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在高校，档案工作发挥着越来越重要的作用，档案的利用率越来越高，无论是从借阅量上，还是从服务质量上，都对档案工作者提出更高的要求，传统的你来我查的被动服务方式和初级的检索目录和检索手段已经不能满足利用者对档案的需要，主动服务、现代化管理成为档案管理的必然趋势。
所谓主动服务，即档案人员在原有档案编目（一次加工）的基础上，研究本单位档案的价值和利用者需求情况，总结出其特点和规律，对档案文献进行二次、三次加工，制成编研材料，主动为利用者提供服务。主动服务的特点，是想利用者之所想，在广泛调查研究的基础上去探寻利用者的需求，然后有步骤地开展档案的编研工作，利用者一旦有某一方面的需要，档案人员即可将编研成果提供出来，或主动送往各职能部门为管理工作服务，起到“参谋”作用。主动服务的优越性，无疑是为供需双方节省了许多时间，大幅度地提高了工作效率。而且，这种方式为利用者提供的材料一般是系统的、完整的，为利用者提供的信息是多方位的，便于综合处理。这样做不仅起到保护档案原件的作用，更重要的是对档案信息资源的开发程度是传统的被动服务方式无法比拟的。那么如何实现主动服务呢？它主要取决于几个因素：一是档案人员的政治和业务素质；二是编研成果的数量和质量；三是现代化管理的水平。本文将简单谈一下这几个因素对主动服务的影响。
搞好编研工作，是开展主动服务的主要途径。编研工作的最终目的是档案人员将室藏档案材料以“产品”形式介绍出去，为社会和各单位主动服务。当然开展主动服务的渠道也是多种多样的，档案人员只要肯动手动脑，主动服务的效果就会很快显露出来。从长远的观点出发，高校档案开展主动服务最行之有效的途径还是对档案文献的编研工作，这是一条主要途径。编研工作开展得好坏直接影响着主动服务的质量，因此提高编研成果的水平就成为迫在眉睫之事。
1）首先要建立完善的检索工具体系。在档案的编研工作中，编研者面向丰富的室藏档案文献，为确保编研材料的确切性和完善性，首先要建立各种检索工具，使之成为一个科学的体系，并不断加以完善。根据高校档案工作的特点，可设置以下几种检索工具：案卷目录、全引目录、分类目录（按文号分类、按年代分类、按机构分类、按专题分类等）、人名目录（卡片）、专题介绍、全宗指南、档案馆指南、档案存放地点索引等。
2）必须深入实际做好信息需求的调查研究。综合档案室开展编研工作不应是盲目的，档案人员在确定编研题目之前，应了解掌握服务对象的查阅利用需求，在进行调查分析的基础上，对本室近期和远期的编研方向及内容进行整体规划，确定编研选题与形式，使编研工作始终围绕服务对象的中心任务。高校档案需要编研的内容很多，有的有周期性，有的有普遍性，有的则是随机性的。综合起来，一个综合档案室可有计划地分批编辑档案资料，为学校管理、教学和科研等各项工作服务，现列举如下几种：《学校概览》《学校历年大事记》《学校党政发文汇编》《上级来文汇编》《专业设置一览表》《科技成果一览表》《十万元以上设备一览表》《研究生论文目录汇编》。
实现现代化管理是开展主动服务的必要手段，随着高等学校各项工作改革的不断深入，高校的档案工作也受到种种冲击。一方面，档案的数量每年都大幅度增加，给管理工作的各个环节都带来压力，使编研工作的开展更加困难；另一方面，广大利用者越来越要求迅速、准确、具体、系统地提供档案材料，这二者在目前的高校档案工作中已形成一对矛盾，若不尽早解决，矛盾将会日趋尖锐。因此，档案工作势必要进行一场技术革命。首先要实现用电子计算机管理与检索档案，有条件的要配置缩微技术和光刻机，以提高工作效率和服务质量，把主动服务完全开展起来。
目前，高校综合档案室中，就编制检索工具而言，必须依据的是档案编号上架后形成的案卷目录，而案卷目录的形成一般是靠手工完成的。其他检索工具，每编制一种，档案人员就要依据案卷目录对所有档案“搜索”一遍，这种工作是重复的，并且是很费力的，稍一疏忽，就可能造成遗漏，使得其他检索工具“残缺”，势必就会造成以后的查全率的降低，甚至导致编研成果质量的下降。况且，这种“搜索”又是如此费时，档案人员在搞好其他一切工作之后，就没有多少剩余时间去重复这种劳动，能够编研出的“产品”的数量就可想而知，这对主动服务工作的开展无疑是个很大的障碍。
采用电子计算机管理与检索档案，只要对档案编号排架之后，完成一次性输入微机，不仅可以得到微机打印出的案卷目录，而且可以得到各种检索途径的全引目录、分类目录、卡片等，这对节省档案人员的时间，降低劳动强度是不言而喻的。最主要的是微机编排出的目录比人工编出的目录要可靠得多，编研的质量可以大大提高。而且对于一些小而专的编研项目，档案人员可直接通过微机检索出所需要的材料，大大提高编研工作的效率。效率的提高所带来的是编研成果的极大丰富，从而为开展主动服务提供物质保障。搞编研检索如此，其他工作也同样。所以，没有计算机在档案管理工作中的应用，就不可能有真正的主动服务。
总之，作为一名高校档案工作者，就是要想利用者之所想，将工作做在利用之前，并且做全做细，只有这样，才能最大程度地发挥档案在高校工作中的参谋作用，服务学校的各项工作。
所谓主动服务，即档案人员在原有档案编目（一次加工）的基础上，研究本单位档案的价值和利用者需求情况，总结出其特点和规律，对档案文献进行二次、三次加工，制成编研材料，主动为利用者提供服务。主动服务的特点，是想利用者之所想，在广泛调查研究的基础上去探寻利用者的需求，然后有步骤地开展档案的编研工作，利用者一旦有某一方面的需要，档案人员即可将编研成果提供出来，或主动送往各职能部门为管理工作服务，起到“参谋”作用。主动服务的优越性，无疑是为供需双方节省了许多时间，大幅度地提高了工作效率。而且，这种方式为利用者提供的材料一般是系统的、完整的，为利用者提供的信息是多方位的，便于综合处理。这样做不仅起到保护档案原件的作用，更重要的是对档案信息资源的开发程度是传统的被动服务方式无法比拟的。那么如何实现主动服务呢？它主要取决于几个因素：一是档案人员的政治和业务素质；二是编研成果的数量和质量；三是现代化管理的水平。本文将简单谈一下这几个因素对主动服务的影响。
搞好编研工作，是开展主动服务的主要途径。编研工作的最终目的是档案人员将室藏档案材料以“产品”形式介绍出去，为社会和各单位主动服务。当然开展主动服务的渠道也是多种多样的，档案人员只要肯动手动脑，主动服务的效果就会很快显露出来。从长远的观点出发，高校档案开展主动服务最行之有效的途径还是对档案文献的编研工作，这是一条主要途径。编研工作开展得好坏直接影响着主动服务的质量，因此提高编研成果的水平就成为迫在眉睫之事。
1）首先要建立完善的检索工具体系。在档案的编研工作中，编研者面向丰富的室藏档案文献，为确保编研材料的确切性和完善性，首先要建立各种检索工具，使之成为一个科学的体系，并不断加以完善。根据高校档案工作的特点，可设置以下几种检索工具：案卷目录、全引目录、分类目录（按文号分类、按年代分类、按机构分类、按专题分类等）、人名目录（卡片）、专题介绍、全宗指南、档案馆指南、档案存放地点索引等。
2）必须深入实际做好信息需求的调查研究。综合档案室开展编研工作不应是盲目的，档案人员在确定编研题目之前，应了解掌握服务对象的查阅利用需求，在进行调查分析的基础上，对本室近期和远期的编研方向及内容进行整体规划，确定编研选题与形式，使编研工作始终围绕服务对象的中心任务。高校档案需要编研的内容很多，有的有周期性，有的有普遍性，有的则是随机性的。综合起来，一个综合档案室可有计划地分批编辑档案资料，为学校管理、教学和科研等各项工作服务，现列举如下几种：《学校概览》《学校历年大事记》《学校党政发文汇编》《上级来文汇编》《专业设置一览表》《科技成果一览表》《十万元以上设备一览表》《研究生论文目录汇编》。
实现现代化管理是开展主动服务的必要手段，随着高等学校各项工作改革的不断深入，高校的档案工作也受到种种冲击。一方面，档案的数量每年都大幅度增加，给管理工作的各个环节都带来压力，使编研工作的开展更加困难；另一方面，广大利用者越来越要求迅速、准确、具体、系统地提供档案材料，这二者在目前的高校档案工作中已形成一对矛盾，若不尽早解决，矛盾将会日趋尖锐。因此，档案工作势必要进行一场技术革命。首先要实现用电子计算机管理与检索档案，有条件的要配置缩微技术和光刻机，以提高工作效率和服务质量，把主动服务完全开展起来。
目前，高校综合档案室中，就编制检索工具而言，必须依据的是档案编号上架后形成的案卷目录，而案卷目录的形成一般是靠手工完成的。其他检索工具，每编制一种，档案人员就要依据案卷目录对所有档案“搜索”一遍，这种工作是重复的，并且是很费力的，稍一疏忽，就可能造成遗漏，使得其他检索工具“残缺”，势必就会造成以后的查全率的降低，甚至导致编研成果质量的下降。况且，这种“搜索”又是如此费时，档案人员在搞好其他一切工作之后，就没有多少剩余时间去重复这种劳动，能够编研出的“产品”的数量就可想而知，这对主动服务工作的开展无疑是个很大的障碍。
采用电子计算机管理与检索档案，只要对档案编号排架之后，完成一次性输入微机，不仅可以得到微机打印出的案卷目录，而且可以得到各种检索途径的全引目录、分类目录、卡片等，这对节省档案人员的时间，降低劳动强度是不言而喻的。最主要的是微机编排出的目录比人工编出的目录要可靠得多，编研的质量可以大大提高。而且对于一些小而专的编研项目，档案人员可直接通过微机检索出所需要的材料，大大提高编研工作的效率。效率的提高所带来的是编研成果的极大丰富，从而为开展主动服务提供物质保障。搞编研检索如此，其他工作也同样。所以，没有计算机在档案管理工作中的应用，就不可能有真正的主动服务。
总之，作为一名高校档案工作者，就是要想利用者之所想，将工作做在利用之前，并且做全做细，只有这样，才能最大程度地发挥档案在高校工作中的参谋作用，服务学校的各项工作。