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摘 要:水利水电档案管理工作是进行水利工作的根本出发点,也是水利水电现代化建设中不可缺少的一部分,因此目前众多水利工作人员逐渐把工作重点转移到水利水电的现代化建设上。本文主要从水利水电档案管理的具体实践出发,通过正确把握水利水电档案的特点,对水利水电档案实行实时性管理和全面加快水利水电档案管理的建设等方面来详细阐述关于水利水电档案实时性管理方法研究。
关键词:水利水电现代化管理档案管理
中图分类号:F239 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)01(a)-0193-01
1 正确把握水利水电档案的特点
(1)水利水电档案数量不断增加,急需高素质的专业人士进行有效管理。随着我国经济的迅速发展,水利水电在经济发展中也越来越重要的地位。随着当今信息化时代的到来,社会各界也逐渐开始意识到档案信息在水利水电事业中的重要性,更加注重收集和整理水利水电档案,从而致使水利水电档案数量不断增多。为了充分发挥档案信息在经济发展中的作用,必须要做好水利水电的档案管理工作。它要求具有高素质的档案专业人员在具有一定规模的档案储存室和良好的通风条件下,充分利用先进的多媒体等技术对水利水电档案信息进行分类整理。
(2)由于档案管理大多是人工抄写完成,从而导致档案查找困难。现在是一个讲究效率的时代,我们都希望在最短的时间内准确找到我们所需要的档案资料。由于水利水电档案大多涉及到图纸,档案管理人员一般主要通过手工检索和查找目录的方法查找所需要的档案资料,这样就使得档案查找变得很困难。因此,我觉得我们应该充分的利用计算机网络系统,把档案信息载入计算机系统,利用机器检索,不仅缩短了查找档案资料的时间,也提高了人工查找的准确率。
(3)充分利用先进的科学技术,对档案信息进行实时性管理。由于科学技术的快速发展,新型的档案载体也随之应运而生。水利水电系统的档案主要是工程设计文件,包括设计报告、图纸和一些相关资料等,比较繁琐复杂,给水利工作人员查找翻阅造成一定的不便。我们大胆采用复印技术、摄影摄像技术和计算机网络技术等先进技术,充分利用光盘、磁带和磁盘等新型载体,对水利水电档案信息进行实时性的现代化管理,使水利水电事业的工作者能在几分钟内查找到自己想要的档案资料,从而快速适应社会主义现代化建设。
2 对水利水电档案实行实时性管理
(1)利用先进的技术和设备对水利水电档案进行管理。我们应该把计算机的应用作为档案工作现代化管理的核心内容,因为电子计算机能够快速的对档案信息进行处理,具有长久储存的功能,方便了档案管理人员进行统计管理,提高档案管理的工作效率。我们应该充分利用缩微技术,对档案管理进行缩微,从而使档案具有体积小、信息存储量大、便于携带和保存时间长、查阅速度快和使用操作简单化的优点,特别是和计算机技术结合使用,为水利水电档案的储存和检索做出了卓越的贡献。在档案管理中,管理人员应该注重激光光盘技术的应用,光盘可以存储大量的工程设计资料,而且携带方便,是一种不错的档案载体。这些先进的技术手段相互补充,共同运用,从而实现水利水电档案管理手段的现代化。例如由卓越亚马逊研发和直接销售的筑业水利水电工程资料管理软件,这种软件主要负责高效编制水利水电工程建设的重要档案和技术资料,它使编制大量的水利水电档案变得更加轻松快捷,从而提高了档案管理人员的工作效率,保证施工的正常运行和验收质量。这个软件简单易学,没有必要进行专门培训,节省了工作人员的时间。如果我们能把这个软件应用到水利水电档案的实时性管理,使资料的交接、管理和存档变得更加方便快捷,对于水利水电事业的发展意义重大。
(2)管理机构更加科学合理化。水利水电档案工作管理人员要积极配合水利水电行业进行档案工作的管理,对档案管理实行标准化,不断提高水利水电档案的质量,做好水利水电档案的现代化管理的基础工作。管理机构要明确档案工作管理人员的权利义务,严格遵循档案法,实现依法治档。档案管理机构要合理配置档案信息资源,使其实现最大经济效益；采取激励考核的方法,调动水利水电档案工作人员的工作热情,提高档案管理的工作效率。例如中国水利水电局定期对档案管理人员进行思想教育,不断灌输党的政策方针,对档案实行依法治理。
(3)要求档案管理人员有较高的现代化知识技能和专业素质。我们必须加强档案管理人员的现代化意识,只有这样,才能组织和领导好档案工作进行现代化管理。与此同时,由于档案信息在经济发展中的地位越来越重要,培养一批高素质的档案工作专业人员是非常必要的,它要求档案工作管理人员的知识面廣,专业知识熟练和具有很强的学习能力。只有这样,才能保证水利水电档案的现代化管理进程的顺利进行。
3 全面加快水利水电档案管理的建设
随着档案管理在经济发展中的地位越来越重要,要求我们必须要做好档案管理工作,这需要加强档案管理的科学化和信息化建设。水利水电档案管理工作主要包括了对档案信息的收集、归档、整编和保存,这是档案管理的基本工作。第一,实现档案工作流程科学化。先对档案信息进行收集,再利用计算机技术对档案信息进行整编,以方便日后水利水电工作者查阅和参考。第二,引进先进的硬件设备,优化档案保管环境,适当延长库房使用期,防止那些纸质档案过早老化,发霉等现象的出现。第三,坚持与时俱进,及时更新档案系统。建立高效管理档案信息资源的网络系统,从而实现档案管理机器自动化,使档案资料的研究和利用变得更加方便快捷,提高水利水电行业的工作效率。为了保证水利水电档案工作实行实时性管理的顺利进行,需要建立相关的工作制度,从而使档案管理的建设更加规范化和标准化。
4 结语
对水利水电档案实行实时性管理,可以提高水利水电工作人员的工作效率,充分发挥档案信息在水利水电建设中的作用,从而使档案信息更好的为水利事业服务。本文主要通过正确把握水利水电档案的特点,对水利水电档案实行实时性管理和全面加快水利水电档案管理的建设等方面,从而详细阐述关于水利水电档案实时性管理方法研究。坚持与时俱进,以人为本,全面加强档案管理工作的现代化建设,以促进社会的进步和经济的发展。
参考文献
[1] 任亚莉.浅谈计算机在我所档案管理工作中的辅助作用[A].陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编(上册)[C],2000.
[2] 王信功.电子文件的产生及其对档案管理的影响[A].西部大开发 科教先行与可持续发展—— 中国科协2000年学术年会文集[C],2000.
[3] 王灯.如何正确理解档案管理与利用的理论思考[A].贵州省档案学会纪念建党80周年学术交流会论文集[C],2001.
关键词:水利水电现代化管理档案管理
中图分类号:F239 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)01(a)-0193-01
1 正确把握水利水电档案的特点
(1)水利水电档案数量不断增加,急需高素质的专业人士进行有效管理。随着我国经济的迅速发展,水利水电在经济发展中也越来越重要的地位。随着当今信息化时代的到来,社会各界也逐渐开始意识到档案信息在水利水电事业中的重要性,更加注重收集和整理水利水电档案,从而致使水利水电档案数量不断增多。为了充分发挥档案信息在经济发展中的作用,必须要做好水利水电的档案管理工作。它要求具有高素质的档案专业人员在具有一定规模的档案储存室和良好的通风条件下,充分利用先进的多媒体等技术对水利水电档案信息进行分类整理。
(2)由于档案管理大多是人工抄写完成,从而导致档案查找困难。现在是一个讲究效率的时代,我们都希望在最短的时间内准确找到我们所需要的档案资料。由于水利水电档案大多涉及到图纸,档案管理人员一般主要通过手工检索和查找目录的方法查找所需要的档案资料,这样就使得档案查找变得很困难。因此,我觉得我们应该充分的利用计算机网络系统,把档案信息载入计算机系统,利用机器检索,不仅缩短了查找档案资料的时间,也提高了人工查找的准确率。
(3)充分利用先进的科学技术,对档案信息进行实时性管理。由于科学技术的快速发展,新型的档案载体也随之应运而生。水利水电系统的档案主要是工程设计文件,包括设计报告、图纸和一些相关资料等,比较繁琐复杂,给水利工作人员查找翻阅造成一定的不便。我们大胆采用复印技术、摄影摄像技术和计算机网络技术等先进技术,充分利用光盘、磁带和磁盘等新型载体,对水利水电档案信息进行实时性的现代化管理,使水利水电事业的工作者能在几分钟内查找到自己想要的档案资料,从而快速适应社会主义现代化建设。
2 对水利水电档案实行实时性管理
(1)利用先进的技术和设备对水利水电档案进行管理。我们应该把计算机的应用作为档案工作现代化管理的核心内容,因为电子计算机能够快速的对档案信息进行处理,具有长久储存的功能,方便了档案管理人员进行统计管理,提高档案管理的工作效率。我们应该充分利用缩微技术,对档案管理进行缩微,从而使档案具有体积小、信息存储量大、便于携带和保存时间长、查阅速度快和使用操作简单化的优点,特别是和计算机技术结合使用,为水利水电档案的储存和检索做出了卓越的贡献。在档案管理中,管理人员应该注重激光光盘技术的应用,光盘可以存储大量的工程设计资料,而且携带方便,是一种不错的档案载体。这些先进的技术手段相互补充,共同运用,从而实现水利水电档案管理手段的现代化。例如由卓越亚马逊研发和直接销售的筑业水利水电工程资料管理软件,这种软件主要负责高效编制水利水电工程建设的重要档案和技术资料,它使编制大量的水利水电档案变得更加轻松快捷,从而提高了档案管理人员的工作效率,保证施工的正常运行和验收质量。这个软件简单易学,没有必要进行专门培训,节省了工作人员的时间。如果我们能把这个软件应用到水利水电档案的实时性管理,使资料的交接、管理和存档变得更加方便快捷,对于水利水电事业的发展意义重大。
(2)管理机构更加科学合理化。水利水电档案工作管理人员要积极配合水利水电行业进行档案工作的管理,对档案管理实行标准化,不断提高水利水电档案的质量,做好水利水电档案的现代化管理的基础工作。管理机构要明确档案工作管理人员的权利义务,严格遵循档案法,实现依法治档。档案管理机构要合理配置档案信息资源,使其实现最大经济效益；采取激励考核的方法,调动水利水电档案工作人员的工作热情,提高档案管理的工作效率。例如中国水利水电局定期对档案管理人员进行思想教育,不断灌输党的政策方针,对档案实行依法治理。
(3)要求档案管理人员有较高的现代化知识技能和专业素质。我们必须加强档案管理人员的现代化意识,只有这样,才能组织和领导好档案工作进行现代化管理。与此同时,由于档案信息在经济发展中的地位越来越重要,培养一批高素质的档案工作专业人员是非常必要的,它要求档案工作管理人员的知识面廣,专业知识熟练和具有很强的学习能力。只有这样,才能保证水利水电档案的现代化管理进程的顺利进行。
3 全面加快水利水电档案管理的建设
随着档案管理在经济发展中的地位越来越重要,要求我们必须要做好档案管理工作,这需要加强档案管理的科学化和信息化建设。水利水电档案管理工作主要包括了对档案信息的收集、归档、整编和保存,这是档案管理的基本工作。第一,实现档案工作流程科学化。先对档案信息进行收集,再利用计算机技术对档案信息进行整编,以方便日后水利水电工作者查阅和参考。第二,引进先进的硬件设备,优化档案保管环境,适当延长库房使用期,防止那些纸质档案过早老化,发霉等现象的出现。第三,坚持与时俱进,及时更新档案系统。建立高效管理档案信息资源的网络系统,从而实现档案管理机器自动化,使档案资料的研究和利用变得更加方便快捷,提高水利水电行业的工作效率。为了保证水利水电档案工作实行实时性管理的顺利进行,需要建立相关的工作制度,从而使档案管理的建设更加规范化和标准化。
4 结语
对水利水电档案实行实时性管理,可以提高水利水电工作人员的工作效率,充分发挥档案信息在水利水电建设中的作用,从而使档案信息更好的为水利事业服务。本文主要通过正确把握水利水电档案的特点,对水利水电档案实行实时性管理和全面加快水利水电档案管理的建设等方面,从而详细阐述关于水利水电档案实时性管理方法研究。坚持与时俱进,以人为本,全面加强档案管理工作的现代化建设,以促进社会的进步和经济的发展。
参考文献
[1] 任亚莉.浅谈计算机在我所档案管理工作中的辅助作用[A].陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编(上册)[C],2000.
[2] 王信功.电子文件的产生及其对档案管理的影响[A].西部大开发 科教先行与可持续发展—— 中国科协2000年学术年会文集[C],2000.
[3] 王灯.如何正确理解档案管理与利用的理论思考[A].贵州省档案学会纪念建党80周年学术交流会论文集[C],2001.