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测绘业是国民经济和社会发展的一个不可缺少的基础性、先行性行业，测绘活动中产生的测绘档案是国家档案的重要组成部分，它广泛地服务于城市规划、设计、建设与管理中的各个领域。为适应城市飞速发展的需要，必须建立一个科学和规范的测绘档案信息管理系统。
一、 建立测绘档案信息管理系统的目的和功能
测绘档案是指在测绘生产、科研、建设与管理中形成的应当保存的各种形式和载体的原始记录，按测量类型可分大地测量档案、摄影测量档案和地形测量档案，它包括方案设计、技术文件、原始记录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等。
建立适合测绘档案管理的信息管理系统，就是通过利用计算机建立起能反映城市地形、地貌、基础设施设置及地下管网布局的数据库，实现城市测绘信息集中统一管理和资源共享。测绘档案信息管理系统的建立，不但可以充分利用现有档案资源，提高测绘信息获取的精度，完善获取的手段，提高利用效率和管理水平，而且能够为城市规划、建设、管理提供及时、准确、可靠的参考依据，便于对城市基础设施进行分析、统计，从而增强政府部门的宏观调控能力，解决城市建设与人民生活息息相关的实际问题，更加充分地发挥测绘档案的重要作用。
系统的基本功能：
1、 数据录入：包括原有地图的数字化、外业数据的输入、坐标数据和属性数据的输入，以及进行系统数据交换等等。
2、 数据检索：包括指定图号或任意区域的检索，在指定图形中对实体进行检索，数据库有关数据项的逻辑运算检索等，以方便利用者的查询和利用。
3、 数据分析与处理：包括测绘与统计计算，坐标投影变换，图形的分幅、修改、接边、叠加等。
4、 数据输出：包括高程和坐标等数据文件、报表、专题圖件、标准图和任意比例尺图等的输出。
5、 数据库维护和管理：包括数据文件、图形实体与属性的一致性检查和维护，系统数据的更新和备份等管理。
二、 建立测绘档案信息管理系统所需的条件
建立测绘档案信息管理系统是一项技术复杂、要求高、难度大、但又具有极大的使用价值的系统工程，需要遵循国家及测绘管理行业有关的技术标准和规程；需要对原始数据进行组织与规划，如对地下管线进行普查和建档，需要建立测绘信息采集、处理、建库与传递的规范；还需要按照软件工程的要求，设计计算机应用程序等等。因此，必须创造一定的内部环境与外部条件。
1、 工作人员要具有过硬的专业技能和一定的计算机知识和操作能力。因此，必须注重人才的引进和培养，进行在职人员的业务培训和知识更新，培养一批优秀的“复合型”人才，以适应信息管理系统建设的需要。
2、 软、硬件必须符合需要。计算机主机配置要求奔腾系列、64M内存、20G硬盘以上微机，还要有相应的输入设备（如全站仪、电子手簿、数字化仪、扫描仪等）和输出设备（如绘图仪、打印机等）。操作系统使用Windows9x系统或windowsXP。数据库管理需采用关系型数据库，普及型的有Foxbase、Sybase、Infomax等。软件平台的选用，可根据系统需要，并综合软件的性能、价格及可二次开发性，选择合适的作为开发平台，如以CAD为开发平台的南方测绘软件。目前较为成熟的GIS软件，有Mapinfo、Genamap和我国自行研制的Citystar等。
三、 建立测绘档案信息管理系统的过程
1、 采集原始数据。一是利用全站仪和电子手簿把实地测绘的数据，输入计算机进行编辑，然后整理成图。二是通过数字化仪，将原有地形图矢量化，转换成数据文件输入计算机，可以有效地利用原有档案，避免重复工作。三是用扫描仪将原有图纸直接扫描进计算机。它主要适用于要求精度不高的规划图、征地图等。
2、 建立测绘信息管理系统。对数字化后的原始数据，经过绘图软件进行编辑、整理和修饰，建立图形数据库。然后再将每个工程的名称、位置、工程概况、属性特征等相关信息，输入计算机，建立属性数据库。这样就具备了建立测绘档案信息管理系统的数据基础，最后，在图形数据库和属性数据库之间建立关联，使它们互相对应，这样就形成了一个比较完整的测绘档案信息管理系统。
一、 建立测绘档案信息管理系统的目的和功能
测绘档案是指在测绘生产、科研、建设与管理中形成的应当保存的各种形式和载体的原始记录，按测量类型可分大地测量档案、摄影测量档案和地形测量档案，它包括方案设计、技术文件、原始记录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等。
建立适合测绘档案管理的信息管理系统，就是通过利用计算机建立起能反映城市地形、地貌、基础设施设置及地下管网布局的数据库，实现城市测绘信息集中统一管理和资源共享。测绘档案信息管理系统的建立，不但可以充分利用现有档案资源，提高测绘信息获取的精度，完善获取的手段，提高利用效率和管理水平，而且能够为城市规划、建设、管理提供及时、准确、可靠的参考依据，便于对城市基础设施进行分析、统计，从而增强政府部门的宏观调控能力，解决城市建设与人民生活息息相关的实际问题，更加充分地发挥测绘档案的重要作用。
系统的基本功能：
1、 数据录入：包括原有地图的数字化、外业数据的输入、坐标数据和属性数据的输入，以及进行系统数据交换等等。
2、 数据检索：包括指定图号或任意区域的检索，在指定图形中对实体进行检索，数据库有关数据项的逻辑运算检索等，以方便利用者的查询和利用。
3、 数据分析与处理：包括测绘与统计计算，坐标投影变换，图形的分幅、修改、接边、叠加等。
4、 数据输出：包括高程和坐标等数据文件、报表、专题圖件、标准图和任意比例尺图等的输出。
5、 数据库维护和管理：包括数据文件、图形实体与属性的一致性检查和维护，系统数据的更新和备份等管理。
二、 建立测绘档案信息管理系统所需的条件
建立测绘档案信息管理系统是一项技术复杂、要求高、难度大、但又具有极大的使用价值的系统工程，需要遵循国家及测绘管理行业有关的技术标准和规程；需要对原始数据进行组织与规划，如对地下管线进行普查和建档，需要建立测绘信息采集、处理、建库与传递的规范；还需要按照软件工程的要求，设计计算机应用程序等等。因此，必须创造一定的内部环境与外部条件。
1、 工作人员要具有过硬的专业技能和一定的计算机知识和操作能力。因此，必须注重人才的引进和培养，进行在职人员的业务培训和知识更新，培养一批优秀的“复合型”人才，以适应信息管理系统建设的需要。
2、 软、硬件必须符合需要。计算机主机配置要求奔腾系列、64M内存、20G硬盘以上微机，还要有相应的输入设备（如全站仪、电子手簿、数字化仪、扫描仪等）和输出设备（如绘图仪、打印机等）。操作系统使用Windows9x系统或windowsXP。数据库管理需采用关系型数据库，普及型的有Foxbase、Sybase、Infomax等。软件平台的选用，可根据系统需要，并综合软件的性能、价格及可二次开发性，选择合适的作为开发平台，如以CAD为开发平台的南方测绘软件。目前较为成熟的GIS软件，有Mapinfo、Genamap和我国自行研制的Citystar等。
三、 建立测绘档案信息管理系统的过程
1、 采集原始数据。一是利用全站仪和电子手簿把实地测绘的数据，输入计算机进行编辑，然后整理成图。二是通过数字化仪，将原有地形图矢量化，转换成数据文件输入计算机，可以有效地利用原有档案，避免重复工作。三是用扫描仪将原有图纸直接扫描进计算机。它主要适用于要求精度不高的规划图、征地图等。
2、 建立测绘信息管理系统。对数字化后的原始数据，经过绘图软件进行编辑、整理和修饰，建立图形数据库。然后再将每个工程的名称、位置、工程概况、属性特征等相关信息，输入计算机，建立属性数据库。这样就具备了建立测绘档案信息管理系统的数据基础，最后，在图形数据库和属性数据库之间建立关联，使它们互相对应，这样就形成了一个比较完整的测绘档案信息管理系统。