每个库房人员都有自己专属的IC卡，不同库房人员是无法交互进入库房的。档案缩微工作开展得并不普遍，只有使用率高的档案才会进入缩微范围，他们的理由是“档案缩微成本太高”。
此行最轻松的就是参观新加坡国家档案馆，在这里进行交流不存在语言障碍。该馆成立于1965年，有80余名专兼职工作人员，每年经费438万新元。档案馆下设文书、行政、口述历史、声像展览四个部门，由四名副馆长分别负责。与大多数档案馆不同的是，该馆纸制档案数量是按页计算的，档案排页长度10.8公里。该馆档案已全部实现了缩微化，纸制档案只留存最重要的部分，其余的则在制成缩微品后销毁。目前该馆缩微胶片已有28万盘，如果加上已制成缩微片而将原件销毁的那部分档案的话，该馆档案数量就远远不止10.8公里了。此外，该馆还有录像资料76620小时，照片档案38.8万张，数字影像200万张，数字视频9310小时，数字录音3997小时。档案信息化建设已具有一定规模，该馆的8个档案数据库分别存储着口述历史、纸制、图片、视听、人物、政治演讲、政府文件、蓝图八个方面的档案信息。从2000年开始，档案利用渠道由档案馆逐步转向互联网，2006年，档案馆网站访问量达140万人次，其中国外利用者16%，本国利用者84%。
口述历史抢救工作给我们留下了深刻印象。新加坡只有42年的建国历史，现存史料并不丰富，因此，该国对历史资料抢救工作非常重视。1979年，该馆建立了口述历史中心，由一名副馆长亲自挂帅。为保证口述历史抢救效果，档案馆在细微之处开动脑筋：开辟了专用演播室，室内家具摆放和装饰风格都尽可能贴近家庭，以使受访者尽快消除紧张、进入状态。迄今为止，档案馆已围绕20个主题形成了15000小时的录音资料和近4000小时的数字录音资料。受访者中，有国会议员、著名主持人、知名政界和文化界人士、重大事件亲历者等3000余人。口述史料对馆藏档案是一种有效的补充，在档案馆对外宣传、举办展览等工作中也发挥了重要作用。如今，该馆对口述历史抢救工作已形成了清晰的工作思路、明确的抢救范围和严格的操作程序，他们对口述历史方法论的研究、对口述历史资料管理探索、制订的《口述历史使用条例》，不仅规范了本馆的口述历史抢救工作，对其他国家开展这项工作也提供了新鲜经验。
档案馆展览工作也颇具特色。昭南福特车厂曾是二战时期英军向日军投降的地方，新加坡将其遗址交给档案馆用于开展爱国主义教育。该馆将遗址改造成“昭南福特车厂纪念馆”，并在此举办了“昭南时代：新加坡沦陷三年零八个月”的展览。展览集文物、档案、口述历史于一体，通过声、像、光、电和雕塑等技术手段，生动地讲述了二战时期新加坡所经历的黑暗的日治时代。档案馆人员对这个展览倾注了极大的热情和心血，展览馆的屋顶、墙壁、地面、玻璃窗都被用来展示文物、档案和史料，随处可见的照片、文件、地图和文物，使参观者仿佛进入了那个艰难岁月。展览还大量运用口述史料来加强真人真事的震撼力。为了吸引青少年，他们还制作了电子游戏“历史数字脑力挑战”，使青少年在娱乐中了解历史。丰富的历史资料，独具匠心的设计，不仅吸引了国内外游客，而且成为对青少年进行爱国主义教育的大课堂。走出展览馆，望着馆前那座以“和平”为题的立体书法雕塑，不禁心生万千的感慨。
几天的参观和考察，使我收获了很多，其中四点感受尤为深刻：
一是澳洲人在档案管理上的实事求是精神。为了节约管理成本，国家档案馆将部分档案存放在州档案馆中；两个级别不同的档案馆能够协商整合档案管理资源的问题并付诸实施，这在某种程度上体现了他们在管理理念上的成本意识和管理方法上的灵活性。
二是新加坡人对档案缩微工作的认识。档案缩微品具有法律效力是国际档案界的共识，但通常做法是：档案馆将纸制档案与缩微档案同时保存，并尽可能向利用者提供缩微档案以保护纸制档案。很少有档案馆以档案缩微品具有法律效力而将档案原件销毁。此举应是该馆的一大特色，也达到了节省馆藏空间的效果，但的确需要极大的勇气。
三是新加坡人对口述历史的重视。也许是由于国家历史的短暂，也许是基于记录历史的职业责任，他们对口述历史有着异乎寻常的热情，不仅将口述历史抢救部门作为档案馆四个主要部门之一，配备了得力的人员、精良的设备和专用的场所，而且由一名副馆长坐镇指挥，从而使这项工作顺利进行，并收获了累累硕果。
四是新加坡人在展览观念上的不拘一格。看过“昭南福特车厂纪念馆”展览后，你似乎不能简单地将其界定为一个档案展览，还是一个文物展览，或是一个图片展览。在这个展览上，不仅有档案，还有大量文物、报刊、图片、漫画、电子游戏、雕塑、口述历史录音录像，等等。从整体看，这只是一个由新加坡国家档案馆举办的反映二战期间新加坡沦陷史的专题展览。关注展览的主题和效果，而不在展品的类别和隶属关系上纠结，这是展览带给我的重要启示。 作者单位：北京市档案局
新南威尔士州档案馆坐落在悉尼，由于时间关系，我们只参观了位于市中心的档案利用服务中心。中心主任艾伦·威斯特先生介绍说，澳大利亚原为土著人居住，1770年英国航海家詹姆斯·库克在澳洲东海岸登陆后，1787年英国便开始在澳洲建立分散的殖民区，档案馆最早的档案就始于那一时期。由于澳洲在近现代没有遇到战争的破坏，因此，自那以后的档案被完整保存了下来。
档案馆现有员工140名，6个库房，档案排架60公里，并以每年20%的速度增长着。依据该州档案法规定，档案馆负责管理历史档案和政府部门现行文件，文件在形成25-30年后进入档案馆并向社会开放。档案馆还负责政府部门档案人员的培训，并指导其开展文件的收集、移交、鉴定和销毁工作。文件中心在文件形成25年后进行鉴定，凡涉及州政府重要政策、决议以及人权、出生证等方面的材料都要移交档案馆，进馆文件约占全部文件的10%。文件进馆后还要进行再鉴定，真正作为档案永久保存的约占文件总数的5%。目前，该馆59%的档案已向社会开放，利用率高的档案被制成缩微片向社会提供利用。2006年，该馆档案查阅量为6万人次，利用率最高的是家族档案。
电子文件在澳洲具有法律地位。该馆现有3个电子文件管理系统，接收政府部门1980-2005年形成的纸制文件和电子文件。对2006年后形成的文件，档案馆只接收电子版。目前，该馆已将29%的档案进行了数字化处理，并同时进行照片档案扫描工作。扫描照片主要用于网上利用、举办展览以及需要购买的用户。2006年档案馆网站访问量为120万人次，家族史档案占网上利用的85%。让艾伦先生自豪的是，该洲600多个政府机关网站评比中，档案馆网站排名30位。目前电子文件的储存与管理是该馆面临的最大问题。
值得一提的是该馆对营造历史文化氛围的着意和匠心：阅览大厅的墙壁上挂着历史照片，玻璃门上印着历史地图，展览室的灯箱里陈列着历史资料，靠墙位置摆放着档案展版。进入阅览大厅和展览厅，浓郁的历史文化气息扑面而来，让人肃然起敬。
参观维多利亚州公共档案馆是一次愉快的经历。档案馆负责人大卫·布朗先生是个热情幽默的人，他如数家珍地介绍了我们感兴趣的一切。与国内档案馆阅览室沉稳、庄重的风格不同，该馆阅览大厅的设计十分别致：浅咖啡色的地毯，鹅黄色的桌面，橘黄色的椅子，乳白色的圆型图案随意地点缀在橘黄色的墙面上，使阅览大厅明亮而温馨。令人意外的是，阅览大厅实行“一国两制”：州档案馆的接待柜台位于大厅一侧，与之相对的是国家档案馆的接待柜台。布朗先生说，国家档案馆在这里存有5公里的档案。两馆接待人员在同一个阅览厅里和平相处，使人想到，澳洲人在档案管理上一定是讲求实效、控制成本的。
该馆成立于1973年，现有员工60名，档案排架85公里，每年经费1700万澳元，另有100名志愿者从事数据录入和档案整理工作。2006年，档案馆查阅量为6万人次，利用率最高的是城市发展档案和家族史档案。
在档案管理与保护方面，以人为本思想和安全保管档案得到了有机结合：条码技术的应用使档案人员随时掌握档案的位置和流向；档案库房除装有通风设备外，还安装了吸尘管道，工作人员只需将清扫的灰尘集中放在吸尘管口下方，吸尘管道便可在转瞬间将灰尘一扫而净。以上两项技术的应用，大大减轻了档案人员的工作量。档案保护工作也十分到位，档案装具尺寸完全依档案原件的大小而定，无论是卷筒的、平放的还是案卷式的，都是为了保证档案原件的完整性。档案库房大门通过IC卡进行控制，每个库房人员都有自己专属的IC卡，不同库房人员是无法交互进入库房的。档案缩微工作开展得并不普遍，只有使用率高的档案才会进入缩微范围，他们的理由是“档案缩微成本太高”。
此行最轻松的就是参观新加坡国家档案馆，在这里进行交流不存在语言障碍。该馆成立于1965年，有80余名专兼职工作人员，每年经费438万新元。档案馆下设文书、行政、口述历史、声像展览四个部门，由四名副馆长分别负责。与大多数档案馆不同的是，该馆纸制档案数量是按页计算的，档案排页长度10.8公里。该馆档案已全部实现了缩微化，纸制档案只留存最重要的部分，其余的则在制成缩微品后销毁。目前该馆缩微胶片已有28万盘，如果加上已制成缩微片而将原件销毁的那部分档案的话，该馆档案数量就远远不止10.8公里了。此外，该馆还有录像资料76620小时，照片档案38.8万张，数字影像200万张，数字视频9310小时，数字录音3997小时。档案信息化建设已具有一定规模，该馆的8个档案数据库分别存储着口述历史、纸制、图片、视听、人物、政治演讲、政府文件、蓝图八个方面的档案信息。从2000年开始，档案利用渠道由档案馆逐步转向互联网，2006年，档案馆网站访问量达140万人次，其中国外利用者16%，本国利用者84%。
口述历史抢救工作给我们留下了深刻印象。新加坡只有42年的建国历史，现存史料并不丰富，因此，该国对历史资料抢救工作非常重视。1979年，该馆建立了口述历史中心，由一名副馆长亲自挂帅。为保证口述历史抢救效果，档案馆在细微之处开动脑筋：开辟了专用演播室，室内家具摆放和装饰风格都尽可能贴近家庭，以使受访者尽快消除紧张、进入状态。迄今为止，档案馆已围绕20个主题形成了15000小时的录音资料和近4000小时的数字录音资料。受访者中，有国会议员、著名主持人、知名政界和文化界人士、重大事件亲历者等3000余人。口述史料对馆藏档案是一种有效的补充，在档案馆对外宣传、举办展览等工作中也发挥了重要作用。如今，该馆对口述历史抢救工作已形成了清晰的工作思路、明确的抢救范围和严格的操作程序，他们对口述历史方法论的研究、对口述历史资料管理探索、制订的《口述历史使用条例》，不仅规范了本馆的口述历史抢救工作，对其他国家开展这项工作也提供了新鲜经验。
档案馆展览工作也颇具特色。昭南福特车厂曾是二战时期英军向日军投降的地方，新加坡将其遗址交给档案馆用于开展爱国主义教育。该馆将遗址改造成“昭南福特车厂纪念馆”，并在此举办了“昭南时代：新加坡沦陷三年零八个月”的展览。展览集文物、档案、口述历史于一体，通过声、像、光、电和雕塑等技术手段，生动地讲述了二战时期新加坡所经历的黑暗的日治时代。档案馆人员对这个展览倾注了极大的热情和心血，展览馆的屋顶、墙壁、地面、玻璃窗都被用来展示文物、档案和史料，随处可见的照片、文件、地图和文物，使参观者仿佛进入了那个艰难岁月。展览还大量运用口述史料来加强真人真事的震撼力。为了吸引青少年，他们还制作了电子游戏“历史数字脑力挑战”，使青少年在娱乐中了解历史。丰富的历史资料，独具匠心的设计，不仅吸引了国内外游客，而且成为对青少年进行爱国主义教育的大课堂。走出展览馆，望着馆前那座以“和平”为题的立体书法雕塑，不禁心生万千的感慨。
几天的参观和考察，使我收获了很多，其中四点感受尤为深刻：
一是澳洲人在档案管理上的实事求是精神。为了节约管理成本，国家档案馆将部分档案存放在州档案馆中；两个级别不同的档案馆能够协商整合档案管理资源的问题并付诸实施，这在某种程度上体现了他们在管理理念上的成本意识和管理方法上的灵活性。
二是新加坡人对档案缩微工作的认识。档案缩微品具有法律效力是国际档案界的共识，但通常做法是：档案馆将纸制档案与缩微档案同时保存，并尽可能向利用者提供缩微档案以保护纸制档案。很少有档案馆以档案缩微品具有法律效力而将档案原件销毁。此举应是该馆的一大特色，也达到了节省馆藏空间的效果，但的确需要极大的勇气。
三是新加坡人对口述历史的重视。也许是由于国家历史的短暂，也许是基于记录历史的职业责任，他们对口述历史有着异乎寻常的热情，不仅将口述历史抢救部门作为档案馆四个主要部门之一，配备了得力的人员、精良的设备和专用的场所，而且由一名副馆长坐镇指挥，从而使这项工作顺利进行，并收获了累累硕果。
四是新加坡人在展览观念上的不拘一格。看过“昭南福特车厂纪念馆”展览后，你似乎不能简单地将其界定为一个档案展览，还是一个文物展览，或是一个图片展览。在这个展览上，不仅有档案，还有大量文物、报刊、图片、漫画、电子游戏、雕塑、口述历史录音录像，等等。从整体看，这只是一个由新加坡国家档案馆举办的反映二战期间新加坡沦陷史的专题展览。关注展览的主题和效果，而不在展品的类别和隶属关系上纠结，这是展览带给我的重要启示。 作者单位：北京市档案局