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摘 要：伴随现代化企业制度的建立，电子文档在企业文件管理中的地位越来越重要。它给企业提供很大便利，也在使用中存在一些问题。所以企业在充分利用这一工具过程中，要对其进行不断的完善和发展，使其发挥最大优越性。
关键词：电子文件 管理信息 系统数字化 档案
1、电子文档对企业文件管理的影响
1.1电子文件的定义和特点
电子文件这一概念的出现是近10年的事。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘、盘片和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子信件、电子文书、电子图纸、电子报表等等。
电子文件与纸质文件相比较，有以下几个特点：①电子文件可由计算机等现代办公设备迅速、直接地处理和传递：②电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用，不再是直观的纸质文件；③电子文件可共享的利用，也不再受时间和距离的影响；④电子文件的环境要求和保存条件与纸质档案不同，它对保存地的面积要求不高，而对环境的防磁性、温湿度等条件的要求很高。
1.2提供的便利
1.2.1便于查阅和修改
应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，计算机对文件的检索，远远地超过人脑对检索词的反映速度。虽然是模拟人工检索，但可以根据文件的名称、收发时间、种类、重要性等进行归类，并能根据需要制定一系列检索符号。能让工作人员节省大量工作时间，也有利于应付突发事件。
1.2.2能够实现资源共享
电子文件通过电脑录入，可直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改。对于不保密和可以有偿利用的文件，由录入者完成后，马上存贮到办公信息数据中，由公司档案人员、技术人员所共享。并且通过互联网，不受地点的限制，进行网络信息共享与实时通信：在需要几个人同时完成一项工作时，就大大提供了方便，资源共享可以及时查阅和添加有用信息，不仅提高了工作效率，还避免了工作的重复性。
1.2.3有利于收集和保密
在所有电子文件之中，那些对本单位工作具有查考利用价值或保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来，其余的电子文件就可以在机内删除。能及时地保存有用信息。
1.2.4有利于实行知识化、数字化、智能化管理
电子档案信息资源都可以按照信息的不同形成者进行第一层次的分类，划分为不同的全宗。其次，在不同的全宗范围内可以根据内容、时间、价值等不同标准进行不同的信息组织。概念分类整理有可能取代档案实体分类，不仅体现一种属性联系，可利用办公自动化对文件进行自由组合分类。并可以设立“资源共享中心”和“信息收集中心”，把产生的电子信息及时进行处理、修改或删除，经过知识化、系统化处理后使用，也有利于进行信息互动。
1.3提出的挑战
电子文档在给企业提供便利的同时，也提出了如下的挑战：
1.3.1电子文件的甄别与鉴定
电子文件进入网络中，是很容易被复制和篡改的，使用这样的文件会严重损害其他客户的信誉或经济利益，甚至引起法律纠纷。只有在认真考虑该文件的真伪后，才能做为凭证或依据使用。电子文件的鉴定，也存在着区别真假的问题。企业所保管的电子档案应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则就失去了凭证的价值。不仅如此，还要对文件进行完整性鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、法律依据的完整性和文件办理过程的完整性等。况且.目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此。其鉴定的方法亦无定论。如果收集了携带病毒的文件，就会给文档造成不必要的损失，甚至会使全部文档信息瘫痪。这就需要企业采取相关措施，如生成原件与复印件、注明制发单位、与隐形条码一起归档，使对企业有用途的文件发挥最大效用。
1.3.2对处理文档工作中的影响
电子文件是文字处理系统中的最后一个文本，因为没有草稿与打印稿的区别和正、副本的差异，甚至很难人为划定一条文件与档案之间的界限。在文件经过多次修改后，很难区分其保管期限。电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定，是否像纸质文件一样具有法律凭证作用，都需要企业在管理方面进一步完善。而且，網上窃密技术的不断完善，对于企业的核心机密，都难以做到绝对保密。如何采用更加稳妥的保密手段也是困扰企业的大问题。归档上也不只是处理完毕立即保存，它需要更科学的划分和应用。
2、完善电子文档的应用所采取的措施
第一，加强电子文档资源建设，提高服务意识。随着信息社会的到来，信息服务意识有待加强。对文档的管理也应由“管理型”向“管理服务型”转变，降低重藏轻用的思维方式。有利于提高档案信息的开发与利用，弥补信息资源少的缺陷。随着电子文件的不断介入，新型文件材料档案种类在增加。在管理过程中，要把每个工作都构成一个平面，发挥其个性，使文档管理工作向立体化方向发展，形成立体化的管理结构。
第二，做好电子文档的保存、保密工作。一般来讲，电子文件以化学磁性材料为载体，记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不存在磨损问题，不会直接受到空气中的灰尘、水分的侵害，能够长期保存。但也需要定期进行复制，以防止信息损失。在实施文档的保密和安全问题中，除了制定切实可行的信息保密制度和手段，还要加强保密、安全教育，提高全体人员及社会的保密与安全意识。在加强保护的同时，为更大范围信息交流和服务刨造条件，扩大共享以提高利用率。
3、结论
总之，尽管文档管理应用上还存在一些问题，解决起来很难一步到位，但是为了共建企业高水平的信息管理资源库、适应现代企业制度的建立、利用计算机技术辅助管理工作，是企业文件管理最合理的途径与方法。电子文档管理将是21世纪现代企业文件信息管理的发展方向与必然趋势。
参考文献：
[1]冯惠玲.张辑哲.档案学概论.中国人昆大学出版社
[2]姚国章.电子政务原理[M].北京大学出版社.2005，5
关键词：电子文件 管理信息 系统数字化 档案
1、电子文档对企业文件管理的影响
1.1电子文件的定义和特点
电子文件这一概念的出现是近10年的事。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘、盘片和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子信件、电子文书、电子图纸、电子报表等等。
电子文件与纸质文件相比较，有以下几个特点：①电子文件可由计算机等现代办公设备迅速、直接地处理和传递：②电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用，不再是直观的纸质文件；③电子文件可共享的利用，也不再受时间和距离的影响；④电子文件的环境要求和保存条件与纸质档案不同，它对保存地的面积要求不高，而对环境的防磁性、温湿度等条件的要求很高。
1.2提供的便利
1.2.1便于查阅和修改
应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，计算机对文件的检索，远远地超过人脑对检索词的反映速度。虽然是模拟人工检索，但可以根据文件的名称、收发时间、种类、重要性等进行归类，并能根据需要制定一系列检索符号。能让工作人员节省大量工作时间，也有利于应付突发事件。
1.2.2能够实现资源共享
电子文件通过电脑录入，可直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改。对于不保密和可以有偿利用的文件，由录入者完成后，马上存贮到办公信息数据中，由公司档案人员、技术人员所共享。并且通过互联网，不受地点的限制，进行网络信息共享与实时通信：在需要几个人同时完成一项工作时，就大大提供了方便，资源共享可以及时查阅和添加有用信息，不仅提高了工作效率，还避免了工作的重复性。
1.2.3有利于收集和保密
在所有电子文件之中，那些对本单位工作具有查考利用价值或保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来，其余的电子文件就可以在机内删除。能及时地保存有用信息。
1.2.4有利于实行知识化、数字化、智能化管理
电子档案信息资源都可以按照信息的不同形成者进行第一层次的分类，划分为不同的全宗。其次，在不同的全宗范围内可以根据内容、时间、价值等不同标准进行不同的信息组织。概念分类整理有可能取代档案实体分类，不仅体现一种属性联系，可利用办公自动化对文件进行自由组合分类。并可以设立“资源共享中心”和“信息收集中心”，把产生的电子信息及时进行处理、修改或删除，经过知识化、系统化处理后使用，也有利于进行信息互动。
1.3提出的挑战
电子文档在给企业提供便利的同时，也提出了如下的挑战：
1.3.1电子文件的甄别与鉴定
电子文件进入网络中，是很容易被复制和篡改的，使用这样的文件会严重损害其他客户的信誉或经济利益，甚至引起法律纠纷。只有在认真考虑该文件的真伪后，才能做为凭证或依据使用。电子文件的鉴定，也存在着区别真假的问题。企业所保管的电子档案应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则就失去了凭证的价值。不仅如此，还要对文件进行完整性鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、法律依据的完整性和文件办理过程的完整性等。况且.目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此。其鉴定的方法亦无定论。如果收集了携带病毒的文件，就会给文档造成不必要的损失，甚至会使全部文档信息瘫痪。这就需要企业采取相关措施，如生成原件与复印件、注明制发单位、与隐形条码一起归档，使对企业有用途的文件发挥最大效用。
1.3.2对处理文档工作中的影响
电子文件是文字处理系统中的最后一个文本，因为没有草稿与打印稿的区别和正、副本的差异，甚至很难人为划定一条文件与档案之间的界限。在文件经过多次修改后，很难区分其保管期限。电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定，是否像纸质文件一样具有法律凭证作用，都需要企业在管理方面进一步完善。而且，網上窃密技术的不断完善，对于企业的核心机密，都难以做到绝对保密。如何采用更加稳妥的保密手段也是困扰企业的大问题。归档上也不只是处理完毕立即保存，它需要更科学的划分和应用。
2、完善电子文档的应用所采取的措施
第一，加强电子文档资源建设，提高服务意识。随着信息社会的到来，信息服务意识有待加强。对文档的管理也应由“管理型”向“管理服务型”转变，降低重藏轻用的思维方式。有利于提高档案信息的开发与利用，弥补信息资源少的缺陷。随着电子文件的不断介入，新型文件材料档案种类在增加。在管理过程中，要把每个工作都构成一个平面，发挥其个性，使文档管理工作向立体化方向发展，形成立体化的管理结构。
第二，做好电子文档的保存、保密工作。一般来讲，电子文件以化学磁性材料为载体，记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不存在磨损问题，不会直接受到空气中的灰尘、水分的侵害，能够长期保存。但也需要定期进行复制，以防止信息损失。在实施文档的保密和安全问题中，除了制定切实可行的信息保密制度和手段，还要加强保密、安全教育，提高全体人员及社会的保密与安全意识。在加强保护的同时，为更大范围信息交流和服务刨造条件，扩大共享以提高利用率。
3、结论
总之，尽管文档管理应用上还存在一些问题，解决起来很难一步到位，但是为了共建企业高水平的信息管理资源库、适应现代企业制度的建立、利用计算机技术辅助管理工作，是企业文件管理最合理的途径与方法。电子文档管理将是21世纪现代企业文件信息管理的发展方向与必然趋势。
参考文献：
[1]冯惠玲.张辑哲.档案学概论.中国人昆大学出版社
[2]姚国章.电子政务原理[M].北京大学出版社.2005，5