论文部分内容阅读
[摘 要]办公室是一个单位的窗口、形象和面孔，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置，是办文、办公、办事、办会的综合工作机构和平台。文章针对办公室行政管理工作进行较系统分析，并提出了具体建议。
[关键词]行政管理；办公室职能
办公室稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。如何围绕服务大局这一中心，发挥参谋助手作用，确保各项工作政令畅通，高效运转，办公室工作尤为重要。
一、充分发挥好办公室工作的三个职能作用
一是参谋和助手作用。办公室人员，尤其办公室主任要做好领导的参谋与助手，必须熟悉上级文件精神， 切实领会领导意图，经常深入基层、深入群众，深入到各中心记者编辑中，具体了解和掌握部门工作实际和员工的思想动态，通过及时调查收集、分析研究，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。
二是纽带和桥梁作用。办公室工作比较繁杂，大量的、经常性的联系上下、协调各部门的工作，要科学、有效、统筹安排，处变不惊，确实起到领导联系各中心各部门的纽带，上下级之间沟通的桥梁作用，努力做好平衡、协调各中心各部门关系和化解职工矛盾、释疑解惑的工作，为单位工作的顺利开展打好基础。
三是窗口和形象作用。办公室尽管大多是琐碎的事务，重复的服务，然而人们往往通过这个“窗口”来看待和评价这个单位的工作。办公室人员的精神面貌、语言表达、办事水平均代表着一个单位的形象。办公室人员要加强职业道德修养，待人要热情，服务要周到，做到来有迎声、问有回声、走有送声，塑造诚挚热情形象；要不断加强学习，解放思想，转变观念，更新知识，以满腔的热情、丰富的经验、高超的艺术适应新时期办公室工作的要求。
二、不断增强办公室人员的三种意识
一是大局意识。做好办公室工作，必须把握大局，立足大局，服务大局。要理清思路，抓大事，抓工作中的主要矛盾，分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，一件一件落实并排出时间表，才能做到忙而不乱、紧张有序。同时，要善于思考，不断摸索工作规律，防止忙于一般事务工作中。
二是责任意识。“心底无私天地宽”，无私才能无畏，无私才敢担当，要有强烈的事业心和责任感，敢于较真碰硬，敢想、敢做、敢当。要脚踏实地真抓实干，锐意进取，力戒浮夸，增强工作时效性。汇报工作要敢于讲真话、报实情，不能报喜不报忧。
三是服务意识。要增强服务意识，做到不怕脏、不怕累、不怕繁，甘于奉献，认真为领导做好服务，为部门做好服务，为记者编辑做好服务，为群众做好服务。对来办事的记者编辑、读者、群众不盛气凌人，不可一世。要耐心做好工作，树立起人民公仆的形象。比如，习以为常的电话接转、各种问讯、投诉、群众意见反映等，看似很简单，但它却是代表着联系内外、左右的第一形象，要注意讲话的态度、艺术，使来电、来访者满意、信服，树立单位的良好形象和威信。
三、要发扬办公室工作的三种优良传统和作风
良好的精神状态是做好办公室工作的基础，优良的传统和严谨的工作作风是做好办公室工作的基本要求和根本保证。
首先要发扬无私奉献的作风。办公室人员要有奉献精神。要坚定理想信念，熟悉本岗位业务，掌握业务技能，做到爱岗敬业，埋头苦干，无私奉献，不计名利，不计个人得失，正确处理个人与集体，工作与家庭的关系，在平凡的岗位上做出不平凡的成绩，甘当无名英雄。
二要发扬求真务实的作风。文秘工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检验，临时性任务要经得起端详，及时督促检查各分管领导及部门对领导班子的决定的承办情况，发现问题及时反馈，以便及早采取措施，确保工作任务的贯彻落实，并收到预期效果，提高工作效率和工作质量。要主动搞好协调，树立诚实守信、言行一致，扎扎实实做事，诚诚恳恳做人，说实话、办实事、求实效的良好形象，不搞形式主义花架子，不做表面文章，不欺上瞒下，避免互相推诿扯皮贻误工作。
三要发扬雷厉风行的作风。办公室工作人员要勤于思考，不断向实践学习，经常到记者编辑中去调研，吃透情况，研究问题，思考对策，把握工作主动权，对各项目标、措施、任务落实要不折不扣。要有很强的时间观念，对领导的指示命令要准确记录，必须立即传达，迅速到位；对领导交办的事情说办就办，认真办好、办实；对下级的请示报告要尽快呈请领导，要不等不靠，快办、办好，今天的事情必须今天完成，绝不能拖拉误事。
四、加强办公室自身建设，努力提高服务技能和本领
一是要提高办公室人员的综合素质。行政管理人员要提高岗位技能和本领。首先要提高写作功底。办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成为“笔杆子”，要具有较强的文字能力。加强学习，坚持学理论，学经济，学业务，不断提高理论和业务水平，提高分析问题、解决问题的能力。要多实践，多思多想，多写多练，多记读书笔记，多写心得体会，在实践中不断提高。其次是要提高工作责任心。必须有强烈的事业心和责任感，有高度的敬业精神，有踏踏实实的工作态度，要干一行、爱一行、专一行，努力提高岗位专业技能和本能。要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤，坚持高效率，快节奏，雷厉风行，立竿见影，对领导交办的事项不拖拉散漫。再是要提高办事能力。办公室工作岗位比较多而杂，办会、办事、接待工作比较多，要做一个有心人，细节决定成败，如平时要做好会议记录、工作日志、电话记录。要准确、及时收集、汇总各方面情况及信息，汇集归类梳理，视领导需要，适时提供使用。
二是要对办公室工作进行合理分工。从办公室领导到每个成员所应承担的责任和工作任务，都要科学合理地设置，尽量做到细化、量化、操作性强。对事务性的岗位，如接待等不宜量化的环节，制定规范目标；对以效率质量为主的岗位，制定效率质量目标。使之人人有任务、有责任，个个各司其职，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。防止相互推诿、互相扯皮的现象发生。 三是要建立健全有关规章制度。办公室工作任务重，事务繁杂，要提高办公室工作效率和服务质量，必须加强制度建设、强化内部管理。首先要制订各种规章制度。明确职责，做到有章可循。如：处理突发事件的快速应急机制、周到的服务机制、目标管理考核机制、值班制度、请（休）假制度、财务管理制度等各项规章制度。其次是规范程序。对办公室各项工作应遵循和注意的环节，制定严格标准，对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明确规定，使各项工作程序化。再是奖罚分明。选好人、用好人，引入竞争机制，真正将那些埋头苦干，业务精湛，群众信得过，领导满意度高的同志安排到领导岗位，给予精神和物质奖励，对不服从分配、工作散漫、懈怠、差错不断的，要严肃处理，甚至调离办公室工作岗位。
五、统筹兼顾，妥善处理好“三个”关系
办公室工作纷繁复杂，如何在“两眼一睁，忙到熄灯”的处境中理出一点头绪来，在工作中争取一点主动，少一点被动呢？
一要处理好急事和缓事的关系。办公室的工作虽然琐碎庞杂，而办公室工作又无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事，从而给整个单位的各项工作带来不利影响，但又不能事无巨细，不分轻重缓急。办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，更要做到急事急办，特事特办，今日事今日结。在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，高标准、高质量，确保万无一失。
二要处理好主动和被动的关系。一是要具有善于主动参政的意识。办公室的工作，在抓好日常具体事务的同时，要勇于开拓，敢于创新，特别是作为办公室主任，要积极主动、认真地吃透精神，熟悉情况，领会领导意图，这样才能及时准确地为领导提供情况，出主意，提建议，并把领导的决策坚决传达贯彻下去，把部门的工作情况及时汇报上来。及早发现工作中可能出现的困难和问题，并提出相应的对策，掌握做好工作的主动权。二是要通过规范化变被动为主动。在办公室工作的同志常感到最头痛的是难以掌握领导的行动，作为办公室主任可以建议领导对工作实行长计划、短安排，利用“编前会”或其他形式，通报每位领导一周工作计划安排情况，使办公室主任心中有数，便于组织、协调、实施有关工作任务。由于南国早报办公室还肩负着人事和党务工作职能，要特别注意加强与机关党委、人事部门的联系，增强做好政治思想工作的计划性和主动性。三是要有超前服务的意识，实现由被动服务向力争主动服务转变。作为办公室主任，要善于分析、总结办公室工作的规律，站在全局的高度，站在领导的角度，想领导之所想，想领导之应想，想领导之未想，不断提高工作的主动性和预见性，充分发挥办公室的前沿作用。
三要摆正领导和被领导的关系。办公室主任作为领导的参谋、助手，要坚决服从组织和领导的决定，为领导做好参谋和服务，说话、办事都要有一定的分寸，不能代替领导决策，不能指使领导怎么办，更不能假领导名义指手画脚。要摆正位置，真正做到尽职不越位，办事不越权，参与不干预，参谋不掺水，尊重不盲从，帮忙不添乱。
办公室作为领导的参谋助手，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。办公室工作人员只有通过不断学习与实践，充分发挥好办公室工作的职能作用，加强办公室自身建设，努力提高服务技能和本领，提升服务水平，才能够跟上领导的要求，跟上工作的需要，跟上时代的步伐，为单位的发展做出自己应有的贡献。
[作者简介]雷振红，广西日报传媒集团南国早报办公室。
[关键词]行政管理；办公室职能
办公室稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。如何围绕服务大局这一中心，发挥参谋助手作用，确保各项工作政令畅通，高效运转，办公室工作尤为重要。
一、充分发挥好办公室工作的三个职能作用
一是参谋和助手作用。办公室人员，尤其办公室主任要做好领导的参谋与助手，必须熟悉上级文件精神， 切实领会领导意图，经常深入基层、深入群众，深入到各中心记者编辑中，具体了解和掌握部门工作实际和员工的思想动态，通过及时调查收集、分析研究，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。
二是纽带和桥梁作用。办公室工作比较繁杂，大量的、经常性的联系上下、协调各部门的工作，要科学、有效、统筹安排，处变不惊，确实起到领导联系各中心各部门的纽带，上下级之间沟通的桥梁作用，努力做好平衡、协调各中心各部门关系和化解职工矛盾、释疑解惑的工作，为单位工作的顺利开展打好基础。
三是窗口和形象作用。办公室尽管大多是琐碎的事务，重复的服务，然而人们往往通过这个“窗口”来看待和评价这个单位的工作。办公室人员的精神面貌、语言表达、办事水平均代表着一个单位的形象。办公室人员要加强职业道德修养，待人要热情，服务要周到，做到来有迎声、问有回声、走有送声，塑造诚挚热情形象；要不断加强学习，解放思想，转变观念，更新知识，以满腔的热情、丰富的经验、高超的艺术适应新时期办公室工作的要求。
二、不断增强办公室人员的三种意识
一是大局意识。做好办公室工作，必须把握大局，立足大局，服务大局。要理清思路，抓大事，抓工作中的主要矛盾，分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，一件一件落实并排出时间表，才能做到忙而不乱、紧张有序。同时，要善于思考，不断摸索工作规律，防止忙于一般事务工作中。
二是责任意识。“心底无私天地宽”，无私才能无畏，无私才敢担当，要有强烈的事业心和责任感，敢于较真碰硬，敢想、敢做、敢当。要脚踏实地真抓实干，锐意进取，力戒浮夸，增强工作时效性。汇报工作要敢于讲真话、报实情，不能报喜不报忧。
三是服务意识。要增强服务意识，做到不怕脏、不怕累、不怕繁，甘于奉献，认真为领导做好服务，为部门做好服务，为记者编辑做好服务，为群众做好服务。对来办事的记者编辑、读者、群众不盛气凌人，不可一世。要耐心做好工作，树立起人民公仆的形象。比如，习以为常的电话接转、各种问讯、投诉、群众意见反映等，看似很简单，但它却是代表着联系内外、左右的第一形象，要注意讲话的态度、艺术，使来电、来访者满意、信服，树立单位的良好形象和威信。
三、要发扬办公室工作的三种优良传统和作风
良好的精神状态是做好办公室工作的基础，优良的传统和严谨的工作作风是做好办公室工作的基本要求和根本保证。
首先要发扬无私奉献的作风。办公室人员要有奉献精神。要坚定理想信念，熟悉本岗位业务，掌握业务技能，做到爱岗敬业，埋头苦干，无私奉献，不计名利，不计个人得失，正确处理个人与集体，工作与家庭的关系，在平凡的岗位上做出不平凡的成绩，甘当无名英雄。
二要发扬求真务实的作风。文秘工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检验，临时性任务要经得起端详，及时督促检查各分管领导及部门对领导班子的决定的承办情况，发现问题及时反馈，以便及早采取措施，确保工作任务的贯彻落实，并收到预期效果，提高工作效率和工作质量。要主动搞好协调，树立诚实守信、言行一致，扎扎实实做事，诚诚恳恳做人，说实话、办实事、求实效的良好形象，不搞形式主义花架子，不做表面文章，不欺上瞒下，避免互相推诿扯皮贻误工作。
三要发扬雷厉风行的作风。办公室工作人员要勤于思考，不断向实践学习，经常到记者编辑中去调研，吃透情况，研究问题，思考对策，把握工作主动权，对各项目标、措施、任务落实要不折不扣。要有很强的时间观念，对领导的指示命令要准确记录，必须立即传达，迅速到位；对领导交办的事情说办就办，认真办好、办实；对下级的请示报告要尽快呈请领导，要不等不靠，快办、办好，今天的事情必须今天完成，绝不能拖拉误事。
四、加强办公室自身建设，努力提高服务技能和本领
一是要提高办公室人员的综合素质。行政管理人员要提高岗位技能和本领。首先要提高写作功底。办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成为“笔杆子”，要具有较强的文字能力。加强学习，坚持学理论，学经济，学业务，不断提高理论和业务水平，提高分析问题、解决问题的能力。要多实践，多思多想，多写多练，多记读书笔记，多写心得体会，在实践中不断提高。其次是要提高工作责任心。必须有强烈的事业心和责任感，有高度的敬业精神，有踏踏实实的工作态度，要干一行、爱一行、专一行，努力提高岗位专业技能和本能。要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤，坚持高效率，快节奏，雷厉风行，立竿见影，对领导交办的事项不拖拉散漫。再是要提高办事能力。办公室工作岗位比较多而杂，办会、办事、接待工作比较多，要做一个有心人，细节决定成败，如平时要做好会议记录、工作日志、电话记录。要准确、及时收集、汇总各方面情况及信息，汇集归类梳理，视领导需要，适时提供使用。
二是要对办公室工作进行合理分工。从办公室领导到每个成员所应承担的责任和工作任务，都要科学合理地设置，尽量做到细化、量化、操作性强。对事务性的岗位，如接待等不宜量化的环节，制定规范目标；对以效率质量为主的岗位，制定效率质量目标。使之人人有任务、有责任，个个各司其职，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。防止相互推诿、互相扯皮的现象发生。 三是要建立健全有关规章制度。办公室工作任务重，事务繁杂，要提高办公室工作效率和服务质量，必须加强制度建设、强化内部管理。首先要制订各种规章制度。明确职责，做到有章可循。如：处理突发事件的快速应急机制、周到的服务机制、目标管理考核机制、值班制度、请（休）假制度、财务管理制度等各项规章制度。其次是规范程序。对办公室各项工作应遵循和注意的环节，制定严格标准，对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明确规定，使各项工作程序化。再是奖罚分明。选好人、用好人，引入竞争机制，真正将那些埋头苦干，业务精湛，群众信得过，领导满意度高的同志安排到领导岗位，给予精神和物质奖励，对不服从分配、工作散漫、懈怠、差错不断的，要严肃处理，甚至调离办公室工作岗位。
五、统筹兼顾，妥善处理好“三个”关系
办公室工作纷繁复杂，如何在“两眼一睁，忙到熄灯”的处境中理出一点头绪来，在工作中争取一点主动，少一点被动呢？
一要处理好急事和缓事的关系。办公室的工作虽然琐碎庞杂，而办公室工作又无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事，从而给整个单位的各项工作带来不利影响，但又不能事无巨细，不分轻重缓急。办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，更要做到急事急办，特事特办，今日事今日结。在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，高标准、高质量，确保万无一失。
二要处理好主动和被动的关系。一是要具有善于主动参政的意识。办公室的工作，在抓好日常具体事务的同时，要勇于开拓，敢于创新，特别是作为办公室主任，要积极主动、认真地吃透精神，熟悉情况，领会领导意图，这样才能及时准确地为领导提供情况，出主意，提建议，并把领导的决策坚决传达贯彻下去，把部门的工作情况及时汇报上来。及早发现工作中可能出现的困难和问题，并提出相应的对策，掌握做好工作的主动权。二是要通过规范化变被动为主动。在办公室工作的同志常感到最头痛的是难以掌握领导的行动，作为办公室主任可以建议领导对工作实行长计划、短安排，利用“编前会”或其他形式，通报每位领导一周工作计划安排情况，使办公室主任心中有数，便于组织、协调、实施有关工作任务。由于南国早报办公室还肩负着人事和党务工作职能，要特别注意加强与机关党委、人事部门的联系，增强做好政治思想工作的计划性和主动性。三是要有超前服务的意识，实现由被动服务向力争主动服务转变。作为办公室主任，要善于分析、总结办公室工作的规律，站在全局的高度，站在领导的角度，想领导之所想，想领导之应想，想领导之未想，不断提高工作的主动性和预见性，充分发挥办公室的前沿作用。
三要摆正领导和被领导的关系。办公室主任作为领导的参谋、助手，要坚决服从组织和领导的决定，为领导做好参谋和服务，说话、办事都要有一定的分寸，不能代替领导决策，不能指使领导怎么办，更不能假领导名义指手画脚。要摆正位置，真正做到尽职不越位，办事不越权，参与不干预，参谋不掺水，尊重不盲从，帮忙不添乱。
办公室作为领导的参谋助手，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。办公室工作人员只有通过不断学习与实践，充分发挥好办公室工作的职能作用，加强办公室自身建设，努力提高服务技能和本领，提升服务水平，才能够跟上领导的要求，跟上工作的需要，跟上时代的步伐，为单位的发展做出自己应有的贡献。
[作者简介]雷振红，广西日报传媒集团南国早报办公室。