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【摘 要】高校少数民族预科教学档案管理的精细化过程与便捷化途径，是档案管理工作链上的重要环节。文章从高校预科教学档案管理精细化过程与便捷化途径的技术层级和预科图示等方面，对其客观存在的基本流程、特殊性及技术层级进行探讨。
【关键词】教学档案；精细化；便捷化；技术层级；图示
【中图分类号】G647.24；G271【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）07-0162-03
高校少数民族预科教学档案管理的精细化过程与便捷化途径，是档案管理工作链上的重要环节。笔者根据多年在预科部的档案管理工作经历，对其客观存在的基本流程、特殊性及技术层级进行分析与探讨。
1 高校预科教学档案管理精细化过程的技术层级
教学档案管理精细化观点的提出，并非针对高级层次的技术攻关，而是为基础管理的建设与研究梳理脉络。就档案管理研究来说，在前人汗牛充栋的成果与文献中，所谓的创新空间已经十分有限，精细化过程即为力求解决“为研究而研究”的老生常谈怪圈。无论是广义还是狭义，宏观还是微观，从一般到具体，档案管理研究都应该在已有权威论断和科学成果的指导之下完成各有所需的形而下建设，而不是为了功利目的无病呻吟地写出形形色色的劣质文章，因为这样往往得不出实质性意义的形而上成果。
高校少数民族预科部与常规四年制教学板块相比，确实存在明显的不同之处，其教学档案管理工作具有自身的特殊性，但同样适应精细化过程的各项指标与条件。档案管理优化升级，在基础层级是一套专属性“加减法”，后续工作主要是保持和调整，因为已有成果完全能够满足工作需求。笔者在高校少数民族预科部工作多年，摸索出一套行之有效的教学档案管理精细化过程的技术层级框架。
1.1 基础教学过程中各类材料的档案化凝练与管理
基础教学过程具有直观性、丰富性和非确定性的特点，对其进行档案化提炼需要一定条件。首先是感性过程的文字记录形成。它需要档案建设者进行定向调研，并创设记录材料的生成渠道，除了建档者自主撰写外，还务必搭建由当事各方自觉生成材料的平台或者环境，以充分体现客观公正，同时也保障了档案化的可持续性。其次是遴选或者筛查机制的刚性存在。它需要具备良好的档案学科研视野和学术能量，通过对大量已成文案的材料进行归类，迅速去伪存真、去粗存精，提升档案的可靠性。再次是档案化过程的层级建设及其保存制度。档案化凝练与管理要求精炼高效，大量的单元工作仅为条目性的简练记录，对查询者的时效性太长。比如，基础教学过程当事人在多年后需要查询相关记录，仅有条目难以获取完整的佐证。如果在建档之初，就形成责任明确的分级分层保存渠道，那么档案就能经得起时间考验，能够为查询者及相关工作提供更好的支持。同时，这种以分工协作为特征的制度环境又能积极促进基础教学过程中各类材料的档案化凝练。
基础教学材料的档案化凝练是教学单位最为核心的工作，同时也是一项十分繁琐复杂的“细致活”，需要付出大量时间和努力才能形成档案凝练的运作链条。因此，仅凭一两个专职或兼职岗位人员来做，很难达到预期效果，它需要整个基础教学过程的当事人和相关参与者共同建设，才有可能达成档案化凝练与管理的良性循环，实现服务教学、助力专业学科建设与人才培养的重要目标。
1.2 教学研究与教学检查过程中各类材料的档案化凝练与管理
教学研究与教学检查的材料档案化凝练有两种不同情况：一是有些高校的少数民族预科部师生人数较多，根据实际工作需要发展成预科学院，其基本建制与常规的教学系部差不多，根据课程的相近原则建立起了教研室。教学研究与教学检查活动一般都具有规模效应，对相关材料的档案化需要有更细致的分析与梳理，它考驗档案管理人员的专业素养。如果存在某一环节上的疏忽或失误，就会对整个过程的档案化凝练产生不良影响。二是在规模较小的少数民族预科部配置相应的教研组。在这样的单位，人数虽然不多，但常规工作一件都不会少，教学研究与教学检查过程形成的材料都值得珍视和提炼。
教学研究除了筛选可以量化的材料外，还要对教学研究活动予以特别关注。在一年制的预科教学单位，教学研究成果的连续性往往不是通过师生写了多少文章、做了多少课题来完成，而是通过一个又一个年份的数学来印证，其灵活性与亚稳定性正是其价值所在。
1.3 围绕教学需要的各类软硬件建设材料的档案化凝练与管理
预科部的常规教学中，需要用到实验室时，通常采取与其他常规教学系部的共享实验室的方式，不会单独设置。在硬件建设的档案材料凝练和整理中，应注重使用情况及成果的产生过程与结果，与兄弟院系的教学互动也是一个考量指标。
因课时、交通等制约，预科部的田野教学往往采取统一安排、集体行动的方式，比如爱国主义教学基地建设、少数民族文化体验园建设等。这方面的材料一般不会太复杂，所涉及的基础设施共建（校方与地方）和经费开支的情况要上升为制度依据，以便规范化并具有参照性，充分体现预科办学的效益性。只有形成档案材料后，才可以经得起时间的检验。具体活动的成效作为常规考量的要件，档案化凝练势在必行。
1.4 重大教学目标或重大教学标准化体系建设过程各类材料的档案化凝练与管理
在一年制的教学框架内，虽然重大教学目标或重大教学标准化体系建设的情况不常发生，但是如果面临规模改制或者接受高级别的综合检查，如此层级的工作必然步入进程。在重大教学目标或重大教学标准化体系建设启动之初，要密切跟进档案凝练。对于参与进程的每一个当事人，除了即时性的实体工作之外，同时也是该项实体工作的档案材料及时生成与搜集整理的第一责任人。围绕着重大教学目标或重大教学标准化体系建设的繁杂工作，单靠一两个档案工作人员来跟进是不现实的，必须人人参与，共同建设，才有可能保证档案凝练过程的客观真实性和完整性。
2 高校预科教学档案管理便捷化途径的技术层级 在教学档案管理精细化过程中，便捷化途径是一个水到渠成的基础工作。从观念到操作各个环节如果都能以形而下的技术细节完成有序、有效的整体联动，那么档案管理者再也不用纠结于千篇一律的理论总结，而是专注于工作环境的改良，此时教学档案管理的服务性本质以常规建设要件的面貌呈现，它的重要价值才真正落到实处。笔者以为，高校预科教学档案管理作为一种功能性的手段和结果发生作用，同样来自于科学的技术层级。
与上述档案化凝练过程相适应，首先开展服务于基础教学过程的便捷化建设。要让繁琐的档案管理工作实现便捷高效，建档之初就避免将一切工作推给电脑的做法。电脑和互联网空间发展起来以后，很多人无论是办实事还是写文章，都要通过电脑和互联网空间来开展信息平台建设。但在实际工作中，却没有清晰的思路。如果要检查其成果，有的人就给输出几张表格，一大堆数字后面根本没有具体的空间数据链接，完全体现不出档案化的凝练，产生不了任何档案价值。事实上，基础教学档案异常丰富，即使做了空间数据链接，也只能记录材料的时间、方位、影响力评价和时效性。如果要将浩如烟海的材料通过影音、图片、文字的途径存放于电脑或互联网，费时费力，在教学单位专职档案人手不多，各类材料的密级、重要程度不高的情况下，如此费尽周折与效益难成正比。便捷化不是将所有材料一览无余地展现在互联网，否则会带来泛档案化的材料信任危机，这不仅涉及互联网的安全问题，还会涉及权威考核体系问题、档案来源及生成管道问题，以及事后论证、政策变迁连带复评和补充建设等一系列问题。因此，高校预科教学档案管理离不开档案室的硬件建设。
有了强大的硬件支撑，档案管理便捷化建设就具备了关键条件。数据化不是电脑的专利，它们可以用经久耐用的材料制作成标牌，镶嵌在档案室大门内面，所到之处，一目了然。密级较高的档案指示标牌，则固定放在只有档案管理者才能触及的地方。所有这些，都省去了通过电脑查找的过程。电脑作为一种工具，最大的作用是备用、备忘，它替代不了实体工作的可靠性功能。
档案室硬件建设完成后，接下来的工作迎刃而解。服务于教学研究与教学检查过程的便捷化建设、服务于围绕教学需要的各类软硬件建设（含实验室建设、见习基地建设等）过程的便捷化建设、服务于瞄准重大教学目标或重大教学标准化体系建设过程的便捷化建设等环节的工作，虽然过程各异，但在建成档案后具有同一性。它们各自的密级和重要性，是根据单位总体建设的需要和档案管理者的专业敏锐度而形成的。
3 高校教学档案管理精细化与便捷化技术层级的“预科图示”
高校教学档案管理精细化与便捷化的技术层级是一种客观必然的工作需要和科学规范，它的系统性与舒适度可以通过图示的方式概览。本文设计的是四年制常规教学系部的档案生成与管理路线图（如图1所示），并将其定义为“基础模式”。
少数民族预科部教学档案管理的效能性过程存在与常规四年制教学板块不太相同的地方，形成特定的“预科图示”。该图示是在“基础模式”图示的架构上形成的，具体内容包括“基础模式”+（少数民族预科部生源材料档案化+民族政策与招生制度材料档案化+少数民族预科部学生毕业与分流材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部后的表现材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部后再回到预科部协助相关工作的材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部毕业后的去向材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部毕业后在工作岗位的突出业绩材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部毕业后再回馈母校的材料档案化）。
两个图示相比，“预科图示”中的基本要素与“基础模式”图示之间的区别比较显形，“预科图示”主要涉及“少数民族”这一个关键要素。高校人才培养与国家大政方针密不可分，对于少数民族的政策扶持，教育权利的保障从来都是不可或缺的重要环节，而少数民族预科部则更进一步强化了这种环节建设。所以，少数民族预科部的材料档案化过程，应该充分体现这一特色。
4 结语
高校预科教学档案管理的精细化过程与便捷化途径的技术层级并非刻意主观臆造，它是保障教学主体健康有序运行的机制性需要，是常规教学工作成果完整性、一般性固化的必要手段和基本渠道。本文所述技术层级的构想，始终将关注焦点锁定在具体操作和基础实践的层次，规避了空乏其词和抽象理论。主要目的是让创新建立在实实在在的技术实战基础上。当然，由于笔者才疏学浅，关于预科教学档案管理的精细化过程与便捷化途径的技术层级这样的重大议题，只能浅尝辄止，借此抛砖引玉，期待更多妙文良策，开创一个更好的将来。
参 考 文 献
[1]乔硕功，吴青霞，何艳平，等.湖南高校档案管理研究与实践[M].第1辑.长沙：中南大学出版社，2017.
[2]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].第2版.北京：中国人民大学出版社有限公司，2017.
[3]吴晓红.档案工作综合实践教程[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2017.
[4]谢方.数字音像档案研究与开发应用[M].北京：中国广播电视出版社，2017.
[5]万英.科技档案标准化手册[M].北京：中国质检出版社，2017.
[6]李莹.办公室秘书实务研究[M].长春：吉林大学出版社，2017.
[7]李正春.办公室工作：案例、方法与技巧[M].第2版.广州：暨南大学出版社，2017.
[8]王守福.秘书学概论[M].北京：北京师范大学出版社，2017.
[責任编辑：陈泽琦]
【关键词】教学档案；精细化；便捷化；技术层级；图示
【中图分类号】G647.24；G271【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）07-0162-03
高校少数民族预科教学档案管理的精细化过程与便捷化途径，是档案管理工作链上的重要环节。笔者根据多年在预科部的档案管理工作经历，对其客观存在的基本流程、特殊性及技术层级进行分析与探讨。
1 高校预科教学档案管理精细化过程的技术层级
教学档案管理精细化观点的提出，并非针对高级层次的技术攻关，而是为基础管理的建设与研究梳理脉络。就档案管理研究来说，在前人汗牛充栋的成果与文献中，所谓的创新空间已经十分有限，精细化过程即为力求解决“为研究而研究”的老生常谈怪圈。无论是广义还是狭义，宏观还是微观，从一般到具体，档案管理研究都应该在已有权威论断和科学成果的指导之下完成各有所需的形而下建设，而不是为了功利目的无病呻吟地写出形形色色的劣质文章，因为这样往往得不出实质性意义的形而上成果。
高校少数民族预科部与常规四年制教学板块相比，确实存在明显的不同之处，其教学档案管理工作具有自身的特殊性，但同样适应精细化过程的各项指标与条件。档案管理优化升级，在基础层级是一套专属性“加减法”，后续工作主要是保持和调整，因为已有成果完全能够满足工作需求。笔者在高校少数民族预科部工作多年，摸索出一套行之有效的教学档案管理精细化过程的技术层级框架。
1.1 基础教学过程中各类材料的档案化凝练与管理
基础教学过程具有直观性、丰富性和非确定性的特点，对其进行档案化提炼需要一定条件。首先是感性过程的文字记录形成。它需要档案建设者进行定向调研，并创设记录材料的生成渠道，除了建档者自主撰写外，还务必搭建由当事各方自觉生成材料的平台或者环境，以充分体现客观公正，同时也保障了档案化的可持续性。其次是遴选或者筛查机制的刚性存在。它需要具备良好的档案学科研视野和学术能量，通过对大量已成文案的材料进行归类，迅速去伪存真、去粗存精，提升档案的可靠性。再次是档案化过程的层级建设及其保存制度。档案化凝练与管理要求精炼高效，大量的单元工作仅为条目性的简练记录，对查询者的时效性太长。比如，基础教学过程当事人在多年后需要查询相关记录，仅有条目难以获取完整的佐证。如果在建档之初，就形成责任明确的分级分层保存渠道，那么档案就能经得起时间考验，能够为查询者及相关工作提供更好的支持。同时，这种以分工协作为特征的制度环境又能积极促进基础教学过程中各类材料的档案化凝练。
基础教学材料的档案化凝练是教学单位最为核心的工作，同时也是一项十分繁琐复杂的“细致活”，需要付出大量时间和努力才能形成档案凝练的运作链条。因此，仅凭一两个专职或兼职岗位人员来做，很难达到预期效果，它需要整个基础教学过程的当事人和相关参与者共同建设，才有可能达成档案化凝练与管理的良性循环，实现服务教学、助力专业学科建设与人才培养的重要目标。
1.2 教学研究与教学检查过程中各类材料的档案化凝练与管理
教学研究与教学检查的材料档案化凝练有两种不同情况：一是有些高校的少数民族预科部师生人数较多，根据实际工作需要发展成预科学院，其基本建制与常规的教学系部差不多，根据课程的相近原则建立起了教研室。教学研究与教学检查活动一般都具有规模效应，对相关材料的档案化需要有更细致的分析与梳理，它考驗档案管理人员的专业素养。如果存在某一环节上的疏忽或失误，就会对整个过程的档案化凝练产生不良影响。二是在规模较小的少数民族预科部配置相应的教研组。在这样的单位，人数虽然不多，但常规工作一件都不会少，教学研究与教学检查过程形成的材料都值得珍视和提炼。
教学研究除了筛选可以量化的材料外，还要对教学研究活动予以特别关注。在一年制的预科教学单位，教学研究成果的连续性往往不是通过师生写了多少文章、做了多少课题来完成，而是通过一个又一个年份的数学来印证，其灵活性与亚稳定性正是其价值所在。
1.3 围绕教学需要的各类软硬件建设材料的档案化凝练与管理
预科部的常规教学中，需要用到实验室时，通常采取与其他常规教学系部的共享实验室的方式，不会单独设置。在硬件建设的档案材料凝练和整理中，应注重使用情况及成果的产生过程与结果，与兄弟院系的教学互动也是一个考量指标。
因课时、交通等制约，预科部的田野教学往往采取统一安排、集体行动的方式，比如爱国主义教学基地建设、少数民族文化体验园建设等。这方面的材料一般不会太复杂，所涉及的基础设施共建（校方与地方）和经费开支的情况要上升为制度依据，以便规范化并具有参照性，充分体现预科办学的效益性。只有形成档案材料后，才可以经得起时间的检验。具体活动的成效作为常规考量的要件，档案化凝练势在必行。
1.4 重大教学目标或重大教学标准化体系建设过程各类材料的档案化凝练与管理
在一年制的教学框架内，虽然重大教学目标或重大教学标准化体系建设的情况不常发生，但是如果面临规模改制或者接受高级别的综合检查，如此层级的工作必然步入进程。在重大教学目标或重大教学标准化体系建设启动之初，要密切跟进档案凝练。对于参与进程的每一个当事人，除了即时性的实体工作之外，同时也是该项实体工作的档案材料及时生成与搜集整理的第一责任人。围绕着重大教学目标或重大教学标准化体系建设的繁杂工作，单靠一两个档案工作人员来跟进是不现实的，必须人人参与，共同建设，才有可能保证档案凝练过程的客观真实性和完整性。
2 高校预科教学档案管理便捷化途径的技术层级 在教学档案管理精细化过程中，便捷化途径是一个水到渠成的基础工作。从观念到操作各个环节如果都能以形而下的技术细节完成有序、有效的整体联动，那么档案管理者再也不用纠结于千篇一律的理论总结，而是专注于工作环境的改良，此时教学档案管理的服务性本质以常规建设要件的面貌呈现，它的重要价值才真正落到实处。笔者以为，高校预科教学档案管理作为一种功能性的手段和结果发生作用，同样来自于科学的技术层级。
与上述档案化凝练过程相适应，首先开展服务于基础教学过程的便捷化建设。要让繁琐的档案管理工作实现便捷高效，建档之初就避免将一切工作推给电脑的做法。电脑和互联网空间发展起来以后，很多人无论是办实事还是写文章，都要通过电脑和互联网空间来开展信息平台建设。但在实际工作中，却没有清晰的思路。如果要检查其成果，有的人就给输出几张表格，一大堆数字后面根本没有具体的空间数据链接，完全体现不出档案化的凝练，产生不了任何档案价值。事实上，基础教学档案异常丰富，即使做了空间数据链接，也只能记录材料的时间、方位、影响力评价和时效性。如果要将浩如烟海的材料通过影音、图片、文字的途径存放于电脑或互联网，费时费力，在教学单位专职档案人手不多，各类材料的密级、重要程度不高的情况下，如此费尽周折与效益难成正比。便捷化不是将所有材料一览无余地展现在互联网，否则会带来泛档案化的材料信任危机，这不仅涉及互联网的安全问题，还会涉及权威考核体系问题、档案来源及生成管道问题，以及事后论证、政策变迁连带复评和补充建设等一系列问题。因此，高校预科教学档案管理离不开档案室的硬件建设。
有了强大的硬件支撑，档案管理便捷化建设就具备了关键条件。数据化不是电脑的专利，它们可以用经久耐用的材料制作成标牌，镶嵌在档案室大门内面，所到之处，一目了然。密级较高的档案指示标牌，则固定放在只有档案管理者才能触及的地方。所有这些，都省去了通过电脑查找的过程。电脑作为一种工具，最大的作用是备用、备忘，它替代不了实体工作的可靠性功能。
档案室硬件建设完成后，接下来的工作迎刃而解。服务于教学研究与教学检查过程的便捷化建设、服务于围绕教学需要的各类软硬件建设（含实验室建设、见习基地建设等）过程的便捷化建设、服务于瞄准重大教学目标或重大教学标准化体系建设过程的便捷化建设等环节的工作，虽然过程各异，但在建成档案后具有同一性。它们各自的密级和重要性，是根据单位总体建设的需要和档案管理者的专业敏锐度而形成的。
3 高校教学档案管理精细化与便捷化技术层级的“预科图示”
高校教学档案管理精细化与便捷化的技术层级是一种客观必然的工作需要和科学规范，它的系统性与舒适度可以通过图示的方式概览。本文设计的是四年制常规教学系部的档案生成与管理路线图（如图1所示），并将其定义为“基础模式”。
少数民族预科部教学档案管理的效能性过程存在与常规四年制教学板块不太相同的地方，形成特定的“预科图示”。该图示是在“基础模式”图示的架构上形成的，具体内容包括“基础模式”+（少数民族预科部生源材料档案化+民族政策与招生制度材料档案化+少数民族预科部学生毕业与分流材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部后的表现材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部后再回到预科部协助相关工作的材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部毕业后的去向材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部毕业后在工作岗位的突出业绩材料档案化+少数民族预科部学生分流到常规教学系部毕业后再回馈母校的材料档案化）。
两个图示相比，“预科图示”中的基本要素与“基础模式”图示之间的区别比较显形，“预科图示”主要涉及“少数民族”这一个关键要素。高校人才培养与国家大政方针密不可分，对于少数民族的政策扶持，教育权利的保障从来都是不可或缺的重要环节，而少数民族预科部则更进一步强化了这种环节建设。所以，少数民族预科部的材料档案化过程，应该充分体现这一特色。
4 结语
高校预科教学档案管理的精细化过程与便捷化途径的技术层级并非刻意主观臆造，它是保障教学主体健康有序运行的机制性需要，是常规教学工作成果完整性、一般性固化的必要手段和基本渠道。本文所述技术层级的构想，始终将关注焦点锁定在具体操作和基础实践的层次，规避了空乏其词和抽象理论。主要目的是让创新建立在实实在在的技术实战基础上。当然，由于笔者才疏学浅，关于预科教学档案管理的精细化过程与便捷化途径的技术层级这样的重大议题，只能浅尝辄止，借此抛砖引玉，期待更多妙文良策，开创一个更好的将来。
参 考 文 献
[1]乔硕功，吴青霞，何艳平，等.湖南高校档案管理研究与实践[M].第1辑.长沙：中南大学出版社，2017.
[2]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].第2版.北京：中国人民大学出版社有限公司，2017.
[3]吴晓红.档案工作综合实践教程[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2017.
[4]谢方.数字音像档案研究与开发应用[M].北京：中国广播电视出版社，2017.
[5]万英.科技档案标准化手册[M].北京：中国质检出版社，2017.
[6]李莹.办公室秘书实务研究[M].长春：吉林大学出版社，2017.
[7]李正春.办公室工作：案例、方法与技巧[M].第2版.广州：暨南大学出版社，2017.
[8]王守福.秘书学概论[M].北京：北京师范大学出版社，2017.
[責任编辑：陈泽琦]