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随着体育事业快速发展的进程,作为体育事业发展重要见证的体育档案工作,也越来越引起人们的关注。体育事业的快速发展对体育档案建设提出了更高的要求,同时也为体育档案工作提供了新的机遇和挑战,加快体育档案信息资源的开发利用,为体育事业又好又快发展提供高效优质服务,已成为体育档案工作者新形势下的重要任务。开发体育档案信息资源,能使体育工作正常化、规范化地开展,同时也推动体育的不断发展,促进体育者的能力,有利于体育管理部门将零散的材料系统化、将实践的经验理论化,同时随着档案内容的增加,也将丰富体育工作者的知识,为开展体科研活动指明方向,并提供大量的经验资料,使体育档案资料信息资源得到充分地开发和利用,从而一方面不断丰富体育活动,另一方面也有利于体育工作者组织开展各种体育活动,提高体育竞技水平。
一、加大接收力度,改善档案结构
加快体育档案信息资源的开发利用,是促进体育事业和体育档案工作发展的根本前提。而结构合理、内容丰富的档案资料是开发信息资源的物质基础,因此,为适应体育事业发展对档案信息的需求,必须多方面地开展征集工作,加大接收、征集档案工作的力度,扩大征集范围,增加体育档案的藏量。近年来,体育加快发展,积累了大量宝贵的档案和资料,这些资料真实地反映了体育工作者的智慧,凝结着每一个运动员的心血和汗水,应及时将这些珍贵资料妥善地收集、整理、保管,以便于将来开发和利用。在收集过程中,有些不为人注意的、容易遗漏的重要资料应特别引起注意,这些资料包括:体育场地的变迁、运动项目的沿革、全民健身工程协议书、体育彩票销售数据以及其它体育经营活动中形成的档案材料等,同时,对一些不是“红头文件”的档案资料,如各种经验介绍材料、各种会议记录等也应当全面地予以收藏。档案资料的收集与积累,只有通过有效的管理,才能达到有序化、系统化、理论化,更好地为体育工作服务。一般来说,体育档案资料主要的有十大类:文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、音像档案、照片档案、荣誉档案、实物档案、电子档案和图书资料。在具体工作中,应遵循以下几个原则:
首先,资料要真实。体育档案是学校体育工作的重要历史资料,因而所收集的资料一定要保证其真实性,只有这样才能对今后的工作产生正面影响。切忌为了应付一时的检查而收集一些虚假的资料,从而对今后的工作产生影响。其次,资料要完整。对资料进行收集和归档时,尽量保持资料的认定。如运动会比赛资料,收集时应把通知、报名单、秩序册、成绩单等所有反映比赛过程的记录完整地收集起来,归档时也要尽量把这些资料放在一起,以方便今后查阅。第三,收集要及时。一个比赛、一项活动、一个会议结束后,每个人通常都会感到疲惫,往往就把资料整理工作一拖再拖,随着时间的流逝,资料就消失得无影无踪。对此,就要发挥体育档案工作者的主观能动性,及时把档案资料收集起来并有条理地整理好。第四,资料积累要持之以恒。体育档案管理工作具有长期性和连续性,那种为应付上级检查才重视档案工作的做法是错误的。体育档案管理应该长期坚持,特别是在体育档案工作人员新老交替时要注意做好交接工作。
二、加强编研,最大限度地开发利用体育档案信息资源
编研是对档案中大量固化的、凝结状态的档案信息按专题重新加工组合形成价值更高的增值信息的过程。因此,档案编研是开发档案信息的有效途径之一。从事体育档案工作的同志,平时要多关注体育工作的各项方针政策和工作重点,根据各部门需求对档案资料进行全方位、多层次、多角度的分析解剖,加以研究利用。
档案资料的编研工作是档案工作的重要内容之一。它是档案工作水平高低的标志。随着社会各项事业的飞速发展,人们越来越依赖档案,利用档案挖掘致富门路,为自己的生活和生产活动提供方便。作为档案部门,不仅要提供原始的档案资料,还要拿出更好的编研成果,以便更好地满足社会各界和人民群众的查阅利用工作。因此,档案的编研工作在新时期显得尤为重要。所以,正确认识编研工作,为地方各级领导和人民群众提供更快捷、更详实、更系统的第一手资料,为社会各项事业提供服务,是每个档案工作者义不容辞的责任。
要加强对编研人员的业务培训,提高编研人员的整体素质。要在现有档案资料基础上编研出有科研和查阅价值的成果,提高编研水平有多种途径,可以从书本上学,可以向同行学,只要虚心学习,任何困难都能克服,任何难懂的知识我们都能学会。应当定期举办编研知识培训班和编研工作经验交流会。让档案工作人员都能互相了解、互相帮助、互通有无、共同提高。只有切实解决了开展编研工作的人员、经费等实际问题,才能使他们踏踏实实地搞业务,多出成果,快出成果。同时,编研也要讲政治、讲时效,要紧跟大局,服务大局。除了常规性的编研工作,如全宗介绍、组织机构沿革、历届领导人任免、基础数字汇总、重要文件汇编等,更要注重各种重要专题资料的编研,以便尽最大限度地开发利用体育档案信息资源。
实践证明,建立体育界知名人物档案是一项利国、利民、利和谐的大事。过去的许多专家、教练、运动员的专著、学术论文和所荣获的有关科研成果以及竞赛业绩方面的奖牌、奖杯、奖状和荣誉证书,随着时间的推移,这些珍贵的资料也随之流逝或丢失,并逐渐被人们淡忘。知名人物的档案是社会_笔巨大的精神财富和物质财富,他们的业绩和成果,不仅体现着他们本人的才华和水平,同时也反映着体育工作的管理水平以及体育整体师资队伍的素质。应当建立知名人物档案编研成果,为国家建立人才库积累信息,为社会积累知识财富,充分利用知名人物档案的名人效应,为体育事业服务,为社会服务。
三、实现文书、档案、图书资料全方位立体化开发利用
从系统工程的角度来看,文书、档案、图书资料都是体育档案信息服务系统的组成部分。因此,既要求利用最原始的档案资料,又要利用系统的理论依据,还要利用最新的科学信息。如果三者分离,将给利用工作带来很大的不便。必须科学地、规范地把分散资料集中起来统一整理保管,提高综合开发利用率,促进知识转化,为体育事业发展提供更高效的服务。
文书、档案、图书一体化管理是信息资源共建共享的基础,也是信息资源共建是共享的前提,信息资源共建需要文书处理、档案管理和图书资料管理人员部门的共同参与,因此,必须把信息资源共建共享事业引入良性循环轨道,同时,注重引进优秀人才、加快培养复合型人才。虽然文书、档案、图书资料这些传统信息服务机构在人才竞争方面优势不突出。但却也有着自身的特色与优势,可以以宽松的人才管理环境和合理的人才激励机制,重点引进在观念上、能力上、知识结构上和技能水平上与之相适应的人才,同时把培养和造就复合型人才放在重要位置,力求从内部挖掘人才资源。从而在宏观、中观、微观上实现真正的信息资源共建共享。
四、加快体育档案信息化建设步伐
用现代技术管理体育档案,通过微机查询、网络阅档、电子信箱邮件等方式,使载体从繁杂的纸张缮写打印发展到电子文件,可以大大提高工作效率,使系统内部的档案资料查阅、调档利用以及行业之间的检索、传递、复制更为快捷,从而使体育档案管理向更高层次迈进,为体育事业的发展提供更有力的保障。尤为重要的是,体育是一项社会性公益事业,国际国内各项交流与合作非常频繁,利用现代化的管理手段,无论你身在何方,都可以随时随地实现信息资源的交流。如我省进入新世纪以来承办的几次世界大赛,均利用互联网进行联络,所有赛场数据信息全部实现即时传递,迅速且准确无误。
体育档案信息化是信息在体育领域的具体实践和实施的过程,是利用信息技术对体育信息源进行广度和深度的开发利用,从而对体育实现有效的管理和监控。实现体育的资料、档案、人事信息等静态数据的输入、查询,从而解决了体育档案资料查询、统计等问题,使得体育相关人员从大量的手工表单查询和汇总中解脱出来。通过对体育档案信息资源的深化开发和广泛利用,不断提高教学、训练、经营、管理、决策等活动的效率和水平,进而提高体育的社会效益、经济效益和竞争力的过程。其内容应该包括体育信息处理的计算机化、体育信息传输的网络化、体育信息资源管理的数据化、体育信息应用的大众化、体育信息贡献的社会化和体育信息覆盖范围的逐步拓展等各方面。因此,应当充分利用先进的计算机信息技术和信息网络技术,实现体育档案信息的交流与共享。要搞好体育档案信息化建设,构建体育信息技术结构,采取多种手段深入开发、广泛利用体育企事业单位自身和客户、市场变化等各方面信息资源,实现组织、管理、教学、训练、竞赛、经营等各环节的资源共享,为体育决策提供信息支持。这是体育档案信息化的出发点和根本目的。
一、加大接收力度,改善档案结构
加快体育档案信息资源的开发利用,是促进体育事业和体育档案工作发展的根本前提。而结构合理、内容丰富的档案资料是开发信息资源的物质基础,因此,为适应体育事业发展对档案信息的需求,必须多方面地开展征集工作,加大接收、征集档案工作的力度,扩大征集范围,增加体育档案的藏量。近年来,体育加快发展,积累了大量宝贵的档案和资料,这些资料真实地反映了体育工作者的智慧,凝结着每一个运动员的心血和汗水,应及时将这些珍贵资料妥善地收集、整理、保管,以便于将来开发和利用。在收集过程中,有些不为人注意的、容易遗漏的重要资料应特别引起注意,这些资料包括:体育场地的变迁、运动项目的沿革、全民健身工程协议书、体育彩票销售数据以及其它体育经营活动中形成的档案材料等,同时,对一些不是“红头文件”的档案资料,如各种经验介绍材料、各种会议记录等也应当全面地予以收藏。档案资料的收集与积累,只有通过有效的管理,才能达到有序化、系统化、理论化,更好地为体育工作服务。一般来说,体育档案资料主要的有十大类:文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、音像档案、照片档案、荣誉档案、实物档案、电子档案和图书资料。在具体工作中,应遵循以下几个原则:
首先,资料要真实。体育档案是学校体育工作的重要历史资料,因而所收集的资料一定要保证其真实性,只有这样才能对今后的工作产生正面影响。切忌为了应付一时的检查而收集一些虚假的资料,从而对今后的工作产生影响。其次,资料要完整。对资料进行收集和归档时,尽量保持资料的认定。如运动会比赛资料,收集时应把通知、报名单、秩序册、成绩单等所有反映比赛过程的记录完整地收集起来,归档时也要尽量把这些资料放在一起,以方便今后查阅。第三,收集要及时。一个比赛、一项活动、一个会议结束后,每个人通常都会感到疲惫,往往就把资料整理工作一拖再拖,随着时间的流逝,资料就消失得无影无踪。对此,就要发挥体育档案工作者的主观能动性,及时把档案资料收集起来并有条理地整理好。第四,资料积累要持之以恒。体育档案管理工作具有长期性和连续性,那种为应付上级检查才重视档案工作的做法是错误的。体育档案管理应该长期坚持,特别是在体育档案工作人员新老交替时要注意做好交接工作。
二、加强编研,最大限度地开发利用体育档案信息资源
编研是对档案中大量固化的、凝结状态的档案信息按专题重新加工组合形成价值更高的增值信息的过程。因此,档案编研是开发档案信息的有效途径之一。从事体育档案工作的同志,平时要多关注体育工作的各项方针政策和工作重点,根据各部门需求对档案资料进行全方位、多层次、多角度的分析解剖,加以研究利用。
档案资料的编研工作是档案工作的重要内容之一。它是档案工作水平高低的标志。随着社会各项事业的飞速发展,人们越来越依赖档案,利用档案挖掘致富门路,为自己的生活和生产活动提供方便。作为档案部门,不仅要提供原始的档案资料,还要拿出更好的编研成果,以便更好地满足社会各界和人民群众的查阅利用工作。因此,档案的编研工作在新时期显得尤为重要。所以,正确认识编研工作,为地方各级领导和人民群众提供更快捷、更详实、更系统的第一手资料,为社会各项事业提供服务,是每个档案工作者义不容辞的责任。
要加强对编研人员的业务培训,提高编研人员的整体素质。要在现有档案资料基础上编研出有科研和查阅价值的成果,提高编研水平有多种途径,可以从书本上学,可以向同行学,只要虚心学习,任何困难都能克服,任何难懂的知识我们都能学会。应当定期举办编研知识培训班和编研工作经验交流会。让档案工作人员都能互相了解、互相帮助、互通有无、共同提高。只有切实解决了开展编研工作的人员、经费等实际问题,才能使他们踏踏实实地搞业务,多出成果,快出成果。同时,编研也要讲政治、讲时效,要紧跟大局,服务大局。除了常规性的编研工作,如全宗介绍、组织机构沿革、历届领导人任免、基础数字汇总、重要文件汇编等,更要注重各种重要专题资料的编研,以便尽最大限度地开发利用体育档案信息资源。
实践证明,建立体育界知名人物档案是一项利国、利民、利和谐的大事。过去的许多专家、教练、运动员的专著、学术论文和所荣获的有关科研成果以及竞赛业绩方面的奖牌、奖杯、奖状和荣誉证书,随着时间的推移,这些珍贵的资料也随之流逝或丢失,并逐渐被人们淡忘。知名人物的档案是社会_笔巨大的精神财富和物质财富,他们的业绩和成果,不仅体现着他们本人的才华和水平,同时也反映着体育工作的管理水平以及体育整体师资队伍的素质。应当建立知名人物档案编研成果,为国家建立人才库积累信息,为社会积累知识财富,充分利用知名人物档案的名人效应,为体育事业服务,为社会服务。
三、实现文书、档案、图书资料全方位立体化开发利用
从系统工程的角度来看,文书、档案、图书资料都是体育档案信息服务系统的组成部分。因此,既要求利用最原始的档案资料,又要利用系统的理论依据,还要利用最新的科学信息。如果三者分离,将给利用工作带来很大的不便。必须科学地、规范地把分散资料集中起来统一整理保管,提高综合开发利用率,促进知识转化,为体育事业发展提供更高效的服务。
文书、档案、图书一体化管理是信息资源共建共享的基础,也是信息资源共建是共享的前提,信息资源共建需要文书处理、档案管理和图书资料管理人员部门的共同参与,因此,必须把信息资源共建共享事业引入良性循环轨道,同时,注重引进优秀人才、加快培养复合型人才。虽然文书、档案、图书资料这些传统信息服务机构在人才竞争方面优势不突出。但却也有着自身的特色与优势,可以以宽松的人才管理环境和合理的人才激励机制,重点引进在观念上、能力上、知识结构上和技能水平上与之相适应的人才,同时把培养和造就复合型人才放在重要位置,力求从内部挖掘人才资源。从而在宏观、中观、微观上实现真正的信息资源共建共享。
四、加快体育档案信息化建设步伐
用现代技术管理体育档案,通过微机查询、网络阅档、电子信箱邮件等方式,使载体从繁杂的纸张缮写打印发展到电子文件,可以大大提高工作效率,使系统内部的档案资料查阅、调档利用以及行业之间的检索、传递、复制更为快捷,从而使体育档案管理向更高层次迈进,为体育事业的发展提供更有力的保障。尤为重要的是,体育是一项社会性公益事业,国际国内各项交流与合作非常频繁,利用现代化的管理手段,无论你身在何方,都可以随时随地实现信息资源的交流。如我省进入新世纪以来承办的几次世界大赛,均利用互联网进行联络,所有赛场数据信息全部实现即时传递,迅速且准确无误。
体育档案信息化是信息在体育领域的具体实践和实施的过程,是利用信息技术对体育信息源进行广度和深度的开发利用,从而对体育实现有效的管理和监控。实现体育的资料、档案、人事信息等静态数据的输入、查询,从而解决了体育档案资料查询、统计等问题,使得体育相关人员从大量的手工表单查询和汇总中解脱出来。通过对体育档案信息资源的深化开发和广泛利用,不断提高教学、训练、经营、管理、决策等活动的效率和水平,进而提高体育的社会效益、经济效益和竞争力的过程。其内容应该包括体育信息处理的计算机化、体育信息传输的网络化、体育信息资源管理的数据化、体育信息应用的大众化、体育信息贡献的社会化和体育信息覆盖范围的逐步拓展等各方面。因此,应当充分利用先进的计算机信息技术和信息网络技术,实现体育档案信息的交流与共享。要搞好体育档案信息化建设,构建体育信息技术结构,采取多种手段深入开发、广泛利用体育企事业单位自身和客户、市场变化等各方面信息资源,实现组织、管理、教学、训练、竞赛、经营等各环节的资源共享,为体育决策提供信息支持。这是体育档案信息化的出发点和根本目的。